Shared assets in particular can create considerable organisational effort. A device may have been passed on to another department, a transport box may still be in circulation or a required measuring instrument may not be in its designated location. COSYS Asset Tracking Software creates a digital lifecycle for these assets: each item is uniquely identified, while storage, issue, return and transfer movements are documented immediately.

Track Equipment Instead of Simply Recording It

A conventional asset register primarily answers one question: What does the company own? In an operational pharmaceutical environment, that is often not enough.

Asset Tracking also answers: Where is the equipment now? Who is it assigned to? Which movements have taken place, and when was it last available?

Employees can capture assets using barcodes, serial numbers or RFID. Issuing a device to an employee or transferring it between the warehouse, production and other areas is recorded directly. The data is then available centrally in the COSYS WebDesk, where stock, locations, responsibilities and transaction histories can be tracked.

For valuable equipment or assets that are only available in limited quantities, this level of transparency can reduce unnecessary search times and duplicate purchases.

Automated Dispensing Lockers Connect Software with Physical Handover

Asset Tracking becomes particularly useful when frequently required equipment no longer needs to be issued in person. COSYS automated dispensing lockers can be integrated for precisely these applications.

If an employee requires a mobile data capture device, measuring instrument or another stored asset, access can be granted to an assigned compartment. Identification and access are possible, for example, via RFID, barcode, PIN or mobile application. Collection and return are digitally documented and linked to Asset Tracking.

This creates a traceable chain of custody without requiring a central equipment desk to be permanently staffed. At the same time, it remains clear who collected which asset and when.

This is particularly relevant for shift-based operations in pharmaceutical production, warehousing and logistics. Equipment can remain available when required, even outside the operating hours of the responsible equipment or materials team.

Pharmaceutical Transport Also Depends on Visible Assets

In pharmaceutical transport, Asset Tracking does not necessarily stop at the factory gate. Reusable transport boxes, containers and other load carriers can circulate between warehouses, production sites, branches or external partners.

These assets have their own circulation cycles and generate costs if they remain tied up for too long or are not returned. COSYS Container Management records goods-in, goods-out and transfer movements and enables assets to be assigned to locations or responsible parties. Load carriers and transport boxes can therefore be managed as dedicated Asset Tracking use cases.

This makes it possible to see not only how many transport assets are available overall, but also which are currently in circulation and which have shown no movement for an extended period.

Turn Asset Data into a Management Tool

As the number of operational assets increases, the data generated by their movements becomes increasingly valuable. In the COSYS WebDesk, managers can analyse transaction histories or specifically identify assets that have not moved for a defined period.

This helps answer questions that are difficult to address with a static asset register: Which assets are heavily utilised? Which devices spend most of their time unused? Where are circulation times particularly long? And which assets are affected by repeated losses or delayed returns?

The resulting process data can also provide a foundation for Business Intelligence and advanced process analysis. This allows actual demand to be assessed more accurately before additional equipment is purchased.

Make Equipment Available Where It Is Needed

Asset Tracking is particularly valuable for pharmaceutical companies when asset registration and day-to-day operational use are managed as one process. COSYS combines mobile Asset Tracking software, WebDesk, automated dispensing lockers and interfaces to existing ERP, WMS or DMS solutions. The system can be operated either in the COSYS Cloud or on-premises.

Combined with suitable hardware, services and data analytics, this creates a scalable system for operational assets – from individual mobile data capture devices to extensive equipment and transport-asset pools spanning multiple departments and sites.

Would you like to try Asset Tracking in practice? Download the free COSYS demo apps from the Google Play Store or Apple App Store and test mobile data capture directly on your smartphone.

Gerade gemeinsam genutzte Assets verursachen organisatorischen Aufwand. Ein Gerät wurde an eine andere Abteilung weitergegeben, eine Transportbox befindet sich noch im Umlauf oder ein benötigtes Messmittel liegt nicht am vorgesehenen Platz. Die COSYS Asset Tracking Software schafft dafür einen digitalen Lebenslauf: Assets werden eindeutig identifiziert und ihre Einlagerung, Ausgabe, Rückgabe oder Umlagerung unmittelbar dokumentiert.

Betriebsmittel nicht nur inventarisieren, sondern verfolgen

Eine klassische Inventarliste beantwortet vor allem die Frage: Was besitzt das Unternehmen? Im operativen Pharmaumfeld reicht das häufig nicht.

Asset Tracking beantwortet zusätzlich: Wo befindet sich das Betriebsmittel aktuell? Wem wurde es zugewiesen? Welche Bewegungen gab es und wann war es zuletzt verfügbar?

Mitarbeitende erfassen Assets mobil per Barcode, Seriennummer oder RFID. Eine Ausgabe an einen Mitarbeiter oder eine Umlagerung zwischen Lager, Produktion und anderen Bereichen wird direkt gebucht. Die Daten stehen anschließend zentral im COSYS WebDesk zur Verfügung. Dort lassen sich Bestand, Standort, Verantwortlichkeiten und Buchungsverläufe nachvollziehen.

Gerade bei wertvollen oder nur begrenzt verfügbaren Betriebsmitteln reduziert diese Transparenz unnötige Suchzeiten und Doppelanschaffungen.

Ausgabeautomaten schließen die Lücke zwischen Software und Übergabe

Besonders interessant wird Asset Tracking, wenn häufig benötigte Betriebsmittel nicht mehr persönlich ausgegeben werden müssen. Gerade für solche Anwendungsfälle gibt es die COSYS Ausgabeautomaten.

Benötigt beispielsweise ein Mitarbeiter ein mobiles Datenerfassungsgerät, ein Messmittel oder ein anderes hinterlegtes Asset, kann der Zugriff auf ein zugewiesenes Fach erfolgen. Identifikation und Zugang sind beispielsweise per RFID, Barcode, PIN oder mobiler Anwendung möglich. Entnahme und Rückgabe werden digital dokumentiert und mit dem Asset Tracking verknüpft.

