As IT inventories grow, companies need complete transparency over every asset movement. Without digital processes, manual documentation quickly becomes time-consuming, error-prone and difficult to maintain.

Why does the traditional process of IT distribution reach its limits?

Many organizations still rely on spreadsheets, handwritten records or email communication to document hardware distribution. While these methods may work in small environments, they become inefficient as the number of employees, locations and devices increases.

Manual approvals and documentation slow down equipment handovers, while IT teams spend valuable time answering availability requests, searching for missing devices or correcting incomplete records. At the same time, employees increasingly expect immediate access to approved hardware—regardless of whether they work in the office, remotely or outside business hours.

What kind of challenges appear during IT hardware distribution?

The biggest challenge is maintaining complete visibility throughout the hardware lifecycle. Companies need to know where every device is located, who is using it and when it should be returned.

Without reliable documentation, equipment may remain unused in offices or home workspaces while additional hardware is purchased unnecessarily. Temporary loans for projects, replacements or testing further increase complexity, making manual tracking unreliable and reducing overall asset utilization.

What problems can appear?

Incomplete documentation creates more than inventory issues. IT departments often spend unnecessary time locating equipment instead of supporting users or improving infrastructure.

Poor traceability also complicates audits and compliance requirements. In addition, unclear documentation can lead to disputes over lost or damaged equipment, affecting accountability and collaboration between departments.

How to automate the process of IT distribution in companies?

Modern IT distribution combines Hardware Asset Management (HAM), Mobile Device Management (MDM) and automated locker systems into one connected workflow.

Instead of relying on manual signatures, every checkout and return is recorded automatically. Employees receive approved hardware through standardized workflows, while administrators monitor inventory, user assignments and equipment availability from a central software platform. This reduces administrative work while improving accuracy and process speed.

How can smart lockers support the distribution of IT hardware?

Smart lockers provide secure self-service access to IT equipment at any time. Employees authenticate using ID badges, QR codes or PINs, allowing them to collect approved devices without assistance from the IT department.

Every transaction is documented automatically, creating a complete audit trail that records who accessed which device and when. This improves traceability while reducing manual administration.

Modern locker systems can also be configured for different operational needs. Compartments are available in multiple sizes, integrated power outlets keep returned devices charged, and optional weighing sensors verify whether all expected equipment has been returned. Together, these features improve equipment availability, security and operational efficiency.

How has remote work changed internal IT logistics?

Hybrid work has transformed IT distribution from a centralized process into a decentralized service. Employees now require equipment across multiple offices, branch locations and home workplaces, making traditional distribution models increasingly inefficient.

As a result, organizations must manage the complete hardware lifecycle digitally—from procurement and deployment to maintenance, replacement and return. Automated workflows ensure consistent processes and reliable documentation regardless of employee location.

What role does software play in modern IT distribution using smart lockers?

Software is the foundation of an efficient smart locker solution. While lockers provide secure storage, the software manages access rights, reservations, inventory levels and documentation.

The COSYS Smart Locker Solution integrates with existing ERP and IT systems to create a centralized overview of all hardware movements. Administrators can immediately view available compartments, current assignments and inventory status through a web-based interface.

Its modular design allows organizations to customize locker sizes, charging functions and optional weighing technology according to their operational requirements. This creates a scalable solution that supports standardized workflows while providing complete transparency across the entire distribution process.

Conclusion

As digital workplaces continue to evolve, managing IT hardware becomes increasingly challenging. Manual documentation and isolated processes can no longer provide the transparency and efficiency modern organizations require.

Digital workflows combining Hardware Asset Management, centralized software and smart lockers enable companies to automate hardware distribution while maintaining full visibility throughout the asset lifecycle. The result is lower administrative effort, improved equipment utilization, greater security and a better experience for both IT departments and employees.

Tip:

The COSYS Smart Locker Solution combines intelligent locker hardware with powerful software to digitize IT hardware distribution. Companies benefit from automated documentation, real-time transparency and seamless integration into existing IT infrastructures.

For more information or personal discussion, you can simply reach out to us by phone +49 (0)5062 900 0, by mail anfrage@cosys.de, through our contact form or simply through live-chat on our website.

Genau solche Situationen gehören in vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen zum Alltag. Das Materiallager wird oft über Jahre hinweg erweitert, neue Artikel kommen hinzu und zusätzliche Lagerfläche wird geschaffen. Die Arbeitsweise bleibt jedoch dieselbe: Papierlisten, Excel-Dateien und das Wissen langjähriger Mitarbeiter halten den Betrieb am Laufen. Solange alles reibungslos funktioniert, fällt das kaum auf. Erst wenn Aufträge zunehmen und Materialbewegungen häufiger werden, zeigen sich die Schwächen.

Zeitverluste entstehen selten durch große Probleme

Viele Unternehmen vermuten den größten Zeitverlust bei Inventuren oder Lieferverzögerungen. Tatsächlich summieren sich im Alltag jedoch zahlreiche kleine Unterbrechungen zu einem erheblichen Produktivitätsverlust.

Ein Mitarbeiter sucht nach einem Materialbehälter, ein anderer fragt nach dem Lagerplatz eines Artikels und gleichzeitig wird ein Wareneingang erst am Nachmittag dokumentiert, weil morgens keine Zeit dafür war. Zusätzlich werden Materialien "nur kurz" aus dem Lager genommen, ohne den Bestand zu aktualisieren.

Jeder einzelne Vorgang dauert nur wenige Minuten. Zusammengenommen entstehen jedoch täglich unnötige Laufwege, Rückfragen und Wartezeiten, die den gesamten Produktionsablauf ausbremsen.

