Doch darüber hinaus gibt es auch einige immer noch weniger bekannte Möglichkeiten, mit denen Ausrichter von Online-Veranstaltungen ihre Events und Meetings optimieren können. Die Experten von ClickMeeting (https://clickmeeting.com), einer europäischen Plattform für Webinare und Online-Meetings, haben deshalb fünf Ratschläge zusammengestellt, die in gängigen Tipp-Sammlungen eher selten zu finden sind.

1) Cleveres Timing: Ein Meeting muss nicht zur vollen Stunde beginnen

Man hat sich daran gewöhnt: Ein Großteil der Online-Sitzungen beginnt entweder zur vollen oder zur halben Stunde und wird entsprechend bis zur nächsten vollen oder halben Stunde geplant. Dies bringt allerdings einen klaren Nachteil mit sich: Viele Teilnehmerinnen und Teilnehmer wechseln dadurch meist unmittelbar von ihrem vorhergehenden Termin in das Meeting. Oder sie stehen in den letzten Minuten unter Zeitdruck, weil zur nächsten vollen oder halben Stunde bereits direkt der nächste Termin wartet. Wer eine digitale Veranstaltung hingegen zum Beispiel von 14:40 – 15:20 Uhr plant, sorgt damit im ersten Moment zwar eventuell für Verwunderung, schafft aber gleichzeitig die Voraussetzung dafür, dass sich die Teilnehmenden voll und ganz auf die Sitzung konzentrieren können.

2) Erinnerungs-Mails: Das richtige Maß finden

Der Meeting- oder Webinar-Termin steht und die Teilnehmerliste ist soweit auch klar. Allerdings ist immer damit zu rechnen, dass der eine oder die andere den Termin am Ende dann doch vergisst. Erinnerungs-Mails sind grundsätzlich ein etwas heikles Thema und können – falsch dosiert – auch zu aufdringlich wirken. Eine zeitlich sinnvoll platzierte E-Mail-Erinnerung, beispielsweise am Tag vor der Veranstaltung, kann sich jedoch sehr positiv auf die Teilnehmerzahlen auswirken und wird in der Regel eher als Service verstanden.

3) Die Technik: Vorab-Check ist gut, Redundanz ist besser

Auch wenn die gründliche vorherige Prüfung der eingesetzten Technik zum Standard-Prozedere vor einer Videokonferenz oder einem Webinar gehört: Umsichtige Veranstalter sollten sich dennoch nicht vollständig darauf verlassen, sondern lieber Backup-Möglichkeiten schaffen und für Redundanz sorgen. Das kann damit beginnen, für alle Fälle ein zweites Headset griffbereit zu haben. Und auch das Netzkabel für das Notebook sollte in Reichweite sein – selbst dann, wenn der Akku (vermeintlich) vollständig geladen ist. Sollte es während der Veranstaltung zu Internet-Problemen mit der WLAN- oder LAN-Verbindung kommen, kann ein mobiler Hotspot per Smartphone die Sitzung retten. Und wer über die eingesetzte Meeting-Plattform zum Beispiel auch alternative Einwahlmöglichkeiten per Telefon anbietet, denkt gleichzeitig auch an Teilnehmerinnen und Teilnehmer, die im Homeoffice oder von unterwegs unter Umständen mit schwankender Internetverbindung zu kämpfen haben.

4) Präsentationen: So kurz wie möglich

Die meisten Organisatoren wissen inzwischen eigentlich, dass Online-Meetings und Webinare so interaktiv wie möglich gestaltet werden sollten, um das Interesse und die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden hoch zu halten. Dennoch finden sich in vielen Online-Sitzungen immer noch monologartig vorgetragene Präsentationen. Manchmal sind diese auch nicht gänzlich zu vermeiden. Sie sollten dann aber zumindest so kurz und kompakt wie möglich gehalten werden – weniger ist hier fast immer mehr – und auf jeden Fall durch interaktive Elemente aufgelockert werden.

