Paketübergabe in Behörden effizient digital abwickeln

Täglich erreichen Behörden zahlreiche Pakete – von internen Sendungen über Lieferungen externer Dienstleister bis hin zu persönlichen Zustellungen für Mitarbeitende. Damit wächst auch die Herausforderung, den Überblick über jede einzelne Sendung zu behalten und eine sichere, nachvollziehbare Paketübergabe zu gewährleisten. Manuelle Prozesse mit Papierlisten oder Excel-Tabellen stoßen dabei schnell an ihre Grenzen. Um diese Abläufe effizienter zu gestalten, setzen immer mehr Behörden auf digitale Lösungen. COSYS bietet hierfür ein modernes System, das die Paketübergabe vollständig digitalisiert und durch den Einsatz von Smart Lockern sowie Business Intelligence (BI) zusätzliche Transparenz und Komfort schafft.

Herausforderungen bei der klassischen Paketübergabe

Behörden stehen bei der klassischen Paketübergabe vor einer Vielzahl an Herausforderungen. In der herkömmlichen Paketübergabe erfolgt die Erfassung meist manuell auf Papier oder in Excel-Listen. Dieses Vorgehen ist fehleranfällig und zeitaufwendig. Eine durchgängige Transparenz über den Paketstatus fehlt. Zum Beispiel ist nicht ersichtlich, wo sich ein Paket befindet oder wer es abgeholt hat. Bei Verlusten oder Verzögerungen der Pakete ist es oft schwierig herauszufinden, wer die Verantwortung hatte. In der Poststelle oder dem Empfang entsteht ein hoher Aufwand bei der Bearbeitung der Paketübergabe.

Digitale Lösung von COSYS

Die digitale Paketmanagement Lösung von COSYS deckt den gesamten Prozess der Paketübergabe ab. Die Software besteht aus zwei Komponenten. Sie besteht aus einer Webanwendung, dem WebDesk, und einer mobilen App. Sie ist geräte- und herstellerunabhängig nutzbar – auf MDE-Geräten, Smartphones oder Tablets. Alle eingehenden Sendungen werden über die App mittels Barcode-Scan erfasst. Die App dient dem operativen Mitarbeiter, während der WebDesk die Paketverwaltung unterstützt. Über die App erfolgt die Zuordnung zum Empfänger. Der Empfänger kann ein einzelner Mitarbeiter oder auch Abteilungen sein. Jede Paketübergabe wird elektronisch dokumentiert. Dies erfolgt mittels digitaler Unterschrift und/oder eines Fotos. Bei einer konstanten Internetverbindung sieht man jeden Status in Echtzeit im System, da nach jedem Arbeitsschritt das Paket gescannt wird und sich der Status ändert.

Integration von Smart Lockern

Behörden können Smart Locker (intelligente Schließfächer) einfach in die COSYS-Lösung einbinden. Der Ablauf sieht vor, dass Pakete im Schließfach hinterlegt werden, wenn der Empfänger nicht angetroffen wird oder die Abholung von vornherein über den Smart Locker erfolgen soll. Nach der Einlagerung erhält der Empfänger eine automatische Benachrichtigung per E-Mail mit einem Abholcode. Damit können Mitarbeitende ihre Pakete kontaktlos und außerhalb der Öffnungszeiten abholen. Eine lückenlose Nachverfolgung ist gewährleistet, da das System automatisch erfasst und dokumentiert, wann das Paket entnommen wurde. Dadurch wird die Poststelle entlastet, und die Flexibilität für Mitarbeitende steigt.

Business Intelligence (BI) für Transparenz und Optimierung

Business Intelligence (BI) ermöglicht die detaillierte Auswertung und Analyse der Paketprozesse. BI liefert zum Beispiel wertvolle Einblicke in die Anzahl der eingegangenen Pakete, Spitzenzeiten, die durchschnittliche Lagerdauer und vieles mehr. Mithilfe von BI können Behörden Engpässe erkennen und Abläufe gezielt optimieren. Auch bei interner Dokumentation und bei Nachweispflichten unterstützt BI die Verantwortlichen in den Behörden. Das datenbasierte Management steigert die Effizienz und reduziert Prozesskosten.

Fazit

Die digitale Paketübergabe mit COSYS sorgt für maximale Transparenz, Sicherheit und Zeitersparnis. Die Integration von Smart Lockern und BI-Analysen macht die Lösung besonders zukunftssicher. Behörden profitieren von einer modernen, nachvollziehbaren und effizienten Abwicklung ihres internen Paketflusses.

Bei Fragen oder für weitere Informationen erreichen Sie uns telefonisch unter +49 (0)5062 900 0, per E-Mail an anfrage@cosys.de, über unser Kontaktformular oder den Live-Chat auf unserer Webseite.