Qué es un background check y cuándo es obligatorio o recomendable en España

Según Validato, un proceso de screening profesional combina distintos módulos que se activan según el perfil del puesto. La verificación de identidad confirma que el DNI, el NIE o el pasaporte corresponden realmente al candidato, de forma comparable a la verificación de identidad en la apertura de una cuenta bancaria. La verificación penal, mediante el certificado de antecedentes penales, solo se justifica cuando existe una base legal específica para exigirla. La verificación de formación y trayectoria implica un contacto directo con universidades y antiguos empleadores para confirmar titulaciones, fechas y cargos, mientras que la integridad financiera es relevante únicamente para puestos con responsabilidad presupuestaria y se limita a fuentes públicas como el Registro Público Concursal. Las referencias laborales, por su parte, requieren siempre el consentimiento expreso del candidato, y la Due Diligence reforzada, reservada a perfiles C-Level y Personas con Responsabilidad Pública (PEP), añade el cotejo con listas de sanciones y un análisis reputacional.

En España no existe una obligación legal general de realizar un background check, pero sí obligaciones sectoriales concretas. Los vigilantes de seguridad deben carecer de antecedentes penales por delitos dolosos, según la Ley 5/2014, y cualquier actividad con contacto habitual con menores exige el Certificado de Delitos de Naturaleza Sexual, conforme a la Ley Orgánica 8/2021 (LOPIVI). Fuera de estos supuestos, según explica Validato, la decisión de verificar a un candidato es voluntaria, pero debe poder justificarse ante una eventual revisión.

Más allá de estos casos legalmente exigidos, Validato considera que una verificación es recomendable, y defendible ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), cuando existe una relación directa entre el puesto y el dato verificado: comprobar la formación de un ingeniero, verificar las referencias de un director financiero o revisar el historial de una posición con acceso a datos de clientes son, según la compañía, ejemplos claros de esa relación. Aplicar el mismo nivel de verificación a un puesto sin ninguna de estas características, en cambio, resulta según Validato innecesario y probablemente desproporcionado.

«Un background check no gana solidez por ser más extenso, sino por estar justificado: cada módulo debe responder a una pregunta concreta sobre el riesgo del puesto», explica André Naef, CEO de Validato. Validato ofrece a empresas en España y a nivel internacional una plataforma de background checks con módulos seleccionables individualmente, certificación ISO 27001 y procesos adaptados al RGPD, que permiten calibrar cada verificación al riesgo real de cada posición.