Capterra HR Software Trends 2025: Wie KI und Software aktuelle HR-Challenges lösen

Die aktuelle HR-Software-Studie von Capterra, an der über 3.200 HR-Verantwortliche weltweit (davon 300 aus Deutschland) teilnahmen, zeigt: Technologie prägt die Zukunft der Arbeitswelt und hilft Unternehmen, HR-Herausforderungen zu meistern.

Highlights der Studie:

• Mitarbeiterbindung als größte Herausforderung: 51 % der deutschen HR-Verantwortlichen sehen die Bindung von Mitarbeitern als wichtigste HR-Herausforderung für 2025 – deutlich mehr als der internationale Durchschnitt von 36 %.
• KI steigert Zufriedenheit und Engagement: 43 % der Unternehmen, die KI-Funktionen in ihrer HR-Software nutzen, berichten von höherer Mitarbeiterzufriedenheit und -engagement, im Vergleich zu nur 27 % ohne KI-Einsatz.
• Recruiting ist mit KI erfolgreicher: 49 % der Unternehmen mit KI-gestützter HR-Software erzielen bessere Recruiting-Ergebnisse, während es bei Unternehmen ohne KI nur 32 % sind.
• Wachsende Bedeutung von Weiterbildung: 65 % der deutschen HR-Verantwortlichen erwarten steigende Ausgaben für Aus- und Weiterbildung.

Die größten Herausforderungen im Personalbereich 2025

Mitarbeiterbindung und -engagement: In Deutschland sehen 51 % der Befragten die Bindung von Angestellten als die größte HR-Herausforderung für 2025. Dies liegt weit über dem internationalen Durchschnitt von 36 %. Auch das Mitarbeiterengagement zählt weltweit (38 %) und in Deutschland (33 %) zu den 5 größten HR-Herausforderungen.

Recruiting von qualifizierten Fachkräften: Die richtigen Talente zu finden und einzustellen, ist nicht nur in diesem Jahr, sondern eine andauernde Herausforderung. Aktuell sehen 48 % der deutschen Befragten und 44 % der Befragten weltweit die Anwerbung, Beurteilung und Einstellung von qualifizierten Fachkräften als einer der größten HR-Herausforderungen.

Upskilling und Reskilling: Die Schulung oder Weiterbildung von Mitarbeitern ist vor allem aufgrund des rasanten technologischen Wandels und der sich wandelnden Anforderungen an Arbeitsplätze die größte Herausforderung im Personalwesen weltweit (45 %). Dies führt zu einer kontinuierlichen Qualifikationslücke innerhalb von Unternehmen. Auch in Deutschland sehen 42 % der HR-Verantwortlichen dies als Herausforderung. 

Wie Technologie und KI diese Herausforderungen lösen können, war Mittelpunkt der Untersuchungen der Capterra Studie. 

KI fördert Mitarbeiterbindung und -engagement

Die Studie zeigt, dass die Nutzung von KI in HR-Tools für zufriedenere Mitarbeiter im Unternehmen sorgt und die Mitarbeiterbindung erhöht. Die Teilnehmer der Studie wurden gefragt, welche Vorteile sie in ihrem Unternehmen durch die Einführung von HR-Software erzielt haben. 

Das Ergebnis: 43 % der Unternehmen, die KI-Funktionen in ihrer HR-Software einsetzen, berichten von höherer Mitarbeiterzufriedenheit und -engagement, im Vergleich zu 27 % der Unternehmen, die keine KI-Funktionen in ihrer HR Software einsetzen. Auch bei der Mitarbeiterbindung haben KI-Funktionen einen starken Einfluss: 39 % der Unternehmen mit KI-Funktionen stellen eine höhere Mitarbeiterbindung fest, im Vergleich zu nur 25 % der Unternehmen, die keine KI-Funktionen einsetzen.

“KI steigert das Engagement und die Zufriedenheit der Angestellten, indem sie Routinetätigkeiten automatisiert, Überlastungen frühzeitig erkennt und individuelle Entwicklungs- sowie Karrieremöglichkeiten vorschlägt. Durch die Analyse von Mitarbeiterprofilen und Feedback kann KI gezielt passende Projekte, interne Stellen oder Mentoring-Programme empfehlen und ermöglicht es HR-Teams, rechtzeitig auf sinkende Arbeitsmoral zu reagieren, für eine bessere Work-Life-Balance und mehr Motivation im Unternehmen“, so Ines Bahr, Senior Content Analystin bei Capterra.

