NAS-Ausfall in der Arztpraxis: Wenn der Zugriff auf Patientendaten plötzlich fehlt

In Arztpraxen, Zahnarztpraxen und therapeutischen Einrichtungen sind solche Ausfälle keine Seltenheit. Anders als in größeren Unternehmen mit eigener IT-Abteilung fehlen dort oft die Ressourcen für eine professionelle Überwachung der Speicherinfrastruktur. Das NAS, einmal eingerichtet, läuft häufig über Jahre ohne technische Kontrolle.

Praxissoftware, Befunde, Abrechnung: wenn das zentrale System ausfällt

Viele niedergelassene Praxen betreiben ihr Praxisverwaltungssystem weiterhin lokal oder serverbasiert. Je nach eingesetzter Lösung befinden sich die Daten auf einem Praxisserver, einem NAS, in einem Rechenzentrum oder in einer Cloudumgebung. Kritisch wird es vor allem dann, wenn ein lokales Speicher- oder Serversystem zum zentralen Zugriffspunkt geworden ist und keine unabhängig getestete Wiederherstellungsmöglichkeit existiert.

Bei lokal betriebenen Umgebungen können sich auf dem NAS beispielsweise gescannte Befunde, Bildbefunde, Dokumente oder Sicherungen der Praxissoftware befinden. Fällt das zentrale System aus, sind unter Umständen sämtliche Arbeitsbereiche der Praxis betroffen: vom Patientenempfang über die Behandlung bis zur Quartalsabrechnung.

Backup vorhanden, aber im Ernstfall wertlos

Ein wiederkehrendes Muster bei Datenverlusten in medizinischen Einrichtungen: Ein Backup existiert, hilft im konkreten Fall aber nicht weiter. Die Gründe dafür sind vielfältig.

Häufig sichert eine externe USB-Festplatte die Daten automatisch, steht aber direkt neben dem NAS. Bei einem Überspannungsschaden oder Wassereintritt sind dann beide Geräte betroffen. In anderen Fällen lief das Backup-Programm zwar im Hintergrund, hat aber seit Monaten keine vollständige Sicherung mehr abgeschlossen, weil Fehlermeldungen unbemerkt blieben. Oder die Sicherung enthält zwar Datenbankdateien, wurde jedoch nicht anwendungskonsistent erstellt oder erfasst nicht alle für die Wiederherstellung benötigten Komponenten. Dann lassen sich die gesicherten Daten nicht ohne Weiteres in das Praxisverwaltungssystem zurückspielen.

Hinzu kommt: In Praxen mit mehreren Arbeitsplätzen werden Backups selten unter realen Bedingungen getestet. Ob sich aus einer Sicherung ein funktionsfähiger Praxisbetrieb wiederherstellen lässt, zeigt sich oft erst im Schadensfall.

Medizinische Daten unterliegen besonderen Schutzpflichten

Patientendaten zählen nach der Datenschutz-Grundverordnung zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten. Für Praxisinhaber ergibt sich daraus eine erhöhte Verantwortung: Sie müssen angemessene technische Maßnahmen treffen, um die Verfügbarkeit und Integrität dieser Daten sicherzustellen.

Ein NAS-Ausfall kann auch die Verfügbarkeit personenbezogener Daten beeinträchtigen und damit eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten darstellen. Ob eine Meldung an die Datenschutzaufsicht erforderlich ist, muss im Einzelfall anhand des Risikos für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen bewertet werden. Wird der Vorfall als Datenschutzverletzung eingestuft, sind sowohl der Vorfall als auch die vorgenommene Risikobewertung zu dokumentieren. Zusätzlich können ärztliche Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten sowie datenschutzrechtliche Nachweispflichten betroffen sein.

Was im Schadensfall möglich ist

DATA REVERSE® analysiert beschädigte NAS-Systeme aus medizinischen Einrichtungen im eigenen Labor in Leipzig. Der Ablauf entspricht dem bei anderen Speichersystemen: Die einzelnen Datenträger werden zunächst diagnostiziert und nach Möglichkeit sektorweise ausgelesen. Die weitere Analyse und logische Rekonstruktion erfolgt auf Basis der erzeugten Abbilder, damit zusätzliche Schreibzugriffe auf die Originaldatenträger vermieden werden.

Bei NAS-Geräten mit RAID-Konfiguration wird geprüft, ob die logische Struktur des Verbunds noch rekonstruierbar ist. Bei mechanischen Schäden an Festplatten, etwa an den Schreib-Leseköpfen, kann eine Bearbeitung unter Reinraumbedingungen erforderlich sein. Elektronik- und Controllerfehler werden dagegen gesondert diagnostiziert und erfordern nicht automatisch das Öffnen des Datenträgers.

Besondere Aufmerksamkeit gilt den Datenbankdateien der Praxissoftware. Diese müssen nicht nur als Dateien wiederhergestellt, sondern in einem konsistenten Zustand extrahiert werden, damit das Praxisverwaltungssystem sie wieder einlesen kann. Das gelingt nicht in jedem Fall, hängt aber wesentlich davon ab, ob der Originaldatenträger unverändert geblieben ist.

DATA REVERSE® ist nach ISO 9001 und ISO 27001 zertifiziert und unterliegt strengen Vertraulichkeitsanforderungen. Gerade bei medizinischen Daten ist die lückenlose Dokumentation des Umgangs mit den Datenträgern ein fester Bestandteil des Prozesses.

Was Praxen jetzt prüfen sollten

Ein NAS-Ausfall trifft Praxen am härtesten, wenn er ohne Vorwarnung kommt und die Sicherung versagt. Drei Punkte, die sich kurzfristig prüfen lassen:

Erstens: Liegt die Backup-Festplatte am selben Standort wie das NAS? Falls ja, ist die Sicherung bei physischen Schadensereignissen mitgefährdet.

Zweitens: Wann wurde zuletzt geprüft, ob sich aus dem Backup ein funktionsfähiger Praxisbetrieb wiederherstellen lässt, also nicht nur einzelne Dateien, sondern die vollständige Datenbank der Praxissoftware?

Drittens: Überwacht jemand regelmäßig den Zustand des NAS, einschließlich RAID-Status, Festplattengesundheit und Speicherauslastung? Viele NAS-Geräte melden Probleme per E-Mail, aber nur, wenn diese Funktion eingerichtet und die hinterlegte Adresse noch aktiv ist.