. Mitteilungen aus Bildung und Wissenschaft – Die Geheimnisse von Workflow-Management Der Moment, in dem ein Formular fehlt, ein Gerät nicht auffindbar ist oder ein Patient unnötig warten muss, zeigt, wie störanfällig viele Arbeitsabläufe in Kliniken sind. „Der Frust vieler Mitarbeitender ist real – und genau darin liegt oft der Beginn von Veränderungsbereitschaft“, sagt Prof. Dr. Michael Greiling, Leitung des Instituts für Workflow-Management im Gesundheitswesen (IWiG) „Wir helfen Kliniken dabei, diese Bereitschaft konstruktiv zu nutzen und daraus konkrete Verbesserungen zu machen – mit System, Methode und Erfahrung.“ Täglich verliert das Klinikteam viel Zeit durch nicht wertschöpfende Tätigkeiten wie unnötig suchen, laufen, telefonieren, nachfragen, warten, etwas holen, doppelt machen oder korrigieren.…

. Mitteilungen aus Bildung und Wissenschaft – Die Geheimnisse von Workflow-Management Pflegekräfte suchen nach Materialien. Das medizinische Personal kämpft mit doppelten Dokumentationen. Verwaltungsmitarbeitende recherchieren fehlende Informationen. Der Alltag in Kliniken ist häufig von unnötigen Unterbrechungen und nicht optimalen Abläufen geprägt – mit teils gravierenden Folgen für Effizienz, Qualität und Arbeitsbelastung. Täglich gehen mehrere Stunden Arbeitszeit durch historisch gewachsene Prozesse und unklare Verantwortlichkeiten verloren. Statt systematischer Prozesssteuerung dominiert häufig Improvisation. „Wir beobachten in vielen Einrichtungen ein hohes Maß an Engagement – aber wenig echte Systematik“, sagt Prof. Dr. Michael Greiling, Leiter des IWiG. „Alle merken, dass etwas nicht rund läuft – aber niemand analysiert, wo genau die Ursachen liegen.“ Das IWiG…

Mitteilungen aus Bildung und Wissenschaft – Die Geheimnisse von Workflow-Management Pflegekräfte arbeiten am Limit – oft aufgrund von unklaren Abläufen. Das IWiG hilft Kliniken, Verschwendung sichtbar zu machen und Strukturen effizienter zu gestalten. In vielen Einrichtungen des Gesundheitswesens ist der Arbeitsalltag von unnötigem Suchen, überflüssigen Laufwegen, unklarer Kommunikation und doppelten Arbeitsschritten geprägt. Pflegekräfte, Ärzt:innen und Mitarbeitende in der Verwaltung stehen unter hohem Druck und verlieren täglich wertvolle Minuten, die für die Versorgung von Patient:innen dringend benötigt werden. Das Institut für Workflow-Management im Gesundheitswesen (IWiG) hat sich einer einfachen, aber wirkungsvollen Mission verschrieben: Verschwendung sichtbar machen – und vermeiden. Denn Zeitfresser findet man überall: im unstrukturierten Prozess, im doppelten Arbeitsaufwand, im…

Mitteilungen aus Bildung und Wissenschaft – Die Geheimnisse von Workflow-Management Veränderungsprojekte in Kliniken stoßen häufig an Grenzen: Maßnahmen werden zwar geplant, aber nicht nachhaltig umgesetzt. Wichtige Ideen scheitern im Alltag – oft, weil die Perspektive der Mitarbeitenden fehlt. Das Institut für Workflow-Management im Gesundheitswesen (IWiG) bietet Kliniken ein erprobtes Konzept, mit dem Veränderungsprozesse erfolgreich, nachhaltig und mit hoher Akzeptanz umgesetzt werden können: Eine strukturierte Analyse, echte Beteiligung und eine klare Priorisierung. Das IWiG kombiniert etablierte Methoden der Prozessanalyse – wie FMEA (Fehler-Möglichkeits-und-Einfluss-Analyse) oder QFD MED sowie die Lösungs-Aufwands-Wahrscheinlichkeits-Analyse (LAWA) – mit einem klaren Prinzip: Die Mitarbeitenden werden systematisch in die Analyse, Lösungsfindung und Umsetzung eingebunden. Das sichert Praxisnähe, reduziert Reibungsverluste…

  Mitteilungen aus Bildung und Wissenschaft – Die Geheimnisse von Workflow-Management Prozesse analysieren, Schwachstellen erkennen, Lösungen finden – und das gemeinsam mit denen, die es am besten wissen: den Mitarbeitenden. Das Institut für Workflow-Management im Gesundheitswesen (IWiG) zeigt mit seinem praxisbewährten Konzept zur Prozessanalyse, wie entscheidend die aktive Beteiligung von betroffenen Mitarbeitenden für den Erfolg von Prozessmanagement-Projekten ist. Die Prozessanalyse erfolgt mit der Methode der Fehler-Möglichkeits-und-Einfluss-Analyse (FMEA-Med). In moderierten Gruppensitzungen untersuchen Mitarbeitende Fehlerquellen hinsichtlich Kundenrelevanz, Ursachen und vorhandener Sicherheitsmechanismen. Die daraus entstehende Risiko-Prioritäts-Zahl (RPZ) ermöglicht eine objektive Bewertung und Priorisierung der identifizierten Schwachstellen – ein wichtiges Instrument zur transparenten Entscheidungsfindung im Team. Doch nicht nur aus Kundensicht wird priorisiert: Mit…