Damit entsteht eine nachvollziehbare Übergabekette, ohne dass eine zentrale Materialausgabe permanent besetzt sein muss. Gleichzeitig ist ersichtlich, wer welches Betriebsmittel wann entnommen hat.

Für Schichtbetriebe in Produktion, Lager und Pharmalogistik ist das besonders relevant: Betriebsmittel können bedarfsgerecht verfügbar gemacht werden, auch wenn die zuständige Materialverwaltung gerade nicht besetzt ist.

Auch Pharmatransport benötigt transparente Assets

Beim Pharmatransport endet Asset Tracking nicht zwingend am Werkstor. Mehrweg-Transportboxen, Behälter, Container und andere Lademittel können zwischen Lager, Produktionsstandorten, Niederlassungen oder externen Partnern zirkulieren.

Solche Betriebsmittel besitzen einen eigenen Umlauf und verursachen Kosten, wenn sie zu lange gebunden sind oder nicht zurückgeführt werden. COSYS Behältermanagement dokumentiert Einlagerungen, Auslagerungen und Umlagerungen und ermöglicht die Zuordnung zu Standorten oder Verantwortlichen. Auch Lademittel und Transportkisten sind als eigener Asset-Tracking-Anwendungsfall vorgesehen.

Dadurch lässt sich nicht nur feststellen, wie viele Transportmittel vorhanden sind, sondern auch, welche sich aktuell im Umlauf befinden und welche längere Zeit keine Bewegung aufweisen.

Aus Asset-Daten wird ein Steuerungsinstrument

Mit zunehmender Zahl an Betriebsmitteln gewinnen die entstehenden Daten an Bedeutung. Im COSYS WebDesk können Verantwortliche beispielsweise Buchungsverläufe untersuchen oder gezielt nach Assets ohne Bewegung suchen.

Für das Management werden dadurch Fragen beantwortbar, die mit einer statischen Inventarliste kaum zu klären sind: Welche Betriebsmittel sind besonders stark ausgelastet? Welche Geräte stehen überwiegend ungenutzt zur Verfügung? Wo entstehen lange Umlaufzeiten? Und bei welchen Assets häufen sich Verluste oder verspätete Rückgaben?

Die Prozessdaten können damit auch als Grundlage für Business Intelligence und weiterführende Prozessanalysen dienen. So lässt sich der tatsächliche Bedarf besser beurteilen, bevor zusätzliche Betriebsmittel beschafft werden.

Betriebsmittel dort verfügbar machen, wo sie gebraucht werden

Asset Tracking wird für Pharmaunternehmen vor allem dann interessant, wenn Inventarisierung und operative Nutzung zusammengedacht werden. COSYS verbindet dafür mobile Asset Tracking Software, WebDesk, Ausgabeautomaten und Schnittstellen zu bestehenden ERP-, WMS- oder DMS-Lösungen. Der Betrieb ist sowohl in der COSYS Cloud als auch On-Premise möglich.

Ergänzt um passende Hardware, Services und Datenanalyse entsteht ein skalierbares System für Betriebsmittel – vom einzelnen MDE-Gerät bis zu umfangreichen Geräte- und Transportmittelbeständen über mehrere Unternehmensbereiche hinweg.

Sie möchten Asset Tracking zunächst praktisch testen? Laden Sie die kostenlosen COSYS Demo-Apps im Google Play Store oder Apple App Store herunter und testen Sie die mobile Erfassung direkt auf Ihrem Smartphone.

Mit einer zentralen Lagerverwaltungssoftware schaffen Sie einen durchgängigen digitalen Prozess – vom Eintreffen der Ware bis zur Übergabe an den Versand. Die Lagerverwaltungssoftware von COSYS verbindet die einzelnen Arbeitsschritte miteinander und sorgt dafür, dass Informationen nicht zwischen verschiedenen Stationen verloren gehen. Das bedeutet weniger Medienbrüche, weniger manuelle Nacharbeit und vor allem: deutlich mehr Kontrolle darüber, was sich gerade in Ihrem Lager befindet.

Beginnen Sie bereits beim Wareneingang. Eingehende Waren werden direkt mit mobilen Endgeräten erfasst und dem entsprechenden Bestand zugeordnet. Statt Lieferdaten zunächst auf Papier zu dokumentieren und später in ein System zu übertragen, wird der Vorgang unmittelbar digital gebucht. Barcodes ermöglichen eine schnelle und eindeutige Identifikation der Ware. Dadurch stehen die aktuellen Bestandsdaten sofort für die nächsten Prozessschritte zur Verfügung.

Anschließend geht es um die eigentliche Lagerhaltung. Wo befindet sich die Ware? Welche Menge ist verfügbar? Wurde ein Artikel bereits reserviert oder befindet er sich noch im frei verfügbaren Bestand? Eine strukturierte digitale Bestandsführung liefert Ihnen auf diese Fragen verlässliche Antworten. Auch Umlagerungen werden direkt erfasst, sodass Ihre Bestandsdaten nicht erst am Ende des Tages aktualisiert werden müssen. Gerade bei zeitkritischen Speditionsaufträgen ist das ein wichtiger Faktor: Ihre Mitarbeiter arbeiten mit den Informationen, die tatsächlich aktuell sind.

Bei der Kommissionierung wird dieser Informationsfluss konsequent fortgeführt. Ihre Mitarbeiter erhalten die benötigten Informationen direkt auf dem mobilen Endgerät und können die Waren per Barcode-Scan eindeutig identifizieren. Das reduziert das Risiko, dass versehentlich falsche Artikel oder Mengen zusammengestellt werden. Gleichzeitig lässt sich nachvollziehen, welche Waren bereits kommissioniert wurden und welche Aufträge noch bearbeitet werden müssen. So entsteht ein strukturierter Ablauf, der auch bei hohem Arbeitsaufkommen zuverlässig funktioniert.

