Inventur & Compliance: Revisionssichere Datenhaltung, Datensicherung und Historien Management

Inventurdaten als Compliance-Risiko

Die Einhaltung regulatorischer Vorgaben wie DSGVO und GoBD ist für Unternehmen im DACH-Raum geschäftskritisch. Während der Inventur entstehen prozessrelevante Bewegungsdaten, deren Integrität und Nachvollziehbarkeit prüfbar sein müssen. Manuelle Listen oder ungesicherte Exporte stellen ein erhebliches Haftungsrisiko dar. Eine revisionssichere Inventur erfordert daher eine digitale Prozesskette, die Medienbrüche konsequent eliminiert.

Ganzheitlicher Ansatz: COSYS als technologischer Partner

COSYS Ident GmbH bietet eine Plattform, die Daten schützt und Compliance-Anforderungen technisch unterstützt.

Säule 1: Sichere Datenhaltung und Datenschutz (DSGVO)

Die Basis ist der kontrollierte Speicherort mit flexiblen Betriebsmodellen:

• Cloud: Betrieb in zertifizierten deutschen Rechenzentren für hohe Datensicherheit und Unterstützung der DSGVO-Konformität. COSYS übernimmt im Cloud-Modell das Hosting und Management der Anwendung inklusive automatischer Backups.
• On-Premise: Lokale Installation in der kundeneigenen Infrastruktur für volle Souveränität über alle Inventurdaten.

Säule 2: Datensicherung und Historien-Management (GoBD)

Für die Unterstützung der GoBD-Anforderungen stellt COSYS sicher, dass alle Bewegungsdaten vollständig protokolliert werden:

• Transparente Protokollierung: Jede Erfassung wird mit Zeitstempel, Benutzer-ID und Geräte-ID im WebDesk revisionskonform gespeichert.
• Rollen- und Rechtemanagement: Schutz vor unbefugten Zugriffen und Änderungen durch eine granulare Zuweisung von Nutzerrechten.
• Historien-Management: Lückenlose Dokumentation aller Bestandsänderungen für den SOLL-IST-Abgleich.
• Prüfberichte: Export auditierbarer Berichte für Betriebsprüfer direkt aus dem zentralen WebDesk.

Säule 3: Die operative Umsetzung

Der Compliance-Prozess wird durch die Kombination von spezialisierter Hardware und modularer Software realisiert:

• Vorkonfigurierte Hardware: Einsatz robuster MDE-Geräte wie dem Zebra TC22/TC27, die per 2D-Scan-Engine Daten schnell und präzise erfassen.
• Hybrider Datenfluss: Die Inventur-App ermöglicht durch Online-/Offline-Funktionalität eine unterbrechungsfreie Erfassung, was die Datenintegrität auch ohne Funkverbindung sichert.
• ERP-Middleware: Nahtlose bidirektionale Anbindung an Systeme wie SAP, Microsoft Dynamics oder weclapp für einen direkten Datenaustausch ohne manuelle Fehlerquellen.
• Verschlüsselte Übertragung: Sicherung der Kommunikationswege zwischen Mobilgerät und WebDesk durch moderne Verschlüsselungsstandards.

Fazit

Inventur und Compliance sind untrennbar verbunden. Nur eine lückenlose digitale Kette gewährleistet die erforderliche Rechtssicherheit. Die Lösungen von COSYS vereinen Datensicherheit mit operativer Effizienz und schaffen eine verlässliche Datenbasis für Ihr Unternehmen.

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