Digitale Zutritts- und Berechtigungssteuerung in sozialen Einrichtungen: Wie die Lebenshilfe Herzberg Schlüsselbunde durch AIDA Protect® ersetzt hat

Die Heilpädagogische Einrichtungen der Lebenshilfe gGmbH (HEL) in Herzberg betreibt mehrere Einrichtungen für Kinder und Jugendliche. Rund 250 Mitarbeitende arbeiten in unterschiedlichen Gebäuden, Außenstellen und mobilen Einsatzbereichen. Um die Verwaltung von Zutrittsberechtigungen zu vereinfachen und die Sicherheit im Arbeitsalltag zu erhöhen, wurde die bisherige mechanische Schließanlage schrittweise durch die digitale Zutrittssteuerung AIDA Protect® ersetzt. Ziel war ein zentral administrierbares System, das Berechtigungen flexibel verwaltet und gleichzeitig einfach zu bedienen ist.

Mechanische Schließanlagen verursachen hohen Verwaltungsaufwand

Vor der Einführung von AIDA Protect® wurde der Zutritt über eine mechanische Schließanlage organisiert. Die Verwaltung der zahlreichen Schlüssel für unterschiedliche Gebäude und Mitarbeitende war mit einem hohen administrativen Aufwand verbunden. Gleichzeitig fehlte eine zentrale Übersicht darüber, welche Personen Zugang zu welchen Bereichen hatten.

Besonders herausfordernd waren die Nachverfolgung bei Schlüsselverlust oder -weitergabe sowie die Verwaltung unterschiedlicher Zutrittsberechtigungen für Gebäude, Türen und verschiedene Nutzergruppen.

Gesucht wurde daher eine Lösung, die Zutrittsrechte zentral verwaltet, Berechtigungen flexibel vergibt und entzieht sowie den täglichen Verwaltungsaufwand dauerhaft reduziert. Gleichzeitig sollte das System intuitiv bedienbar sein und unterschiedliche Nutzerprofile zuverlässig abbilden.

Schrittweise Einführung der digitalen Zutrittssteuerung

Die Einführung von AIDA Protect® erfolgte 2023 in einem mehrstufigen Projekt. Zunächst wurden die Außentüren des Hauptgebäudes sowie zwei Bürotüren mit der digitalen Zutrittssteuerung ausgestattet. Nach einer erfolgreichen Testphase wurde das System schrittweise auf weitere Gebäude und Türen ausgeweitet.

Im Vorfeld wurden die Gebäude gemeinsam mit den Verantwortlichen begangen, die jeweiligen Zutrittssituationen erfasst und die Anforderungen an jede Tür dokumentiert. Anschließend erfolgte die Installation der Komponenten sowie die Einrichtung von Nutzerprofilen und Zutrittsbereichen durch die zentrale Verwaltung.

Regelmäßige Abstimmungen und feste Ansprechpartner auf beiden Seiten sorgten für einen strukturierten Projektablauf und eine reibungslose Umsetzung.

AIDA Protect® schafft transparente und flexible Zutrittsprozesse

Mit AIDA Protect® wurde die mechanische Schlüsselverwaltung durch eine digitale Zutrittssteuerung ersetzt. Mitarbeitende öffnen Türen komfortabel per Chip, während Zutrittsberechtigungen zentral verwaltet und flexibel vergeben werden. Dadurch lassen sich unterschiedliche Nutzergruppen und Zutrittsbereiche einfach abbilden und jederzeit anpassen.

Auch Änderungen können schnell umgesetzt werden: Bei Verlust eines Chips oder beim Ausscheiden von Mitarbeitenden werden Berechtigungen unmittelbar gesperrt oder angepasst, ohne dass Schließzylinder ausgetauscht oder Schlüssel zurückgefordert werden müssen. So entstehen transparente und sichere Zutrittsprozesse für alle Gebäude und Außenstellen.

Technische Umsetzung und zuverlässiger Betrieb

Vor der Installation wurden alle Türen und Zutrittssituationen vor Ort analysiert. Erforderliche bauliche und technische Anpassungen wurden gemeinsam mit den beteiligten Gewerken koordiniert und umgesetzt. Besonderheiten konnten im Projektverlauf flexibel gelöst werden.

Heute arbeitet das System stabil und lässt sich bei Bedarf mit wenigen Klicks erweitern oder anpassen. Ergänzend sorgt eine AIDA Protect® Servicevereinbarung mit regelmäßiger Wartung und technischem Support für einen zuverlässigen Betrieb der digitalen Zutrittssteuerung.

Weniger Verwaltungsaufwand, mehr Transparenz und Sicherheit

Mit der Einführung von AIDA Protect® konnte die Heilpädagogische Einrichtungen der Lebenshilfe gGmbH (HEL) die Verwaltung ihrer Zutrittsberechtigungen deutlich vereinfachen. Die zentrale Vergabe und der Entzug von Berechtigungen reduzieren den organisatorischen Aufwand und schaffen jederzeit Transparenz darüber, welche Personen Zugang zu welchen Bereichen haben. Bei Verlust eines Chips oder beim Ausscheiden von Mitarbeitenden können Berechtigungen unmittelbar angepasst oder gesperrt werden, ohne dass Schlüssel zurückgefordert oder Schließanlagen geändert werden müssen.

Auch für die Mitarbeitenden bringt die digitale Zutrittssteuerung spürbare Vorteile. Statt umfangreicher Schlüsselbunde genügt heute ein Chip, mit dem sich die jeweils freigegebenen Türen komfortabel öffnen lassen. Flexible Nutzerprofile unterstützen wechselnde Einsatzorte und sorgen dafür, dass Zutrittsrechte jederzeit an die jeweilige Aufgabe angepasst werden können.

Kundenstimme

„Die Schlüsselverwaltung wurde deutlich vereinfacht: Statt großer Schlüsselbunde nutzen Mitarbeitende einen Chip. Berechtigungen können zentral und flexibel gesteuert werden. Nach der Einführung läuft das System zuverlässig und zügig.“

Anika Kruschel
Personalleitung, Heilpädagogische Einrichtungen der Lebenshilfe gGmbH (HEL)

Fazit: Digitale Zutrittssteuerung schafft Sicherheit und entlastet die Verwaltung

Mit der Einführung von AIDA Protect® hat die Heilpädagogische Einrichtungen der Lebenshilfe gGmbH (HEL) ihre Zutritts- und Berechtigungssteuerung umfassend digitalisiert. Die mechanische Schlüsselverwaltung wurde durch ein zentral administrierbares System ersetzt, das Berechtigungen flexibel verwaltet und die Transparenz im Arbeitsalltag erhöht.

Gerade in einer Organisation mit mehreren Gebäuden, Außenstellen und unterschiedlichen Nutzergruppen zeigt sich der Nutzen einer digitalen Zutrittssteuerung. Zutrittsrechte lassen sich schnell anpassen, Verwaltungsprozesse werden vereinfacht und Sicherheitsanforderungen zuverlässig umgesetzt. Gleichzeitig profitieren Mitarbeitende von einer komfortablen und intuitiven Nutzung im täglichen Arbeitsalltag.

Als Teil der integrierten AIDA® Systemlandschaft ergänzt AIDA Protect® die bereits eingesetzten Lösungen für Zeitwirtschaft und HR-Management. So entstehen durchgängige Prozesse, die Verwaltungsaufwand reduzieren und organisatorische Abläufe nachhaltig unterstützen.

Weitere Informationen:

• AIDA Protect®https://aida-orga.de/de/loesungen-und-produkte/zutrittssteuerung-sicherheitssysteme/
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