Der entscheidende Vorteil liegt darin, dass die Prozesse nicht isoliert betrachtet werden. Die Daten aus Wareneingang, Lagerung und Kommissionierung bilden eine gemeinsame Informationsbasis. Dadurch müssen Informationen nicht mehrfach übertragen werden und jeder einzelne Prozessschritt baut auf den zuvor erfassten Daten auf. Das spart nicht nur Arbeitszeit, sondern reduziert auch eine häufig unterschätzte Fehlerquelle: menschliche Übertragungsfehler.

Über den WebDesk erhalten Sie zusätzlich eine zentrale Verwaltungs- und Administrationsoberfläche. Hier können Sie Ihre Lagerprozesse kontrollieren, Bestände einsehen und Buchungen nachvollziehen. Für die operative Arbeit bleibt die mobile App zuständig, während der WebDesk die zentrale Steuerung ermöglicht. Diese klare Aufgabenteilung macht das System besonders übersichtlich und sorgt dafür, dass sowohl Lagerpersonal als auch Verantwortliche mit den für sie relevanten Informationen arbeiten.

Auch bei besonderen Anforderungen bleibt die Lösung flexibel. Seriennummern und Chargen können erfasst und zurückverfolgt werden, Mindest- und Meldebestände helfen bei der Bestandsplanung und Mindesthaltbarkeitsdaten lassen sich dokumentieren. Für die Verwaltung von Paletten, Behältern und anderen Lademitteln stehen ebenfalls Funktionen zur Verfügung. So können Sie nicht nur Ihre Warenbestände kontrollieren, sondern auch die wertvollen Ladungsträger im Blick behalten und Schwund reduzieren.

Ein weiterer rationaler Vorteil: Die Lagerverwaltungssoftware ist in drei Versionen verfügbar und kann modular an Ihre tatsächlichen Anforderungen angepasst werden. Sie müssen also nicht zwangsläufig mit einem überdimensionierten System starten. Gleichzeitig bleibt genügend Spielraum, wenn Ihr Lager wächst oder zusätzliche Prozesse hinzukommen. Die hohe ERP-Kompatibilität ermöglicht zudem die Anbindung an bestehende Systemlandschaften, während die Cloud-Verarbeitung aktuelle Daten zentral verfügbar macht.

Wenn Sie Lagerhaltung, Kommissionierung und Versand nicht länger als voneinander getrennte Prozesse betrachten möchten, sondern als zusammenhängenden Warenfluss, lohnt sich ein genauer Blick auf die Möglichkeiten einer zentralen Lagerverwaltung. Testen Sie die Software kostenlos und unverbindlich oder lassen Sie sich individuell zeigen, wie sich Ihre bestehenden Speditionsprozesse damit effizienter und transparenter abbilden lassen.

Kontaktieren Sie uns noch heute und erfahren Sie, wie Sie in Ihrem Lager Ordnung schaffen können, dauerhaft:
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Mit COSYS lassen sich diese Transporte bereits digital steuern und lückenlos dokumentieren. Transportaufträge werden zentral erfasst und disponiert, während Mitarbeiter Abholung, Verladung, Auslieferung und Übergabe mobil quittieren. Dadurch entsteht gleichzeitig die Datengrundlage für Process Mining: Statt nur den aktuellen Status eines Transportauftrags zu betrachten, lässt sich untersuchen, wie die internen Transporte tatsächlich ablaufen.

Vom einzelnen Scan zum realen IBT-Prozess

Für Process Mining sind die digitalen Ereignisse entscheidend, die während eines Transportauftrags entstehen. Wird eine Sendung abgeholt, verladen, an einer Station übergeben oder zugestellt, erzeugt der jeweilige Vorgang Prozessdaten. Aktivität, Zeitstempel und eine eindeutige Referenz lassen sich zu einem sogenannten Event Log zusammenführen.

Aus der zeitlichen Reihenfolge dieser Ereignisse rekonstruiert COSYS Process Mining die tatsächlichen Abläufe. Damit wird beispielsweise sichtbar, ob Transportaufträge nach ihrer Erstellung lange auf eine Zuweisung warten, wie viel Zeit zwischen Abholung und Zustellung vergeht oder ob bestimmte Transportwege regelmäßig zusätzliche Prozessschritte verursachen.

Der Unterschied zu einer klassischen Prozessbetrachtung ist erheblich: Verantwortliche müssen nicht aus einzelnen Beobachtungen ableiten, wie der IBT vermutlich funktioniert. Sie können anhand realer Buchungsdaten analysieren, wie er tatsächlich funktioniert.

Process Mining findet Abweichungen hinter den Durchschnittswerten

Ein durchschnittlicher Durchlaufzeitwert allein erklärt noch nicht, warum Transporte verspätet eintreffen. Process Mining geht deshalb tiefer und stellt unterschiedliche Prozessvarianten gegenüber.

Angenommen, Material wird regelmäßig vom Zentrallager in mehrere Produktionsbereiche transportiert. Ein Großteil der Aufträge folgt dem vorgesehenen Ablauf. Bei einem Teil treten jedoch zusätzliche Umlagerungen, Wartezeiten oder Rücktransporte auf. In einer klassischen Gesamtauswertung können diese Fälle im Mittelwert untergehen. Process Mining macht die abweichenden Pfade sichtbar und ermöglicht eine gezielte Ursachenanalyse.

Die Betrachtung kann dabei auf unterschiedliche Ebenen heruntergebrochen werden – etwa auf Gesamtprozesse, einzelne Standorte oder Geräte. Auch Fehleingaben können je nach Analyseziel einbezogen oder ausgeblendet werden. Dadurch lässt sich vom Überblick über die gesamte IBT-Prozesslandschaft bis zur Tiefenanalyse einzelner Auffälligkeiten wechseln.

