Workflow-Management: Prozesse verstehen, bevor Veränderung beginnt

Das IWiG ist An-Institut der APOLLON Hochschule der Gesundheitswirtschaft. Im Rahmen der Kooperation soll das Kompetenzfeld Workflow-Management wissenschaftlich weiterentwickelt und stärker mit Forschung, Lehre und Wissenstransfer verbunden werden.

Dabei geht Workflow-Management über die klassische Betrachtung einzelner Prozesse hinaus. Im Mittelpunkt steht die Frage, wie Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Zeit, Ressourcen, Informationen, Kosten und organisatorische Rahmenbedingungen in Arbeitsabläufen zusammenwirken.

„Wer Prozesse verändern möchte, muss zunächst verstehen, wie Arbeit tatsächlich organisiert ist und warum bestimmte Ergebnisse entstehen“, erklärt Prof. Dr. Michael Greiling, Geschäftsführer des IWiG und Professor für Workflow-Management im Gesundheitswesen.

Gerade im Gesundheitswesen gewinnt diese Perspektive an Bedeutung. Fachkräftemangel, wirtschaftlicher Druck, Digitalisierung, Ambulantisierung und zunehmende Komplexität verändern die Bedingungen, unter denen Krankenhäuser und andere Gesundheitseinrichtungen ihre Leistungen erbringen.

Entscheidungen über Veränderungen können deshalb nicht allein auf Kennzahlen oder einzelnen Ergebnissen beruhen. Erst die Analyse der zugrunde liegenden Arbeitsabläufe zeigt, an welchen Stellen Zeit und Ressourcen gebunden werden, Schnittstellen entstehen, Informationen fehlen oder vermeidbare Aufwände auftreten.

Das IWiG fasst diesen Zusammenhang in einem einfachen Grundgedanken zusammen:

Daten zeigen, was passiert – Prozesse erklären, warum es passiert – Workflow-Management schafft die Grundlage, gezielt zu verändern.

Workflow-Management wird damit zu einem wissenschaftlichen Ordnungs- und Gestaltungsrahmen. Er verbindet die strukturierte Beschreibung bestehender Abläufe mit ihrer Analyse, Bewertung und Weiterentwicklung.

Dabei geht es nicht allein um Effizienz. Ebenso relevant sind Versorgungsqualität, Ressourceneinsatz, Arbeitsbedingungen, organisatorische Stabilität und die Fähigkeit einer Organisation, Veränderungen systematisch umzusetzen.

In der Zusammenarbeit mit der APOLLON Hochschule soll dieses Verständnis künftig weiter wissenschaftlich fundiert und in Forschung und Lehre eingebracht werden. Gleichzeitig können Fragestellungen aus der Versorgungspraxis neue Forschungsimpulse liefern.

So entsteht ein Kreislauf zwischen Wissenschaft und Anwendung: Praxisfragen werden wissenschaftlich untersucht, Erkenntnisse in Methoden und Gestaltungsansätze überführt und anschließend erneut in der Praxis überprüft.

Das Ziel ist nicht die Optimierung um ihrer selbst willen. Vielmehr soll Workflow-Management Organisationen dabei unterstützen, ihre vorhandenen Ressourcen gezielter einzusetzen und Arbeitsabläufe unter sich verändernden Bedingungen systematisch weiterzuentwickeln.

Damit wird zugleich die Grundlage für eine Frage geschaffen, die das Kompetenzfeld künftig verstärkt beschäftigen wird: Wie können Organisationen im Gesundheitswesen dauerhaft veränderungsfähig werden?