Mitteilungen aus Bildung und Wissenschaft – Die Geheimnisse von Workflow-Management Zehn Kilometer. Das ist in etwa die Distanz eines Volkslaufs. Oder der Weg, den Pflegekräfte in deutschen Kliniken pro Schicht zurücklegen. Nicht, um Leben zu retten – sondern auf der Suche nach Medikamenten, dem benötigten Gerät oder der fehlenden Information. „Laufen gilt als normal – dabei ist es in vielen Fällen oft auch Verschwendung“, sagt Prof. Dr. Michael Greiling vom Institut für Workflow-Management im Gesundheitswesen (IWiG). Was aussieht wie Engagement, ist in Wahrheit ein Alarmsignal. Diese Wege sind nicht geplant, sie entstehen durch unzureichend abgestimmte Prozesse. Fehlende Informationen, lückenhafte Kommunikation, schlechte Koordination und Synchronisation fordern ihren Preis: Zeit, Kosten und…

Мitteilungen aus Bildung und Wissenschaft – Die Geheimnisse von Workflow-Management Wenn Pflegende morgens auf Station gehen, beginnt der Tag oft mit Suchen: nach Materialien, nach Geräten, nach Dokumenten, nach Informationen. Nach irgendjemandem, der weiß, wo was ist. Und so geht der Tag dann immer weiter. Was wie ein kleines Problem klingt, ist in Wahrheit tägliche Realität – und ein massiver Zeitfresser. In deutschen Kliniken gehen jeden Tag unzählige Stunden verloren, weil Dinge nicht auffindbar sind, Abläufe improvisiert werden müssen oder Zuständigkeiten unklar bleiben. Es wird gesucht, gewartet, nachgefragt – und viel Schrottzeit in Kauf genommen. Dieses Problem kostet. Nicht nur Zeit und Geld – sondern auch Konzentration, Energie sowie Motivation.…

  Mitteilungen aus Bildung und Wissenschaft – Die Geheimnisse von Workflow-Management Das Institut für Workflow-Management im Gesundheitswesen (IWiG) weist in einem aktuellen Fachbeitrag auf die unterschätzte Rolle von Mitarbeitenden und Prozessen bei der digitalen Innovation im Krankenhaus hin. In der August-Ausgabe der Fachzeitschrift KU Gesundheitsmanagement beleuchtet Prof. Dr. Greiling, Wissenschaftlicher Leiter des IWiG, wie IT-gestütztes Ideenmanagement aus Alltagsbeobachtungen systematisch Verbesserungen erzeugt. Innovation ist mehr als Technologie „Nicht jede Innovation muss die Welt verändern – aber sie muss den Alltag verbessern“, so Prof. Greiling. Viele Krankenhäuser verbinden Innovation noch immer ausschließlich mit neuer Technik oder disruptiven Produkten. Dabei liegt ein großer Hebel oft in der Optimierung bestehender Prozesse. Gerade Prozessinnovationen –…

Mitteilungen aus Bildung und Wissenschaft – Die Geheimnisse von Workflow-Management Der Marktzugang für innovative Arzneimittel wird zunehmend an die wirtschaftliche Evidenz geknüpft. Krankenkassen und HTA-Gremien verlangen belastbare Daten zum tatsächlichen Ressourcenverbrauch. Das Institut für Workflow-Management im Gesundheitswesen (IWiG) begegnet dieser Herausforderung mit der SPGA-Methode (Softwarebasierte Prozessuale Gesundheitsökonomische Analyse), die pharmazeutischen Unternehmen eine valide Grundlage für Preisverhandlungen und Erstattungsentscheidungen bietet. SPGA macht echte Kostentreiber sichtbar SPGA basiert auf dem Ansatz des Time-Driven Activity-Based Costing (TDABC) und ermöglicht eine detaillierte Kostenanalyse einer homogenen, typischen Patientengruppe für ein ausgewähltes Krankheitsbild. Im Vergleich zu klassischen Kalkulationsmethoden identifiziert die SPGA verursachungsgerechte Kostentreiber entlang der betrachteten Prozesse, zeigt präzise, wie sich Kosten über die Versorgungskette verteilen…

  Mitteilungen aus Bildung und Wissenschaft – Die Geheimnisse von Workflow-Management Innovative Arzneimittel und Medizinprodukte müssen nicht nur durch ihre Wirksamkeit, sondern zunehmend durch ihre Wirtschaftlichkeit im Versorgungsalltag überzeugen. Angesichts steigender Anforderungen an real-world evidence und Value-based Pricing rücken valide Daten zum Ressourcenverbrauch in den Fokus von HTA-Gremien, Krankenkassen und Kliniken. Das Institut für Workflow-Management im Gesundheitswesen (IWiG) stellt mit der SPGA-Methode (Softwarebasierte Prozessuale Gesundheitsökonomische Analyse) ein praxisbewährtes Analyse-Tool zur Verfügung, das den tatsächlichen Versorgungsaufwand differenziert messbar macht – präzise nach zeitlicher Dauer, Personalressourcen und verwendetes Material entlang von Behandlungspfaden. „Die SPGA ist die Brücke zwischen medizinischer Innovation und ökonomischer Realität“, so Prof. Dr. Michael Greiling, Leiter des IWiG. Die…