Leerfahrten, Übergaben und Wartezeiten gezielt untersuchen

Besonders interessant wird Process Mining an den Schnittstellen des internen Materialflusses. Denn Verzögerungen entstehen nicht zwangsläufig während der eigentlichen Fahrt. Ein Transportauftrag kann bereits vor der Abholung warten oder nach der Ankunft am Ziel verzögert übergeben werden.

Die COSYS IBT Software stellt dafür eine umfangreiche operative Datenbasis bereit. Transportaufträge können im COSYS WebDesk priorisiert und Benutzern, Fahrzeugen oder Ladungsträgern zugewiesen werden. Auch feste Touren, spontane Direkttransporte und Rücktransporte lassen sich digital abbilden. Mobile Statusmeldungen machen die einzelnen Bearbeitungsschritte für die Disposition unmittelbar sichtbar.

Process Mining setzt auf diesen Ereignissen auf. Unternehmen können dadurch Transportwege und Routenzeiten vergleichen, wiederkehrende Wartephasen identifizieren und ineffiziente Transportvarianten untersuchen. Auch unnötige Schleifen oder Leerfahrten werden über die Analyse realer Bewegungsabläufe besser erkennbar.

Smart Locker können Übergaben aus dem Transportprozess entkoppeln

Zeigt die Analyse beispielsweise, dass Transporte am Ziel regelmäßig auf einen verfügbaren Empfänger warten, kann eine organisatorische Änderung sinnvoller sein als eine schnellere Route. Für geeignete Güter, Betriebsmittel, IT-Equipment oder Dokumente können COSYS Smart Locker als definierter Übergabepunkt in den IBT eingebunden werden.

Der Transportmitarbeiter lagert die Sendung in ein zugewiesenes Fach ein, während der Empfänger sie später selbstständig entnimmt. Die Locker-Nutzung erzeugt wiederum Prozessdaten. Belegungsdauer, Durchlaufzeiten und Auslastung können damit ebenfalls in die Bewertung der Inhouse-Logistik einfließen.

Process Mining unterstützt somit nicht nur dabei, einen Engpass festzustellen. Die Daten helfen auch zu beurteilen, an welcher Stelle eine Prozessänderung tatsächlich ansetzen sollte.

COSYS verbindet operative Steuerung und Prozessanalyse

Der besondere Mehrwert entsteht durch die Verzahnung innerhalb der COSYS Intralogistik-Plattform. Process Mining ist kein losgelöstes Analysewerkzeug, das erst nachträglich mit Daten versorgt werden muss. Die operativen COSYS Lösungen erzeugen bei der täglichen Arbeit bereits die Ereignisdaten, auf denen die Analyse aufbauen kann.

Im COSYS WebDesk laufen Auftragssteuerung, Administration, Business Intelligence, Process Mining und weitere Plattformfunktionen zusammen. Zusätzlich können Hardwaredaten von MDE-Geräten oder Scannern einbezogen werden. Damit lässt sich beispielsweise untersuchen, ob auffällige Prozesszeiten mit bestimmten Geräten, Standorten oder operativen Abläufen zusammenhängen.

Business Intelligence ergänzt diese Tiefenanalyse um Kennzahlen und Dashboards. So lassen sich unter anderem Transportdurchlaufzeiten, Wartezeiten und Stationsauslastungen beobachten. Process Mining zeigt anschließend die Prozesspfade hinter diesen Kennzahlen. Zusammen entsteht aus der reinen Transportdokumentation eine datenbasierte Steuerungs- und Optimierungsgrundlage.

Vom digitalisierten IBT zum kontinuierlich optimierten Materialfluss

Wer innerbetriebliche Transporte nur digital dokumentiert, weiß, was passiert. Wer die dabei entstehenden Ereignisdaten systematisch analysiert, kann zusätzlich erkennen, warum Prozesse unterschiedlich laufen und wo Verbesserungen ansetzen müssen.

COSYS verbindet dafür IBT-Software, mobile Datenerfassung, Track and Trace und Transportsteuerung mit Business Intelligence, Process Mining und Prozessdatenanalyse. Ergänzend können Lagerverwaltung, Behältermanagement, Smart Locker, Hardware, MDE-Services und COSYS MDM in dieselbe Lösungslandschaft eingebunden werden.

Sie steuern bereits zahlreiche interne Transportaufträge und möchten wissen, wo Zeit, Kapazität oder unnötige Transportwege verloren gehen? COSYS prüft gemeinsam mit Ihnen, welche Prozessdaten vorhanden sind und wie sich daraus belastbare Optimierungspotenziale für Ihren IBT ableiten lassen. Vereinbaren Sie einen Process-Mining-Readiness-Check unter vertrieb@cosys.de oder +49 5062 900 0.

Wie der Ablauf von Click & Collect in der Filiale tatsächlich aussieht

Beim klassischen Click & Collect ist der Kauf beim Eintreffen des Auftrags bereits abgeschlossen. Die Filiale übernimmt vier Schritte: Auftrag annehmen, Ware kommissionieren, als abholbereit melden und an den Kunden übergeben. Jeder dieser Schritte braucht eine Rückmeldung an ERP und Webshop, sonst laufen Bestandsdaten und Kundeninformation auseinander.

Im Schuhhandel kommt die Variantenvielfalt hinzu. Modell, Farbe und vor allem Größe entscheiden darüber, ob der gewünschte Artikel tatsächlich verfügbar ist. Fehlt die Bestandsführung auf Variantenebene, steigt das Risiko, dass online eine Größe als verfügbar erscheint, die in der Filiale physisch nicht vorhanden ist.

Woran die Abholung in der Praxis scheitert

Die häufigsten Fehler sind organisatorisch, nicht technisch. Aufträge kommen per E-Mail oder Ausdruck in die Filiale, die Kommissionierung passiert zwischen zwei Kundengesprächen, und das Paar landet in einer nicht dokumentierten Ecke im Lagerraum. Nach dem Schichtwechsel weiß niemand mehr, welcher Karton zu welchem Auftrag gehört.

