Inventur und Bestandsführung im Fashion Retail: Wie Modehändler Größen, Farben und Filialbestände sicher steuern

Hinzu kommen modetypische Besonderheiten: Hängeware und Liegeware auf der Fläche, Ware in Umkleiden, offene Retouren an der Kasse und Umlagerungen zwischen Filialen. Die Inventur ist deshalb mehr als eine gesetzliche Pflicht. Sie ist der Moment, in dem die laufende Bestandsführung mit der Realität abgeglichen und korrigiert wird.

Welche Fehlerquellen verursachen Inventurdifferenzen in Modefilialen?

Viele Differenzen entstehen nicht durch Diebstahl, sondern durch den Prozess selbst. In der Praxis sind das vor allem diese Ursachen:

• Ware aus der Anprobe oder dem Retourentresen wird doppelt oder gar nicht gezählt.
• Umlagerungen sind im System bereits ausgebucht, liegen aber physisch noch im Lager der abgebenden Filiale.
• Beim Zählen von Stapelware auf Tischen werden Varianten zusammengefasst.
• Handschriftliche Zähllisten werden fehlerhaft nachträglich ins System übertragen.

Welche wirtschaftlichen Folgen hat eine ungenaue Bestandsführung?

Im Omnichannel-Handel wirken sich Fehler in beide Richtungen aus. Phantombestände, also Ware, die nur im System existiert, lassen Click & Collect oder Ship-from-Store scheitern. Gleichzeitig bleibt der Nachschub aus, weil die Disposition die Größe für verfügbar hält.

Umgekehrt bleibt physisch vorhandene, aber nicht gebuchte Ware online unsichtbar. Sie wird dadurch möglicherweise später oder nur mit Preisreduzierung verkauft. Genau hier zeigt sich der Zusammenhang zwischen Inventur und Bestandsführung: Die Inventur korrigiert den tatsächlichen Bestand zu einem definierten Zeitpunkt, während die Bestandsführung diese Grundlage im laufenden Tagesgeschäft fortschreibt.

Der Mehrwert von COSYS liegt darin, beide Prozesse miteinander zu verbinden. Inventurdaten bleiben nicht als isoliertes Jahresergebnis stehen, sondern können über die COSYS Retail Management Software in die weitere Bestandsführung einfließen. Umgekehrt schaffen sauber erfasste Wareneingänge, Umlagerungen, Retouren und Bestandskorrekturen eine bessere Ausgangsbasis für die nächste Inventur. So entsteht ein geschlossener Kreislauf aus Erfassen, Prüfen, Korrigieren und Weiterführen der Bestände.

 Inventur mit eigenem Personal oder mit Dienstleister: Was passt besser?

Filialmitarbeitende kennen Sortiment, Nebenlager und Besonderheiten der Verkaufsfläche aus dem Tagesgeschäft. Externe Zählteams müssen sich dagegen zunächst mit Sortiment, Zählbereichen und standortspezifischen Abläufen vertraut machen.

Die Durchführung mit eigenem Personal bietet mehr Spielraum bei der internen Organisation und bei kurzfristigen Nachzählungen. Je nach gewähltem Inventurverfahren kann die körperliche Bestandsaufnahme in einem zeitlichen Zusammenhang mit dem Bilanzstichtag organisiert werden. Für sensible oder auffällige Bereiche lassen sich gezielte Nachzählungen einplanen.

Wer für wenige Inventurtage keine eigene Geräteflotte vorhalten möchte, kann Inventurscanner für den benötigten Zeitraum mieten. So lässt sich die Inventur mit eigenem Personal durchführen, ohne dauerhaft eigene MDE-Geräte für den saisonalen Bedarf bereitzuhalten.

Wie läuft eine digitale Inventur mit Inventur App und Mietgeräten ab?

Mit dem COSYS Inventurservice fügen sich die einzelnen Schritte zu einem durchgängigen Prozess zusammen. Zunächst werden die Artikelstammdaten mit allen Varianten importiert und Zählbereiche wie Wand, Gondel, Tisch oder Lager angelegt. Die Filialen erhalten anschließend vorkonfigurierte Mietgeräte von Zebra, Honeywell oder Datalogic, die zentral über das COSYS MDM verwaltet werden.

Die Mitarbeitenden scannen bereichsweise mit der Inventur App. Im Backend zeigt ein Dashboard den Zählfortschritt pro Filiale, und Mengen- oder Werteausreißer können gezielt nachgezählt werden. Die Inventur Software exportiert die Ergebnisse abschließend ins ERP-System. Der Support begleitet den gesamten Ablauf.

Was kann ein KI-Chatbot mit den Inventurdaten beantworten?

Die COSYS KI wertet die im COSYS WebDesk gespeicherten Inventurdaten in natürlicher Sprache aus. Das geschieht in einer DSGVO-konformen Umgebung. Typische Fragen sind zum Beispiel: „Welche Filiale hatte bei der letzten Inventur die höchste Differenz in der Warengruppe Denim?“ oder „Bei welchen Größen der Herbstkollektion gab es die meisten Nachzählungen?“.

Auch Vergleiche mit Vorjahren sind möglich, etwa zu den Aufnahmezeiten einzelner Standorte oder zu Artikeln, die ohne Stammdatenbezug erfasst wurden. So werden wiederkehrende Muster sichtbar, die sich bei der nächsten Inventur gezielt angehen lassen.

Praxistipp: Der „Kabinen-Sweep“ vor dem Zählstart

Planen Sie eine halbe Stunde vor Zählbeginn einen festen Kontrollgang ein. Dabei werden alle Umkleiden, Rückgabetresen und Retourenkisten geleert und die Ware ihrem Warenträger zugeordnet. Zusätzlich lohnt es sich, eine Woche vorher eine einzelne Warenwand testweise zu zählen. Das Ergebnis wird nicht verbucht, liefert aber einen realistischen Zeitwert für die Personalplanung der ganzen Filiale.

Sie möchten Inventur und Bestandsführung im Fashion Retail zuverlässig miteinander verbinden?

Kontaktieren Sie das COSYS Team für eine individuelle Beratung zu Inventur Software, Inventur App, MDE-Mietgeräten, Bestandsführung und Prozessdatenanalyse. Vereinbaren Sie einen Termin unter vertrieb@cosys.de oder +49 5062 900 0.

Alternativ können Sie die kostenlose COSYS Inventur Demo-App für Android und iOS testen.