Entgeltunterlagen ab 2027: Warum Unternehmen jetzt handeln sollten

Die entsprechende Befreiungsmöglichkeit nach § 8 Absatz 3 der Beitragsverfahrensverordnung endet am 31. Dezember 2026. Unternehmen, die ihre relevanten Unterlagen noch überwiegend in Papierform, auf Netzlaufwerken oder in uneinheitlichen Ordnerstrukturen verwalten, sollten die verbleibende Zeit deshalb für eine systematische Vorbereitung nutzen.

Dabei reicht es nicht aus, Dokumente einzuscannen. Entscheidend ist, dass Unterlagen vollständig, eindeutig zugeordnet, lesbar, geschützt und bei einer Prüfung ohne aufwendige Suche verfügbar sind.

Was sich zum 1. Januar 2027 ändert

Bereits seit dem 1. Januar 2022 sind Arbeitgeber grundsätzlich verpflichtet, die in § 8 Absatz 2 BVV genannten begleitenden Entgeltunterlagen elektronisch zu führen. Für eine Übergangszeit konnten sie sich auf Antrag beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung davon befreien lassen.

Diese Übergangsregelung läuft Ende 2026 aus. Für bisher befreite Arbeitgeber gilt die elektronische Führung anschließend für neue Tatbestände und Ereignisse, die sich ab dem 1. Januar 2027 ergeben. Eine pauschale rückwirkende Digitalisierung aller älteren Unterlagen ist nach den Gemeinsamen Grundsätzen der Sozialversicherungsträger in diesem Fall nicht zwingend erforderlich.

Das ist eine wichtige Unterscheidung und bedeutet, Unternehmen müssen nicht zwangsläufig ihre gesamte Vergangenheit digitalisieren. Sie benötigen jedoch spätestens ab 2027 einen verlässlichen Prozess, mit dem neu entstehende relevante Unterlagen elektronisch erfasst, zugeordnet und aufbewahrt werden.

Welche Unterlagen betroffen sein können

Welche Dokumente als begleitende Entgeltunterlagen elektronisch vorgehalten werden müssen, hängt vom jeweiligen Beschäftigungsverhältnis und Sachverhalt ab. Dazu können beispielsweise gehören:
 

• Nachweise zur Versicherungsfreiheit oder Versicherungspflicht
• Anträge auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht
• Immatrikulationsbescheinigungen für Werkstudenten
• Erklärungen zu weiteren geringfügigen Beschäftigungen
• Nachweise zur Elterneigenschaft
• Aufzeichnungen zur Arbeitszeit nach dem Mindestlohngesetz

Auch Angaben zur Staatsangehörigkeit, Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkasse oder weitere Nachweise, die für die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung relevant sind, können Bestandteil der Entgeltunterlagen sein.

Nicht jedes Dokument einer Personalakte ist damit automatisch eine Entgeltunterlage. Umgekehrt können sich relevante Nachweise an unterschiedlichen Stellen befinden, etwa in der Entgeltabrechnung, im E-Mail-Postfach, in Papierakten, in Fachanwendungen oder bei externen Abrechnungsstellen.

Genau diese Verteilung macht die organisatorische Vorbereitung so wichtig.

Eine Ablage im Dateiordner reicht nicht aus

Elektronisch vorhanden bedeutet noch nicht automatisch elektronisch organisiert. Die Anforderungen an die Bereitstellung sind konkret. Es muss eine eindeutige Zuordnung möglich sein. Die Verantwortung liegt beim Arbeitgeber.

Ein unstrukturiertes Netzlaufwerk oder ein gemeinsam genutzter Dateiordner stößt dabei schnell an Grenzen. Häufig fehlen dort:
 

• einheitliche Ablageregeln
• klare Zugriffsberechtigungen
• dokumentierte Änderungen
• Fristen und Wiedervorlagen
• nachvollziehbare Löschprozesse
• eine eindeutige Verbindung zum Personalstamm
• ein schneller Zugriff im Prüfungsfall

Hinzu kommt der Datenschutz. Personaldokumente enthalten besonders schützenswerte Informationen. Unternehmen müssen deshalb nachvollziehbar regeln, wer auf welche Unterlagen zugreifen, sie bearbeiten oder löschen darf.

