E-Commerce skalieren: Mit ERP-System und automatisierten Prozessen 10.000+ Bestellungen täglich effizient bewältigen

Manuelle Prozesse, Datensilos oder starre IT-Systeme können Ihr Wachstum ausbremsen. Doch mit der richtigen Strategie verwandeln Sie jede Hürde in einen Hebel für stärkere Markenbindung und zufriedene Kundinnen und Kunden. In diesem Artikel beleuchten wir daher die Frage, wie Sie die Skalierung im E-Commerce meistern. Dafür verraten wir Ihnen einige Tipps und Werkzeuge, um die Hindernisse zu umschiffen.

Das Wichtigste auf den Punkt gebracht.

• Nutzen Sie das anhaltende E-Commerce-Wachstum, um neue Märkte, Zielgruppen und Skaleneffekte zu erschließen. Höhere Stückzahlen senken beispielsweise Einkaufspreise und Versandkosten.
• Zu den größten Hindernissen des Wachstums zählen manuelle Prozesse, Datensilos, schlechtes Retourenmanagement, fehlende Echtzeitdaten sowie veraltete Systeme. Aber auch ungenügende Expertise, die Performance der Seite und unausgereiftes Marketing können Ihnen Steine in den Weg legen.
• Ein Erfolgsfaktor liegt darin, frühzeitig Lager-, Fulfillment- und Retourenprozesse zu automatisieren. Sämtliche Daten sollten in einem zentralen System zusammenlaufen, damit Sie Prozesse durch Echtzeitdaten steuern können.
• Ein ERP-System wie diva, das speziell auf die Bedürfnisse im E-Commerce zugeschnitten ist, hilft Ihnen, viele der Herausforderungen zu umschiffen und Prozesse zu steuern. Zudem ist es flexibel und wächst mit Ihrem Unternehmen mit.

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E-Commerce skalieren: Diese Vorteile bietet nachhaltiges Wachstum für Unternehmen

Unter anderem eröffnet das Wachstum des Online-Shops neue Möglichkeiten für Geschäftsmodelle und Absatzmärkte. Sie können mit Ihren Produkten etwa Zugang zu ausländischen Märkten erhalten oder Ihre Brand durch Marktplatz-Anbindungen zu mehr Erfolg führen. Die Skalierung kann aber auch die Türen zu neuen Zielgruppen und neuen Kundinnen und Kunden öffnen.

Gleichzeitig kann Ihr E-Commerce-Business von sogenannten Skaleneffekten profitieren. Höhere Bestellmengen sichern Ihnen nämlich bessere Einkaufskonditionen und attraktive Versandtarife. Kein Wunder, dass viele Unternehmen das Wachstum als große Chance für Marke und Umsatz betrachten.

Aber wie steht es um das Wachstumspotenzial? Das Wachstum im E-Commerce scheint kein Ende nehmen zu wollen. Das zeigt auch der Global E-Commerce Sales Growth Report 2024: Lag der weltweite Umsatz 2022 noch bei 5,13 Billionen USD, stieg er 2023 bereits um 9,7 % auf 5,62 Billionen USD an. In so gut wie allen Ländern lässt sich dieser Anstieg des Umsatzes vermerken.

Was bedeutet das für Online-Shops? Sowohl national als auch international ist grundsätzlich eine Skalierung möglich und die Prognose für 2028 erwartet einen Weltumsatz von 8,01 Billionen USD.

E-Commerce skalieren: Die 10 größten Herausforderungen für Online-Shops

Sowohl manuelle Prozesse, Datensilos, falsch kalkulierte Ressourcen als auch ineffiziente Strukturen und Prozesse können sich als Stolpersteine des Skalierungs-Weges erweisen. In der Radial-LinkedIn-Umfrage 2023 gaben 33 % der befragten Händler:innen an, dass die Retouren-Logistik die größte Herausforderung sei.

The sky is the limit – dieser Spruch gilt also nur für die Unternehmen, die es schaffen, die Herausforderungen zu umschiffen. Nachfolgend erhalten Sie einen Überblick über gängige Hindernisse und einige Tipps, wie Sie diese aus dem Weg räumen können.

Hindernis 1: Manuelle Prozesse bremsen die Skalierung im E-Commerce

Jeder Prozess, den ein Team noch manuell ausführt, multipliziert sich bei wachsendem Bestellvolumen im E-Commerce. Mit ihm steigen auch die Schleifen, Fehlerquoten und Kosten an. Da die Komplexität von Aufgaben, Abläufen und Prozessen zunimmt, kommt ein weiteres Problem hinzu: Das Unternehmen verliert die Fähigkeit, transparent und schnell auf Informationen zuzugreifen.

Um die Performance sicherzustellen, sollten Sie daher bereits in den ersten Schritten der Skalierung mögliche Prozesse automatisieren. Mit automatisierten Workflows, Scanner-gestützten Lagerplätzen, QR-Codes an Produkten und zentralen Dashboards erkennen Sie etwa Engpässe, bevor sie zu Umsatzbremsen werden.