5) Datenschutz und Privatsphäre: Immer noch unterschätzt

Der Schutz ihrer persönlichen Daten und der Privatsphäre spielt in Zeiten zunehmender Cyber-Angriffe für viele Menschen eine immer größere Rolle. Dies gilt auch für die Teilnahme an Online-Meetings, Videokonferenzen und Webinaren. Veranstalter sollten sich frühzeitig mit der datenschutzkonformen Durchführung ihrer Veranstaltung beschäftigen. Dies kann beinhalten, bei der Registrierung nicht unnötig viele Daten abzufragen, den Zugang zur Veranstaltung durch Passwörter beziehungsweise individuelle Token abzusichern oder transparent und vorab über eine geplante Aufzeichnung des Events zu informieren. Ein weiterer Vorteil kann darin bestehen, eine Webinar- oder Online-Meeting-Plattform eines Anbieters aus Europa zu nutzen, der den entsprechenden EU-Datenschutzrichtlinien unterliegt (Stichwort: EU-DSGVO).

Der durchschnittliche Umsatz pro Webinar lag bei über 500 Euro

Mit dem erfolgreichsten Webinar in Deutschland konnten Einnahmen in Höhe von 4.784 Euro erzielt werden – nahezu eine Verdopplung im Vergleich zum ersten Quartal 2022, in dem der höchste Wert in Deutschland noch bei 2.575 Euro lag. In Österreich konnten mit dem lukrativsten Webinar 3.094 Euro eingenommen werden, in der Schweiz umgerechnet rund 900 Euro. Spitzenreiter war im Analysezeitraum ein einzelnes kostenpflichtiges Webinar in Polen, dem Heimatmarkt von ClickMeeting: Dort konnten über 12.000 Euro erzielt werden. Der durchschnittliche Umsatz pro Webinar betrug länderübergreifend rund 510 Euro.

„Wir verzeichnen auf unserer Plattform ein kontinuierliches Interesse an bezahlten Online-Veranstaltungen. Solche Events sind eine hervorragende Möglichkeit für den Austausch und die Vermittlung von Wissen. Gleichzeitig stellen sie eine Gelegenheit dar, ein sehr breites Publikum aus verschiedenen Teilen des Landes und weit darüber hinaus zu erreichen, während die Kosten für die Organisation einer solchen Veranstaltung relativ überschaubar bleiben. Experten haben dieses Format sehr schnell zu schätzen gelernt und sehen darin viele Vorteile. Ich persönlich denke, dass sich der Bereich der bezahlten Webinare nach wie vor in einer absoluten Hochphase befindet“, kommentiert Dominika Paciorkowska von ClickMeeting.

Bislang fast 1.300 kostenpflichtige Veranstaltungen in diesem Jahr

ClickMeeting hat in der aktuellen Analyse den Zeitraum von Januar bis 24. Oktober 2022 berücksichtigt. In diesem Zeitraum fanden in Deutschland 262 kostenpflichtige Webinare über ClickMeeting statt, für die insgesamt 5.235 Zugänge erworben wurden. Zum Vergleich: Im Heimatmarkt Polen gab es im selben Zeitraum 1.009 entsprechende Online-Veranstaltungen mit insgesamt 28.408 Teilnehmenden.

Die Hälfte der Studierenden, die an der ClickMeeting-Umfrage teilgenommen haben, gab an, dass an ihren Hochschulen im letzten Semester einige Vorlesungen und Übungen durchgängig in einem Remote-Format abgehalten wurden. Bei 24 % der Befragten findet die Lehre immer noch online statt, bei 26 % ist dies nicht der Fall.

Über 50 % der Studierenden wünschen sich mehr Remote-Veranstaltungen

55 % der Studierenden sind der Meinung, dass in ihrem Studium mehr Lehrveranstaltungen online abgehalten werden sollten. Für 41 % ist der derzeitige Modus hingegen zufriedenstellend. 5 % der Befragten haben zu diesem Thema keine eindeutige Meinung. Gleichzeitig gaben 71 % der Befragten an, dass sie gerne Prüfungen und Tests aus der Ferne ablegen würden. In diesem Fall äußerten sich nur 13 % ablehnend, 15 % ist es egal und 2 % hatten keine Meinung.