Wirtschaftlich schlägt das doppelt durch: Die Ware ist für den Verkauf blockiert, erzeugt aber keinen zusätzlichen Umsatz, und die Suchzeit fehlt in der Beratung. Bei Schulanfang, Winterware oder Sale potenziert sich der Effekt.

Wie eine modulare Retail Management Software den Ablauf trägt

COSYS bildet diese Kette nicht als Insellösung ab, sondern als Plattform, auf der die benötigten Module zusammenspielen. Für Click & Collect greifen vor allem Kommissionierung Filiale für den Endkunden, Selbstabholung, Artikelauskunft und Bestandsabfrage sowie Retoure ineinander. Verteilt werden die Aufgaben über COSYS Task Management, das Aufträge gezielt einem Mitarbeiter zuweist, statt sie in einem Postfach abzulegen.

Die Software kann mit den entsprechenden Modulen auch die vorgelagerten Filialprozesse abbilden, darunter Wareneingang, Umlagerung und Filialtausch, Preisänderungen sowie Inventur. Über eine ERP-Schnittstelle lässt sich die Software zudem an bestehende ERP-Systeme anbinden und je nach Anforderung als Cloud- oder On-Premise-Lösung betreiben. Damit besteht die technische Grundlage, die Prozesse sowohl an einzelnen Standorten als auch in filialisierten Strukturen mit mehreren hundert Filialen und entsprechender MDE-Ausstattung auszurollen.

Warum Auswertung zum Prozess gehört

Auf der Auswertungsseite stellt die Prozessdatenanalyse Kennzahlen zu Kommissionierzeiten und Abholquoten bereit. Ein KI-Chatbot mit Zugriff auf die zugrunde liegenden Unternehmensdaten ermöglicht Abfragen in natürlicher Sprache, zum Beispiel: „Welche Filialen haben dieses Modell in Größe 42 vorrätig?“, „An welchen Standorten dauert es überdurchschnittlich lange, bis Aufträge als abholbereit gemeldet werden?“ oder „Welche Filialen weisen beim Wareneingang auffällig lange Bearbeitungszeiten auf?“

Worauf Händler bei der Auswahl achten sollten

Es muss nicht die gesamte Lösung auf einmal eingeführt werden. Sinnvoll ist der Einstieg mit den Modulen, die den jeweiligen Engpass adressieren, häufig etwa Click & Collect. Später kann die Lösung um weitere Funktionen wie Ship-from-Store oder Retourenabwicklung erweitert werden.

Bei der wirtschaftlichen Bewertung sollten neben den Lizenzkosten auch Customizing und Support berücksichtigt werden. So entsteht eine bedarfsgerechte Retail Software mit ERP-Anbindung, ohne von Beginn an ein unnötig umfangreiches Projekt aufzusetzen.

Praxistipp: Nehmen Sie sich einen Samstagnachmittag in Ihrer umsatzstärksten Filiale und messen Sie nur eine Zahl: die Minuten vom Eingang des Onlineauftrags bis zur Meldung „abholbereit“. Wer diesen Wert kennt, weiß sofort, ob es an der Software, an der Bestandsqualität oder schlicht an der Zuständigkeit hakt.

Sie möchten Click & Collect im Schuhhandel zuverlässig mit Bestandsführung, Kommissionierung und Abholung verbinden? Kontaktieren Sie das COSYS Team für eine individuelle Beratung zu Click & Collect Software. Vereinbaren Sie einen Termin unter vertrieb@cosys.de oder +49 5062 900 0.

Alternativ können Sie die kostenlose COSYS Retail Demo-App für Android und iOS testen.

Mit der Lagerverwaltungssoftware von COSYS schaffen Sie genau diese notwendige Trennung – ohne auf die Vorteile einer zentralen Lagerverwaltung verzichten zu müssen. Verschiedene Mandanten lassen sich innerhalb eines Systems übersichtlich verwalten und ihre Bestände eindeutig zuordnen. So behalten Sie die Kontrolle über Ihr gesamtes Lager, während die Warenbestände Ihrer einzelnen Kunden klar voneinander abgegrenzt bleiben.

Das ist besonders im Fulfillment entscheidend. Stellen Sie sich vor, Sie lagern für fünf, zehn oder sogar deutlich mehr Kunden Waren im selben Logistikzentrum. Ein Artikel wird angeliefert, ein anderer umgelagert und gleichzeitig müssen mehrere Aufträge kommissioniert werden. Ohne eine zuverlässige digitale Bestandsführung kann aus vielen kleinen Buchungen schnell ein großes Durcheinander entstehen. Ein falscher Lagerbestand führt dann nicht nur zu einer internen Rückfrage, sondern möglicherweise zu einer verspäteten Bestellung und damit zu einem unzufriedenen Endkunden.

Die mobile Datenerfassung schafft hier Sicherheit. Ihre Mitarbeiter erfassen Warenbewegungen direkt am Lagerplatz per Barcode-Scan. Bei der Einlagerung wird die Ware dem richtigen Bestand zugeordnet, bei der Kommissionierung wird der entsprechende Bestand automatisch berücksichtigt und bei Umlagerungen bleibt jederzeit nachvollziehbar, was bewegt wurde. Dadurch entsteht eine lückenlose digitale Dokumentation der Warenbewegungen – ohne zusätzliche Papierlisten und ohne mühsames Nachtragen am Ende des Arbeitstages.

Besonders praktisch ist dabei die Kombination aus mobiler App und Webdesk. Während Ihre Mitarbeiter direkt im Lager mit mobilen Endgeräten arbeiten, behalten Sie über die zentrale Verwaltungsoberfläche den Überblick über die verschiedenen Mandanten und deren Bestände. Sie können Lagerbewegungen nachvollziehen, Bestände kontrollieren und Ihre Prozesse zentral administrieren. So erhalten Sie eine klare Sicht auf das gesamte Lager und gleichzeitig die notwendige Detailtiefe für jeden einzelnen Kunden.

