ams.Solution AG: Sauber konstruiert und sauber kalkuliert

Als Systemlieferant für Sondermaschinen, Sonderanlagen und Sonderbetriebsmittel bietet die aalcon Konstruktions-GmbH ihren Kunden ein komplettes Dienstleistungsportfolio, das von der Konzeption und Konstruktion über die Entwicklung, Realisierung und Zertifizierung bis hin zur Inbetriebnahme und zum After Sales reicht. Die Abnehmer der Präzisionserzeugnisse, zu denen namhafte Firmen aus den Bereichen Halbleitertechnik, Verpackungstechnik sowie Kunststoffverarbeitung zählen, schätzen die zuverlässige Auftragsabwicklung des schwäbischen Unternehmens. Um sich vor dem Hintergrund einer ansehnlichen Auftragszunahme und gleichzeitigen Mitarbeiterwachstums für die Zukunft zu rüsten, leitete Firmengründer und Geschäftsführer Markus Starz im Frühjahr 2018 die Schritte zur Implementierung einer integrierten Business Software ein. Sein Ziel: Über die damit vorhandene durchgängige Datenbasis sollen in Echtzeit valide Kennzahlen für einen umfassenden Überblick über das Gesamtunternehmen generiert werden. Die Wahl fiel auf das Multiprojektmanagement-ERP-System ams.erp, das speziell auf die Belange von Unikat-, Auftrags- und Variantenfertigern zugeschnitten ist.

Die Tätigkeitsfelder der Hauptkunden des in Aalen auf der Ostalb ansässigen Unternehmens sind vielfältig, weswegen sich die Mitarbeiter über die Zeit ein breites Know-how im Bereich der normgerechten Konstruktion, der Fertigung, Montage und Inbetriebnahme von Sonderbetriebsmitteln und Sondermaschinen unterschiedlichster Ausprägung aneignen konnten. Darunter befinden sich u.a. viele Produkte und Anlagen, die unter Berücksichtigung der speziellen Anforderungen der Reinraumtechnik entstehen – vor allem im Rahmen der Fertigung von Komponenten für die Halbleiterindustrie

360-Grad-Blick

Alle aalcon-Erzeugnisse – es handelt sich mehrheitlich um Prototypen – sind CE-zertifiziert, entsprechen den gültigen EG-Maschinenrichtlinien und werden allen notwendigen Sicherheitsprüfungen unterzogen. Darüber hinaus schreibt sich das Unternehmen auf die Fahnen, auch kurzfristige Projektanfragen unkompliziert bewältigen zu können. Um dieses breite Leistungsspektrum zur vollsten Zufriedenheit der Auftraggeber erfüllen zu können, sind die Verantwortlichen auf aktuelle Kennzahlen zum Gesamtprojektaufkommen und zum jeweiligen Status der Auftragsabwicklung angewiesen. Voraussetzung hierfür sind eine solide Datenbasis und ein durchgängiger Datenfluss.

Mit der alten Software-Landschaft war der angestrebte 360-Grad-Blick aus mehreren Gründen nicht zu erreichen. Die eingesetzte, in sich funktional limitierte und für die Losgröße 1+ nicht passende ERP-Lösung war nie in dem Umfang implementiert worden, der für eine unternehmensweite Nutzung erforderlich gewesen wäre. Da der Anbieter zudem die Weiterentwicklung und den Support für die Software eingestellt hatte, behalfen sich die Mitarbeiter an vielen Punkten notgedrungen mit Microsoft Excel oder anderen Insellösungen. Dieses Vorgehen mit seinen zwangsläufigen Medienbrüchen verhinderte eine durchgehende Prozesskette zusätzlich.

