Apothekeninventur mobil und mit Mietgeräten durchführen

Wer noch mit Papierlisten arbeitet, kennt den zusätzlichen Aufwand: Mengen werden zunächst notiert und anschließend in ein digitales System übertragen. Unleserliche Einträge, Zahlendreher oder falsche Artikelzuordnungen können dabei zusätzliche Kontrollen erforderlich machen.

Die COSYS Inventurlösung verlagert die digitale Erfassung direkt an den Zählplatz, im Verkaufsraum, Lager oder Kommissionierbereich.

Wie Zählen per Scan die Papierliste ersetzt

Mitarbeitende scannen Artikel mit einem MDE-Gerät oder Smartphone und erfassen die Mengen direkt am Bestand. Der benötigte Artikelstamm wird zuvor in das System übernommen, sodass gescannte Barcodes mit den hinterlegten Artikeldaten abgeglichen werden können.

Dadurch reduziert sich insbesondere der spätere Übertragungsaufwand von handschriftlichen Listen. Auch typische Eingabe- und Zuordnungsfehler lassen sich durch die Barcode-Erfassung reduzieren.

Abhängig vom Inventurprozess können neben der Bestandsmenge auch zusätzliche Artikeldaten wie Charge oder Mindesthaltbarkeitsdatum erfasst werden. Gerade in Apotheken kann das sinnvoll sein, wenn Bestände nicht nur mengenmäßig, sondern auch mit chargen- oder haltbarkeitsbezogenen Informationen dokumentiert werden sollen.

COSYS unterstützt unterschiedliche Inventurszenarien. Neben der klassischen Stichtagsinventur können auch geplante Inventuraufträge und Zwischeninventuren digital organisiert werden.

Nach Abschluss lassen sich die erfassten Inventurdaten exportieren und über geeignete Schnittstellen an ein bestehendes ERP- oder Warenwirtschaftssystem übergeben. Das COSYS Backend kann dabei als Cloud-Lösung oder On-Premise in der eigenen Infrastruktur betrieben werden. So lässt sich die technische Bereitstellung an die vorhandene IT-Landschaft der Apotheke anpassen.

Warum MDE-Mietgeräte den Einstieg erleichtern

Nicht jede Apotheke benötigt das ganze Jahr über eine eigene größere Geräteflotte. Für saisonale Bedarfsspitzen bietet COSYS deshalb MDE-Geräte zur Miete an. Der Gerätepool umfasst zahlreiche einsatzbereite Geräte, die kurz- oder langfristig bereitgestellt werden können.

Die benötigte Hardware kann für den vorgesehenen Inventurprozess vorbereitet werden. Dadurch lässt sich professionelle mobile Datenerfassung nutzen, ohne dauerhaft eine entsprechende Anzahl eigener MDE-Geräte anschaffen und vorhalten zu müssen.

Gerade für einzelne Standorte, Filialverbünde oder Unternehmen, die erstmals von Papier auf mobile Erfassung wechseln, senkt dieses Modell die Einstiegshürde.

Für Filial-, Versand- und Krankenhausapotheken

Besonders dort, wo über mehrere Bereiche oder Standorte hinweg gezählt wird, zahlt sich die mobile Erfassung aus. Bestände aus unterschiedlichen Lagerorten lassen sich strukturiert erfassen, und über den COSYS WebDesk können Inventuraufträge geplant und die Ergebnisse zentral zusammengeführt werden. Für Krankenhaus- und Versandapotheken mit umfangreichen Lagerbereichen entsteht so ein nachvollziehbarer Ablauf statt paralleler Zähllisten.

Ein guter Einstieg in durchgängige Warenprozesse

Die Inventur eignet sich gut als erster Schritt: Sie ist klar abgegrenzt, jährlich planbar und liefert schnell einen spürbaren Nutzen. Auf derselben Plattform lassen sich später Warenannahme, Kommissionierung, MHD-Kontrolle oder Bestandsabfrage ergänzen. Bestehende Warenwirtschafts- und ERP-Systeme werden über Schnittstellen angebunden; passende Scanner, MDE-Services und das COSYS Mobile Device Management gehören zum Gesamtkonzept.

Möchten Sie Ihre Apothekeninventur digital und mit MDE-Mietgeräten durchführen?
COSYS bietet einen unverbindlichen individuellen Prozess-Check online oder telefonisch. Termin unter vertrieb@cosys.de oder +49 5062 900 0.