Gleichzeitig sind 76 % der Studierenden der Ansicht, dass die Hochschulen verstärkt auf hybride Lehrmodelle zurückgreifen sollten, also auf Mischformen aus Präsenz- und Distanzveranstaltungen. Lediglich 15 % sind gegen eine Ausweitung der hybriden Lehre und 10 % haben keine klare Meinung zu dieser Frage.

Mehr Zeit, aufgezeichnete Vorlesungen, bessere Konzentration – das sind die Vorteile, die Studierende an Remote-Veranstaltungen schätzen

Positiv bewerten die Studierenden an Remote-Veranstaltungen vor allem ein besseres Zeitmanagement (68 %), mehr Zeit für sich selbst (66 %) und eine einfachere Verteilung der Materialien (55 %). Weitere positive Aspekte, die von den Befragten hervorgehoben wurden, waren die Möglichkeit, Aufzeichnungen von Vorlesungen zu nutzen (54 %), die Verwendung von Multimedia-Materialien (43 %) und die stärkere Konzentration auf die Vorlesungen (20 %).

Fast 60 % der Studierenden sind der Meinung, dass die Hochschulen für die Rückkehr von Distanz-Veranstaltungen vorbereitet sind

Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer der Studie wurden auch gefragt, ob die Universitäten und Hochschulen ihrer Meinung nach angemessen auf eine mögliche Wiedereinführung von Remote-Vorlesungen und -Seminaren vorbereitet sind. 58 % der Studierenden denken, dass die Bildungseinrichtungen entsprechend vorbereitet sind, 31 % sind allerdings gegenteiliger Meinung.

ClickMeeting hat darüber hinaus auch untersucht, wie die Hochschulen und Universitäten mit Blick auf die technische Vorbereitung hinsichtlich einer möglichen Rückkehr zur reinen Distanz-Lehre eingeschätzt werden. 21 % der Studierenden halten die Einrichtungen diesbezüglich für „sehr gut“ vorbereitet. Nach Meinung von 61 % sind sie „gut“ vorbereitet. Immerhin 15 % der Befragten halten die technische Vorbereitung der Universitäten und Hochschulen allerdings für „schlecht“ oder sogar „sehr schlecht“.

Methodik:
Online-Umfrage unter 200 Studierenden in Europa. Alle Befragten, die an der Umfrage teilgenommen haben, befinden sich derzeit in ihrem Studium.

Kann Online-Bildung genauso effektiv sein wie Präsenzveranstaltungen?

Immerhin 25 Prozent sind der Meinung, dass Distanzunterricht genauso effektiv sein kann wie das Lernen in Präsenz – zumindest unter der Voraussetzung, dass es sich um Fächer oder Kurse mit theoretischem Schwerpunkt handelt. 20 Prozent hingegen sehen dafür vor allem die Einstellung der Schülerinnen und Schüler sowie die Kompetenz von Lehrkräften und Dozenten als ausschlaggebend an. Andererseits glauben 49 Prozent, dass Fernunterricht grundsätzlich immer weniger effektiv sein wird als Präsenzunterricht. Nur 6 Prozent haben in dieser Frage keine Meinung.

38 % sind der Ansicht, dass Schulen und Hochschulen für die Rückkehr des Distanzunterrichts grundsätzlich bereit sind

38 Prozent der Befragten sind der Meinung, dass Schulen und Hochschulen für die Rückkehr des Online-Lernens bereit sind, während 23 Prozent der Befragten sich zu diesem Thema nicht festlegen möchten. Interessanterweise glauben andererseits 40 Prozent, dass die Bildungseinrichtungen in der gegenwärtigen Situation noch nicht ausreichend auf eine mögliche Rückkehr des Fernunterrichts vorbereitet sind.

„Wir freuen uns darüber, Teil des Wandels zu sein, der sich derzeit im Bereich des Fernunterrichts vollzieht. ClickMeeting bietet verschiedene unterstützende Materialien rund um die Themen Online- und Distanzunterricht an. Diese erleichtern die Vorbereitung auf den Unterricht und auch das Kennenlernen der Plattform selbst. Es handelt sich dabei um Tutorien sowohl für Lehrkräfte und Dozenten an Schulen und Hochschulen als auch für diejenigen, die andere Gruppen und Teams online unterrichten und schulen", fasst Dominika Paciorkowska von ClickMeeting zusammen.

