Vom Rechenzentrum ins Regal: On-Premise-Lagerverwaltung für ITK-Assets

Ausgangslage: Hohe IT-Nähe, aber sehr „handfeste“ Prozesse

Die Organisation arbeitet in einer Umgebung, in der IT-Sicherheit, Zugriffskontrolle und Auditierbarkeit zum Alltag gehören. Gleichzeitig passieren Lagerprozesse oft unter Zeitdruck: Komponenten müssen verfügbar sein, Rückläufer müssen korrekt verbucht werden, und Bestände sollen verlässlich stimmen – nicht „ungefähr“. Ein LVS darf hier weder zum Bürokratiemonster werden noch zu einem Tool, das nur einzelne Personen bedienen können. Die Entscheidung für einen On-Premise-Betrieb ist deshalb konsequent: Daten und Prozesslogik sollen im eigenen Einflussbereich bleiben, passend zu internen Richtlinien und vorhandener Infrastruktur.

Abgeleitete Herausforderungen aus den Anforderungen

Aus den konkreten Anforderungen ergeben sich typische, aber anspruchsvolle Baustellen, die ein LVS in diesem Umfeld beherrschen muss:

1) Rollen- und Rechtekonzept ohne Grauzonen
Es reicht nicht, „Admin“ und „User“ zu unterscheiden. Kritische Vorgänge (wie Einbuchen oder Inventur) sollen bewusst nur von wenigen Personen ausgeführt werden, während operative Tätigkeiten (Ausbuchen, Umlagern, Rückläufer/Storno, Bestandsabfrage) einem größeren Nutzerkreis offenstehen. Dafür braucht es ein klares Rollenmodell, das im Alltag funktioniert – und idealerweise an vorhandene Benutzerverwaltung anschließt.

2) Artikelbezogene Pflichtlogik statt Einheitsprozess
Bei manchen Artikeln ist die Seriennummer zwingend, bei anderen nicht. Gleiches gilt für Kontierungsnummern zur internen Verrechnung. Wenn das System diese Logik nicht „pro Artikel“ steuern kann, entstehen Umgehungslösungen: Notizzettel, Excel-Listen oder Nachbuchungen. Das wiederum gefährdet die Datenqualität und die spätere Nachvollziehbarkeit.

3) Auswertungen, die wirklich steuerungsfähig sind
Neben dem reinen Bestand zählt die Frage: Welche Buchungen wurden in welchem Zeitraum auf welche Kontierungsnummern vorgenommen? Wer hat gebucht? Welche Artikel fallen auf? Ohne flexible Filter- und Exportmöglichkeiten bleibt der Aufwand für Controlling und Nachverfolgung hoch.

4) Plausibilitätsprüfungen als Qualitätsbremse gegen Fehleingaben
Pflichtfelder sind nur die halbe Miete. In der Praxis müssen Eingaben auch „gültig“ sein – etwa Kontierungsnummern nach firmeneigenen Kriterien. Eine intelligente Prüfung reduziert Fehler frühzeitig und macht Prozesse stabiler.

Lösungsskizze: COSYS Lagerverwaltungssystem im On-Premise-Betrieb

Für diese Konstellation bietet sich das COSYS-LVS an, das Lagerprozesse von Wareneingang über Einlagerung, Umlagerung und Kommissionierung bis hin zu Retouren und Inventur abbildet und dabei stark auf mobile Datenerfassung setzt: Buchungen entstehen direkt am Ort des Geschehens – per Smartphone oder MDE-Gerät – statt später am PC.

Wichtig für den On-Premise-Wunsch: COSYS beschreibt ein On-Premise-Backend, das als Installationspaket auf einem physischen oder virtuellen Server läuft – inklusive Datenbank, WebService und WebDesk zur Visualisierung und Steuerung. Damit bleibt der Betrieb in kundeneigener Verantwortung und bietet volle Kontrolle über Daten und Prozesse.