Im April 2018 gab es erste konkrete Überlegungen in Richtung einer grundlegenden ERP-seitigen Neuausrichtung und bereits im Oktober fanden die ersten Kickoff-Meetings mit den Experten der ams.Solution AG statt. Deren Multiprojektmanagement-Software ams.erp, die von einem externen Software-Berater empfohlen worden war, hatte sich im Rahmen eines vorherigen Auswahlverfahrens recht schnell gegen zwei andere Produkte durchgesetzt. „Wir merkten rasch, dass ams.erp aufgrund seiner Branchenausrichtung auf die Anforderungen mittelständischer Prototypenentwickler wie uns zugeschnitten ist“, sagt Markus Starz. Die integrierten Tools zur Arbeits- und Projektzeitenerfassung beispielsweise, die für den Firmenchef u.a. entscheidende Auswahlfaktoren darstellten, erfüllten im Standard bereits sämtliche Anforderungen. Folglich konnten die vorgegebenen Abläufe des ERP-Systems übernommen werden.

Saubere Kalkulation

Die Adaption dieser Standardprozesse stellte für sich genommen bereits einen wichtigen Schritt in Richtung der Etablierung einer übergreifenden Ablauforganisation dar. Einen noch viel weitreichenderen Effekt für sein Unternehmen sieht Markus Starz jedoch darin, mit ams.erp stets den Überblick über den aktuellen Stand der Projekt- und Auftragsabwicklung zu besitzen: „Wir sind an dem Punkt, dass wir aufgrund der durchgängigen Datenbasis solide Aussagen und Prognosen treffen sowie Vergleiche zu vorangegangen Zeiträumen anstellen können.“ Zudem sei er nun in der Lage, jederzeit voraus- und nachkalkulieren und somit exakt nachvollziehen zu können, welche Projekte sich gerechnet haben und welche nicht. Markus Starz bringt es auf den Punkt: „Wir decken unsere Schwachstellen auf und steigern unsere Wirtschaftlichkeit.“

Verglichen zur vorherigen Situation sei dies ein enormer Fortschritt, bekräftigt der Sohn des Firmengründers, Dominik Starz, der Ende 2018 ins Unternehmen eingestiegen war. Denn mit der alten Software sei es bestenfalls möglich gewesen, die entstandenen Kosten oder gebuchten Zeiten zu einem bestimmten Auftrag über einfache Listenfunktionen zu erfassen – in einen übergeordneten Kontext wie jetzt mit ams.erp ließen sie sich hingegen nicht setzen. Auswertungen zu einzelnen Produktgruppen, Arbeitsbereichen oder Teams waren ebenso wenig möglich.

Auch bei der Angebotskalkulation und im Einkauf hat sich aalcon erheblich verbessert. Früher wurden Angebote in Word geschrieben, die Kalkulation erfolgte über Excel und um eine Rechnung stellen zu können, musste das Angebot in der Verwaltung ein weiteres Mal erzeugt werden. Im Einkauf wurden alle Bestellungen einzeln in eine zunehmend ausufernde und schwer zu handhabende Excel-Tabelle eingetragen. Die Arbeit mit diesen Insellösungen mitsamt den jeweils erforderlichen manuellen Überträgen gestaltete sich äußerst fehleranfällig.

Schnellere Prozesse

Mit ams.erp lassen sich im Gegensatz dazu nun alle Aktivitäten abteilungsübergreifend abbilden. Da dieser Ansatz für einige Mitarbeiter zunächst Neuland war und hier und da Diskussionen zur Sinnhaftigkeit aufkamen, wurde die Belegschaft von Anfang an konsequent dazu angehalten, keine Parallelwelten aufzubauen und keine Daten aus dem ERP-System zu extrahieren. Inzwischen erkennen die Mitarbeiter die Vorteile der integrierten Arbeitsweise. Dies beginnt damit, dass das standardisierte Vorgehen die Übergabe von Aufgaben im Falle von Abwesenheiten immens erleichtert. Darüber hinaus unterstützt ams.erp die effiziente Koordination der Projektabwicklung, die bei aalcon traditionell die Konstrukteure übernehmen.  Von der Konzeption über die Montage bis hin zum Verpacken reicht ihr Zuständigkeitsbereich. Die Übertragung der Gesamtverantwortung für die eigenen Projekte macht das schwäbische Unternehmen natürlich interessant für ambitionierte neue Mitarbeiter.

