Wie sollte eine effiziente Auftragserstellung und -umsetzung im innerbetrieblichen Transport aussehen?

Der innerbetriebliche Transport (IBT) umfasst alle Materialbewegungen innerhalb eines Unternehmens – vom Wareneingang über die Produktion bis hin zum Versand. Ziel ist es, Rohstoffe, Halbfertig- und Fertigprodukte zur richtigen Zeit, am richtigen Ort und in der richtigen Menge bereitzustellen. Dabei geht es nicht nur um das eigentliche Bewegen von Gütern, sondern auch um eine strukturierte Planung, Koordination und Nachverfolgung dieser Transporte. Ob mit Routenzügen, Gabelstaplern oder Handwagen – der innerbetriebliche Transport ist das Rückgrat effizienter Produktions- und Logistikprozesse und trägt maßgeblich zur Produktivität und Termintreue eines Unternehmens bei.

Auftragserstellung und Transportprozess mit Software von COSYS: Wie läuft das?

Ein Unternehmen produziert elektronische Komponenten und verfügt über zwei Standorte: einen Produktionsstandort in Braunschweig und eine Montageeinheit in Hannover. Aufgrund eines kurzfristigen Produktionsengpasses benötigt der Standort Hannover dringend elektronische Steuerplatinen, die am Standort Braunschweig bereits gefertigt wurden.

1. Smart Warehouse – Automatische Bedarfsmeldung dank Lagerverwaltungssoftware: Am Standort Hannover erkennt die integrierte Lagerverwaltungssoftware von COSYS vollautomatisch drohende Engpässe: Sobald der Bestand kritischer Teile – wie z. B. elektronischer Steuerplatinen – unter den definierten Meldebestand fällt, löst das System selbstständig eine Bedarfsmeldung aus. Diese wird direkt an den zuständigen Disponenten weitergeleitet. So wird sichergestellt, dass Nachschub rechtzeitig angefordert werden kann – ohne manuelles Eingreifen.
2. Erstellung eines Transportauftrags durch den Disponenten: Der Disponent erhält diese Bedarfsmeldung und erstellt einen Transportauftrag. Dabei generiert das System automatisch:

• eine eindeutige Auftragsnummer,
• Absender (Braunschweig),
• Empfänger (Hannover),
• Streckenlänge (in Kilometern),
• Lieferdatum (mit genauer Zeitvorgabe),
• Auswahl einer geeigneten Spedition (falls notwendig),
• automatische Tarifberechnung basierend auf Kilometern, Dieselfloater und weiteren relevanten Faktoren,
• automatische Transportgesamtkostenberechnung,
• Zuweisung der Kosten zu einer definierten Kostenstelle.

Zur Arbeitserleichterung bei wiederkehrenden Transportvorgängen bietet die COSYS-Software darüber hinaus die Möglichkeit, bestehende Aufträge mit wenigen Klicks zu kopieren – insbesondere dann, wenn sie sich in Ablauf und Parametern ähneln. Zusätzlich können zyklisch wiederkehrende Aufträge (z. B. tägliche Werksverkehre oder wöchentliche Materialzuführungen) automatisch als Wiederholaufträge angelegt und geplant werden. Das spart Zeit, reduziert Fehlerquellen und entlastet den Disponenten im Tagesgeschäft deutlich.

Tourenplanung: Im MDE-Modul „Touren“ erhält der Mitarbeiter eine klare Übersicht über alle ihm zugewiesenen Transporttouren inklusive:

• Startzeit,
• Fahrzeugzuordnung,
• vorgegebener Route.

Touren werden erst sichtbar, wenn sie vollständig geplant und freigegeben sind. Touren lassen sich flexibel als Einzelfahrten, Rundläufe oder feste Ablauftouren gestalten. Auch Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Touren sind abbildbar. Das Modul „Tourstopps“ listet dabei alle Stationen einer Tour in festgelegter Reihenfolge: Abholpunkte, Zwischenlager und finale Zielorte. Diese Reihenfolge ist bindend und garantiert, dass keine vorzeitige Verladung oder Auslieferung erfolgt. Jeder Stopp beinhaltet relevante Informationen wie Adresse, Ansprechpartner und Details zu erwarteten Sendungen.

Lademittelverwaltung – Transparenz bei allen Ladungsträgern: Lademittel wie Paletten, Gitterboxen oder spezielle Transportgestelle sind unverzichtbar für den innerbetrieblichen Transport – doch sie bringen auch Herausforderungen mit sich: Gehen Lademittel verloren oder sind sie zur falschen Zeit am falschen Ort, stören sie den Materialfluss und verursachen unnötige Kosten. Die COSYS Softwarelösung schafft hier Abhilfe durch eine transparente, digitale Lademittelverwaltung.