KI optimiert die Talentakquise 

Fast zwei von drei Personalleitern gehen davon aus, dass die Belegschaft ihres Unternehmens in den nächsten 12 Monaten wachsen wird und 59 % rechnen damit, dass die Kosten für die Personalbeschaffung im Vergleich zum letzten Jahr steigen werden. 

Auch im Recruiting kann der Einsatz von KI zur Optimierung der Prozesse und zur Verbesserung der Ergebnisse beitragen. 

Wie die Studie zeigt, berichten HR-Führungskräfte, die HR-Software mit KI-Funktionen nutzen, generell von positiveren Ergebnissen, als diejenigen, die keine KI-Funktionen nutzen:

• Bessere Recruiting-Ergebnisse: 49 % vs. 32 % 
• Besseres Mitarbeiter- oder Bewerbererlebnis: 40 % vs. 29 %
• Verbesserung der HR-/Talentanalyseprozesse: 34 % vs. 26 %

“Künstliche Intelligenz verbessert den Recruiting-Prozess, indem sie Lebensläufe präzise analysiert, passende Kandidaten in beruflichen Netzwerken identifiziert und personalisiert anspricht sowie die Terminplanung für Vorstellungsgespräche automatisiert. So gewinnen Personalverantwortliche mehr Zeit für den Aufbau von Beziehungen und können objektiver entscheiden”, so Ines Bahr.

Lernmanagement und KI: Schlüssel zur Schließung von Qualifikationslücken

65 % der befragten HR-Verantwortlichen aus Deutschland gehen davon aus, dass ihre Ausgaben für Aus- und Weiterbildung in diesem Jahr im Vergleich zum Vorjahr steigen werden.

Laut einem Gartner-Bericht sind Unternehmen zunehmend besorgt über entstehende Qualifikationslücken und deren mögliche Auswirkungen auf Leistung und Wachstumsziele. So geben 78 % der Personalverantwortlichen an, sich wegen fehlender Kompetenzen im eigenen Unternehmen zu sorgen; besonders groß ist die Besorgnis bei digitalen Fähigkeiten, die für 56 % der Befragten das größte Defizit darstellen. Eine zentrale Herausforderung besteht darin, diese Lücken gezielt zu identifizieren.

Durch gezielte Weiterbildungsmaßnahmen und den Einsatz moderner Technologien wie Software-Integrationen und KI können Unternehmen ihre Produktivität steigern und Qualifikationsdefizite wirksam schließen. So geben 79 % der Studienteilnehmer aus Deutschland an, dass ein Learning Management System sehr wichtig für die HR-Operationen ihres Unternehmens sind. Davon finden es 30 % sogar entscheidend. Gleichzeitig finden 21 % der deutschen HR-Verantwortlichen, dass das Lernmanagement neben anderen HR-Schwerpunkten am meisten vom Einsatz von KI profitiert. 

"Die Zukunft des Personalwesens hängt davon ab, wie Unternehmen sich an den rasanten technologischen Wandel und die sich verändernden Mitarbeiterbedürfnisse anpassen. Der Einsatz von Technologie und KI, sowie die Priorisierung von Weiterbildung und Mitarbeiterzufriedenheit sind entscheidend für den Erfolg, um Top-Talente anzuziehen, zu entwickeln und zu halten,” so Ines Bahr. 

Methodik
Capterra’s 2025 HR Software Trends Studie wurde im April 2025 unter 3.256 Befragten in Australien (n=278), Brasilien (n=300), Kanada (n=289), Frankreich (n=300), Deutschland (n=300), Indien (n=294), Italien (n=300), Mexiko (n=300), Spanien (n=300), dem Vereinigten Königreich (n=296) und den USA (n=300) durchgeführt. Die Befragten wurden daraufhin überprüft, ob sie in Unternehmen mit mehr als einem Angestellten und in einer leitender Funktion tätig sind. Außerdem wurde bestätigt, dass die Befragten zumindest teilweise für Entscheidungen über den Kauf von HR-Software in ihrem Unternehmen verantwortlich sind.