  Mitteilungen aus Bildung und Wissenschaft – Die Geheimnisse von Workflow-Management Was tun, wenn ein System dauerhaft überlastet ist – und niemand den eigentlichen Grund kennt? In deutschen Gesundheitseinrichtungen wird täglich ein enormer Koordinationsaufwand geleistet, dennoch entsteht Verschwendung durch überflüssige Laufwege, doppelte Dokumentationen, Wartezeiten oder Informationslücken. Es fehlt nicht an Motivation – es fehlt an klaren Abläufen. Das Institut für Workflow-Management im Gesundheitswesen (IWiG) rückt nicht wertschöpfenden Tätigkeiten in den Fokus. Mithilfe digitaler Analyseverfahren und validierter Methodik deckt das IWiG präzise auf, wo Arbeitszeit verschwendet wird – und wo sich mit wenig Aufwand viel verbessern lässt. Im Mittelpunkt stehen dabei keine theoretischen Modelle, sondern reale Abläufe. „Was nützt die beste…

. Mitteilungen aus Bildung und Wissenschaft – Die Geheimnisse von Workflow-Management Der Moment, in dem ein Formular fehlt, ein Gerät nicht auffindbar ist oder ein Patient unnötig warten muss, zeigt, wie störanfällig viele Arbeitsabläufe in Kliniken sind. „Der Frust vieler Mitarbeitender ist real – und genau darin liegt oft der Beginn von Veränderungsbereitschaft“, sagt Prof. Dr. Michael Greiling, Leitung des Instituts für Workflow-Management im Gesundheitswesen (IWiG) „Wir helfen Kliniken dabei, diese Bereitschaft konstruktiv zu nutzen und daraus konkrete Verbesserungen zu machen – mit System, Methode und Erfahrung.“ Täglich verliert das Klinikteam viel Zeit durch nicht wertschöpfende Tätigkeiten wie unnötig suchen, laufen, telefonieren, nachfragen, warten, etwas holen, doppelt machen oder korrigieren.…

. Mitteilungen aus Bildung und Wissenschaft – Die Geheimnisse von Workflow-Management Pflegekräfte suchen nach Materialien. Das medizinische Personal kämpft mit doppelten Dokumentationen. Verwaltungsmitarbeitende recherchieren fehlende Informationen. Der Alltag in Kliniken ist häufig von unnötigen Unterbrechungen und nicht optimalen Abläufen geprägt – mit teils gravierenden Folgen für Effizienz, Qualität und Arbeitsbelastung. Täglich gehen mehrere Stunden Arbeitszeit durch historisch gewachsene Prozesse und unklare Verantwortlichkeiten verloren. Statt systematischer Prozesssteuerung dominiert häufig Improvisation. „Wir beobachten in vielen Einrichtungen ein hohes Maß an Engagement – aber wenig echte Systematik“, sagt Prof. Dr. Michael Greiling, Leiter des IWiG. „Alle merken, dass etwas nicht rund läuft – aber niemand analysiert, wo genau die Ursachen liegen.“ Das IWiG…

Mitteilungen aus Bildung und Wissenschaft – Die Geheimnisse von Workflow-Management Pflegekräfte arbeiten am Limit – oft aufgrund von unklaren Abläufen. Das IWiG hilft Kliniken, Verschwendung sichtbar zu machen und Strukturen effizienter zu gestalten. In vielen Einrichtungen des Gesundheitswesens ist der Arbeitsalltag von unnötigem Suchen, überflüssigen Laufwegen, unklarer Kommunikation und doppelten Arbeitsschritten geprägt. Pflegekräfte, Ärzt:innen und Mitarbeitende in der Verwaltung stehen unter hohem Druck und verlieren täglich wertvolle Minuten, die für die Versorgung von Patient:innen dringend benötigt werden. Das Institut für Workflow-Management im Gesundheitswesen (IWiG) hat sich einer einfachen, aber wirkungsvollen Mission verschrieben: Verschwendung sichtbar machen – und vermeiden. Denn Zeitfresser findet man überall: im unstrukturierten Prozess, im doppelten Arbeitsaufwand, im…

Mitteilungen aus Bildung und Wissenschaft – Die Geheimnisse von Workflow-Management Veränderungsprojekte in Kliniken stoßen häufig an Grenzen: Maßnahmen werden zwar geplant, aber nicht nachhaltig umgesetzt. Wichtige Ideen scheitern im Alltag – oft, weil die Perspektive der Mitarbeitenden fehlt. Das Institut für Workflow-Management im Gesundheitswesen (IWiG) bietet Kliniken ein erprobtes Konzept, mit dem Veränderungsprozesse erfolgreich, nachhaltig und mit hoher Akzeptanz umgesetzt werden können: Eine strukturierte Analyse, echte Beteiligung und eine klare Priorisierung. Das IWiG kombiniert etablierte Methoden der Prozessanalyse – wie FMEA (Fehler-Möglichkeits-und-Einfluss-Analyse) oder QFD MED sowie die Lösungs-Aufwands-Wahrscheinlichkeits-Analyse (LAWA) – mit einem klaren Prinzip: Die Mitarbeitenden werden systematisch in die Analyse, Lösungsfindung und Umsetzung eingebunden. Das sichert Praxisnähe, reduziert Reibungsverluste…