Connecting Software verbessern den Dokumentenzugriff bei Liebherr

– Daniel Maier, CRM-Anwendungsbeauftragter Liebherr-Hausgeräte Ochsenhausen GmbH 

Einführung 

Als Europas größter privater Hersteller von Kühl- und Gefriergeräten für den privaten und gewerblichen Gebrauch produziert Liebherr-Hausgeräte jährlich mehr als 2,1 Millionen Geräte. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Ochsenhausen vertreibt sein Angebot an Kühl- und Gefriergeräten rund um den Globus.

In seiner IT-Umgebung setzt das Unternehmen Microsoft Dynamics 365 für sein Customer Relationship Management (CRM) und Microsoft SharePoint für das Dokumentenmanagement ein. Sehen wir uns an, wie das Unternehmen sein Berechtigungsmanagement zwischen den beiden Systemen mit Hilfe von Connecting Softwares CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator und SharePoint Structure Creator optimiert hat.

Geschäftliche Herausforderung 

Mit der Integration von Dynamics 365 in SharePoint waren alle Dokumente in Dynamics 365 in SharePoint sichtbar, was Vorteile in Bezug auf die Zusammenarbeit an Dokumenten und die Versionskontrolle mit sich brachte. Allerdings war das bestehende Berechtigungsschema in Dynamics 365 komplex, und die SharePoint-Seite spiegelte dies nicht wider.

Irgendwann stellte man fest, dass dies bedeutete, dass jemand, der in Dynamics nicht auf ein bestimmtes Dokument zugreifen konnte, weil er keine Berechtigungen dafür hatte, in SharePoint Zugriff auf dieses Dokument haben konnte. Die Erkenntnis, dass dies ein Problem darstellte, führte schließlich zu einer internen Anfrage nach einer Lösung zur Verbesserung der Rechteverwaltung.

Lösung  

Connecting Software’s CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator und SharePoint Structure Creator waren die Lösungen, nach denen das Unternehmen suchte.

Der Permissions Replicator automatisiert die Replikation von Berechtigungen zwischen Dynamics 365  und SharePoint, so dass Mitarbeiter nur dann Zugriff auf ein SharePoint-Dokument haben, wenn sie auch Zugriff auf das gleiche Dokument in Dynamics 365 haben. Dies verbessert erheblich die Fähigkeit des Unternehmens, Berechtigungen zu verwalten, und garantiert, dass die richtigen Personen Zugriff auf die richtigen Dokumente haben.

Der SharePoint Structure Creator wurde verwendet, um wöchentlich einen neuen Ordner für jede Entität zu erstellen. Dadurch wurden die SharePoint-Ordner kleiner und für die SharePoint-Benutzer leichter zu verwalten, während gleichzeitig die gefürchtete Begrenzung der Einzelberechtigungen vermieden wurde.

Bereitstellung

Die Einführung dieser Lösungen war eine Herausforderung.

Liebherr-Hausgeräte verwendete bisher die SharePoint-Speicherorte, die automatisch durch die Microsoft-Integration von Dynamics und SharePoint erstellt wurden. Die Optionen sind in dieser Hinsicht recht begrenzt (nach Konto oder nach Kontakt) und führten dazu, dass einige Kontenordner über 40.000 Elemente enthielten.

Aufgrund dieser spezifischen Anforderungen und der großen Anzahl von SharePoint-Standorten entschied man sich für den SharePoint Structure Creator und eine neue Struktur (jede Woche ein neuer Ordner für jede Entität). Am Ende hatten sie die perfekt organisierte Struktur, die sie anstrebten, und der ganze Aufwand hatte sich gelohnt.

Ergebnis

Die Entscheidung für die Lösungen von Connecting Software fiel nach einer erfolgreichen Testphase und einer internen Empfehlung schnell. Liebherr-Hausgeräte hat derzeit ca. 900 Benutzer auf Dynamics 365, von denen etwa die Hälfte SharePoint nutzt.

Die Lösung hat das Unternehmen in die Lage versetzt, Berechtigungen so zu verwalten, dass die Kompatibilität mit der DSGVO gewährleistet ist. Tatsächlich läuft alles automatisch ab, was bedeutet, dass die Teammitglieder überhaupt keine Zeit damit verbringen und niemand vergisst jemals, die richtigen Berechtigungen zu setzen!

Ein weiterer Vorteil ist, dass der Zugriff auf die in SharePoint gespeicherten Dynamics-Dokumente jetzt nach der vom Unternehmen gewählten Logik erfolgt, d. h. nach Wochen des Jahres geordnet. Dadurch können die Benutzer das gewünschte Dokument viel schneller finden.

Takeaways 

Der CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator und der SharePoint Structure Creator von Connecting Software haben das Berechtigungsmanagement von Liebherr-Hausgeräte erheblich verbessert. Die Mitarbeiter können nun problemlos auf die benötigten Dokumente zugreifen und dabei das definierte Berechtigungsschema einhalten.

Die Einführung der Lösung war zwar eine Herausforderung, hat aber zu einem rationalisierten und automatisierten System geführt, das genau den Bedürfnissen des Unternehmens entspricht.

Wir haben mit Freude festgestellt, dass das IT-Team von Liebherr-Hausgeräte durch die Kombination der beiden Produkte von dieser Lösung überzeugt wurde. Hier ist, wie sie es ausdrücken: „Es war die beste Lösung, die genau das tut, was wir brauchten“.