Gerade in einem kleinen Lager fällt dies besonders ins Gewicht. Dort übernimmt häufig ein Mitarbeiter mehrere Aufgaben gleichzeitig. Jede zusätzliche Suche unterbricht unmittelbar die eigentliche Wertschöpfung.

Fehlende Transparenz führt zu falschen Entscheidungen

Wenn Bestände nicht aktuell sind, wird häufig vorsorglich nachbestellt. Das erhöht die Lagerkosten und bindet Kapital. Gleichzeitig fehlen andere Materialien, obwohl ausreichend Budget im Lager gebunden ist.

Auch die vorhandene Lagerfläche wird häufig nicht optimal genutzt. Schnell drehende Artikel liegen weit entfernt von der Produktion, während selten benötigte Materialien wertvolle Stellplätze blockieren. Ohne belastbare Daten lassen sich solche Optimierungspotenziale kaum erkennen.

Die Folge: Unternehmen investieren in zusätzliche Regale oder größere Lager, obwohl die eigentliche Ursache in fehlender Transparenz liegt.

Materiallager digitalisieren statt Prozesse komplizierter machen

Viele Verantwortliche verbinden Digitalisierung noch immer mit komplexen IT-Projekten. Gerade kleine Unternehmen benötigen jedoch keine umfangreichen ERP-Einführungen, sondern Lösungen, die den Arbeitsalltag unmittelbar vereinfachen.

Die COSYS Lagerverwaltungssoftware für kleine Unternehmen wurde genau für diese Anforderungen entwickelt. Sie digitalisiert sämtliche Lagerprozesse – vom Wareneingang über Einlagerung, Umlagerung und Materialentnahme bis hin zur Kommissionierung und Inventur. Alle Warenbewegungen werden direkt per Barcode auf Smartphones, Tablets oder professionellen MDE-Geräten erfasst. Dadurch entfällt die klassische Zettelwirtschaft vollständig.

Der entscheidende Vorteil: Jeder Mitarbeiter arbeitet jederzeit mit denselben aktuellen Bestandsdaten. Materialentnahmen werden sofort verbucht, Wareneingänge stehen unmittelbar zur Verfügung und Umlagerungen sind für alle nachvollziehbar. Suchzeiten werden reduziert, Doppelbestellungen vermieden und Produktionsunterbrechungen deutlich seltener.

Mehr als digitale Bestände

Eine moderne Lagerverwaltungssoftware für kleine Unternehmen sollte jedoch nicht nur Bestände verwalten. Ebenso wichtig ist die Möglichkeit, Lagerprozesse kontinuierlich weiterzuentwickeln.

Über den cloudbasierten COSYS WebDesk stehen sämtliche Lagerinformationen zentral bereit. Bestandsentwicklungen, Lagerbewegungen oder Mindestbestände lassen sich jederzeit auswerten. Dashboards zeigen beispielsweise häufig bewegte Artikel, Engpässe oder Optimierungspotenziale bei der Lagerplatznutzung auf. Dadurch können Betriebsleiter fundierte Entscheidungen treffen, statt sich auf Schätzungen verlassen zu müssen.

Gleichzeitig wächst das System flexibel mit dem Unternehmen. Neue Lagerplätze, zusätzliche Mitarbeiter oder weitere Lagerstandorte lassen sich unkompliziert integrieren. Ergänzt wird die Lösung durch modulare Softwarebausteine, passende MDE-Hardware, COSYS MDM zur zentralen Verwaltung mobiler Endgeräte sowie Business Intelligence und Prozessdatenanalyse. Unternehmen erhalten damit nicht nur eine Software, sondern ein durchgängiges Gesamtsystem für effiziente Lagerprozesse.

Digitalisierung schafft Freiräume statt Mehraufwand

Viele Produktionsleiter wünschen sich keine neue Software – sie wünschen sich mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben. Genau das ist das Ziel einer modernen Lagerverwaltung. Wenn Bestände stimmen, Materialien schnell gefunden werden und alle Warenbewegungen transparent dokumentiert sind, entfallen unzählige kleine Unterbrechungen im Arbeitsalltag.

Ein digital organisiertes Materiallager sorgt deshalb nicht nur für mehr Ordnung. Es schafft die Grundlage dafür, dass Mitarbeiter produktiv arbeiten können, Produktionsabläufe stabil bleiben und Unternehmen auch mit begrenzten personellen Ressourcen weiter wachsen können.

Praxistipp

Digitalisierung muss nicht mit einem kompletten Neustart beginnen. Wählen Sie zunächst einen einzelnen Prozess aus – beispielsweise den Wareneingang oder die Materialentnahme – und testen Sie diesen digital. So erkennen Sie schnell, wie viel Zeit sich bereits durch eine strukturierte Datenerfassung einsparen lässt. Mit der kostenlosen COSYS Demo-Lager-App können Sie Wareneingang, Einlagerung, Kommissionierung und Inventur direkt auf Ihrem Smartphone oder Tablet ausprobieren. Die Demo ist kostenlos im Google Play Store und Apple App Store erhältlich und vermittelt einen praxisnahen Eindruck moderner Lagerverwaltung.

Mit dem Zebra ZQ510 steht Unternehmen ein robuster mobiler POS Drucker zur Verfügung, der Etiketten direkt dort erstellt, wo sie benötigt werden – auf der Verkaufsfläche. Mitarbeitende drucken Preisetiketten, Aktionskennzeichnungen oder Regalbeschriftungen unmittelbar nach einer Preisänderung aus und vermeiden dadurch unnötige Wege zum stationären Drucker. Gerade in Filialen mit häufig wechselnden Sortimenten oder Aktionsflächen steigert das die Effizienz im Arbeitsalltag.