Auch bei der Bestandskontrolle unterstützt Sie die Software zuverlässig. Mindest- und Meldebestände lassen sich erfassen, sodass Sie rechtzeitig erkennen, wenn bestimmte Artikel knapp werden. Seriennummern, Chargen und Mindesthaltbarkeitsdaten können ebenfalls dokumentiert werden. Das ist besonders dann wertvoll, wenn Ihre Kunden unterschiedliche Anforderungen an die Lagerung und Rückverfolgbarkeit ihrer Waren stellen.

Die Vorteile einer sauberen Multi-Mandanten-Struktur zeigen sich dabei nicht nur in der Bestandsübersicht. Auch Ihre Mitarbeiter profitieren von klaren und nachvollziehbaren Prozessen. Statt überlegen zu müssen, welcher Bestand für welchen Kunden gebucht werden muss, werden sie durch digital unterstützte Abläufe sicher durch die einzelnen Arbeitsschritte geführt. Das reduziert Fehler und sorgt dafür, dass auch bei hohem Auftragsvolumen die Prozesse zuverlässig funktionieren.

Die Lagerverwaltungssoftware ist in drei Versionen erhältlich und kann modular an Ihre individuellen Anforderungen angepasst werden. Dank ihrer intuitiven Bedienung lässt sie sich schnell erlernen und ist gleichzeitig professionell genug, um auch komplexe Fulfillment-Strukturen abzubilden. Die Kompatibilität mit den meisten ERP-Systemen erleichtert zudem die Integration in Ihre bestehende IT-Landschaft. Durch die Cloud-Verarbeitung stehen aktuelle Bestandsinformationen dort zur Verfügung, wo sie benötigt werden.

Wenn Sie verschiedene Kunden in einem gemeinsamen Lager betreuen, müssen deren Bestände nicht zu einem unübersichtlichen Zahlenwerk werden. Mit einer klaren digitalen Trennung schaffen Sie die Grundlage dafür, mehrere Mandanten effizient zu verwalten und gleichzeitig jeden einzelnen Bestand zuverlässig im Blick zu behalten. Überzeugen Sie sich selbst von den Möglichkeiten und testen Sie die Lagerverwaltungssoftware kostenlos und unverbindlich oder lassen Sie sich individuell beraten.

Kontaktieren Sie uns jetzt für ein individuelles Angebot:
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Apotheke Click and Collect kann diesen letzten Prozessschritt flexibler gestalten. In Verbindung mit einer außen zugänglichen Abholstation ermöglicht COSYS, geeignete Bestellungen nach der Kommissionierung bereitzustellen und die Abholung vom laufenden Apothekenbetrieb zu entkoppeln. Dabei steht die Abholstation nicht allein: Erst die Verzahnung mit der COSYS Apotheken Software schafft einen durchgängigen Prozess von Bestand und Kommissionierung bis zur dokumentierten Übergabe.

Von der Apotheken App Bestellung bis zur Bereitstellung

Bestellt ein Kunde Arzneimittel digital vor, beginnt zunächst die Arbeit innerhalb der Apotheke. Die Bestellung muss einem Auftrag zugeordnet, die Warenverfügbarkeit geprüft und der Auftrag kommissioniert werden.

COSYS bindet diese Schritte in den digitalen Warenfluss ein. Mitarbeitende können die benötigten Artikel mobil erfassen und den Bearbeitungsstatus aktualisieren. Die COSYS Click-and-Collect-Lösung verwaltet Abholaufträge zentral und stellt aktuelle Informationen zu Bestellung und Bereitstellung zur Verfügung.

Damit entsteht eine klare Statuskette: bestellt, in Bearbeitung, kommissioniert, bereitgestellt und abgeholt. Gerade bei mehreren gleichzeitig bearbeiteten Vorbestellungen reduziert das Rückfragen und Suchaufwand.

Die Abholstation übernimmt außerhalb der Öffnungszeiten

Nach abgeschlossener Kommissionierung kann eine dafür geeignete Bestellung einem freien Fach der Abholstation zugewiesen werden. Der Kunde erhält anschließend beispielsweise per E-Mail oder SMS eine Benachrichtigung mit seinem individuellen Abholcode. Der Zugriff auf das zugewiesene Fach ist unter anderem per QR-Code oder PIN möglich.

Steht die Abholstation außen vor der Apotheke und ist entsprechend zugänglich, kann die Entnahme unabhängig vom geöffneten HV-Bereich erfolgen. COSYS dokumentiert die Übergabe digital, sodass auch eine Abholung nach Ladenschluss im System nachvollziehbar bleibt.

Das erweitert den Apothekenservice, ohne die Öffnungszeit des Verkaufsraums verlängern oder zusätzliches Personal für die reine Warenausgabe einsetzen zu müssen.

Nicht jedes Arzneimittel gehört automatisch ins Abholfach

Gerade im Apothekenumfeld darf Convenience jedoch nicht über den fachlichen Anforderungen stehen. Welche Bestellung sich für eine automatisierte Abholung eignet und unter welchen Bedingungen sie bereitgestellt werden kann, muss entsprechend der jeweiligen pharmazeutischen und rechtlichen Vorgaben beurteilt werden.

Auch die Lagerbedingungen spielen eine Rolle. COSYS Abholstationen können mit unterschiedlichen Fachgrößen sowie optional mit Kühl- und Tiefkühlfächern ausgestattet werden. Für temperaturkritische Waren sind Temperaturzonen von -18 °C bis +16 °C technisch möglich.

Die Abholstation ersetzt damit weder pharmazeutische Prüfung noch erforderliche Beratung. Sie automatisiert gezielt den Teil des Prozesses, bei dem eine bereits bearbeitete Bestellung lediglich sicher an den vorgesehenen Empfänger übergeben werden soll.

