Praxisverwaltung: Was nach 17 Jahren wirklich zählt

Dr. med. Marcus Mannel arbeitet seit seiner Niederlassung im Jahr 2009 mit der Elefant Praxissoftware. Der Facharzt für psychosomatische Medizin und Psychotherapie sowie für Allgemeinmedizin ist heute überwiegend psychotherapeutisch tätig. Im Interview erzählt er, wie er sein Praxisverwaltungssytem ausgewählt hat und wie sich sein Praxisalltag in den vergangenen Jahren verändert hat.

Herr Dr. Mannel, Sie arbeiten seit Ihrer Niederlassung 2009 mit Elefant. Wie kam es damals zu Ihrer Entscheidung?

Dr. Mannel: Aus meiner Angestelltentätigkeit kannte ich bereits eine andere Praxissoftware als Elefant. Für meine eigene Praxis war sie mir aber zu kompliziert und zu überladen. Ich habe mich deshalb bei Kolleginnen und Kollegen umgehört, die bereits niedergelassen waren, und mir verschiedene Lösungen angesehen. Danach war meine Entscheidung relativ schnell klar. Es wird Elefant. Für mich war wichtig, dass die Software zu meiner Arbeitsweise passt und nicht unnötig kompliziert ist. 

Elefant begleitet Sie nun schon seit 17 Jahren. Wie sieht das heute ganz konkret in Ihrem Praxisalltag aus? 

Dr. Mannel: Sie begleitet mich tatsächlich durch den gesamten Arbeitstag. Das Erste, was ich morgens in der Praxis mache, ist, den Rechner hochzufahren und die Software zu starten. Sie bleibt dann den ganzen Tag geöffnet und begleitet mich bei meiner Arbeit. Am Abend ist es entsprechend eine der letzten Aufgaben, das Programm zu schließen und die Datensicherung durchzuführen. Für mich ist die Praxissoftware damit kein Werkzeug, das ich nur gelegentlich nutze, sondern ein fester Bestandteil des gesamten Praxisablaufs. Kurz zusammengefasst: Elefant ist für mich ein hilfreicher, stabiler und zuverlässiger Begleiter jeden Tag. 

Wenn eine Software jeden Tag im Einsatz ist, merkt man wahrscheinlich schnell, worauf es wirklich ankommt. Was ist Ihnen bei einer Praxissoftware besonders wichtig? 

Dr. Mannel: Vor allem Stabilität und Zuverlässigkeit. Wenn ich eine Software täglich nutze, möchte ich mich darauf verlassen können, dass die grundlegenden Abläufe funktionieren. Gleichzeitig ist für mich wichtig, dass ich bei Problemen Unterstützung bekomme. Der Support von Elefant hat sich aus meiner Sicht über die Jahre sehr positiv entwickelt. Wenn ich ein Problem habe, das ich selbst nicht lösen kann, greife ich zum Telefon und bekomme sehr schnell die Hilfe, die ich brauche. Das ist für mich ein wesentlicher Punkt, weshalb ich Elefant über all die Jahre treu geblieben bin. 

Ein wichtiger Teil jeder Praxissoftware ist die Abrechnung. Wie erleben Sie die Quartalsabrechnung? 

Dr. Mannel: Die finde ich sehr gut gelöst. Sie ist sehr einfach. Ich erfasse meine Leistungen täglich direkt aus dem Terminkalender heraus. Dadurch ist am Ende des Quartals im Grunde schon sehr viel vorbereitet. Dann gehe ich am Quartalsende noch einmal alles durch und prüfe, ob ich etwas Wichtiges vergessen habe. Die Software weist mich auch auf fehlende Angaben hin. Die eigentliche Quartalsabrechnung dauert bei mir deshalb maximal eine halbe Stunde. 

Gab es in den vergangenen Jahren auch mal Probleme mit der Abrechnung? 