Preisänderungen direkt am Regal umsetzen

Preisänderungen gehören insbesondere im Lebensmitteleinzelhandel, Baumarkt oder Fachhandel zum Alltag. Müssen Mitarbeitende zunächst Listen ausdrucken, anschließend Etiketten im Backoffice erstellen und danach erneut in den Verkaufsraum wechseln, geht wertvolle Arbeitszeit verloren.

Mit dem Zebra ZQ510 erfolgt der Etikettendruck direkt auf der Fläche. Über ein mobiles MDE-Gerät oder Smartphone wird der neue Preis aufgerufen und unmittelbar an den Drucker übertragen. Innerhalb weniger Sekunden steht das passende Etikett bereit und kann sofort angebracht werden. Dadurch sinkt der Zeitaufwand deutlich und Preisänderungen werden wesentlich schneller umgesetzt.

Ein Barcode Etikettendrucker für den gesamten Filialbetrieb

Der Zebra ZQ510 eignet sich nicht nur für Preisetiketten. Als robuster Barcode Etikettendrucker unterstützt er zahlreiche Prozesse im Einzelhandel. Dazu gehören beispielsweise Regalplatzkennzeichnungen, Aktionsetiketten, Lagerplatzbeschriftungen oder interne Logistikprozesse.

Durch seine kompakte Bauweise kann der Drucker während der gesamten Schicht mitgeführt werden. Mitarbeitende bleiben flexibel und können Etiketten genau dort drucken, wo sie benötigt werden – unabhängig vom Standort eines stationären Druckers.

Schnellere Abläufe bei Umbauten und Aktionen

Neue Sortimente oder saisonale Aktionen bringen häufig umfangreiche Umbauarbeiten mit sich. Dabei müssen hunderte Artikel neu ausgezeichnet oder zusätzliche Werbeflächen beschriftet werden.

Ein Etikettendrucker Zebra wie der ZQ510 beschleunigt diese Arbeiten erheblich. Änderungen lassen sich direkt während des Umbaus durchführen, ohne zwischen Verkaufsfläche und Büro pendeln zu müssen. Gleichzeitig sinkt das Risiko, versehentlich alte Preisetiketten hängen zu lassen.

Gerade bei kurzfristigen Preisaktionen profitieren Filialen davon, weil sämtliche Auszeichnungen innerhalb kurzer Zeit aktualisiert werden können.

Mobile Datenerfassung und Etikettendruck intelligent verbinden

Seinen größten Mehrwert entfaltet der Zebra ZQ510 in Verbindung mit der COSYS Retail Software. Preisänderungen, Artikelauskünfte, Bestandskorrekturen, Inventuren oder Regalpflege werden zentral gesteuert und direkt auf mobile Endgeräte übertragen. Müssen neue Etiketten erstellt werden, erfolgt der Druck unmittelbar über den mobilen POS Drucker.

Darüber hinaus unterstützt die COSYS Retail Software zahlreiche weitere Prozesse wie Wareneingang, Filialumlagerungen, Click & Collect, MHD-Kontrollen oder Task Management. Sämtliche Prozessdaten laufen im zentralen WebDesk zusammen und können über Business Intelligence sowie Prozessdatenanalysen ausgewertet werden. So erkennen Filialverantwortliche unter anderem Preisänderungen, Bestandsentwicklungen oder offene Aufgaben in Echtzeit.

Da COSYS neben der Software auch passende Hardware, professionelle MDE-Services und das COSYS Mobile Device Management (MDM) anbietet, entsteht eine durchgängige Lösung für mobile Filialprozesse.

Robust für den täglichen Einsatz

Im Einzelhandel werden mobile Geräte täglich transportiert, getragen und unterschiedlichsten Belastungen ausgesetzt. Der Zebra ZQ510 wurde genau für diesen Einsatz entwickelt. Seine robuste Bauweise schützt den Drucker vor Stößen und Stürzen, während der leistungsfähige Akku einen zuverlässigen Betrieb über die gesamte Schicht ermöglicht. Dadurch eignet sich der mobile Drucker auch für Filialen mit hoher Kundenfrequenz und intensiver Nutzung.

Praxistipp

Viele Händler betrachten mobilen Etikettendruck ausschließlich als Lösung für Preisänderungen. Das eigentliche Potenzial entsteht jedoch, wenn Etikettendruck, mobile Datenerfassung und Aufgabensteuerung miteinander verbunden werden. So lassen sich Preisänderungen, Regalpflege oder Aktionsumbauten vollständig digital organisieren. Die COSYS Etikettendrucker-Services unterstützen Sie bei der Auswahl geeigneter Hardware, der Einrichtung mobiler Drucklösungen und der Integration in bestehende Filialprozesse. Mit dem COSYS MDM verwalten Sie alle mobilen Geräte zentral, verteilen Updates automatisiert und behalten den Status Ihrer Geräte jederzeit im Blick. Für eine persönliche Beratung erreichen Sie COSYS unter vertrieb@cosys.de oder telefonisch unter +49 5062 900 0.

Ersatzteile, Werkzeuge, Prüfmittel, IT-Equipment, Musterkomponenten, Dokumente oder Expresslieferungen treffen täglich über verschiedene KEP-Dienstleister im Unternehmen ein. Gerade bei mehreren Hallen, Verwaltungsbereichen oder technischen Fachabteilungen wird daraus schnell ein komplexer Prozess. Und genau dort entstehen häufig unnötige Zeitverluste.

Die Produktion läuft – das Paket nicht

Ein Produktionsunternehmen im Raum Linz stand zuletzt vor genau dieser Herausforderung. Die Anlieferung funktionierte zuverlässig. Die eigentlichen Verzögerungen entstanden erst nach der Paketannahme.

