IWiG – Online-Vortrag von Prof. Greiling: Prozessmapping: Prozesse sichtbar machen, um Verschwendung zu eliminieren

Viele Kliniken arbeiten täglich an der Optimierung ihrer Abläufe – und stoßen dennoch an Grenzen. Der Grund ist häufig derselbe: Prozesse sind nicht ausreichend transparent. Nicht wertschöpfende Tätigkeiten wie unnötig suchen, laufen, telefonieren, nachfragen, warten, etwas holen, doppelt machen oder korrigieren werden oft nicht wahrgenommen und können sich zu erheblichen Belastungen für Mitarbeitende und Organisation summieren.

Im Unterschied zum modellierten Prozessmapping-Ansatz werden häufig eher pragmatische Ansätze gewählt und Dokumentationen als textbasierte Erhebungen durchgeführt, die auf Interviewfragen und Freitextdokumentation basieren. Dieser Zugang kann hilfreich sein, um erste Eindrücke und Erfahrungen zu sammeln.

Für die Ableitung eines belastbaren Soll-Prozesses ist es in der Regel erforderlich, Abläufe strukturiert zu modellieren. Nur so lassen sich Tätigkeiten, Schnittstellen, Verantwortlichkeiten, Ergebnisse, Hilfsmittel und Hindernisse nachvollziehbar darstellen. Ohne eine solche Struktur besteht die Gefahr, dass unterschiedliche Beschreibungen nebeneinander stehen bleiben, ohne zu einem konsistenten Prozessbild zusammengeführt werden zu können.

Aus methodischer Sicht ist jedoch zu berücksichtigen, dass umfangreiche Freitextbeschreibungen nur begrenzt geeignet sind, komplexe Abläufe systematisch zu analysieren und daraus konsistente Prozessstrukturen abzuleiten. Beides kann sinnvoll sein, verfolgt aber unterschiedliche Ziele.

Diese Transparenz verändert die Zusammenarbeit grundlegend. Unterschiedliche Perspektiven werden zusammengeführt, Missverständnisse reduziert und Diskussionen finden auf einer gemeinsame Grundlage statt, weg von subjektiven Einschätzungen hin zu faktenbasierten Verbesserungen. Dadurch steigen Problemlösungsfähigkeit, Eigenverantwortung und die Bereitschaft, Veränderungen aktiv mitzugestalten.

Der Effekt ist messbar: Wird Schrottzeit systematisch identifiziert und eliminiert, entstehen fließende Abläufe, kürzere Durchlaufzeiten und spürbare Entlastung im Arbeitsalltag. Gleichzeitig erhöhen sich Zufriedenheit, Produktivität und die Qualität der Patientenversorgung.

Fazit:

Prozessmapping ist weit mehr als ein Visualisierungsinstrument, sondern ein strategisches Werkzeug zur aktiven Prozessgestaltung. Es schafft die Grundlage für Standardisierung, bessere Kommunikation und kontinuierliche Verbesserung im gesamten Ablauf.

Mehr erfahren:

Kostenfreier Online-Vortrag:

„Mehr Zeit für Patienten, weniger Belastung für Mitarbeitende – Arbeitsbedingungen mit Workflow-Management und digitalen Werkzeugen verbessern“

Termin: 21. April 2026, 18:00–19:30 Uhr mit anschließender Diskussion

Zugangsdaten: https://apollon.zoom.us/j/61560479324

Meeting-ID: 615 6047 9324

Kenncode: 431250

Dozent: Prof. Dr. rer. oec. Dipl. Soz.-Päd. Michael Greiling, Leiter des Instituts für Workflow-Management im Gesundheitswesen (IWiG)