Inventur ohne Stillstand: So macht Stichprobeninventur den deutschen Mittelstand schneller, genauer, zufriedener

Die Stichprobeninventur ersetzt die Vollaufnahme durch mathematisch geprüfte Verfahren. Weniger zählen, weniger Kosten – gesetzeskonform und effizient.

Die Pflichtinventur als Kostenfalle

In Deutschland schreibt das Handelsgesetzbuch vor, dass Unternehmen zum Jahresabschluss ihre Bestände erfassen müssen (§ 240 und § 241 HGB). Für viele Firmen ist diese Pflicht jedes Jahr ein enormer Kraftakt. Ganze Lagerhallen stehen still, Mitarbeitende verbringen Tage oder gar Wochen mit monotonem Zählen, und am Ende stehen oft hohe Kosten und dennoch fehleranfällige Ergebnisse.

Gerade im Mittelstand wird die klassische Vollinventur zunehmend als unzeitgemäß empfunden. Während andere Prozesse längst digitalisiert sind, bleibt die Inventur vielerorts ein analoger Störfaktor im Betriebsablauf.

Die rechtliche Basis: Stichproben sind erlaubt

Seit 1977 bietet das HGB einen Ausweg: die Stichprobeninventur. Sie erlaubt es, den Lagerbestand mithilfe anerkannter mathematisch-statistischer Methoden auf Basis von Stichproben zu ermitteln. Entscheidend ist, dass die Ergebnisse genauso zuverlässig sein müssen wie die einer vollständigen Zählung.

Das Gesetz stellt dafür klare Anforderungen: Hochwertige Positionen, die einen Großteil des Lagerwertes ausmachen, müssen vollständig gezählt werden. Geringwertige Bestände dürfen hingegen auf Basis einer zufälligen Auswahl hochgerechnet werden. Wirtschaftsprüfer und Fachgremien wie das IDW und die AWV haben Verfahren entwickelt, die diesen Anforderungen entsprechen. Damit ist die Stichprobeninventur nicht nur rechtlich abgesichert, sondern auch revisionssicher dokumentierbar.

Der mathematische Vorteil

Die Idee ist einfach, aber wirkungsvoll: In fast jedem Lager folgt die Wertverteilung dem Pareto-Prinzip. Rund 20 % der Artikel machen 80 % des Bestandswerts aus. Statt also zehntausende Positionen zu zählen, konzentriert sich die Inventur auf die wenigen, wertvollen Artikel und überprüft nur einen Bruchteil der übrigen Positionen per Stichprobe.

Die so gewonnenen Ergebnisse werden mithilfe statistischer Methoden hochgerechnet. Auf diese Weise lässt sich der Gesamtwert des Lagers mit einer Sicherheit von 95 % bis auf eine Abweichung von 1 % bestimmen. Unternehmen sparen dadurch nicht nur Zeit und Kosten, sondern gewinnen auch eine verlässliche Datengrundlage, die einer Vollinventur gleichkommt.

Die Vorteile in der Praxis

Wer auf Stichprobeninventur umstellt, profitiert gleich mehrfach. Zunächst verkürzen sich die Inventurzeiten dramatisch – aus tagelangen Zählaktionen werden wenige Tage oder sogar Stunden. Das wirkt sich unmittelbar auf die Kosten aus, denn weniger Personal wird gebunden und die Betriebsunterbrechungen reduzieren sich auf ein Minimum.

Darüber hinaus steigt die Qualität der Ergebnisse. Wo früher mühsame Zettelwirtschaft und menschliche Fehler das Bild prägten, sorgen heute statistisch abgesicherte Verfahren für Genauigkeit. Auch die Mitarbeitenden spüren den Unterschied: Anstatt endloser Zählgänge können sie sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren. Die Inventur wird so von einem ungeliebten Pflichttermin zu einem schlanken Prozess, der sich besser in den Betriebsablauf integriert.

Praxisbeispiel: Massivmöbel24

Ein besonders anschauliches Beispiel liefert das deutsche E-Commerce-Unternehmen Massivmöbel24. Früher bedeutete die Inventur dort eine Mammutaufgabe: 12.000 Positionen mussten gezählt werden, und das über einen Zeitraum von 15 Kalendertagen. Die Folgen waren hohe Kosten und massive Unterbrechungen im Tagesgeschäft.

Mit der Einführung der Inventursoftware GESTIN änderte sich die Situation grundlegend. Statt zwei Wochen dauert die Inventur heute nur noch zwei Tage. Die Zahl der Zählpositionen wurde von 12.000 auf 1.000 reduziert, bei gleichzeitiger Abdeckung von 50 Prozent des gesamten Lagerwerts. Das Ergebnis ist eine Inventur, die schneller, günstiger und für die Mitarbeitenden deutlich weniger belastend ist.

GESTIN: Stichprobeninventur in Bestform

Damit eine Stichprobeninventur reibungslos funktioniert, braucht es eine Software, die den Prozess zuverlässig abbildet. Genau hier setzt GESTIN von classix.de an. Die Lösung ist zertifiziert nach HGB § 241, geprüft durch eine international agierende Wirtschaftsprüfungsgesellschaft und speziell für die Anforderungen deutscher Unternehmen entwickelt.

GESTIN führt Schritt für Schritt durch die Inventur, integriert sich nahtlos in bestehende ERP- oder Lagerverwaltungssysteme und kann sowohl in der Cloud als auch On-Premise betrieben werden. Besonders geschätzt wird die einfache Bedienung: Mitarbeitende benötigen nur eine kurze Einarbeitung, um produktiv mit der Software zu arbeiten.

Darüber hinaus macht GESTIN Inventuren planbarer. Statt langer Lagerstillstände werden Prozesse so koordiniert, dass der operative Betrieb kaum beeinträchtigt wird. In vielen Unternehmen amortisieren sich die Investitionskosten schon nach der ersten Inventur.

Fazit: Inventur neu denken

Die Zeiten der endlosen Vollinventuren gehen zu Ende. Unternehmen wie Massivmöbel24 beweisen, dass sich mit der Stichprobeninventur Aufwand und Kosten drastisch senken lassen – ohne Abstriche bei Genauigkeit oder Rechtssicherheit.

Mit GESTIN von classix steht eine praxisbewährte Lösung bereit, die nicht nur gesetzeskonform arbeitet, sondern Inventuren so einfach macht, dass sie ihren Schrecken verlieren. Für Entscheider im Einkauf, in der Logistik und im Controlling ist klar: Wer heute noch zählt wie gestern, verschenkt Zeit, Geld und Motivation.

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