Sendungen wurden am Empfang gesammelt, intern weitergegeben oder für spätere Zustellungen zwischengelagert. Gleichzeitig arbeiteten viele Empfänger nicht dauerhaft am Arbeitsplatz – Mitarbeitende wechselten zwischen Fertigung, Besprechungen, Instandhaltung oder anderen Bereichen.

Dadurch häuften sich Rückfragen:

• Ist das Paket angekommen?
• Wer hat es übernommen?
• Liegt es noch am Empfang?
• Wann wird zugestellt?

Besonders bei zeitkritischen Lieferungen entstanden unnötige Unterbrechungen im Arbeitsalltag.

Paketannahme wird Teil des Produktionsprozesses

Viele Produktionsunternehmen betrachten interne Paketverteilung noch als Nebenthema. In der Praxis beeinflusst sie jedoch täglich die Verfügbarkeit von Materialien, Informationen und Betriebsmitteln. Moderne Lösungen wie die COSYS Inhouse Logistik Software setzen deshalb direkt an der Paketannahme an. Bereits beim Wareneingang werden Sendungen per Smartphone oder MDE-Gerät digital erfasst. Über Barcode-Scan werden Paketdaten übernommen und unmittelbar einem Empfänger, Bereich oder Standort zugeordnet. Die Software dokumentiert anschließend jeden weiteren Prozessschritt automatisch. So entsteht eine durchgängige digitale Sendungsverfolgung innerhalb des Unternehmens – vom Eintreffen der Sendung bis zur finalen Übergabe. Gerade Produktionsbereiche profitieren davon, weil Suchzeiten reduziert und interne Abläufe planbarer werden.

Interne Postverteilung ohne Wartezeiten

Der größte Hebel entsteht jedoch häufig nicht bei der Erfassung, sondern bei der Zustellung. Persönliche Übergaben funktionieren in Produktionsumgebungen oft nur eingeschränkt. Schichtwechsel, Hallenbetrieb oder wechselnde Einsatzorte erschweren eine direkte Zustellung. Die COSYS Smart Locker erweitern die interne Paketverteilung deshalb um einen flexiblen Self-Service-Prozess. Nach der Paketannahme wird die Sendung direkt einem passenden Lockerfach zugeordnet. Der Empfänger erhält automatisch eine Benachrichtigung und kann das Paket unabhängig von Arbeitszeiten oder Erreichbarkeit selbst abholen. Der Prozess bleibt dabei vollständig digital dokumentiert.

Dadurch entstehen:

• weniger Laufwege
• weniger Rückfragen
• schnellere Übergaben
• höhere Transparenz

Der COSYS WebDesk macht interne Paketprozesse messbar

Alle Paket- und Prozessdaten laufen zentral im COSYS WebDesk zusammen. Dort lassen sich Sendungsverläufe, Zustellzeiten, Fotos, Zustellnachweise und Übergaben in Echtzeit auswerten. Zusätzlich liefert die integrierte Process Data Analysis konkrete Einblicke in Paketvolumen, Stoßzeiten oder besonders belastete Bereiche. Dadurch wird die interne Paketverteilung erstmals steuerbar – und entwickelt sich vom organisatorischen Nebenschauplatz zu einem relevanten Effizienzfaktor. Auch innerbetriebliche Transporte lassen sich bei Bedarf ergänzend in denselben Prozess integrieren.

Fazit

Produktionsunternehmen investieren heute viel in Fertigungsoptimierung – interne Paketprozesse bleiben dabei jedoch häufig unberücksichtigt. Die COSYS Inhouse Logistik Software verbindet digitale Paketannahme, interne Postverteilung, Smart Locker und Prozessdatenanalyse zu einer durchgängigen Lösung für moderne Produktionsstandorte. Wer Pakete schneller zum Empfänger bringen, Empfangsbereiche entlasten und interne Transparenz schaffen möchte, kann die kostenlosen COSYS Demo-Apps für Android und iOS direkt selbst testen.

Solche Verzögerungen wirken sich häufig auf den weiteren Tagesablauf aus. Wertvolle Arbeitszeit geht verloren, bevor die Inventur vollständig angelaufen ist.

Der Engpass ist dabei nicht immer eine Frage fehlender Geräte oder Mitarbeitender. Häufig wurden Ausgabe, Zuständigkeiten und Zählbereiche nicht ausreichend vorbereitet. Wer diese Punkte vor dem Stichtag organisiert, bringt die Teams schneller und strukturierter in die Fläche.

Wo zu Inventurbeginn Verzögerungen entstehen

In der Startphase treten häufig ähnliche organisatorische Probleme auf:

• Zentrale Ausgabe für alle: Holen sämtliche Mitarbeitenden gleichzeitig an einem einzigen Punkt ein Gerät ab, entstehen Warteschlangen.
• Späte Zählbereichszuweisung: Müssen Flächen und Zuständigkeiten erst am Inventurmorgen verteilt werden, verzögert sich der Start.
• Technische Einrichtung vor Ort: Müssen Geräte noch konfiguriert, angemeldet oder mit Daten versorgt werden, bindet dies Zeit und Supportkapazitäten.
• Unklare Ansprechpartner: Fehlt eine festgelegte Inventurleitung, sammeln sich Rückfragen bei einzelnen Personen.
• Ungleich zugeschnittene Bereiche: Stark unterschiedliche Zonen führen dazu, dass einige Teams früh fertig sind, während andere deutlich länger benötigen.
• Fehlende Ersatzgeräte: Fällt ein Gerät aus und steht keine Reserve bereit, entsteht zusätzlicher Leerlauf.

Viele dieser Verzögerungen lassen sich bereits vor dem Inventurtag reduzieren.