Hindernis 2: Retourenmanagement effizient automatisieren

Deutschland gilt als Retouren-Europameister! Die Forschungsgruppe Retourenmanagement der Universität Bamberg stellte 2021 fest, dass Kundinnen und Kunden fast jedes vierte Paket zurückschickten. Geschätzt kamen hier etwa 530 Millionen Retouren-Sendungen mit rund 1,3 Milliarden Artikeln zusammen. Warum das relevant ist? Wächst Ihr Online-Shop, steigt die Anzahl der Bestellungen und damit zumeist auch die Anzahl an Retouren.

Im E-Commerce entsteht dadurch viel Aufwand:

• Kosten für Porto
• Identifizierung und Zuweisung der Produkte
• Qualitätsprüfung
• Rückführung der Produkte
• Verrechnung und Abwicklung

Ohne durchgängiges Retourenmanagement binden fehlerhafte Prozesse Kapital, verlängern den Cash-Conversion-Cycle und strapazieren die Geduld Ihrer Kundinnen und Kunden. Alle wünschen sich schließlich eine schnelle Abwicklung und Rückerstattung.

Hier sollten Sie auf standardisierte und automatisierte Prozesse setzen. Geben Sie Ihren Kund:innen Einsicht, wie es um die Retoure steht und welche Schritte als Nächstes erfolgen.

Hindernis 3: Datensilos vermeiden und Datenqualität im ERP verbessern

Ihre Daten liegen in getrennten Shop-, ERP-, CRM- und Versandsystemen, die nicht miteinander kommunizieren? So entstehen Datensilos, die doppelte Datensätze, widersprüchliche Bestände und falsche Rückschlüsse liefern. Die Skalierung des E-Commerce-Geschäftes verschärft das Problem. Denn durch die fehlerhaften Daten besteht die Möglichkeit, dass alle Prognosen und Berechnungen auf einen Fehler hinauslaufen und sie völlig danebenliegen.

Die Integration eines ERP-Systems ist heutzutage eine entscheidende Voraussetzung im E-Commerce. Es sichert die Datenqualität Ihres Unternehmens und bildet die Grundlage für Ihren Erfolg.

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Hindernis 4: Ressourcen und Kapazitäten richtig für Wachstum planen

Einige Unternehmen unterschätzen die Kosten und den zeitlichen Aufwand, der mit einer Skalierung einhergeht. Worin liegen entscheidende Kriterien für den Erfolg? Darin, ein kompetentes Team auf die Beine zu stellen, einen realistischen zeitlichen Rahmen zu setzen und finanzielle Mittel bereitzustellen.

Auch die Rahmenbedingungen spielen eine Rolle. Ist das Unternehmen startklar für das Wachstum? Finden Sie es mit folgenden Fragen heraus:

• Sind ausreichend Kundenservicekapazitäten für die Betreuung neuer Kundinnen und Kunden vorhanden?
• Sind die Lagerbestände ausreichend, um einen höheren Bedarf zu decken?
• Sind aktuelle Prozesse skalierbar oder müssen neue geschaffen werden?

Ziehen Sie relevante Daten für die Entscheidungen heran.

Hindernis 5: Mit Echtzeitdaten und KPIs bessere Entscheidungen treffen

Ohne klare KPI-Dashboards steuern Sie Ihr E-Commerce-Business im Blindflug. Wie viel Gewinn wirft ein Produkt ab? Wie viel Umsatz haben Sie generiert? Was sind Ladenhüter und was Bestseller? Sämtliche Daten können Sie beim Skalieren unterstützen und helfen, die richtigen Entscheidungen zu treffen.

Ein integriertes ERP wie diva synchronisiert Bestände, Aufträge und Kundendaten in Echtzeit. Damit schafft es die notwendige Transparenz für nachhaltiges Wachstum.

Hindernis 6: Moderne ERP-Systeme als Grundlage für skalierbares Wachstum

Auch wenn Ihre IT-Infrastruktur bisher gute Dienste geleistet hat, sollten Sie sich fragen, ob sie auch für die Zukunft geeignet ist. Wächst sie mit dem E-Commerce mit oder stößt sie an ihre Grenzen? Es ist sinnvoll, eine Checkliste mit benötigten Funktionen und weiteren Anforderungen zu erstellen.

Ein veraltetes System kann das Wachstum Ihres Shops behindern und stellt zudem ein Risiko für die Datensicherheit dar. Ein modernes ERP-System bietet hingegen selbst bei einer Internationalisierung funktionierende Schnittstellen und Funktionen für den länderübergreifenden Handel.

Hindernis 7: Fachkräftemangel und fehlendes Know-how erfolgreich ausgleichen

Skalieren Sie ein Unternehmen, benötigen Sie Fachwissen im Team. Drei Viertel der deutschen Unternehmen klagen jedoch über fehlende Expertinnen und Experten für digitale Projekte. Über 70 % der europäischen Firmen sehen den Skill-Gap sogar als Investitionsbremse.