Zurück zur Kalkulation bzw. zur Angebotskalkulation: Im Gegensatz zu früher, als sie mit simplen Standardaufschlägen arbeiteten, nutzen die aalcon-Verantwortlichen heute die Vorteile der mitlaufenden Kalkulation von ams.erp. Die Software liefert den Projektleitern stets in Echtzeit und ohne langwierige Batch- oder Nachtläufe detaillierte Information darüber, inwieweit die laufenden Aufträge noch den vorgegebenen Zeit- und Budgetplänen entsprechen. Mögliche Abweichungen sind bereits in ihrer Entstehung erkennbar. Die Gründe für die Abweichungen lassen sich bis auf Baugruppen- und Bauteilebene zurückverfolgen, entsprechende Maßnahmen können frühzeitig eingeleitet werden.

Obwohl es sich bei der überwiegenden Mehrzahl der aalcon-Produkte um Prototypen handelt, kommt es vor, dass Baugruppen, Bauteile oder ganze Produkte erneut angefragt werden. In diesen Fällen können auf Basis der vorhandenen Kalkulationsdaten ad hoc entsprechende neue Angebote erstellt werden. Auch über den Vergleich ähnlich gelagerter Aufträge lassen sich schnell detaillierte und wirtschaftlich rentable Kundenangebote erstellen.

Keine aufwendige Pflege des Artikelstamms

Aufgrund der weitgehend vorherrschenden Fertigung in Stückzahl 1 ist der Artikelstamm bei aalcon laut Dominik Starz „sehr überschaubar“. Abgesehen von Verbrauchsteilen und einigen wenigen Ausnahmen werden keine Teile auf Lager vorgehalten. Die Möglichkeit des Arbeitens mit Artikeln ohne Artikelnummern, sogenannten O-Teilen, war für Markus Starz daher ein weiteres wichtiges Argument für die Branchen-Software. Denn damit entfällt die arbeitsintensive Dauerpflege des Artikelstamms, die fast alle ERP-Systeme zwingend fordern. Die Wiederverwendung von Artikelnummern bringt jedoch in erster Linie klassischen Serienfertigern Nutzen, die Bestände produzieren und Lagerartikel abverkaufen. Im Gegensatz dazu arbeitet man bei aalcon rein projektbezogen. Statt Stammdaten wie Artikelnummern zu pflegen, kam es dem Geschäftsführer darauf an, neue Projekte mit einem minimalen Set an Daten anlegen zu können, um schnellstmöglich operativ zu werden.

Angenommene Angebote wandelt das ERP-System unkompliziert in Aufträge, so dass die Auftragsabwicklung beginnen kann: Arbeitsvorbereitung, Einkauf, Fertigung, Materialwirtschaft und Montage übernehmen die Verantwortung für den Kundenauftrag und informieren sich mittels der Software zum Projektfortschritt und zu den in ihren Bereichen anstehenden Aufgaben.

Die Implementierung des ERP-Systems begann mit den Schulungen der Key User im Dezember 2018, der Echtstart erfolgte bereits am 1. Juli 2019. Das generelle Vorgehen, einzelne Module wie die Zeiterfassung und die Auftragszeitenerfassung in den folgenden Monaten sukzessive  einzuführen, erwies sich als vorteilhaft, da der bisherige IT-Leiter genau im Einführungszeitraum längerfristig ausfiel und Dominik Starz von einem Tag auf den anderen für sämtliche ERP-Themen zuständig war. „Die Herausforderung für mich bestand darin, dass ich ja erst ein halbes Jahr im Unternehmen war und die Abläufe daher noch nicht so genau kennen konnte. Es war also ein wenig der Sprung ins kalte Wasser“, berichtet der Sohn des Firmengründers. Im Endeffekt habe es jedoch mit der Unterstützung der ams-Berater sehr gut geklappt; eben auch deshalb, weil die aufkommenden Fragen rund um den Einsatz des Systems schrittweise angegangen und abgearbeitet werden konnten. Altdaten aus der abgelösten Software wurden prinzipiell nicht in ams.erp übernommen, um von Grund auf neu starten zu können. Bestehende Aufträge wurden noch im Altsystem zu Ende geführt.