Wie sich die Startphase strukturieren lässt

Bereits vor dem Zähltag sollte feststehen, welches Team welchen Bereich übernimmt. Eine zentrale Übersicht mit Mitarbeitenden, Gerätenummern, Startpunkten und Zählzonen reduziert Rückfragen zu Inventurbeginn.

Auch die Geräteausgabe lässt sich vorbereiten. Werden die Geräte vorab nach Filiale, Team oder Zählbereich sortiert und gekennzeichnet, beschränkt sich die Ausgabe weitgehend auf die Übergabe und eine kurze Funktionsprüfung.

Bei größeren Standorten können mehrere Ausgabepunkte sinnvoll sein. Die Geräte werden dabei möglichst nah an den jeweiligen Zählbereichen ausgegeben. Dadurch lassen sich Warteschlangen und unnötige Laufwege reduzieren.

Abhängig vom Inventurmodell können zudem gestaffelte Startzeiten sinnvoll sein. Diese Variante eignet sich jedoch nur, wenn Warenbewegungen und Flächensperrungen einen zeitversetzten Beginn zulassen.

Zusätzlich sollten klare Ansprechpartner für organisatorische und technische Fragen sowie eine angemessene Anzahl vorbereiteter Ersatzgeräte eingeplant werden.

Wie der COSYS Inventurservice die Vorbereitung unterstützt

Der COSYS Inventurservice kombiniert MDE-Leihgeräte, Inventursoftware und Support für Unternehmen, die ihre Stichtagsinventur mit eigenem Personal durchführen.

Die Leihgeräte werden für den vorgesehenen Einsatz vorbereitet und mit Inventur-App, Benutzerzugängen und den benötigten Artikeldaten bereitgestellt. Abhängig vom Projekt können auch Geräte- und Verbindungseinstellungen vorab abgestimmt werden.

Dadurch reduziert sich der technische Vorbereitungsaufwand am Inventurtag. Die Geräte lassen sich nach Filiale, Team oder Zählbereich gruppieren und entsprechend ausgeben. Fällt ein Gerät aus, kann ein vorbereitetes Ersatzgerät schneller übernommen werden, sofern die jeweilige Benutzer- und Datenstruktur dies unterstützt.

Warum ein strukturierter Start den weiteren Ablauf verbessert

Beginnt die Erfassung ohne längere Verzögerungen, kann das Team die konzentrierte Startphase für das Hauptvolumen nutzen. Gleichzeitig bleibt später mehr Zeit für offene Bereiche, Kontrollzählungen und Rückfragen.

Über den COSYS WebDesk kann die Inventurleitung die übertragenen Zählstände zentral verfolgen. Dadurch wird erkennbar, welche Bereiche planmäßig vorankommen und wo zusätzlicher Unterstützungs- oder Kontrollbedarf besteht.

Erfassungszeiten und Fortschrittsstände liefern außerdem Hinweise für zukünftige Inventuren. Zählbereiche können neu zugeschnitten, Teams anders verteilt und Gerätebedarfe präziser geplant werden.

Fazit

Ein strukturierter Inventurstart hängt nicht allein von der Geschwindigkeit der Geräteausgabe ab. Entscheidend sind vorab definierte Zählbereiche, vorbereitete Geräte, klare Ansprechpartner und ein zur Filiale passendes Startkonzept.

Der COSYS Inventurservice unterstützt diese Planung mit vorbereiteten MDE-Leihgeräten, Inventursoftware, COSYS WebDesk und Support. So lassen sich Wartezeiten reduzieren und Mitarbeitende schneller in den Zählprozess einbinden.

Sie planen den Inventurstart für Ihre Filialen?
Fordern Sie eine unverbindliche Beratung zum COSYS Inventurservice an. Alternativ können Sie die COSYS Inventur Demo-App für Android und iOS testen.

Mit dem Zebra TC201 bringt Zebra Technologies eine neue Generation mobiler Computer auf den Markt, die genau auf diese Anforderungen zugeschnitten ist. Im Vergleich zum TC22 und TC27 wurde das Gerät in zahlreichen Bereichen weiterentwickelt und bietet Servicetechnikern im täglichen Außeneinsatz spürbare Vorteile.

Ein Gerät für den gesamten Serviceeinsatz

Ein typischer Arbeitstag beginnt häufig bereits im Fahrzeug. Der Techniker ruft den nächsten Auftrag auf, navigiert zum Einsatzort und verschafft sich einen Überblick über die benötigten Materialien. Vor Ort werden Anlagen geprüft, Ersatzteile verbaut, Barcodes gescannt, Fotos aufgenommen und Wartungsberichte erstellt.

Der Zebra TC201 vereint all diese Aufgaben in einem einzigen Gerät. Dank seines schlanken Smartphone-Formats lässt er sich bequem während des gesamten Arbeitstags mitführen. Gleichzeitig sorgt der leistungsstarke Qualcomm Dragonwing Q-6690 Prozessor dafür, dass mehrere Anwendungen parallel flüssig laufen. Digitale Serviceberichte, ERP-Anbindungen oder technische Dokumentationen reagieren deutlich schneller als bei der bisherigen TC2x-Serie, deren Leistungsniveau der TC201 um mehr als 150 Prozent übertrifft.

Entwickelt für raue Einsatzbedingungen

Der Außendienst findet nicht unter Laborbedingungen statt. Staubige Produktionshallen, Regen, unbeheizte Technikräume oder Arbeiten im Freien gehören vielerorts zum Alltag.

Deshalb wurde der Zebra TC201 robuster konstruiert als seine Vorgänger. Das Gerät erfüllt die Schutzklassen IP65 und IP68, übersteht höhere Fallhöhen und rund 50 Prozent mehr Stürze als die bisherige TC2x-Serie. Zusätzlich schützt Corning Gorilla Glass sowohl das Display als auch das Scannerfenster. Neu ist außerdem die Einsatzfähigkeit bis -20 °C, wodurch sich das Gerät auch für Energieversorger, Telekommunikationsunternehmen oder Serviceteams im Wintereinsatz eignet.