Zentrale Funktionen der Lademittelverwaltung in COSYS:

• Lademittelkonten pro Standort und Partner: Jeder Standort und externe Partner (z. B. Speditionen, Kunden/ Lieferanten) besitzt ein eigenes Lademittelkonto. Hier werden sämtliche Bewegungen – Entnahmen, Rückführungen, Umlagerungen – digital verbucht.
• Buchung bei Verladung und Entladung: Bereits bei der Verladung erfasst der Mitarbeiter per MDE-Gerät, welche Lademittel (inklusive Typ und Anzahl) mitgeführt werden. Bei der Entladung erfolgt die Gegenbuchung – inklusive optionaler Rückgabe von Leergut. Dadurch bleibt der Lademittelkreislauf vollständig nachvollziehbar.
• Automatische Bestandsführung und Differenzmeldungen: Die Software aktualisiert den Lademittelbestand automatisch bei jeder Buchung. Sollte es zu Abweichungen kommen (z. B. fehlende Rückgabe, beschädigte Ladungsträger), generiert das System entsprechende Differenzmeldungen und informiert das verantwortliche Personal.
• Pfand- und Tauschverwaltung: COSYS unterstützt sowohl pfandpflichtige als auch tauschpflichtige Lademittel. Das System dokumentiert, ob ein Tausch erfolgt ist oder noch aussteht, und sorgt so für ein faires und transparentes Handling zwischen allen Beteiligten.
• Auswertungen und Schwundkontrolle: Über integrierte Reportings lassen sich Lademittelströme analysieren. So erkennen Unternehmen frühzeitig Schwund, ungewöhnliche Bewegungsmuster oder Engpässe – und können gezielt gegensteuern.

Auslieferung am Zielort: Beim Erreichen des Zielortes scannt der Mitarbeiter mittels MDE-Geräts jedes einzelne Packstück und prüft damit automatisch, ob es sich am richtigen Tourstopp befindet. Anschließend erfolgt die Übergabe an den Empfänger. Jede Auslieferung wird dabei vollständig dokumentiert, um maximale Transparenz und Nachverfolgbarkeit sicherzustellen.

Unterschriftenerfassung und Fotodokumentation: Die Übergabe erfolgt mit einer optionalen digitalen Unterschriftenerfassung und Fotoaufnahme. Diese Erfassung erfolgt sowohl bei der Verladung am Absenderstandort als auch bei der Auslieferung am Zielstandort und dient der rechtssicheren und vollständigen Dokumentation des gesamten Transportprozesses.

COSYS Business Intelligence – Aus Daten werden Entscheidungen

Damit Unternehmen nicht nur operativ, sondern auch strategisch den innerbetrieblichen Transport optimieren können, bietet COSYS ergänzend leistungsstarke Business Intelligence-Funktionen. Über intuitive Dashboards und grafische Auswertungen gewinnen Anwender auf einen Blick wertvolle Einblicke in ihre Transportprozesse. Zahlreiche Filter- und Vergleichsmöglichkeiten erlauben eine tiefgehende Analyse – auch über längere Zeiträume hinweg.

Beispielsweise lassen sich folgende Fragestellungen beantworten:

• Wo treten regelmäßig Verzögerungen im Transportablauf auf?
• Welche Touren/Abteilungen/Kostenstellen verursachen überdurchschnittlich hohe Transportkosten – und warum?
• Wie entwickeln sich Lademittelbestände an bestimmten Standorten im Wochen-/Monatsvergleich?
• Welche Artikel werden besonders häufig per Ad-hoc-Bedarfsmeldung angefordert – und deutet das auf strukturelle Engpässe hin?
• Wie hoch ist die Quote korrekt dokumentierter Übergaben (inkl. Unterschrift/Foto)?

Durch die Verknüpfung von Echtzeitdaten aus MDE-Geräten mit der COSYS BI-Plattform können Führungskräfte fundierte Entscheidungen treffen, z. B. zur Anpassung von Tourenplänen, Optimierung des Lademittelkreislaufs oder zur frühzeitigen Nachschubplanung für kritische Artikel. Die grafische Darstellung von KPIs, Zeitverläufen und Verteilungen macht komplexe Zusammenhänge leicht verständlich – und verwandelt operative Daten in echte Wettbewerbsvorteile.

Fazit:
Effizienz im innerbetrieblichen Transport entsteht durch digitale Kontrolle und Transparenz – von der ersten Bedarfsmeldung bis zur lückenlos dokumentierten Auslieferung. Mit der Softwarelösung von COSYS steuern Unternehmen nicht nur ihre Transportprozesse sicher und flexibel, sondern binden auch Lademittel, Touren und Kosten intelligent ein. Ergänzt durch ein leistungsstarkes Business Intelligence-Tool erhalten Entscheider fundierte Datenanalysen und Auswertungen, um Abläufe strategisch zu verbessern und Engpässe frühzeitig zu vermeiden. So wird aus operativer Transportabwicklung ein echter Wettbewerbsvorteil – digital, skalierbar und zukunftssicher.