Mitarbeiter erkennen die Vorteile

Das ERP-Projekt bewegte sich insgesamt im veranschlagten Zeit- und Budgetrahmen. Dass sich die Investition gelohnt hat, macht Markus Starz vor allem daran fest, bei seinen Entscheidungen heute auf konkrete Zahlen zurückgreifen zu können anstatt sich – wie früher üblich – auf sein Bauchgefühl verlassen zu müssen. Die positiven Effekte, die sich aus der effizienteren Projektorganisation ergeben, werden mittlerweile auch von der Belegschaft anerkannt: „Die kritischen Stimmen sind über die Zeit fast gänzlich verstummt. Dadurch, dass wir zuvor kein vollwertiges ERP-System hatten, haben einige Mitarbeiter den übergreifenden Nutzen vermeintlicher Mehreingaben zunächst nicht gesehen. Die Nutzeneffekte zeigten sich jedoch vor allem in den der Konstruktion nachgelagerten Bereichen wie Arbeitsvorbereitung und Einkauf sehr schnell“, fasst Dominik Starz zusammen.

Auch in Sachen Angebotserstellung ist ein deutlicher Meinungsumschwung festzustellen: Hier gab es laut Markus Starz anfänglich immer wieder einmal Einwände hinsichtlich des zusätzlichen Aufwands, bis sich zeigte, dass die Zeitersparnis bei weitem überwiegt: „In ams.erp sind alle benötigten kalkulatorischen Daten direkt beisammen, inklusive aller Kaufteile“, bekräftigt der Geschäftsführer. Dies wissen die Mitarbeiter inzwischen zu schätzen, die anfängliche Skepsis ist gewichen. Abgesehen davon verlangen die Auftraggeber immer häufiger exakte Nachweise über den entstandenen Aufwand. Der lässt sich anhand der vorhandenen Zahlen nun exakt nachweisen, was insbesondere im Zusammenhang mit der ganzheitlichen Projektbetreuung ins Gewicht fällt, denn die Dauer vieler Tätigkeiten war den Konstrukteuren früher gar nicht bewusst. „Heute ist nachvollziehbar, wenn aus veranschlagten vier plötzlich acht oder 16 Stunden werden, weil schlichtweg vergessen wurde, dass noch verpackt werden muss. Bei den zugrundeliegenden Stundensätzen können nicht in Rechnung gestellte Beträge schnell in die Tausende gehen. Deswegen sind wir so dahinter her, dass die Konstrukteure tatsächlich alle Tätigkeiten auf ihre jeweiligen Projekte buchen.“

Markus und Dominik Starz zeigen sich mit dem bislang Erreichten sehr zufrieden. Sie sind davon überzeugt, dass die Vielzahl der Aufträge mit den zuvor eingesetzten Excel-Tabellen gar nicht mehr zu bewältigen gewesen wäre. Auch in der Verwaltung können die Sachbearbeiter mittlerweile die doppelte Menge an Aufträgen verarbeiten. Sichtbar sind die positiven Effekte der effizienteren Strukturen sowohl in der Umsatz- als auch in der Mitarbeiterentwicklung: „Innerhalb von zwei Jahren sind wir von 40 auf nun knapp 60 Mitarbeiter gewachsen. Die Anzahl der ams-Lizenzen mussten wir in demselben Zeitraum auf über 30 verdoppeln“, sagt Dominik Starz. Das Umsatzwachstum von 1,4 Millionen Euro im Jahr 2015 auf rund 8 Millionen im Jahr 2020 spricht ebenfalls eine deutliche Sprache. Mit seiner Fähigkeit der effizienten Prozessabwicklung hat ams.erp seit seiner Implementierung 2019 maßgeblichen Anteil an der positiven wirtschaftlichen Entwicklung bei aalcon.