Abholzeiten werden zu wertvollen Prozessdaten

Ein digitaler Abholprozess liefert gleichzeitig Informationen darüber, wie der zusätzliche Service tatsächlich genutzt wird. Im COSYS WebDesk lassen sich beispielsweise Fachstatus, Belegungsdauer, Öffnungen und Auslastung zentral überwachen.

Business Intelligence macht daraus konkrete Kennzahlen: Wie viele Bestellungen werden erst nach Ladenschluss abgeholt? Zu welchen Zeiten häufen sich Entnahmen? Wie lange bleiben Bestellungen durchschnittlich liegen? Welche Fachgrößen werden besonders häufig benötigt?

Auf Basis historischer Daten kann Forecasting zusätzlich helfen, zukünftige Auslastungen abzuschätzen. Für Filialapotheken können solche Kennzahlen auch standortübergreifend verglichen werden. Damit lässt sich beurteilen, wo zusätzliche Abholkapazitäten tatsächlich einen Nutzen bringen.

Mehr Service ohne längere Öffnungszeiten

Der entscheidende Vorteil von Click and Collect liegt für Apotheken nicht darin, lediglich einen zusätzlichen Bestellkanal anzubieten. Bestellung, Warenbestand, Kommissionierung, Bereitstellung und Abholung müssen als zusammenhängender Prozess funktionieren.

COSYS verbindet dafür Apotheken Software, mobile Datenerfassung, Click and Collect, Abholstation, WebDesk und Business Intelligence. Hinzu kommen Hardware, Schnittstellen und Services. So kann eine digitale Bestellung bis zur tatsächlichen Entnahme nachvollziehbar begleitet werden – auch wenn in der Apotheke längst Ladenschluss ist.

Sie möchten digitale Apothekenprozesse selbst ausprobieren? Laden Sie die kostenlosen COSYS Demo-Apps im Google Play Store oder Apple App Store herunter und testen Sie ausgewählte Funktionen direkt auf Ihrem Smartphone.

Pharmacy Click and Collect can make this final step considerably more flexible. Combined with an externally accessible collection locker, COSYS enables suitable orders to be made available after picking, separating collection from day-to-day pharmacy operations. However, the collection locker does not work in isolation. Only its integration with COSYS Pharmacy Software creates an end-to-end process from inventory and order picking through to documented collection.

From Pharmacy App Order to Collection

When a customer pre-orders medicines digitally, the process inside the pharmacy begins. The order needs to be assigned, product availability checked and the required items picked.

COSYS integrates these steps into the digital flow of goods. Pharmacy staff can capture the required products using mobile devices and update the processing status. The COSYS Click and Collect solution centrally manages collection orders and provides up-to-date information on both order processing and availability for collection.

This creates a clear status chain: ordered, being processed, picked, ready for collection and collected. Particularly when several pre-orders are being handled simultaneously, this reduces queries and unnecessary searching.

The Collection Locker Takes Over After Closing Time

Once picking has been completed, a suitable order can be assigned to an available compartment in the collection locker. The customer can then receive a notification by email or SMS containing an individual collection code. Access to the assigned compartment is possible, for example, via QR code or PIN.

If the collection locker is located outside the pharmacy and is freely accessible, customers can collect their order independently of the pharmacy’s opening hours. COSYS digitally records the handover, meaning that collections made after closing time remain traceable within the system.

This extends the pharmacy’s service without requiring longer opening hours or additional staff simply to hand over prepared orders.

Not Every Medicine Belongs in a Collection Locker

In a pharmacy environment, convenience must not take precedence over professional and regulatory requirements. Whether an order is suitable for automated collection, and under which conditions it can be provided, must be assessed in accordance with the applicable pharmaceutical and legal requirements.

Storage conditions also need to be considered. COSYS collection lockers can be configured with different compartment sizes as well as optional chilled and frozen compartments. Temperature zones ranging from -18 °C to +16 °C are technically possible for temperature-sensitive goods.

The collection locker therefore does not replace pharmaceutical checks or any required advice. Instead, it automates the specific part of the process in which an order that has already been processed simply needs to be securely handed over to the intended recipient.

Collection Times Become Valuable Process Data

A digital collection process also provides information about how customers actually use the additional service. In the COSYS WebDesk, compartment status, occupancy times, openings and utilisation can be monitored centrally.

Business Intelligence turns this data into actionable KPIs: How many orders are collected after closing time? At what times do collections peak? How long do prepared orders remain in the lockers on average? Which compartment sizes are used most frequently?

Based on historical data, Forecasting can also help estimate future utilisation. For pharmacy groups, these KPIs can be compared across different branches, helping decision-makers determine where additional collection capacity would genuinely add value.

More Service Without Longer Opening Hours

For pharmacies, the main advantage of Click and Collect is not simply having another ordering channel. Ordering, inventory, picking, preparation and collection need to work as one connected process.

COSYS combines pharmacy software, mobile data capture, Click and Collect, collection lockers, WebDesk and Business Intelligence. Hardware, interfaces and services complete the solution. This allows a digital order to be tracked through to actual collection – even long after the pharmacy has closed.

Would you like to try digital pharmacy processes for yourself? Download the free COSYS demo apps from the Google Play Store or Apple App Store and test selected functions directly on your smartphone.

Werden diese Informationen durchgängig digital erfasst, entsteht weit mehr als eine Sendungsverfolgung. Unternehmen können erstmals nachvollziehen, wie ihre Postverteilung tatsächlich funktioniert, welche Mengen bewegt werden, wo Kapazitäten benötigt werden und an welchen Stellen Pakete unnötig lange im Prozess verbleiben. COSYS schafft dafür eine gemeinsame Datenbasis von der Paketannahme bis zum Paketversand.

Welche Paketdaten entstehen bei der Paketannahme?