Immer verbunden – auch außerhalb des Firmennetzwerks

Servicetechniker sind selten dauerhaft mit dem Unternehmens-WLAN verbunden. Umso wichtiger ist eine stabile Kommunikation unterwegs.

Hier bietet der Zebra TC201 gleich mehrere Neuerungen. Neben Wi-Fi 7 unterstützt das Gerät bereits 5G Release 17 sowie Bluetooth 6. Dadurch lassen sich Serviceaufträge, Fotos oder Wartungsprotokolle nahezu in Echtzeit übertragen. Gleichzeitig profitieren Unternehmen von einer langfristig zukunftssicheren Hardwareplattform, die auch kommende Netzwerktechnologien unterstützt. Für Unternehmen mit großen Betriebsgeländen kann der TC201 zudem in privaten 5G-Netzen eingesetzt werden.

Datenerfassung passend zum jeweiligen Einsatz

Nicht jeder Serviceeinsatz stellt dieselben Anforderungen. Während manche Techniker lediglich Typenschilder oder Seriennummern erfassen, müssen andere Komponenten in hohen Maschinen oder Lagerbereichen identifizieren.

Deshalb bietet Zebra unterschiedliche Scanvarianten für den TC201 an. Der neue Advanced-Range-Scanner liest Barcodes aus Entfernungen von bis zu 30 Metern und ermöglicht dadurch das Erfassen schwer zugänglicher Kennzeichnungen ohne zusätzliche Hilfsmittel. Alternativ stehen Standardscanner oder kamerabasierte Varianten für weniger scanintensive Anwendungen zur Verfügung. Ergänzt wird das Gerät durch eine hochauflösende 16-Megapixel-Kamera, mit der Schäden oder Wartungszustände direkt dokumentiert werden können.

Mobile Serviceprozesse intelligent digitalisieren

Ein leistungsfähiges MDE-Gerät entfaltet seinen Nutzen erst dann vollständig, wenn alle Informationen ohne Medienbruch verarbeitet werden können. Mit einer mobilen Service Management Software lassen sich Aufträge, Ersatzteile, Checklisten, Wartungsprotokolle und Fotodokumentationen direkt auf dem Zebra TC201 bearbeiten.

COSYS unterstützt Unternehmen dabei mit modularen Softwarelösungen für den technischen Außendienst. Serviceeinsätze werden digital dokumentiert, Materialbewegungen erfasst und Rückmeldungen unmittelbar an das ERP-System übergeben. Ergänzt wird die Lösung durch passende Hardware, COSYS MDE-Services, das COSYS MDM zur zentralen Geräteverwaltung sowie Business Intelligence und Prozessdatenanalysen, mit denen sich Serviceprozesse kontinuierlich optimieren lassen.

Fazit

Der Zebra TC201 wurde konsequent auf mobile Arbeitsplätze ausgelegt, bei denen Zuverlässigkeit und Flexibilität entscheidend sind. Gegenüber dem TC22 und TC27 bietet er deutlich mehr Leistung, höhere Robustheit, modernste Funktechnologien und flexible Scanoptionen. Für Servicetechniker entsteht dadurch ein Arbeitsgerät, das den gesamten Einsatz begleitet – von der Einsatzplanung über die Datenerfassung bis zur digitalen Abschlussdokumentation.

Praxistipp

Ein neues MDE-Gerät bringt nur dann einen nachhaltigen Nutzen, wenn die Einführung sauber geplant wird. Definieren Sie deshalb bereits vor dem Rollout, welche Apps benötigt werden, welche Benutzergruppen unterschiedliche Berechtigungen erhalten und wie Ersatzgeräte im Störungsfall bereitgestellt werden. Die COSYS MDE-Services unterstützen Sie bei Konfiguration, Rollout und laufendem Support. Mit dem COSYS MDM lassen sich Anwendungen zentral verteilen, Sicherheitsrichtlinien umsetzen und Geräte auch aus der Ferne verwalten. Für weitere Informationen erreichen Sie COSYS unter vertrieb@cosys.de oder telefonisch unter +49 5062 900 0.

Das Zebra TC22 wurde speziell für Unternehmen entwickelt, die die Bedienfreundlichkeit eines Smartphones mit den Anforderungen eines professionellen Unternehmensgeräts verbinden möchten. Mit integriertem Barcodescanner, robuster Bauweise und einem großen Display eignet es sich ideal für den täglichen Einsatz auf der Verkaufsfläche, im Filiallager oder beim Wareneingang.

Produktdaten jederzeit mobil verfügbar

Eine häufige Herausforderung im Filialalltag besteht darin, dass Mitarbeitende Informationen zu Artikeln erst am Kassenplatz oder am stationären PC nachschlagen müssen. Das kostet Zeit und verzögert die Kundenberatung. Mit dem Zebra TC22 lassen sich Produktdaten direkt am Regal abrufen. Nach dem Scan eines Barcodes stehen Informationen wie Preis, Bestand, Lagerort oder Varianten sofort zur Verfügung. Auch Rückfragen zur Verfügbarkeit in anderen Filialen oder im Zentrallager können unmittelbar beantwortet werden. Das verbessert nicht nur den Kundenservice, sondern reduziert auch unnötige Laufwege und Rückfragen innerhalb der Filiale.