Governance & Sicherheit: Benutzerverwaltung inklusive AD-Anbindung

Der COSYS WebDesk bringt eine Benutzer- und Rechteverwaltung mit Rollenmodell sowie eine automatische Protokollierung von Buchungen und Benutzeraktionen mit. Das ist zentral, um die gewünschte Trennung zwischen administrativen und operativen Tätigkeiten sauber abzubilden.

Für ITK-Umgebungen besonders relevant: COSYS beschreibt eine Active-Directory-Anbindung (u. a. via LDAP), bei der Benutzer- und Gruppendaten übernommen und Rechte aus Gruppen abgeleitet werden können – inklusive Synchronisation von Änderungen. Ergänzend nennt COSYS moderne Authentifizierungsverfahren wie Single Sign-On sowie OpenID Connect und SAML 2.0, was die Einbindung in bestehende Security-Standards erleichtert.

Artikelstammdaten, Pflichtfelder und Nachvollziehbarkeit in der Praxis

Damit die geforderte Artikel-Logik (Seriennummer/Kontierung ja/nein) im Tagesgeschäft funktioniert, braucht es zwei Dinge: zentral gepflegte Stammdaten und Prozessregeln, die beim Buchen die richtigen Zusatzinformationen abfragen. Der WebDesk nennt ausdrücklich die zentrale Stammdatenpflege (z. B. Artikel, Lagerorte) sowie Such-, Filter- und Sortierfunktionen, um gezielt nach Buchungen/Artikeln zu recherchieren.

Für serialisierte Ware ist außerdem wichtig, dass Seriennummern nicht nur „irgendwo“ erfasst, sondern in Prozesse eingebettet werden. COSYS beschreibt im Kontext Wareneingang explizit, dass Lieferungen inklusive Mengen, Chargen und Seriennummern dokumentiert werden können.

Buchungslisten und Auswertungen: selektierbar und exportierbar

Die gewünschte freie Selektion (z. B. nach Zeitraum und Kontierungsnummer) steht und fällt mit Filter- und Exportmöglichkeiten. Der WebDesk nennt umfangreiche Filter-/Suchfunktionen sowie Exporte (u. a. CSV/Excel/PDF), wodurch sich Buchungsdaten für Auswertung und Weiterverarbeitung bereitstellen lassen. In Kombination mit sauber erfassten Zusatzfeldern (z. B. Projekt/Kostenstelle/Kontierung) entsteht die Basis, um Bewegungen nachvollziehbar zu analysieren – ohne manuelle Datenakrobatik.

Mehrwert durch COSYS Business Intelligence

Im beschriebenen Umfeld ist „Lager digitalisieren“ nur der erste Schritt. Der zweite Schritt heißt: Daten so aufbereiten, dass Teams schneller entscheiden können. COSYS beschreibt Business Intelligence als visuelle Darstellung über Dashboards und Reports, damit Ergebnisse schnell verständlich werden und nicht jede Auswertung separat mühsam interpretiert werden muss.

Ergänzend nennt COSYS bei BI & KI unter anderem konfigurierbare Dashboards, automatisierte Auswertungen, Prognosen/Forecasts, Alerting sowie Drilldowns bis auf einzelne Buchungen/Bewegungen. Übertragen auf den Use Case bedeutet das ganz konkret: Verantwortliche können Auffälligkeiten in Buchungen früher erkennen (z. B. Häufungen bestimmter Rückläuferarten, ungewöhnliche Entnahmen in Zeiträumen oder Abweichungen in Inventurergebnissen) und Maßnahmen ableiten – statt nur „im Nachhinein“ zu reagieren.

Fazit

Der Kundenfall zeigt, warum ein On-Premise-LVS im ITK-Umfeld mehr sein muss als Bestandsverwaltung: Es braucht ein belastbares Rollenmodell, eine saubere Integration in bestehende Benutzerverwaltung, konsequente Datendisziplin bei Seriennummern und Kontierung sowie flexible Auswertungen für Controlling und Betrieb. Mit On-Premise-Betrieb, WebDesk-Steuerung, AD-Anbindung und BI-Komponenten lässt sich eine Lösung aufbauen, die nicht nur Buchungen erfasst, sondern Prozesse sicher, nachvollziehbar und auswertbar macht.