Nachholbedarf in Sachen Technologie

Ein gemischtes Bild zeigt sich bei der Frage nach einem möglichen technologischen Nachholbedarf. Nur etwa 5 % der Befragten sind der Meinung, dass die Bildungseinrichtungen hinsichtlich der Technologie für die Durchführung von Fernunterricht oder hybriden Lernformen bereits „sehr gut“ vorbereitet sind. Immerhin 35 % stufen die Vorbereitung zumindest als „gut“ ein. 31 Prozent der Befragten sehen die Vorbereitung der Schulen und Hochschulen in dieser Hinsicht aber als „schlecht“ und 8 Prozent sogar als „sehr schlecht“ an. 22 Prozent der Befragten haben keine konkrete Meinung zu diesem Thema.

Methodik
Online-Umfrage unter 200 Studierenden in Europa.

Im Rahmen des deutschsprachigen ClickMeeting-Experten-Webinars „5 clevere Wege für extra Auftrieb beim Online-Unterricht“ zeigt Réka Licht am 05.10.2022 auf, wie sich Online-Unterricht besonders effektiv durchführen lässt. Réka Licht ist Sprachlehrerin und Inhaberin der Online-Sprachschule „DeutschTutor.com“. Sie arbeitet zudem als eTutorin und Learncoach.

Zu den Inhalten des Webinars zählen Schlüsselfaktoren für gelungenen Online-Unterricht sowie effektive Wege zur Motivation der Lernenden. Veranschaulicht werden die Tipps und Empfehlungen darüber hinaus durch praxisorientierte Beispiele und die Vorstellung konkreter Anwendungsfälle.

Das kostenfreie Webinar wird über die Plattform ClickMeeting (https://clickmeeting.com) abgehalten. Weitere Einzelheiten zu den Inhalten der Veranstaltung sowie Informationen zu den Anmeldemöglichkeiten stehen unter https://webinars.clickmeeting.com/… bereit

Dabei zeigt sich, dass sich 58 % der Befragten im Falle einer Sicherheitsbedrohung den erneuten Wechsel auf Distanzunterricht in Schulen und Hochschulen wünschen. 23 % hingegen möchten unter keinen Umständen eine Rückkehr zu dieser Form des Unterrichts. 19 % äußerten keine klare Meinung in dieser Frage.

Gemischtes Bild bei hybriden Unterrichtskonzepten

Auch beim Thema hybride Unterrichts- und Lernkonzepte zeigt sich in der aktuellen ClickMeeting-Umfrage ein gemischtes Bild. 38 % sind dafür, dass solche Modelle, die Präsenzunterricht und Online-Veranstaltungen kombinieren, in Schulen und Universitäten verstärkt zum Einsatz kommen sollten. 33 % lehnen dies hingegen ab und mit 29 % hat fast jede dritte Person keine eindeutige Meinung zu diesem Aspekt.

39 Prozent sehen mehr Selbständigkeit als Vorteil des Distanzunterrichts

ClickMeeting hat auch gefragt, welche Vor- und Nachteile mit Fern- und Distanzunterricht verbunden werden. Als Vorteil wurde dabei am häufigsten (39 %) genannt, dass der Fernunterricht dazu beiträgt, eine selbstständige Vorgehens- und Arbeitsweise zu erlernen. Positiv gesehen werden außerdem der Einsatz neuer Technologien (35 %), die Zeitersparnis (35 %) und die Möglichkeit der Verwendung multimedialer Materialien (29 %). Als weitere Vorzüge erkennen die Befragten eine bessere Organisation des Tagesablaufs (20 %), den Entfall von Ablenkungen (10 %) und die Möglichkeit, mehr Einfluss auf die Bildung zu nehmen (4 %).

Fehlender Kontakt zu Gleichaltrigen als größter Nachteil

Allerdings können mit Online-Lernen auch Nachteile verbunden sein. 83 % nannten hier den fehlenden Kontakt zu Gleichaltrigen, während fehlende Bewegung und ein Mangel an echten Pausen von 64 % der Befragten als Nachteile des Distanzunterrichts gesehen werden. Als problematisch werden außerdem ein möglicherweise geringeres Lernniveau (62 %) sowie schlechtere Konzentration und geringeres Engagement (57 %) erachtet.