Dr. Mannel: Nein, größere Probleme hatte ich nicht. In 17 Jahren hatte ich keine Situation, in der eine Abrechnungsdatei von der Kassenärztlichen Vereinigung nicht angenommen wurde oder es vergleichbare Schwierigkeiten gab. Natürlich hängt das immer auch davon ab, wie konsequent man seine Leistungen während des Quartals erfasst. Für mich funktioniert der Ablauf gut, weil ich die Daten kontinuierlich pflege.

Mit der Telematikinfrastruktur sind in den vergangenen Jahren viele neue technische Anforderungen hinzugekommen. Wie haben Sie diese Entwicklung erlebt?  

Dr. Mannel: Die Einführung der Telematikinfrastruktur hat bei mir zunächst keine große Begeisterung ausgelöst. Ich bin überwiegend psychotherapeutisch tätig und brauche persönlich nicht alle Anwendungen und Möglichkeiten, die mit der TI verbunden sind oder künftig noch hinzukommen sollen. Trotzdem muss ich die technischen Voraussetzungen natürlich implementieren und die vorgesehenen Anwendungen nutzen. Damit war zusätzliche Arbeit verbunden, beispielsweise durch Kartenterminals, das Einlesen von Versichertenkarten oder längere Startvorgänge, weil zunächst verschiedene Verbindungen hergestellt werden müssen. Deshalb war ich sehr froh, dass Elefant das für mich über die Jahre mit erledigt hat.

Ganz ohne Reibung lief die Einführung neuer Technik wahrscheinlich trotzdem nicht?

Dr. Mannel: Nein, natürlich nicht immer. Wenn völlig neue technische Komponenten eingeführt werden, kann es auch einmal ruckeln. Das halte ich grundsätzlich für nachvollziehbar. Entscheidend war für mich eher, dass ich mich bei solchen Veränderungen gut begleitet gefühlt habe und nicht alleine herausfinden musste, wie sich neue Anforderungen technisch umsetzen lassen. Gerade für kleinere Praxen ist das aus meiner Sicht wichtig, weil man in der Regel keine eigene IT-Abteilung im Hintergrund hat. 

Elefant selbst hat sich in diesen 17 Jahren ebenfalls stark verändert. Wie nehmen Sie diese Entwicklung wahr?

Dr. Mannel:  Elefant hat sich enorm entwickelt. Die Anforderungen an eine Praxis sind heute andere als 2009. Es sind viele technische und organisatorische Aufgaben hinzugekommen, und entsprechend musste sich auch die Software weiterentwickeln. Elefant ist so was ähnliches wie ich. Über die 17 Jahre, die wir gemeinsam einen Weg gegangen sind, haben wir uns und mussten wir uns weiterentwickeln und modernisieren. Ab und zu knirscht das mal ein bisschen, sowohl bei mir als auch beim Elefant. Aber der Weg stimmt, die Richtung stimmt. Wir werden zukunftssicherer und moderner und ich hoffe, dass das auch weiterhin so bleiben wird.

Wenn Sie heute Kolleg:innen begegnen, die sich neu niederlassen: Worauf würden Sie ihnen bei der Wahl ihrer Praxissoftware raten zu achten?

Dr. Mannel: Ich würde vor allem darauf achten, ob die Software wirklich zum eigenen Praxisalltag passt. Nicht jede Praxis benötigt denselben Funktionsumfang. Wer überwiegend psychotherapeutisch arbeitet, hat zum Teil andere Anforderungen als eine große medizinische Praxis mit mehreren Fachrichtungen. Außerdem würde ich darauf achten, wie zuverlässig die täglichen Abläufe funktionieren und welche Unterstützung man bekommt, wenn Probleme auftreten. Eine Praxissoftware begleitet einen im besten Fall viele Jahre. Deshalb ist nicht nur wichtig, was sie heute kann, sondern auch, ob sie weiterentwickelt wird und mit neuen Anforderungen Schritt hält. Ich habe mit Elefant über viele Jahre sehr gute Erfahrungen gemacht und würde die Software neuen Kolleginnen und Kollegen deshalb auch weiterempfehlen.

Vielen Dank, Dr. Mannel, für dieses offene Gespräch.