Rechtssicher, compliant und effizient – SAP® ILM als Schlüssel zur nachhaltigen Datenverwaltung

Aus (Daten)Macht erwächst Verantwortung

Die Gründe für eine Auseinandersetzung mit dem Thema ILM sind vielfältig und betreffen Unternehmen aller Branchen und Größen. SAP ILM basiert auf vier zentralen Bausteinen: Datenarchivierung (Data Archiving), Löschung (Retention Management), langfristige Verwaltung archivierter Daten (Retention Warehouse) sowie der Stilllegung veralteter Systeme (Legacy System Decommissioning). Alle Prozesse stehen dabei vor der Herausforderung, die Datenverarbeitung effizient, wirtschaftlich und vor allen Dingen regelkonform gestalten zu müssen.

Datenverwaltung mit SAP ILM: So nützlich wie möglich, so sicher wie nötig

Seit dem Inkrafttreten der DSGVO im Jahr 2018 müssen personenbezogene Daten transparent und fristgerecht gelöscht werden. Mit dem DSGVO Art. 17, dem „Recht auf Vergessenwerden“, stehen Unternehmen unter kontinuierlichem Druck, einerseits benötigte und für die strategische Unternehmensführung sinnvolle Daten nutzen zu wollen, andererseits aber gezwungen zu werden, die eigene Freiheit im Umgang mit Daten entsprechend geltendem Recht einzuschränken. Werden die Vorschriften nicht eingehalten, drohen Bußgelder.

SAP ILM ermöglicht die regelbasierte Anonymisierung oder Löschung dieser Daten. Damit entlastet SAP ILM Unternehmen durch Automatisierung, schützt vor unbeabsichtigten Verstößen und gewährleistet gleichzeitig eine optimale, effiziente und wirtschaftlich sinnvolle Nutzung von Daten. Dabei berücksichtigt SAP ILM Aspekte der GoBD-Prüfsicherheit durch eine lückenlose und nachvollziehbare Archivierung geschäftsrelevanter SAP-Daten. SAP ILM stellt sicher, dass archivierte Daten revisionssicher und maschinell auswertbar bleiben. Dabei werden auch Regeln zu Aufbewahrungspflichten für international aktive Unternehmen wie die SEC Rule 17a-4 berücksichtigt. Alle Fristen, Abhängigkeiten und Belege beinhaltet SAP ILM dabei „out of the box“. Hierdurch lassen sich schwerwiegende Fehler vermeiden, wie sie bei selbstentwickelten Systemen häufig zu beobachten sind.

Heute ist morgen schon gestern – zukunftssichere Migration vorbereiten

Im Zuge der bevorstehenden Umstellung auf SAP S/4HANA und der Nutzung von RISE with SAP stehen viele Unternehmen vor der Herausforderung, ihre Datenbestände zu konsolidieren. Die Wartung älterer SAP-Systeme wie ECC, CRM oder SRM endet zum 31. Dezember 2027. SAP ILM hilft dabei, Altlasten zu identifizieren und gezielt zu bereinigen – ein entscheidender Schritt, um Migrationsaufwände und Speicherbedarf der SAP-Datenbank zu reduzieren. „Ein mittelständischer Maschinenbauer konnte durch unsere SAP ILM-Strategie seinen Cloud-Storage-Bedarf um 30 % senken und die Laufzeit seiner RISE-Migration um mehrere Wochen zu verkürzen.“, so Oliver Greiner, CEO der entplexit GmbH.

Implementierungsstrategien für SAP ILM: Erfolg durch Systematik mit entplexit

Die Einführung von SAP ILM folgt idealerweise einem klar definierten Projektvorgehen, das sowohl technische als auch organisatorische Aspekte berücksichtigt. Entplexit setzt dabei auf ein bewährtes mehrstufiges Modell, das individuell auf die Anforderungen des jeweiligen Unternehmens abgestimmt wird. Auf Basis einer initialen Analyse werden alle relevanten Datenobjekte und regulatorischen Anforderungen identifiziert. Auf dieser Basis wird ein ILM-Konzept unter Einbeziehung von Datenschutzbeauftragten, IT, Fachabteilungen und Compliance-Verantwortlichen erstellt.

Mit der technischen Vorbereitung in Gestalt der Aktivierung des ILM Frameworks in SAP, der Definition von Aufbewahrungsrichtlinien sowie der Festlegung von Speicherzielen wird die technische Infrastruktur geschaffen, um dem System die langfristig eigenständige Arbeit zu ermöglichen. Hierbei werden auch grundlegende Entscheidungen getroffen, wie zum Beispiel die Entscheidung, welche Daten in On-Premise-Speichern und welche in der Cloud aufbewahrt werden sollen. Besonderen Wert legt entplexit dabei auf die Integration in bestehende Compliance- und Governance-Strukturen.

Neben der Sicherstellung des reibungslosen Betriebs und der Validierung der Datenströme dienen Pilotphasen, begleitet von Schulungen der Key-User, auch dazu, das Commitment mit dem neuen System sicherzustellen. Entplexit unterstützt hier sowohl bei der Einrichtung als auch bei der Integration in bestehende Prozesse und Systeme. Die Rückmeldungen aus der Pilotierung fließen in die Feinjustierung des Systems ein.

Der produktive Rollout erfolgt in der Regel phasenweise. Entplexit begleitet diesen Prozess engmaschig, um einen reibungslosen Übergang in den Regelbetrieb sicherzustellen. Auch nach dem Go-Live steht entplexit für Support, Monitoring und Anpassungen zur Verfügung – insbesondere bei sich ändernden gesetzlichen Rahmenbedingungen.

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