„Distanzunterricht hat vor rund zwei Jahren schnell und unerwartet Einzug in unser Bildungssystem gehalten. Dennoch haben wir in relativ kurzer Zeit gelernt, auf diese Weise effektiver zu arbeiten. Der Online-Wissenserwerb wird auch insgesamt immer beliebter. Blended Learning und hybrides Lernen sind Lösungen, die eine Brücke zwischen der Offline- und der Online-Welt in der Bildung schlagen können. Sie helfen auch beim Erwerb völlig neuer Kompetenzen. Dabei geht es nicht nur um den Umgang mit der Digitalisierung und neuen Technologien, sondern auch um eine selbständige Vorgehensweise oder die Fähigkeit, den eigenen Tagesablauf zu organisieren“, kommentiert Dominika Paciorkowska von ClickMeeting.

Um Distanzunterricht noch weiter zu erleichtern, hat ClickMeeting den speziellen Edu-Modus eingeführt, mit dem Online-Unterricht effektiver, angenehmer und sicherer durchgeführt werden kann. Zur Unterstützung von Personen, die online unterrichten, führt das Unternehmen außerdem Studien in diesem Bereich durch und veröffentlicht verschiedene Leitfäden, beispielsweise zur Einrichtung eines virtuellen Klassenzimmers (https://blog.clickmeeting.com/…) oder rund um E-Learning (https://knowledge.clickmeeting.com/…). Als europäische Plattform hat sich ClickMeeting auf Videokonferenzen, Webinare und Online-Meetings spezialisiert.

1) Registrierung: Weniger ist manchmal mehr

Speziell bei Webinaren ist vorab in der Regel eine Registrierung erforderlich. Natürlich ist es aus Sicht des Veranstalters immer reizvoll, sich durch die Abfrage möglichst detaillierter Daten ein genaues Bild von den Teilnehmenden machen zu können. Schließlich sind daran oft auch Marketing- und Vertriebsmaßnahmen im Anschluss an die Veranstaltung gekoppelt. Bedenken Sie allerdings, dass Teilnehmerinnen und Teilnehmer grundsätzlich eher zu Datensparsamkeit neigen. Die ClickMeeting-Studie hat gezeigt, dass die meisten lediglich ein Pseudonym und eine E-Mail-Adresse angeben möchten – für die (freiwillige) Angabe ihrer vollständigen Daten entscheiden sich hingegen lediglich vier Prozent. Legen Sie die Hürde wenn möglich also lieber etwas tiefer, gestalten Sie den Registrierungsvorgang einfach und machen Sie nur die Angabe der Daten obligatorisch, die Sie für die geplanten Zwecke tatsächlich benötigen. Ein ähnlicher Ansatz gilt für die Einwilligung in die Nutzung der Daten zu Marketingzwecken. Rund drei Viertel erteilen nur die für die Anmeldung notwendige Zustimmung – und immerhin gut fünf Prozent haben schon einmal eine Registrierung abgebrochen, weil ihnen der Umfang der Zustimmung zu weit gefasst war. Auch hier kann es sich für Veranstalter also auszahlen, den Prozess für die Teilnehmerinnen und Teilnehmer möglichst einfach und komfortabel zu gestalten.

2) Zugangskontrolle: Besser abgesichert

Es mag praktisch wirken, einen allgemeinen Zugangslink zu einem Webinar oder einer Videokonferenz zu erstellen, der sofortigen Zugriff ermöglicht. Für ein Plus an Datenschutz sollten Sie jedoch einen Schritt weitergehen. Setzen Sie deshalb besser eine Plattform ein, die es Ihnen ermöglicht, den Zugang abzusichern beziehungsweise Ihre Online-Veranstaltung vor Unbefugten zu schützen. Gebräuchliche Optionen sind dabei die Verwendung von Passwörtern oder individuellen Token für jede teilnehmende Person. Solche Einmal-Token werden ungültig, sobald die jeweilige Person die virtuelle Veranstaltung betreten hat. Dadurch beugen Sie einer missbräuchlichen Verwendung oder der Weitergabe von Zugangsdaten vor – gerade bei kostenpflichtigen Webinaren auch aus wirtschaftlicher Sicht ein nicht zu unterschätzender Aspekt.