Die digitale Personalakte als organisatorische Grundlage

Eine vollständige digitale Personalakte ist auch ab 2027 nicht gesetzlich vorgeschrieben. Sie kann jedoch die Voraussetzungen schaffen, um die neuen Anforderungen kontrolliert und dauerhaft in die HR-Prozesse einzubinden.

Statt einzelne Dateien isoliert zu speichern, werden Personaldokumente zentral mit dem jeweiligen Personalstamm verknüpft. Dokumentarten, Zuständigkeiten, Zugriffsrechte und Aufbewahrungsregeln lassen sich strukturiert abbilden. Änderungen und Freigaben bleiben nachvollziehbar, während Volltextsuche, Wiedervorlagen und automatisierte Zuordnungen die tägliche Arbeit unterstützen.

Damit entsteht eine gemeinsame Basis für unterschiedliche Dokumentarten, von Bewerbungsunterlagen und Arbeitsverträgen über Bescheinigungen und Schulungsnachweise bis zu den elektronisch zu führenden Entgeltunterlagen.

Der Nutzen geht über die reine Erfüllung gesetzlicher Anforderungen hinaus. Personalabteilungen gewinnen einen schnelleren Überblick, reduzieren Mehrfachablagen und vermeiden Medienbrüche. Gleichzeitig lassen sich sensible Informationen über Rollen- und Rechtekonzepte gezielter schützen.

Papier wird nicht vollständig verschwinden

Die elektronische Führung von Entgeltunterlagen bedeutet nicht, dass jedes Papierdokument sofort vernichtet werden darf.

Für bestimmte Erklärungen und Anträge gelten weiterhin gesetzliche Formerfordernisse. Wird ein unterschriebenes Original lediglich eingescannt, kann es erforderlich sein, das Papieroriginal zusätzlich entsprechend der geltenden Fristen aufzubewahren. Unternehmen sollten deshalb für jede Dokumentenart prüfen, welche Formvorschriften, Aufbewahrungsfristen und Löschregeln gelten. Diese Prüfung sollte gemeinsam durch Personalabteilung, Datenschutz, IT und gegebenenfalls die externe Entgeltabrechnung erfolgen.

Fragen für die Vorbereitung

Unternehmen sollten nicht bis zum Jahreswechsel warten. Für eine realistische Bestandsaufnahme helfen zentrale Fragen:

1. Wo befinden sich die relevanten Unterlagen?
   Papierakten, E-Mail-Postfächer, lokale Laufwerke, Abrechnungssysteme und externe Dienstleister müssen in die Betrachtung einbezogen werden.
2. Wie werden Dokumente eindeutig zugeordnet?
   Jede Unterlage sollte einer Person, einer Dokumentenart und einem zeitlichen Zusammenhang eindeutig zugewiesen werden können.
3. Sind Zugriffe und Änderungen nachvollziehbar?
   Sammelkonten oder pauschale Ordnerfreigaben sind für sensible Personaldokumente ungeeignet. Erforderlich sind klar definierte Rollen und Berechtigungen.
4. Welche Prozesse gelten ab dem 1. Januar 2027?
   Es muss festgelegt werden, wie neue Dokumente eingehen, geprüft, abgelegt, freigegeben, aufbewahrt und später gelöscht werden.

Der Stichtag ist zugleich eine Chance

Der gesetzliche Handlungsbedarf kann zum Anlass genommen werden, bestehende Abläufe grundsätzlich zu überprüfen. Denn viele Probleme im Personalwesen entstehen durch unklare Zuständigkeiten, Mehrfachablagen und Medienbrüche.

Wer die elektronische Führung der Entgeltunterlagen in eine digitale Personalakte und durchgängige HR-Prozesse einbettet, bereitet sich nicht nur auf 2027 vor. Es entstehen bessere Voraussetzungen für transparente Abläufe, schnellere Auskünfte, Datenschutz und eine effizientere Zusammenarbeit zwischen Personalabteilung, Führungskräften und Entgeltabrechnung.

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