Personalplanung mit KI

Was hat Dienstplanung mit medizinischer Betreuung zu tun – und wie hilft KI?

Klußmann: Viel: Suboptimale oder unbesetzte Schichten bedeuten fehlende Hände im OP, Sprechzimmer oder Wohnbereich. Werden in größeren Einheiten mehrere Tage pro Monat für die Dienstplanung benötigt, verbessert eine gute KI die Planungsdauer und -qualität deutlich. Moderne Planungssoftware verbindet zudem Dienstplanung, Zeiterfassung und Lohnvorbereitung in einem System – das spart Zeit und verhindert Fehler.

Welche Funktion übernimmt KI dabei?

Die Automatisierung. Dienstplanung ist im Kern ein mathematisches Optimierungsproblem. Aus Bedarf und Angebot erstellt ein Algorithmus in Minuten einen Plan – unter Berücksichtigung harter Faktoren wie Arbeitszeiten, Qualifikationen und Verträgen sowie weicher Faktoren wie Dienstwünschen – und prüft ihn gegen weitere Vorgaben: Arbeitszeitgesetz, Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen und Personalbemessung wie PPBV, PPR 2.0 oder PeBeM. Bei Krankmeldungen schlägt die KI direkt passenden Ersatz vor.

Was raten Sie Einrichtungen, die über den Umstieg auf eine KI-Dienstplanung nachdenken?

Realistisch bleiben und genau hinschauen. In der Klinik ist es ein IT-Projekt, in der Arztpraxis geht es schneller. Mit KI wirbt mittlerweile fast jeder Anbieter, doch halten nicht alle die Versprechen. Faustregel: Je größer die Planungseinheit, desto höher der KI-Mehrwert. Wir haben Kunden, die nach Einführung unserer automatischen Planung von 90 % weniger Planungszeit berichten.