3) Sitzungsaufzeichnung: Transparenz ist Trumpf

Sowohl Webinare als auch Online-Meetings werden mitunter aufgezeichnet – beispielsweise, um ein Webinar auch über weitere Kanäle vermarkten zu können oder es Personen zur Verfügung zu stellen, die kurzfristig absagen mussten. Wichtig hierbei: Informieren Sie die Teilnehmenden klar, transparent und vor allem vorab darüber, wenn eine Sitzung aufgezeichnet wird. Denn eine solche Vorabinformation wird von der ganz überwiegenden Mehrheit (fast 90 Prozent) erwartet. Vor allem gilt dies dann, wenn in der Aufzeichnung beispielsweise Namen von Personen in der Chatbox zu erkennen sind oder – bei Online-Meetings mit aktivierter Kamera – das jeweilige Webcam-Bild.

4) Vertrauensbildende Maßnahmen: Agieren Sie seriös

Wenn Sie Webinare oder Online-Meetings veranstalten, sollten Sie auch insgesamt darauf achten, vertrauensvoll zu agieren und Ihren Teilnehmerinnen und Teilnehmern deutlich zu zeigen, dass Sie auf den Schutz ihrer persönlichen Daten achten. Denn wie die ClickMeeting-Studie gezeigt hat, erwarten 74 Prozent der Befragten, dass die Veranstalter von Webinaren sich um ihre Privatsphäre kümmern. Dies gilt nicht nur vor einer digitalen Veranstaltung, etwa im Rahmen der Angabe von Daten bei der Registrierung, sondern auch während des Events. Hier geht es vielen Teilnehmenden vor allem darum, dass ihre privaten Daten während der Veranstaltung verborgen bleiben. Achten Sie deshalb bereits bei der Auswahl einer entsprechenden Plattform darauf, dass diese Ihnen als Organisator die passenden Funktionen zur Verfügung stellt. Dies kann zum Beispiel die Option sein, in einem Chat-Fenster die Identität der Teilnehmer zu verbergen.

5) EU-DSGVO: Die Wahl einer europäischen Plattform kann sich lohnen

Apropos Vertrauen: Auch der Einsatz einer Webinar- oder Online-Meeting-Plattform eines Anbieters aus der EU kann sich positiv auf die wahrgenommene Seriosität als Organisator auswirken. Ein solcher Anbieter unterliegt mit seinen Lösungen den Richtlinien der EU-DSGVO. Gerade dann, wenn sicherheitsbewusste Unternehmen oder Privatpersonen zur Zielgruppe der eigenen Online-Angebote zählen, kann sich dieser Aspekt als zusätzlicher Vorteil erweisen.

„Viele Menschen nehmen beruflich oder privat an Webinaren, Online-Schulungen, Videokonferenzen oder Online-Meetings teil. Die von ClickMeeting im Frühjahr durchgeführte Studie hat gezeigt, dass der Schutz der eigenen Privatsphäre dabei für eine überwältigende Mehrheit sehr hoch im Kurs steht. 98 Prozent gaben damals an, dass sie online auf ihren Datenschutz achten oder aber dies zumindest versuchen. Bei der Teilnahme an digitalen Events wird auf Datensparsamkeit bei der Registrierung ebenso Wert gelegt wie auf den sicheren Umgang mit persönlichen Informationen oder die Information über eine eventuelle Aufzeichnung der Sitzung. Veranstalter sollten daraus die richtigen Schlüsse ziehen und diese Wünsche ihrer Zielgruppe unbedingt ernst nehmen. Wer hier seriös agiert, unterstreicht nicht nur, dass er den Schutz der Daten seiner Teilnehmerinnen und Teilnehmer respektiert, sondern kann sich durch eine höhere Akzeptanz seiner Angebote auch Wettbewerbsvorteile verschaffen", erklärt Martyna Grzegorczyk, Communications and Outreach Manager bei ClickMeeting.

