Inventur mit App und Scanner: So digitalisieren Sie Ihre Zählprozesse

Warum müssen Inventuren gemacht werden?

Inventuren sind kein “Nice-to-have”, sondern Pflicht und Praxisnutzen zugleich. Sie sichern die Korrektheit Ihrer Bestände, schaffen Transparenz für Einkauf, Lager und Controlling und sind Basis für eine verlässliche Bilanz. Gleichzeitig decken sie Schwund, Fehlbuchungen und Prozessschwächen auf. Kurz: Ohne Inventur keine belastbaren Zahlen.

Es gibt verschiedene Verfahren – Stichtagsinventur, permanente Inventur oder Stichprobeninventur. Welche Methode Sie wählen, hängt von Branche, IT-Landschaft und Ressourcen ab. Allen gemeinsam ist: Je strukturierter die Vorbereitung und je fehlerärmer die Erfassung, desto schneller kommen Sie zu einem sauberen Ergebnis.

Praxisziele einer guten Inventur:

• möglichst kurze Stillstände
• klare Verantwortlichkeiten und Zählkreise
• konsistente Stammdaten und Zähleinheiten
• revisionssichere Dokumentation & einfache Nachweise

Altmodische Fehler, die viel Geld und Zeit kosten

Wer noch mit Papierlisten oder “schnell mal” mit Excel zählt, kennt die typischen Stolpersteine:

• Medienbrüche: Handschrift → Excel → ERP. Jeder Transfer ist eine potenzielle Fehlerquelle.
• Doppelte/vergessene Zählungen: Unklare Zählkreise führen zu Lücken oder Doppelzählungen.
• Unleserliche Notizen: Zahlen werden vertauscht, Maßeinheiten fehlen, Artikel sind falsch zugeordnet.
• Fehlende Plausibilitätsprüfungen: Ausreißer bleiben unbemerkt, Differenzen explodieren erst am Ende.
• Kein Live-Überblick: Leitung sieht erst spät, wo es hakt und wo nachgezählt werden muss.
• Zeitfresser Nacharbeit: Korrekturen, Rückfragen, Nachzählaufträge – der Aufwand wandert nach hinten.

Diese Punkte kosten Sie nicht nur Nerven, sondern echte Euros: längere Stillstände, Überstunden, falsche Disposition und am Ende eine unruhige Bilanz.

Digitale Durchführung einer Inventur mit COSYS

Mit der Inventur-Software von COSYS zählen Sie mobil per App – auf MDE-Geräten (z. B. Zebra, Honeywell) oder auf normalen Smartphones mit integriertem Barcodescanner/Kamera. Der Ablauf ist klar, einfach und für jedes Team sofort verständlich.

So läuft’s Schritt für Schritt:

1. Vorbereitung: Artikelstamm, Lagerplätze, Chargen/Seriennummern und Zähleinheiten (z. B. Stück, Karton, Palette) werden aus Ihrem ERP importiert. Zählkreise und Benutzerrechte legen Sie im COSYS WebDesk fest.
2. Zählen per Scan: Mitarbeiter scannen Lagerplatz und Artikel, erfassen die Menge und – falls nötig – Zusatzinfos wie Charge, MHD oder Seriennummer. Die App prüft Eingaben direkt (Pflichtfelder, Formate, Mengen).
3. Plausibilitätscheck in Echtzeit: Die Software erkennt Ausreißer (z. B. untypisch hohe Mengen), doppelte Zählungen oder fehlende Pflichtinfos sofort. Nachzählaufträge werden automatisch erstellt.
4. Offlinefähig: Auch ohne WLAN wird gezählt; die Daten synchronisieren sich später sicher in die Zentrale.
5. Live-Transparenz im WebDesk: Dashboards zeigen Fortschritt, Engpässe, offene Bereiche und Differenzen. Die Leitung steuert gezielt nach, statt “auf Zuruf” zu reagieren.
6. Abschluss & Übergabe: Am Ende erzeugt COSYS eine revisionssichere Dokumentation. Ergebnisse werden an Ihr ERP (z. B. SAP, Microsoft Dynamics, Sage u. a.) zurückgespielt.

Warum das für Teams “kinderleicht” ist:

• Einfache Masken, große Tasten, klare Workflows
• Scan statt Tippen reduziert Eingabefehler
• Visuelle Hinweise und Pflichtfelder verhindern Lücken
• Rollen & Rechte sorgen dafür, dass jeder nur sieht, was er braucht

ROI für Ihr Unternehmen mit einer Inventur Software

Die Investition in eine digitale Inventur rechnet sich in der Regel schnell – oft bereits nach der ersten Zählung. Die Effekte kommen aus mehreren Quellen:

• Weniger Zählzeit: Scannen ist schneller als manuelles Erfassen. Strukturierte Workflows reduzieren Wegezeiten und Rückfragen.
• Weniger Fehlerkosten: Plausibilitäten und Pflichtfelder senken Nachzählungen und Differenzen – das spart Überstunden und Nerven.
• Kürzere Stillstände: Besser geplante Zählkreise und Live-Steuerung halten Produktion und Versand am Laufen.
• Stammdatenqualität steigt: Fehler fallen sofort auf; das zahlt auf Einkauf, Disposition und Servicegrad ein.
• Flexible Hardwarekosten: Nutzen Sie vorhandene Smartphones oder mieten Sie MDE-Geräte für die Zählperiode – statt teurer Anschaffungen.

Fazit

Inventur muss nicht kompliziert, langsam oder fehleranfällig sein. Mit der Inventur-Software von COSYS digitalisieren Sie Ihren gesamten Prozess: von der Vorbereitung über das mobile Scannen bis zur revisionssicheren Übergabe an Ihr ERP. Das Ergebnis: weniger Fehler, weniger Stillstand, mehr Tempo – und ein schneller, messbarer ROI.

Wenn Sie Ihre nächste Inventur stressfrei und transparent durchführen möchten, ist der Schritt zur App-gestützten Zählung der einfachste Hebel. Starten Sie mit einem Pilotbereich, überzeugen Sie Ihr Team mit klaren Workflows und erleben Sie, wie angenehm Inventur sein kann – effizient, sicher und jederzeit nachvollziehbar.