Die gute Nachricht? Es gibt zahlreiche Anbieter:innen auf dem Markt, deren Expertenteams Sie beim Abhaken Ihrer Checkliste an Anforderungen unterstützen. Zusammen entwickeln Sie eine Struktur, die zu Ihrem Unternehmen passt.

Hindernis 8: Customer Experience und Shop-Performance nachhaltig verbessern

Beim Skalieren des E-Commerce-Shops sollten Sie die Performance Ihrer Website nicht auf die leichte Schulter nehmen. Nutzer:innen nehmen nämlich die Ladezeit auf allen Endgeräten sehr ernst, wie Google feststellt. So brachen 53 % den Besuch der mobilen Seite bereits nach drei Sekunden ab, wenn die Seite bis dahin nicht geladen war.

Aber auch weitere Kriterien helfen, die Kundenerfahrung zu verbessern und das Business erfolgreich zu skalieren. Zum Beispiel:

• Filter- und Suchfunktionen
• personalisierte Produktempfehlungen
• Übersichtliche Kategorien und Bedienung
• Ansprechendes Design

Hindernis 9: Liquidität und Cashflow beim Wachstum sichern

Ohne eine vorausschauende Cashflow-Steuerung geraten selbst margenstarke Online-Shops schnell in die Finanzierungsklemme. In der IHK-ibi-Handelsstudie 2024 nennen 40 % der deutschen Händler:innen Liquiditätsengpässe als akute Belastung – noch vor Mietsteigerungen oder Eigenkapitalrückgängen.

Die Lösung? Sie liegt unter anderem in einem automatisierten Forderungsmanagement, Echtzeitauskünften zur Liquidität, einer zügigen Rechnungsstellung sowie einem optimierten Lagermanagement.

Hindernis 10: E-Commerce-SEO als Wachstumsmotor für mehr Sichtbarkeit

Im Onlinehandel entscheidet nicht allein das Sortiment, sondern die Sichtbarkeit. Wer bei Google & Co. nicht auffindbar ist, überlässt Kundinnen und Kunden der Konkurrenz. Eine durchdachte SEO-Strategie ist daher kein „Nice-to-have“, sondern ein zentraler Hebel für nachhaltiges Wachstum und Conversion-Optimierung.

Moderne E-Commerce-SEO-Ansätze gehen weit über klassische Keyword-Optimierung hinaus:

• Strategische Content-Architektur: Kategorieseiten, Filterlogiken und interne Verlinkungen werden so gestaltet, dass Suchmaschinen eine klare Relevanz erkennen und Nutzer:innen gleichzeitig schnell zum gewünschten Produkt finden.
• Data-driven Content-Optimierung: Texte, Snippets und Metadaten werden datenbasiert weiterentwickelt – gestützt auf Search Console, Ranking-Daten und Conversion-Analysen.
• Synergie mit Performance Marketing: SEO ist am wirksamsten, wenn es mit SEA, Social Ads und CRM-Kampagnen verzahnt ist. Erst die Kombination sorgt für eine konsistente Customer Journey.
• Seasonal & Event-driven Tactics: Black Friday, Cyber Week oder eigene Sales-Events – solche Peaks erfordern eine rechtzeitige SEO- und Kampagnenvorbereitung, um maximalen Traffic und Umsatz zu generieren.

Praxis-Tipp: Setzen Sie A/B- und Multivariantentests nicht nur für Ads, sondern auch für SEO-relevante Elemente wie Snippet-Texte, CTAs oder Kategorie-Strukturen ein. So erkennen Sie, welche Variante tatsächlich die Conversion-Rate hebt – basierend auf echten Daten statt Bauchgefühl.

Checkliste: E-Commerce erfolgreich skalieren – Schritt für Schritt zum Wachstum

Gründerinnen und Gründer, die ihr Unternehmen durch das Skalieren aufs nächste Level heben wollen, sollten schrittweise folgende E-Commerce-Checkliste abhaken:

• Ressourcen und Budget bereitstellen
• Expert:innen ins Boot holen
• E-Commerce-Geschäft analysieren
• Ziele des Unternehmens festsetzen
• Integration eines flexiblen ERP-Systems
• Automatisierung von Prozessen
• Anpassen der Workflows an neue Anforderungen
• Tracken von Kennzahlen und Kundenzufriedenheit
• Marketing-Strategie für Website inkl. SEO und Ads

Alles abgehakt? Dann sind über 10.000 Bestellungen pro Tag für Ihren Shop leicht zu bewältigen! 

Mit dem ERP-System diva den E-Commerce nachhaltig skalieren und Umsatz steigern

Mit MAC haben Sie einen verlässlichen Partner und Experten an Ihrer Seite, wenn es darum geht, Ihr Business zu skalieren. Unser ERP-System diva verknüpft Shop, Lager, Versand, Marketing und Buchhaltung auf einer flexiblen Plattform, die genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist und mit Ihrem Unternehmen mitwächst.

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