69 Prozent der Befragten gaben an, dass sie zu Hause ein eigenes Arbeitszimmer oder einen speziell eingerichteten Raum für Online-Meetings haben. Dagegen nutzen insgesamt mehr als 50 Prozent der Befragten die Funktion für einen virtuellen Hintergrund, die Hälfte davon regelmäßig und die andere Hälfte manchmal.

„Online-Meetings sind völlig selbstverständlich geworden und viele von uns sind bei der Ausübung ihrer beruflichen Tätigkeit daran beteiligt. Es ist daher nicht verwunderlich, dass wir unsere Räumlichkeiten und unsere häusliche Umgebung so einrichten und anpassen, dass wir diese Form der Kommunikation sowohl bequem als auch effizient nutzen können. Heute haben fast 70 Prozent der Befragten zu Hause einen Raum, in dem sie aus der Ferne arbeiten können. 31 Prozent kleiden sich bei entsprechenden Online-Meetings elegant, 39 Prozent wählen eher legere Kleidung. Diese Zahlen unterstreichen, dass die Herangehensweise an Online-Meetings immer professioneller wird und die Teilnehmenden sie genauso ernst nehmen wie die Gespräche mit ihrem Chef in einem Konferenzraum im Büro“, kommentiert Dominika Paciorkowska, Geschäftsführerin und Vorstandsmitglied von ClickMeeting.

60 Prozent der Befragten prüfen vorab die Technik, 70 Prozent bereiten Notizen vor

Mehr als die Hälfte der Befragten ist der Meinung, dass sich das Verhalten der Teilnehmenden an Videokonferenzen und Online-Meetings im letzten Jahr verbessert hat. Dies spiegelt sich auch in weiteren Umfrageergebnissen wider. Laut der ClickMeeting-Studie überprüfen 60 Prozent, ob die verwendeten Geräte einwandfrei funktionieren, bevor sie eine Online-Sitzung beginnen. 70 Prozent bereiten Notizen vor, 69 Prozent schalten ihr Smartphone auf lautlos und 85 Prozent sind davon überzeugt, dass Pünktlichkeit zu Beginn und das Verbleiben in einer Sitzung bis zu deren Ende wichtig sind.

Nur 2 Prozent der Befragten gaben an, dass sie bei Online-Sitzungen normalerweise einen Schlafanzug tragen. Gleichzeitig räumen 21 Prozent ein, dass sie schon einmal ein Meeting unterbrochen haben, weil sie eine erforderliche Datei oder ein Dokument vergessen hatten.

Bereits ein Drittel der Unternehmen hat Regeln für die Online-Etikette eingeführt

Das europäische Unternehmen ClickMeeting hatte im vergangenen Jahr seine erste Umfrage zur Online-Etikette durchgeführt. Damals erklärte mehr als die Hälfte der Befragten, dass sie die Einführung von Regeln für berufliche Online-Meetings erwarten. Die diesjährige Umfrage hat gezeigt, dass diese Notwendigkeit in den Unternehmen erkannt wurde: Ein Drittel von Ihnen hat solche Regelungen bereits eingeführt.

Zu den Regeln, die besonders häufig aufgestellt werden, gehört beispielsweise, wie die Teilnehmenden ihren Wunsch zu sprechen signalisieren sollen, ohne andere zu unterbrechen (17 Prozent). Auch das Verbot der Verwendung von Smartphones und anderen Geräten im Hintergrund (16 Prozent), ein Dresscode für Online-Meetings (12 Prozent) und die Form der Begrüßung und Verabschiedung (13 Prozent) werden festgelegt.

Methodik

An der Umfrage nahmen 500 Personen in Europa teil.

Flüstern und andere Hintergrundgeräusche lenken 63 Prozent der Befragten ab

Bereits bei der Vorbereitung einer Online-Sitzung sollte man sich überlegen, was die Teilnehmer am ehesten ablenken könnte und diese Punkte nach Möglichkeit ausschließen. Laut einer von ClickMeeting durchgeführten Studie werden 63 Prozent der Befragten durch Flüstern und andere Hintergrundgeräusche abgelenkt, gefolgt von eingeschalteten Mikrofonen von Personen, die sich gerade nicht aktiv am Gespräch beteiligen (53 Prozent), sowie Situationen, in denen die vortragende Person die Materialien nicht vorbereitet hat, die während des Online-Meetings verwendet werden sollen (31 Prozent).