Der Datenfluss beginnt mit dem Eingang einer Sendung durch COSYS Postverteilung Software. Wird der Paketbarcode mit Smartphone oder MDE-Gerät gescannt, können Sendungsnummer, KEP-Dienstleister, Absender, Empfänger, Abteilung oder Zielstandort mit dem Vorgang verbunden werden. Hinzu kommen Zeitstempel und Statusinformationen. Damit ist nicht nur bekannt, dass ein Paket angekommen ist, sondern auch wann, für wen und über welchen Dienstleister.

Weitere Informationen ergänzen dieses digitale Paketprofil. Paketabmessungen und Volumen können mobil ermittelt werden. Bei auffälligen Sendungen lässt sich der Zustand fotografisch dokumentieren. Die COSYS KI-Bildanalyse kann sichtbare Beschädigungen erkennen und deren Beschreibung für eine Schadensmeldung unterstützen.

Bei hohem Paketaufkommen ergibt sich daraus bereits ein aussagekräftiges Gesamtbild: Welche KEP-Dienstleister liefern besonders viele Sendungen? Wann treten Eingangsspitzen auf? Welche Unternehmensbereiche erhalten die größten Mengen und welche Paketgrößen dominieren?

Postverteilung erzeugt Bewegungs- und Übergabedaten

Nach der Paketannahme wächst der Datensatz mit jeder weiteren Bewegung. Wird eine Sendung intern zugestellt, können Übernahme, Transport und Übergabe digital dokumentiert werden. Dadurch entstehen Zeitstempel für einzelne Prozessschritte und Informationen darüber, welchen Weg das Paket innerhalb des Unternehmens genommen hat.

Das ist insbesondere auf Unternehmenscampus, in Kliniken, Hochschulen, Industrieunternehmen oder Forschungseinrichtungen interessant. Dort kann eine Sendung mehrere Gebäude oder interne Übergabepunkte durchlaufen, bevor sie ihren Empfänger erreicht.

Aus den einzelnen Buchungen entstehen messbare Durchlaufzeiten. Unternehmen können beispielsweise untersuchen, wie lange Pakete zwischen Annahme und Zustellung benötigen, welche Bereiche besonders viele interne Transporte verursachen oder an welchen Übergabepunkten regelmäßig Wartezeiten entstehen.

Paketschränke liefern eigene Nutzungsdaten

Wird ein Paketschrank in die Postverteilung integriert, entsteht eine weitere Datenebene. COSYS kann dokumentieren, welches Fach belegt wurde, wann die Einlagerung erfolgte und wann der Empfänger die Sendung abgeholt hat.

In der Gesamtauswertung wird damit sichtbar, wie stark ein Paketschrank tatsächlich genutzt wird. Fachauslastung und Belegungsdauer zeigen beispielsweise, ob die vorhandene Kapazität zum Paketaufkommen passt. Gleichzeitig können unterschiedliche Fachgrößen betrachtet werden.

Hier gewinnen auch die zuvor erfassten Paketabmessungen an Bedeutung. Werden Paketvolumen und Fachauslastung gemeinsam analysiert, lässt sich fundierter beurteilen, welche Fachgrößen besonders häufig benötigt werden. Ein zukünftiger Paketschrank kann dadurch stärker am realen Sendungsprofil des Standorts ausgerichtet werden.

Auch beim Paketversand entstehen wertvolle Daten

Die Datenkette endet nicht bei eingehenden Sendungen. Unternehmen verschicken selbst Pakete, etwa IT-Geräte an Niederlassungen, Ersatzteile zwischen Standorten, Warenmuster an Kunden oder technische Komponenten an Dienstleister.

Bei der digitalen Versandvorbereitung entstehen erneut Paketdaten zu Absender, Empfänger, Ziel, Sendungsart, Zeitpunkt und Packstück. Die mobile Ermittlung von Abmessungen und Volumen unterstützt dabei, die benötigten Informationen direkt am Paket zu erfassen.

Über KEP-Schnittstellen können Versanddienstleister in diesen Prozess eingebunden werden. Dadurch müssen relevante Daten nicht mehrfach manuell übertragen werden. Gleichzeitig entsteht auch für ausgehende Sendungen eine strukturierte Datenbasis, die gemeinsam mit den Informationen der Paketannahme ausgewertet werden kann.

Aus einzelnen Paketdaten wird ein Bild des Gesamtprozesses

Der eigentliche Mehrwert entsteht durch die Verbindung aller Ereignisse. COSYS Business Intelligence kann Daten aus Paketannahme, Postverteilung, Paketschrank und Paketversand in Dashboards und Auswertungen zusammenführen.

Damit lassen sich Paketmengen z.B. nach Standort, Zeitraum, Abteilung oder KEP-Dienstleister untersuchen. Verantwortliche können Durchlaufzeiten vergleichen, Lastspitzen erkennen, die Nutzung von Paketschränken bewerten und interne Transportaufwände nachvollziehen. Statt einzelne Sendungen zu betrachten, wird die Struktur hinter dem gesamten Paketaufkommen sichtbar.

Noch tiefer geht die Prozessdatenanalyse. Process Mining kann anhand der digitalen Ereignisse rekonstruieren, welche Wege Sendungen tatsächlich durchlaufen. Wiederkehrende Verzögerungen, zusätzliche Prozessschleifen oder unterschiedliche Varianten zwischen Standorten werden dadurch erkennbar. Aus operativen Paketdaten entsteht somit eine Grundlage für die kontinuierliche Optimierung der Inhouse Logistik.

Paketdaten nicht nur erfassen, sondern nutzen

Eine digitale Paketannahme entfaltet ihren größten Nutzen, wenn die entstehenden Informationen über den gesamten Lebenszyklus einer Sendung weitergeführt werden. COSYS verbindet dafür Paketmanagement, interne Postverteilung und Paketschränke mit mobiler Datenerfassung, KEP-Anbindungen, KI-Bildanalyse, Business Intelligence und Prozessanalyse. Passende Hardware, MDE-Services und COSYS MDM ergänzen die Lösung.

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