  Mitteilungen aus Bildung und Wissenschaft – Die Geheimnisse von Workflow-Management Wenn Prozesse messbar werden, können sie gezielt verbessert werden. Das Institut für Workflow-Management im Gesundheitswesen (IWiG) präsentiert auf der med.Logistica am 6. und 7. Mai 2025 die neuesten Erkenntnisse aus der Anwendung von ClipMed OM, einer innovativen Software zur Prozessoptimierung in Kliniken. Gesundheitseinrichtungen stehen vor der Herausforderung, Abläufe effizienter zu gestalten und die Versorgungsqualität zu verbessern. Hier setzt ClipMed OM an, indem es auf einer Datenerhebung basiert, Ergebniskennzahlen und die treibenden Prozessindikatoren erhebt, nicht wertschöpfende Tätigkeiten aufdeckt und Optimierungspotenziale sichtbar macht. Mit einem strukturierten Ansatz zur Prozessanalyse ermöglicht die Software eine gezielte Eliminierung von unnötigen Zeitfressern und hilft Kliniken…

Mitteilungen aus Bildung und Wissenschaft – Die Geheimnisse von Workflow-Management In Krankenhäusern entstehen Schnittstellenprobleme vor allem dort, wo verschiedene Berufsgruppen und Abteilungen zusammenarbeiten, aber ihre Prozesse nicht optimal aufeinander abgestimmt sind. Wenn relevante Informationen nicht strukturiert oder vollständig weitergegeben werden, kann es zu Störungen kommen, die im schlimmsten Fall die Patientenversorgung beeinträchtigen. Deutlich wird dies bei der Anlage eines Falles in der IT. Notwendige Informationen zur Einstufung und Abrechnung der Patienten werden durch die unterschiedlichen Mitarbeitenden nicht einheitlich, korrekt oder vollständig erfasst. Wenn unklar ist, wer, wann, was, wie, wo für welche Aufgaben verantwortlich ist, kommt es zu nicht wertschöpfenden Tätigkeiten und Verzögerungen in den Prozessabläufen. Es entstehen Zeitfresser wie…

  Mitteilungen aus Bildung und Wissenschaft – Die Geheimnisse von Workflow-Management In einem Krankenhaus sind die verschiedenen Abteilungen eng miteinander vernetzt. Jede übernimmt sowohl die Rolle des Lieferanten, indem sie eine Leistung bereitstellt, als auch die des Kunden, indem sie auf die Arbeit anderer angewiesen ist. Eine reibungslose Zusammenarbeit ist essenziell für die Patientenversorgung. Interne Kunden stellen klare Anforderungen an ihre Lieferanten. Zuverlässigkeit ist entscheidend, da medizinische Prozesse oft schnelle und präzise Ergebnisse erfordern. Ebenso ist eine hohe Qualität wichtig, um Fehler zu vermeiden. Klare Kommunikation hilft, Missverständnisse zu verhindern, und Flexibilität ist nötig, um auf Notfälle oder unerwartete Veränderungen zu reagieren. Werden diese Anforderungen vom Lieferanten nicht erfüllt, muss…

Mitteilungen aus Bildung und Wissenschaft – Die Geheimnisse von Workflow-Management Finanzielle Anreize und Deadlines reichen nicht aus, um Mitarbeitende in Kliniken langfristig zu motivieren. Gerade in der Gesundheitsbranche, wo Effizienz und Menschlichkeit Hand in Hand gehen müssen, kommt es darauf an, eine Arbeitskultur zu schaffen, die Engagement und Eigenverantwortung gezielt fördert. Moderne Kliniken setzen zunehmend auf Workflow-Management, das weit mehr ist als eine Methode zur Kosten- und Zeiteinsparung. Es beeinflusst die gesamte Unternehmenskultur und fördert entscheidende Faktoren für eine erfolgreiche Organisationsentwicklung: Leadership, Mitarbeitermotivation, Lernbereitschaft, Flexibilität und Innovationsfreude. Studien zeigen, dass Mitarbeitende dann besonders motiviert sind, wenn sie Entscheidungsfreiräume haben, ihre Stärken einbringen können und sich als Teil eines Teams fühlen.…

Mitteilungen aus Bildung und Wissenschaft – Die Geheimnisse von Workflow-Management Der Marktzugang neuer Arzneimittel und Medizinprodukte stellt Pharma- und Medizintechnikunternehmen vor die Herausforderung, den ökonomischen Mehrwert ihrer Produkte überzeugend nachzuweisen. Eine evidenzbasierte Bewertung medizinischer Verfahren und Technologien ist dabei essenziell. Die softwarebasierte prozessuale gesundheitsökonomische Analyse (SPGA) liefert eine wissenschaftlich fundierte Methode zur objektiven Bewertung von Therapieeffekten und -kosten im Versorgungsalltag. Die SPGA bietet eine fundierte Datenbasis mit detaillierten Einblicken in den Ressourcenverbrauch und die Gesamtkosten im Vergleich zu alternativen Therapieoptionen.  Damit unterstützt sie Pharma- und Medizintechnikunternehmen bei der Entwicklung von Markteinführungs- und Preisstrategien sowie der Erstellung von Nutzendossiers. Gleichzeitig stärkt sie die Verhandlungsposition gegenüber Stakeholdern, Krankenkassen und Verbänden. „Das IWiG…