Inventur selbst durchführen statt auslagern

Gerade im Mittelstand wird die Inventur häufig ausgelagert, weil sie als komplex, zeitaufwendig oder personalintensiv gilt. Doch in der Praxis zeigt sich immer öfter, dass Outsourcing nicht automatisch die bessere Lösung ist.

Mit der COSYS Inventurlösung können Unternehmen ihre Inventur mit eigenem Personal durchführen – digital unterstützt durch professionelle Inventursoftware, Inventurscanner und umfassenden Support. Für viele KMU ergibt sich daraus ein entscheidender Vorteil: mehr Kontrolle, geringere Kosten und deutlich mehr Flexibilität.

Inventur mit eigenem Personal ist häufig günstiger

Ein häufiger Grund für externe Inventurdienstleister ist der vermeintlich geringere organisatorische Aufwand. Doch dieser Eindruck täuscht häufig.

Externe Inventurteams müssen zunächst anreisen, eingewiesen werden und sich mit den Gegebenheiten vor Ort vertraut machen. Besonders bei Unternehmen mit mehreren Standorten oder Filialen entstehen dadurch zusätzliche Kosten.

Gerade im Filialhandel zeigt sich der Unterschied deutlich. Viele Geschäfte verfügen über Verkaufsflächen von etwa 200 bis 300 Quadratmetern. Mitarbeiter sind bereits vor Ort und kennen Sortiment, Lagerstruktur und typische Artikelgruppen.

Mit der COSYS Inventurlösung können diese Teams die Inventur selbst durchführen – unterstützt durch professionelle Inventurscanner und eine intuitive Software. Dadurch entfallen Reisezeiten und zusätzliche Personalkosten eines Dienstleisters.

Eigenes Personal kennt die Warenstruktur am besten

Ein weiterer entscheidender Vorteil liegt im Wissen der eigenen Mitarbeiter.

Externe Inventurkräfte müssen zunächst verstehen, wie Artikel strukturiert sind, welche Besonderheiten es gibt und wie bestimmte Warengruppen erfasst werden müssen. Gerade in Branchen mit speziellen Anforderungen – etwa bei Pfandartikeln oder komplexen Lagerstrukturen – kann dies zu Fehlern führen.

Mitarbeiter aus dem eigenen Unternehmen kennen diese Abläufe bereits aus dem Tagesgeschäft. Sie wissen, wo Artikel liegen, welche Besonderheiten es gibt und welche Bereiche besonders sorgfältig geprüft werden müssen.

Die Kombination aus unternehmensinternem Know-how und digitaler Inventurerfassung mit COSYS sorgt daher oft für eine höhere Zählqualität.

Digitale Unterstützung durch die COSYS Inventursoftware

Der eigentliche Schlüssel für eine effiziente Inventur liegt in der digitalen Unterstützung.

Mit der COSYS Inventursoftware werden Bestände direkt über mobile Datenerfassungsgeräte erfasst. Artikel werden gescannt, Mengen eingegeben und die Daten automatisch gespeichert.

Besonders beliebt bei vielen Unternehmen ist die COSYS Inventur-Analyse. Hier sehen Verantwortliche in Echtzeit, wie weit die Inventur bereits fortgeschritten ist und welche Bereiche noch gezählt werden müssen.

Der aktuelle Zählstatus sowie der Fortschritt der Inventur werden transparent dargestellt. Dadurch lassen sich Teams gezielt steuern und Engpässe schnell erkennen.

Mehr Transparenz als bei vielen Inventurdienstleistern

Bei externen Inventuren erhalten Unternehmen oft nur das finale Ergebnis. Wie die Inventur genau durchgeführt wurde oder wo mögliche Differenzen entstanden sind, bleibt häufig schwer nachvollziehbar.

Mit COSYS behalten Unternehmen dagegen jederzeit die Kontrolle über ihre Inventurdaten.

Alle Informationen werden im System gespeichert und lassen sich jederzeit im COSYS WebDesk einsehen. Das ermöglicht eine vollständige Transparenz – sowohl für interne Auswertungen als auch für Wirtschaftsprüfer.

Ein besonderer Vorteil ist die Inventurhistorie. Unternehmen können Inventurdaten über mehrere Jahre hinweg vergleichen und analysieren. Dadurch lassen sich Muster erkennen, beispielsweise häufige Differenzen, typische Fehlerquellen oder auffällige Lagerbereiche.

Diese Erkenntnisse helfen, Prozesse langfristig zu optimieren.

Flexibel planen statt von Dienstleistern abhängig sein

Ein weiterer Nachteil externer Inventurdienstleister ist die Terminplanung. Unternehmen müssen sich häufig nach den verfügbaren Zeitfenstern des Dienstleisters richten.

Mit der COSYS Inventurlösung bleibt die Planung vollständig in der eigenen Hand. Inventurtermine können flexibel an den betrieblichen Ablauf angepasst werden – beispielsweise nach Geschäftsschluss oder an ruhigeren Tagen.

Gerade für KMU mit dynamischen Betriebsabläufen ist diese Flexibilität ein entscheidender Vorteil.

COSYS unterstützt auch bei der Hardware

Neben Software stellt COSYS auch die passende Hardware bereit. Unternehmen können Inventurscanner mieten oder kaufen (auch gebraucht, falls gewünscht), je nachdem wie häufig Inventuren durchgeführt werden.

Alle Geräte können zentral über das COSYS Mobile Device Management verwaltet werden. Auch Leihgeräte lassen sich problemlos integrieren, wodurch größere Inventurprojekte deutlich einfacher umgesetzt werden können.

Zusätzlich unterstützt COSYS Unternehmen mit Beratung, Support und Auswertungen der Inventurdaten.

Fazit

Die Inventur muss nicht zwingend ausgelagert werden. Für viele kleine und mittelständische Unternehmen ist die Durchführung mit eigenem Personal sogar die wirtschaftlichere Lösung.

Mit der COSYS Inventurlösung erhalten Unternehmen professionelle Software, Inventurscanner und umfassenden Support – ohne die Nachteile externer Dienstleister.

So wird die Inventur nicht nur einfacher, sondern auch transparenter und flexibler.

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