Stichtagsinventur im Einzelhandel: Zeitplan für Filialen

Die Planung beginnt nicht erst am Zähltag. Bereits Wochen vorher müssen Stammdaten, Zählbereiche, Technik und Verantwortlichkeiten vorbereitet werden. Auch die Nachbereitung gehört fest zum Ablauf, da Ergebnisse nach der Erfassung geprüft, dokumentiert und für den Inventurabschluss aufbereitet werden müssen.

Welche Aufgaben mehrere Wochen vor dem Stichtag erledigt werden sollten

Eine strukturierte Stichtagsinventur beginnt mit der organisatorischen und technischen Vorbereitung. Folgende Punkte sollten frühzeitig geklärt werden:

• Termin und Zeitfenster: Es muss feststehen, ob nach Ladenschluss, vor der Öffnung oder an einem verkaufsfreien Tag gezählt wird. Aktionsphasen und saisonale Spitzenzeiten sollten möglichst vermieden werden.
• Artikelstammdaten: Artikelnummern, Barcodes und Mengeneinheiten müssen geprüft werden, damit gescannte Artikel eindeutig erkannt werden.
• Zählbereiche: Verkaufsfläche, Lager, Aktionsflächen und Sonderzonen sollten eindeutig abgegrenzt und Verantwortlichen zugewiesen werden.
• Technik: MDE-Geräte und Inventursoftware müssen rechtzeitig bestellt, konfiguriert und getestet werden.
• Personalplanung: Es sollte festgelegt werden, wer zählt, wer Kontrollzählungen übernimmt und wer den Gesamtprozess koordiniert.

Bei Filialunternehmen ist diese Vorbereitung besonders wichtig, weil sich kleine Abstimmungsfehler über mehrere Standorte hinweg vervielfachen können.

Wie die Filiale am Tag vor der Inventur vorbereitet wird

Am Vortag müssen Verkaufsfläche und Lager zählfähig gemacht werden. Ware sollte geordnet bereitliegen, Anbruchgebinde müssen eindeutig erkennbar sein und Retouren, Umlagerungen sowie offene Wareneingänge sollten möglichst vollständig verbucht werden.

Auch die Technik sollte bereits einsatzbereit sein. Der COSYS Inventurservice kombiniert vorkonfigurierte MDE-Leihgeräte, eine intuitive Inventur-App und zuverlässigen Support. Die Geräte werden einsatzbereit bereitgestellt und lassen sich über das COSYS Backend direkt mit dem hinterlegten Artikelstamm synchronisieren, sodass am Zähltag kein umfangreicher technischer Aufbau vor Ort erforderlich ist.

Zusätzlich empfiehlt sich eine kurze Einweisung, bei der Zählbereiche, Mengenlogik, Sonderfälle und Zuständigkeiten erläutert werden.

Wie der Zähltag in der Filiale strukturiert ablaufen sollte

Am Zähltag benötigt das Team eine klare Reihenfolge. Ein möglicher Ablauf ist:

• Inventur starten: Geräte ausgeben, Mitarbeitende anmelden und Zählbereiche eindeutig zuweisen.
• Hauptvolumen erfassen: Große, übersichtliche Verkaufsbereiche möglichst früh zählen, solange die Konzentration im Team hoch ist.
• Komplexe Bereiche bearbeiten: Kleinteilige Lagerzonen, Rückbereiche, Aktionsflächen und Sonderbestände anschließend erfassen.
• Fortschritt kontrollieren: Offene Zählplätze und auffällige Erfassungen während der laufenden Inventur prüfen.
• Nachzählungen durchführen: Kontrollzählungen gezielt auf betroffene Artikel oder Zählbereiche begrenzen.

Über den COSYS WebDesk lässt sich in Echtzeit nachvollziehen, welche Bereiche bereits abgeschlossen sind, wo noch gezählt wird und an welchen Stellen Klärungsbedarf besteht. Dadurch können Nachzählungen gezielt angestoßen werden, solange die Mitarbeitenden noch vor Ort sind.

Warum auch die Nachbereitung zum Inventurzeitplan gehört

Der Inventurablauf endet nicht mit dem letzten Scan. Anschließend müssen Auffälligkeiten geprüft, Kontrollzählungen dokumentiert und Ergebnisse für interne Auswertungen oder den Jahresabschluss vorbereitet werden.

Im COSYS WebDesk lassen sich die erfassten Inventurdaten flexibel nach Standort, Artikel oder Zählplatz filtern und für die weitere Verarbeitung im ERP-System exportieren. Für zukunftsweisende Analysen unterstützt die optionale COSYS Prozessdatenanalyse (SaaS-Erweiterung) zusätzlich dabei, Ergebnisse mit früheren Bestandsaufnahmen zu vergleichen und wiederkehrende Schwachstellen im Warenfluss langfristig zu erkennen.

Fazit

Eine erfolgreiche Stichtagsinventur im Einzelhandel basiert nicht allein auf einer schnellen Zählung. Entscheidend ist ein realistischer Zeitplan, der Vorbereitung, Zähltag, Kontrollen und Inventurabschluss gemeinsam berücksichtigt.

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