„Das Fax hat ausgedient“ – Wie LUX die Kommunikation zwischen Kliniken und Zuweisern digitalisiert

OP-Anmeldungen, Tumorboard-Zuweisungen oder Rückfragen erfolgen häufig noch per Papier, was
nicht nur ineffizient, sondern auch fehleranfällig ist.

Die LUX Solutions GmbH mit ihrem Produkt „Digitale Praxis“ will das ändern – mit intelligenten,
digital eingebundenen Formularlösungen, die exakt auf diese Schnittstellenprozesse zugeschnitten
sind. Im Gespräch erläutert Michael Lux, Geschäftsführer von LUX – digitale Praxis, wie moderne
Kommunikation zwischen ambulantem und stationärem Sektor aussehen kann.

Herr Lux, viele Kliniken und Praxen faxen noch immer. Warum eigentlich?

Lux: Das Fax hat sich in vielen medizinischen Einrichtungen als „sichere“ Konstante gehalten – teils aus Gewohnheit, teils wegen fehlender Alternativen. Doch was heute als vertraut gilt, ist in Wahrheit ein veraltetes Verfahren, das Kommunikation verlangsamt und medizinische Entscheidungen erschwert. Unvollständige Formulare, unleserliche Kopien, keine Rückverfolgbarkeit – all das kostet Zeit, Nerven und Qualität. Und das ist in einer Umgebung, in der präzise Information zählt, einfach nicht mehr tragbar.

Was machen Ihre Formulare anders?

Lux: Unsere Lösungen sind auf klinische Realität ausgelegt. Es geht nicht um technische Spielereien, sondern um spürbare, pragmatische Entlastung. Die digitale OP-Anmeldung etwa erfasst alle notwendigen Angaben – administrative Daten, Diagnosen, geplante Maßnahmen, Vorbefunde – strukturiert und validiert. Damit landet nicht irgendein Fax im Sekretariat, sondern ein vollständiges, lesbares Dokument direkt an der richtigen Stelle. Und das Gleiche gilt für Tumorboard-Zuweisungen. Die Informationen sind sauber aufbereitet, nachvollziehbar dokumentiert und sofort verwertbar.

Was bedeutet das konkret für den klinischen Alltag?

Lux: Weniger Rückfragen. Schnellere Planung. Bessere Zuweisung. Die Klinik kann nach Eingang der Anmeldung direkt reagieren – etwa, indem sie einen verfügbaren Termin auswählt und diesen mit einem Klick bestätigt. Die Rückantwort – etwa für die vorstationäre Vorstellung und den OP-Termin – erfolgt ebenfalls per Klick. Daraus wird automatisch ein PDF generiert, das der Zuweisungspraxis über einen verschlüsselten Link abrufbar gemacht wird. Selbst der Kugelschreiber ist da nur noch analoge Nostalgie. Es ist ein geschlossener, revisionssicherer Ablauf, der alle Beteiligten entlastet – ohne Umwege über E-Mail oder Telefon.

Sie sprechen von „strukturierten“ Daten. Was genau ist darunter zu verstehen?

Lux: Struktur heißt in unserem Fall: Die Daten werden klar erfasst, geprüft und aufbereitet – nicht
handschriftlich, nicht gescannt, sondern digital erzeugt. Das Ergebnis ist ein standardisiertes PDF mit hoher Informationsdichte, das sich leicht weiterverarbeiten lässt. Und das ist wichtig: Ein Fax oder Scan ist oft schwer lesbar oder unvollständig. Unser PDF hingegen ist eindeutig, gut lesbar und auf Wunsch auch maschinenlesbar. Alternativ bieten wir auch Formate wie FHIR an. In der Praxis hat sich das PDF aber als bevorzugter Standard bewährt – robust, vertraut und technisch zuverlässig.

Wie aufwendig ist die Integration für die Klinik?

Lux: Das System ist bewusst niederschwellig konzipiert. Die Formulare lassen sich direkt auf der
Website der Klinik einbinden – ohne App, ohne Download, auf jedem Endgerät nutzbar. Alternativ
stellen wir QR-Codes zur Verfügung, etwa für Aushänge oder Terminblätter. Auch persönliche Links
für Signaturen oder Terminerinnerungen sind möglich. Es hat sich bewährt, dass die Klinik sich für die Formulare ein separates E-Mail-Postfach einrichten lässt, über das Rückmeldungen systemseitig ausgelöst werden. Dieses Postfach kann von mehreren Mitarbeitern gleichzeitig genutzt werden – ohne individuelle Zugänge oder Administrationsaufwand. Wichtig ist uns: Die Lösung fügt sich in bestehende Abläufe ein – sie ersetzt kein System, sie verbessert es.

Wie reagieren die zuweisenden Praxen auf diese Umstellung?

Lux: Durchweg positiv. Die Formulare sind selbsterklärend, gut zugänglich und reduzieren den
Aufwand spürbar. Vor allem aber: Sie geben Sicherheit. Die Praxis weiß, dass ihre Angaben
vollständig angekommen sind – nicht irgendwo im Faxstapel, sondern digital erfasst und bearbeitet. Diese Transparenz schafft Vertrauen und verbessert die Zusammenarbeit zwischen ambulantem und stationärem Bereich. Wir hören zunehmend aus den Kliniken, dass Zuweiser bevorzugt mit Einrichtungen zusammenarbeiten, die unser System nutzen – weil der Ablauf klarer, strukturierter und verlässlicher ist.

Was ist für Sie die größte Veränderung, die mit dieser Digitalisierung einhergeht?

Lux: Es ist ein Kulturwandel. Wenn Zuweiser, Klinik und Patient spüren, dass medizinische
Information zuverlässig, nachvollziehbar und ohne Medienbruch fließt, verändert das die Art, wie
Versorgung organisiert wird. Wir sprechen hier nicht von einer kosmetischen Digitalisierung, sondern von einer strukturellen Verbesserung. Und wenn am Ende das Faxgerät verstummt, dann ist das mehr als nur Symbolik – es ist ein Zeichen dafür, dass etwas vorangeht.