Sortimentssteuerung und Warenmanagement digital unterstützen

Ein erfolgreiches Sortiment lebt von aktuellen Beständen und einer schnellen Reaktion auf Veränderungen. Fehlen Produkte im Regal, obwohl sie im Lager verfügbar sind, entstehen Umsatzverluste. Gleichzeitig verursachen Überbestände unnötige Kapitalbindung. Mit dem Zebra TC22 erfassen Mitarbeitende Warenbewegungen direkt während ihrer täglichen Arbeit. Wareneingänge, Umlagerungen, Retouren oder Bestandsänderungen werden unmittelbar verbucht. Dadurch stehen aktuelle Daten für die Sortimentssteuerung und das Warenmanagement zur Verfügung. Filialverantwortliche erkennen frühzeitig, welche Artikel nachbestellt werden müssen, welche Produkte sich besonders gut verkaufen und wo Handlungsbedarf besteht. Die Entscheidungen basieren auf aktuellen Daten statt auf Schätzungen oder zeitverzögerten Auswertungen.

Filialbelieferung transparenter gestalten

Auch die Filialbelieferung profitiert von einer mobilen Datenerfassung. Lieferungen aus dem Zentrallager oder zwischen Filialen werden bereits beim Wareneingang per Barcode erfasst und digital quittiert.

Dadurch entstehen mehrere Vorteile:

• Warenbewegungen bleiben lückenlos nachvollziehbar.
• Fehlmengen oder Falschlieferungen fallen sofort auf.
• Bestände werden automatisch aktualisiert.

Insbesondere bei mehreren Filialen sorgt diese Transparenz für einen deutlich effizienteren Warenfluss und reduziert aufwendige Nachforschungen.

Digitale Instore App für tägliche Aufgaben

Neben klassischen Lagerprozessen unterstützt das Zebra TC22 auch zahlreiche Abläufe direkt auf der Verkaufsfläche. Über eine Instore App können Mitarbeitende Aufgaben digital erhalten und dokumentieren.

Dazu gehören beispielsweise:

• Preisänderungen
• MHD-Kontrollen
• Regalpflege
• Nachbestückungen
• Click-&-Collect-Aufträge
• Fotodokumentationen

Alle Aufgaben werden zentral verteilt und können direkt auf dem mobilen Gerät abgearbeitet werden. Verantwortliche behalten jederzeit den Überblick über den Bearbeitungsstand und erkennen Engpässe frühzeitig.

POS-Daten und Jahresinventur effizient nutzen

Auch POS-Daten gewinnen im modernen Einzelhandel zunehmend an Bedeutung. Verkaufszahlen lassen sich mit aktuellen Beständen kombinieren, wodurch Nachbestellungen oder Umlagerungen gezielt gesteuert werden können.

Ein weiterer Vorteil zeigt sich bei der Jahresinventur. Statt Papierlisten oder mehrfacher Nacherfassungen werden sämtliche Bestände direkt per Scan aufgenommen. Das reduziert Eingabefehler erheblich und beschleunigt den gesamten Inventurprozess. Gleichzeitig stehen die Ergebnisse unmittelbar digital zur Verfügung und können ohne zusätzlichen Erfassungsaufwand weiterverarbeitet werden.

Hardware und Software sinnvoll kombinieren

Erst das Zusammenspiel aus passender Hardware und intelligenter Software entfaltet den größten Nutzen. Das Zebra TC22 bildet gemeinsam mit der COSYS Retail Software eine zentrale Plattform für Lager, Verkaufsfläche und Filiallogistik.

Von der Artikelauskunft über Wareneingänge und Umlagerungen bis hin zu Task Management, Inventur und Echtzeit-Beständen werden sämtliche Prozesse in einer Lösung zusammengeführt. Ergänzt wird das System durch Business Intelligence und Prozessdatenanalysen, mit denen Unternehmen Optimierungspotenziale erkennen und fundierte Entscheidungen treffen können.

Praxistipp

Wer neue MDE-Geräte einführt, sollte nicht nur die Hardware betrachten. Entscheidend ist, wie gut sich das Gerät in bestehende Abläufe integrieren lässt und wie einfach Verwaltung, Updates und Support organisiert werden können. Mit den COSYS MDE-Services erhalten Unternehmen Unterstützung von der Geräteauswahl über die Einrichtung bis zum laufenden Betrieb. In Kombination mit dem COSYS MDM lassen sich alle Geräte zentral verwalten, aktualisieren und absichern. Lassen Sie sich unverbindlich beraten – per E-Mail an vertrieb@cosys.de oder telefonisch unter +49 5062 900 0.

Gute Hardware allein löst keine Prozessprobleme

Viele Projekte beginnen mit einer Geräteentscheidung. Neue MDE-Geräte oder Tablets sollen bestehende Prozesse modernisieren und den Arbeitsalltag vereinfachen. Doch häufig wird dabei unterschätzt, was nach der Beschaffung passiert. Geräte müssen eingerichtet, Anwendungen verteilt, Sicherheitsrichtlinien umgesetzt und neue Mitarbeitende eingebunden werden. Gleichzeitig erwarten Fachbereiche stabile Verfügbarkeit und möglichst wenig Unterbrechungen. Fehlt diese Abstimmung, entstehen schnell neue Probleme – obwohl die Hardware technisch einwandfrei funktioniert.

Software entfaltet ihren Nutzen nur auf einer stabilen Gerätebasis

Auch die beste Software kann ihre Wirkung nur dann entfalten, wenn Geräte zuverlässig funktionieren. Unterschiedliche Softwarestände, fehlende Updates oder individuelle Konfigurationen führen häufig dazu, dass Prozesse uneinheitlich ablaufen. Besonders kritisch wird das in Bereichen mit vielen mobilen Geräten – etwa im Lager, in Produktion, im Einzelhandel oder im Außendienst. Deshalb sollte Software nicht isoliert betrachtet werden. Ein erfolgreicher Betrieb beginnt mit standardisierten Rollout-Prozessen, klaren Gerätekonfigurationen und einer zentralen Steuerung aller eingesetzten Endgeräte.

