Werkzeugmanagement mit COSYS verbessern

Genau an diesem Punkt unterstützt COSYS mit einer digitalen Werkzeugverwaltung: Entnahmen, Rückgaben, Standorte und Prüftermine werden über eine mobile App erfasst und im COSYS WebDesk zentral sichtbar. Ergänzend lassen sich die Daten über COSYS Business Intelligence in Dashboards und Analysen auswerten – für bessere Abläufe im Alltag und fundierte Entscheidungen im Management.

Use Case: BauTech Infrastruktur GmbH – wenn Werkzeuge „verschwinden“

Die (fiktive) BauTech Infrastruktur GmbH ist ein mittelständischer Tief- und Leitungsbauer mit rund 180 Mitarbeitenden. Mehrere Teams arbeiten parallel auf Baustellen in ganz Deutschland. Im Zentrallager befinden sich zahlreiche Geräte: Bohrhämmer, Pressmaschinen, Vermessungstechnik, Akkugeräte, Trennschleifer sowie Spezialwerkzeuge mit Prüf- und Wartungspflichten.

Ausgangslage: analog, unübersichtlich, fehleranfällig

Aktuell läuft vieles manuell: Bauleiter fordern Werkzeuge per Mail oder Telefon an, der Lagerist kommissioniert, lädt Container oder Fahrzeuge und erstellt handschriftliche Leihscheine. Auf der Baustelle werden Werkzeuge weitergegeben – meist ohne digitale Dokumentation. Bei Rücklieferungen beginnt das Rätselraten: Was fehlt? Was ist beschädigt? Wer hatte das Gerät zuletzt?
Prüffristen werden zusätzlich über Excel und Kalender gepflegt – mit dem Risiko, dass Termine übersehen werden.

Typische Folgen

• spürbarer Werkzeugschwund und teure Nachbeschaffungen
• kaum nachvollziehbare Verantwortlichkeiten
• unsichere Disposition (was ist verfügbar, was kommt zurück?)
• Wartungen/Prüfungen teils zu spät, weil Fristen untergehen
• Auswertungen zu Verlusten und Auslastung nur mit viel Handarbeit möglich

COSYS Werkzeugverwaltung als Lösung

BauTech führt die COSYS Werkzeugverwaltung ein. Jedes Werkzeug erhält einen Barcode oder QR-Code, Seriennummern und Stammdaten werden im System gepflegt. Mit der COSYS App auf Smartphone oder MDE-Gerät werden Bewegungen direkt beim Vorgang gescannt – im Lager oder auf der Baustelle.

So läuft die Ausgabe digital ab

Der Lagerist wählt in der App zunächst Projekt bzw. Baustelle aus, scannt anschließend die Werkzeuge und kann optional eine konkrete Person zuordnen. Der digitale Beleg wird direkt auf dem Gerät unterschrieben; bei Bedarf wird ein Foto zum Zustand ergänzt. Durch das Scannen werden Statusänderungen automatisch gesetzt, etwa „verfügbar“, „im Einsatz“ oder „in Wartung“.

Zentrale Steuerung im COSYS WebDesk

Statt Insellösungen in Papier und Excel nutzt BauTech den COSYS WebDesk als zentrale Plattform:

• Bestände und Standorte auf einen Blick
• Zuordnung zu Projekten und Mitarbeitenden
• chronologische Historie je Werkzeug (wer hat wann was gebucht?)
• schnelle Bearbeitung von Stammdaten und Bewegungen

Option: Werkzeugschränke mit Zugriffskontrolle

Ergänzend können intelligente Werkzeugschränke eingesetzt werden. Der Zugriff erfolgt nur für berechtigte Personen (z. B. per PIN/Badge), Entnahmen werden automatisch verbucht. Dadurch sinkt die Zahl der „Mitnahmen ohne Nachweis“ deutlich.

Konkrete Verbesserungen bei BauTech

• Weniger Verluste: Durch die klare Zuordnung zu Projekt und Person wird Schwund messbar reduziert. Bei fehlenden Geräten gibt es nachvollziehbare Buchungen statt Vermutungen.
• Weniger Doppelbeschaffungen: Disposition und Bauleitung sehen im WebDesk, welche Werkzeuge wo im Einsatz sind und wann Rückläufe zu erwarten sind.
• Schneller finden statt lange suchen: Mitarbeitende können per App prüfen, wo ein Werkzeug aktuell liegt – Lager, Fahrzeug, Container oder Baustelle.
• Mehr Sicherheit: Prüffristen sind je Werkzeug hinterlegt. Das System erinnert an fällige Prüfungen und kann Geräte bis zur dokumentierten Freigabe für die Ausgabe sperren.
• Weniger Bürokratie: Medienbrüche entfallen – statt Zettel, Excel und Rückfragen gibt es saubere Workflows in App und WebDesk. Daten lassen sich bei Bedarf exportieren und an andere Systeme übergeben.

COSYS Business Intelligence: aus Daten wird Steuerung

Alle Scans, Statuswechsel und Prüfereignisse landen im COSYS Backend und können in der COSYS Business Intelligence Plattform gebündelt und analysiert werden. So entsteht ein Werkzeugmanagement-Cockpit mit Kennzahlen und Dashboards, zum Beispiel:

• Verluste nach Projekt und Zeitraum
• Schadenshäufigkeiten nach Gerätetyp
• Auslastung teurer Spezialwerkzeuge
• Filter nach Baustelle, Team oder Zeitraum

Mit Drill-Down-Funktionen lässt sich von einer Kennzahl (z. B. „Schwund im 2. Quartal“) bis zur einzelnen Buchung springen – inklusive Zeitstempel, verantwortlicher Person und ggf. Foto. Reports können als PDF für Geschäftsführung, Einkauf oder Controlling bereitgestellt werden, etwa für Investitionsentscheidungen oder Gespräche mit Nachunternehmern.

Perspektivisch werden auch Prognosen möglich: Welche Gerätegruppen werden saisonal stärker benötigt, wo drohen Engpässe und welche Bestände lassen sich reduzieren? Damit wird Werkzeugverwaltung vom reinen Verwaltungsprozess zu einem aktiv gesteuerten Kosten- und Effizienzfaktor.

Fazit

Der Fall BauTech zeigt, wie schnell analoge Toolverwaltung an Grenzen stößt: Schwund, fehlender Überblick, unklare Zuständigkeiten und kaum belastbare Kennzahlen. Mit COSYS werden Entnahmen, Rückgaben, Standorte und Prüfungen digital erfasst – per App, optional unterstützt durch Zugriffssysteme wie Werkzeugschränke. Im WebDesk ist alles zentral nachvollziehbar.

In Kombination mit COSYS Business Intelligence entstehen daraus Dashboards, Reports und Prognosen. Das Ergebnis: weniger Verluste, höhere Sicherheit, weniger Verwaltungsaufwand und Investitionsentscheidungen auf Basis echter Daten.