Silo-Mentalität bremst Innovation, Admin-Arbeit frisst Ressourcen – wie Führungskräfte jetzt umdenken müssen

Miro, der Workspace für Innovation, veröffentlicht heute seinen neuen Report Momentum at Work 2025. Die Studie beleuchtet, wie aktuelle Arbeitstrends die Fähigkeit von Teams beeinflussen, wirksame Arbeit zu leisten – und welche Erwartungen an KI geknüpft werden, um die Arbeitswelt für Wissensarbeiter:innen neu zu definieren.

Die Ergebnisse zeigen ein wachsendes Ungleichgewicht: Wissensarbeiter:innen verbringen für jede Stunde Momentum-Arbeit, also kreative, strategische Tätigkeiten, die Innovation vorantreiben, rund drei Stunden mit Maintenance-Aufgaben wie Meetings, E-Mails und administrativen Prozessen.

Selbstverständlich sind einige dieser Aufgaben unvermeidbar. Die Balance habe sich allerdings dramatisch verschoben. Denn trotz längerer Arbeitszeiten fühlen sich 54 Prozent der deutschen Befragten weniger produktiv. Veraltete Tools (57 Prozent), unklare Erwartungen oder mangelnde Abstimmung (51 Prozent) und eine unzureichende Nutzung von KI (38 Prozent) zählen zu den Hauptursachen für diese Entwicklung.

Sechs von zehn Befragten sind sich einig, dass Maintenance-Arbeit die Dynamik in ihren Unternehmen ausbremst.

Ein weiterer Produktivitätskiller sind Silos. Daten und Informationen sind auf unzählige Tools verteilt (63 Prozent), Kommunikation läuft aneinander vorbei (55 Prozent), und starre Silos behindern funktionsübergreifende Zusammenarbeit (50 Prozent). Fast die Hälfte (46 Prozent) sieht veraltete Tools als Ursache für diese Fragmentierung.

Trotz der Vielzahl an verfügbaren Tools erleben viele Beschäftigte, dass Informationen über fragmentierte Systeme verteilt sind. Kommunikationssilos entstehen durch uneinheitliche Standards oder unterschiedliche Vorlieben verschiedener Teams in ihrer Nutzung. 46 Prozent der Befragten machen veraltete Technologien dafür verantwortlich. Ein klarer Hinweis auf die Notwendigkeit moderner, integrierter Lösungen.

Das oben gezeigte Ungleichgewicht hat schädliche Folgen für die Produktivität und das psychische Wohlbefinden der Menschen. 62 Prozent der Beschäftigten in Deutschland (68 Prozent weltweit) erleben mindestens einmal im Monat emotionale Überlastung – jede:r Fünfte sogar täglich.

Doch es besteht Grund zum Optimismus: Viele sehen in KI eine Chance, Ineffizienzen zu beseitigen und Silos aufzubrechen.

64 Prozent glauben, KI könne helfen, doppelte Arbeit in verschiedenen Tools zu vermeiden. 52 Prozent erwarten eine Entlastung bei Reporting und Dokumentation. Ebenso viele sehen Potenzial, durch KI-Nutzung Informationssilos (63 Prozent), Kommunikationsbarrieren (54 Prozent) und funktionsübergreifende Hürden (44 Prozent) zu reduzieren.

Durch die Kombination von KI und optimierten Arbeitsweisen können Teams die Balance verschieben – hin zu mehr Momentum-Arbeit. Und entscheidend ist: Wenn KI nicht nur automatisiert, sondern den Teamkontext versteht und ergänzt, wird Momentum-Arbeit nicht nur häufiger, sondern auch besser.

„Es ist offensichtlich, dass Maintenance-Arbeit und Silos es schwierig machen, großartige Arbeit zu leisten und Innovationen verlangsamen. Das ist schlecht für die Moral der einzelnen Mitarbeitenden und für Unternehmen, die Innovationen vorantreiben wollen. Das muss nicht so sein“, sagte Tomás Dostal Freire, CIO und Head of Business Transformation bei Miro. „Wir sehen bereits, wie KI-Tools Einzelpersonen dabei helfen können, den Zeitaufwand für Verwaltungsaufgaben von Stunden auf Minuten zu reduzieren. Aber das ist nur die Spitze des Eisbergs. Eine wirklich bedeutende Transformation findet statt, wenn KI den gesamten Teamkontext versteht und zur Geschwindigkeit des Teams beiträgt – nicht nur zur Automatisierung einzelner Aufgaben. Jetzt können Teams mehr Zeit damit verbringen, die hochwertige Arbeit zu leisten, die sie schätzen und die ihnen Spaß macht – und gleichzeitig bessere Ergebnisse für das Unternehmen liefern.“

Weiterführende Informationen

Bericht: Den vollständigen Bericht „2025 Momentum at Work Report“ finden Sie HIER

Methodik: Die Daten wurden im Juni und Juli 2025 im Rahmen einer Online-Umfrage unter 6.148 Vollzeitbeschäftigten im Wissensbereich erhoben. Die Befragten kamen aus acht globalen Märkten: Australien (1.013), Frankreich (565), Deutschland (1.017), Japan (1.012), Niederlande (265), Skandinavien (202), Vereinigtes Königreich (1.032) und Vereinigte Staaten (1.042). Die Auswahl erfolgte über ein unabhängiges Forschungspanel.