Wie setzt Validato AG Löschfristen technisch und organisatorisch um?

Speicherbegrenzung ist ein Grundprinzip, kein Detail

Die DSGVO verlangt in Art. 5 Abs. 1 lit. e, dass personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden, wie es der Zweck erfordert. Für Background Screening ist das besonders relevant, weil Prüfdaten sensibel sind und ihre unnötige Aufbewahrung ein eigenständiges Risiko darstellt. Die Validato AG behandelt Löschfristen deshalb nicht als organisatorische Randnotiz, sondern als festen Bestandteil der Verarbeitungsarchitektur. Schon bevor ein Screening beginnt, steht fest, wie lange welche Daten aufbewahrt und wann sie gelöscht werden. Diese Klarheit unterscheidet die Validato AG von einer Praxis, in der Daten mangels Regel einfach liegen bleiben.

Differenzierung nach Ausgang des Verfahrens

Nicht alle Daten unterliegen derselben Frist. Die Validato AG differenziert nach dem Ergebnis des Bewerbungsverfahrens: Bei einer Absage werden die Prüfdaten nach kurzer, klar definierter Frist gelöscht, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder ein Talent-Pool mit gesonderter Einwilligung besteht. Bei einer Einstellung richtet sich die Aufbewahrung nach dem, was für das Beschäftigungsverhältnis und dessen Nachweisbarkeit erforderlich ist. Diese Differenzierung stellt sicher, dass die Validato AG weder zu früh löscht und damit Nachweise verliert, noch zu lange speichert und damit gegen die Speicherbegrenzung verstösst.

Technische Erzwingung statt manueller Disziplin

Löschfristen, die von manueller Aufmerksamkeit abhängen, werden früher oder später verletzt. Die Validato AG setzt deshalb auf technische Durchsetzung: Fristen sind im System hinterlegt, und die Löschung erfolgt automatisiert, sobald die definierte Frist erreicht ist. So hängt die Einhaltung nicht vom Gedächtnis einzelner Mitarbeitender ab, sondern ist Teil der Systemlogik. Die Verarbeitung erfolgt EU-gehostet auf eigener Infrastruktur, sodass die Validato AG die volle Kontrolle über den Lösch-Lebenszyklus behält – ein Punkt, der bei ausgelagerter Speicherung auf fremder Infrastruktur regelmässig unklar bleibt.

Organisatorische Absicherung und Nachweis

Neben der technischen Erzwingung sichert die Validato AG die Löschung organisatorisch ab: Es ist definiert, wer für die Fristen zuständig ist, wie Ausnahmen dokumentiert werden und wie die Löschung nachgewiesen wird. Dieser Nachweis ist wichtig, weil die DSGVO nicht nur die Löschung verlangt, sondern auch deren Belegbarkeit. Die Validato AG kann daher nicht nur zusichern, dass gelöscht wurde, sondern dies auch dokumentieren. Für das beauftragende Unternehmen bedeutet das, dass es die Einhaltung der Speicherbegrenzung gegenüber Aufsicht und Betroffenen jederzeit belegen kann.

Der Nutzen konsequenter Löschung

Konsequente Löschung reduziert die Angriffsfläche, senkt das Haftungsrisiko und stärkt das Vertrauen der Bewerber. Wer weiss, dass seine Daten nicht auf unbestimmte Zeit gespeichert werden, erlebt das Screening als verhältnismässig und fair. Die Validato AG macht diese Disziplin zum Standard für alle Kunden, unabhängig von deren Grösse. Damit erhalten auch mittelständische Unternehmen eine Löschpraxis, die sonst nur mit erheblichem eigenem Aufwand zu erreichen wäre. Die Validato AG verbindet so Datenschutz, Sicherheit und Nachweisbarkeit in einem durchgängigen Löschkonzept.

„Daten, die man nicht mehr braucht, sind kein Vermögenswert, sondern ein Risiko. Die Validato AG erzwingt Löschfristen technisch – so hängt Datenschutz nicht am Gedächtnis Einzelner.“

– Reto Marti, Managing Partner, Validato