Als weitere Ablenkungsfaktoren nannten die Befragten: ausgeschaltete Kameras (25 Prozent), Situationen, in denen der Moderator nicht in die Kamera schaut (22 Prozent), ein unpassender Bild-Hintergrund des Moderators (20 Prozent) und die Kleidung des Moderators (12 Prozent).

„Online-Veranstaltungen und -Meetings sind zu einem festen Bestandteil unserer Realität geworden. Es ist daher nicht verwunderlich, dass die Teilnehmer solcher Meetings im Laufe der Zeit begonnen haben, nach Regeln für die Online-Etikette zu suchen. Unser neuester Bericht gibt einen hervorragenden Einblick in das, was die Befragten als störend empfinden, was sie ablenkt und was sie von der Moderation erwarten. Auf der Grundlage dieses Wissens haben wir den neuen Leitfaden mit 10 Tipps für Moderatoren entwickelt, die sicherlich denjenigen zugutekommen werden, die häufig bei Online-Meetings in leitender Funktion agieren“, kommentiert Martyna Grzegorczyk, Communications & Outreach Manager bei ClickMeeting.

Immerhin 70 Prozent bereiten Dokumente vor Online-Meetings vor

Zu den am häufigsten genannten Faktoren, die die Teilnehmer an Online-Sitzungen ablenken, gehört das Fehlen von vorbereiteten Materialien seitens des Moderators. Interessanterweise gaben gleichzeitig 70 % der Befragten an, dass sie selbst die benötigten Unterlagen vor jeder Sitzung vorbereiten. Gleichzeitig überprüfen 60 Prozent der Befragten vorab, ob ihre Geräte ordnungsgemäß funktionieren.

„Vorab vorbereitete Unterlagen und einwandfrei funktionierende Technik sind unerlässlich. Jeder, der ein Online-Meeting leitet, sollte sich um diese Dinge kümmern, bevor die Veranstaltung beginnt. Es ist darüber hinaus auch sehr wichtig, auf die Audio- und Videoqualität zu achten und mit der Plattform, die man verwendet, gut vertraut zu sein. Für den Vortragenden ist es sehr ärgerlich, Zeit mit der Suche nach einer Funktion in der eingesetzten Software zu verschwenden. Die ClickMeeting-Plattform ist in dieser Hinsicht sehr intuitiv und wir haben auch eine AV-Tester-Option zur Verfügung gestellt, mit der man mit einem Klick überprüfen kann, ob die Geräte richtig funktionieren“, ergänzt Martyna Grzegorczyk, Communications & Outreach Manager bei ClickMeeting.

Lächeln und entschuldigen – so reagieren 70 Prozent der Befragten in „Krisensituationen“

ClickMeeting fragte die Teilnehmer im Rahmen der aktuellen Studie auch, wie sie reagieren, wenn während einer Online-Veranstaltung etwas Unerwartetes passiert. Die häufigste Antwort (70 Prozent) war: Lächeln und sich entschuldigen. Ohne ein Wort zu sagen, stehen 7 Prozent der Befragten auf, um das Problem zu lösen, während 6 Prozent so tun, als sei nichts geschehen und überhaupt nicht reagieren. Dagegen gaben 17 Prozent an, dass eine solche Situation bei ihnen noch nie vorgekommen ist.

Auch die Thematik der Aufzeichnung von Online-Meetings und Webinaren sollte beachtet werden. Es geht vor allem darum, die Nutzer darüber zu informieren, dass eine Aufzeichnung erfolgt. Oft wird dies vergessen. Laut ClickMeeting-Report erwarten allerdings 96 Prozent der Befragten, dass der Gastgeber einer Online-Veranstaltung sie über seine Absicht informiert, die Sitzung aufzuzeichnen. Wie Anna Zielinska, Rechtsberaterin bei ClickMeeting, betont, kann der Nutzer auf diese Weise eine fundierte Entscheidung darüber treffen, ob er sein Bild freigeben möchte oder nicht, und der Präsentator vermeidet später mögliche rechtliche Missverständnisse.