COSYS MDM verbindet Geräte und Prozesse

Mit dem COSYS Mobile Device Management werden MDE-Geräte, Tablets und Smartphones zentral verwaltet und in eine einheitliche Betriebsumgebung eingebunden. Neue Geräte lassen sich automatisiert bereitstellen, Anwendungen zentral verteilen und Konfigurationen standortübergreifend ausrollen. Gleichzeitig behalten Unternehmen jederzeit den Überblick über Gerätezustände, Softwarestände und Auslastungen. Remote Support, zentrale Richtlinien und Zustandsüberwachung sorgen zusätzlich dafür, dass Probleme frühzeitig erkannt und behoben werden. Dadurch wird aus einzelnen Geräten eine steuerbare Geräteflotte.

Service entscheidet über den langfristigen Erfolg

Ein Bereich wird in vielen Projekten noch immer unterschätzt: der laufende Betrieb. Geräte verschleißen, Anforderungen verändern sich und Hardware muss ausgetauscht oder erweitert werden. Gerade Unternehmen mit größeren Geräteflotten unterschätzen häufig den Aufwand für Support, Austauschprozesse und Lifecycle Management. Genau hier ergänzen die COSYS MDE-Services die technische Lösung. Von Gerätekonfiguration und Rollout bis hin zu Reparatur- und Austauschprozessen entsteht ein ganzheitlicher Ansatz für den langfristigen Gerätebetrieb. Dadurch werden Fachbereiche entlastet und die IT kann sich stärker auf strategische Aufgaben konzentrieren.

Standardisierung schafft Skalierbarkeit

Besonders Unternehmen mit mehreren Standorten oder wachsenden Geräteflotten profitieren von einem integrierten Ansatz. Wenn Hardware, Software und Service zusammen gedacht werden, entstehen:

• geringere Ausfallzeiten,
• schnellere Rollouts,
• weniger Supportaufwand
• und deutlich stabilere Prozesse.

Die eigentliche Digitalisierung beginnt dadurch nicht mit einzelnen Geräten, sondern mit einem funktionierenden Gesamtsystem.

Fazit: Digitale Prozesse brauchen mehr als gute Hardware

Mobile Prozesse entstehen nicht durch Hardware allein und auch nicht ausschließlich durch Software. Erst wenn Geräte, Anwendungen und Services sauber aufeinander abgestimmt werden, entstehen stabile und wirtschaftliche Abläufe. Mit COSYS MDM und den ergänzenden MDE-Services erhalten Unternehmen einen ganzheitlichen Ansatz für die zentrale Geräteverwaltung – von der ersten Inbetriebnahme bis zum langfristigen Betrieb. 

Tipp: Lassen Sie sich von uns zeigen, wie Hardware, Software und Service zu einer stabilen mobilen Infrastruktur zusammengeführt werden können.

Postal distribution is an integral part of everyday work for a lot of companies. Even with the usage of digital communication, letters, documents, packages and intern shipments are still being delivered and handed out to employees on a daily basis. Especially within bigger organizations with different locations or departments there still is a massive postage and package build up which has to be taken care of in a reliable and timely manner.

However, in practice the postal distribution often is characterized by manual processes. Deliveries are sorted by hand and recorded on lists which is why there is lacking transparency and comprehensibility. The consequences are delays, inquiries and an increasing organizational effort. Addicionally, flexible work models like home office or changing work times complicate the personal delivery. That’s why companies are challenged to improve their postal distribution and design it to be more efficient and transparent.

Digital optimization of postal distribution with COSYS

The COSYS software serves as the central solution for managing and documenting postal distribution. Every data of incoming delivery can be recorded via a mobile device, right in the mailroom. The Software is made out of two components: a webbrowser, the “WebDesk”, as well as a mobile App, which can run on mobile computers, smartphones or tablets. While the App is constructed for operative employees, the WebDesk is used as a central administration interface. Within that system it is possible to assign the deliveries to the right recipients, departments or cost centers. After every step the deliveries are being scanned with the App. This makes it possible to consistently document every step of the shipment process.

Efficient delivery process in everyday work

The usage of mobile devices for postal distribution supports employees on a daily basis. To guarantee a transparent hand over every parcel is signed by the recipient when delivered. With the COSYS Software it is possible to manage the postal distribution freely and independently of time. The clear process flow significantly reduces errors and follow-up inquiries.

Flexible delivery through Smart Locker within the process

There are many ways to integrate Smart Locker into postal distribution. They serve as a save filing option. In case of absence of the recipient or changing work time it is possible to use the lockers. Especially in times of home office and flexible work time it is practical that a physical delivery of both parties is not required. As soon as the mail is stored and ready for pick up the recipient will be informed automatically. The information contains a pick-up-code, which will be scanned from the Smart Locker, to ensure the delivery. The biggest advantage of Smart Locker is the workload relieve of postal distribution and the ability for employees to dedicate themselves to other tasks.

Transparency and optimization through BI evaluation

Business Intelligence (BC) enables the recording and evaluation of every postal movement. BI- Key Performance Indicators (KPIs) serve to analyze the duration, amount and capacity utilization. BI helps to identify bottlenecks in the process. With that information staff deployment can be optimized. This way, the postal distribution can improve continuously based on reliable data.

Added value for companies and employees

Digital solutions increase efficiency and service quality within internal postal distribution. Time is saved through structured and digital supported processes. The COSYS solution has a high scalability and is therefore suitable for a quantity of companies of all sizes. This way, companies take profit of a future-proof postal distribution through digital processes and transparent evaluations.

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