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Vertragsmanagement effizient gestalten: Rollen, Verantwortlichkeiten und Prozesse
Vertragsmanagement Aufgaben: Wer macht was im Prozess? Verträge bilden die Grundlage fast aller geschäftlichen Beziehungen. Je mehr Verträge ein Unternehmen verwaltet, desto komplexer werden die zugrunde liegenden Prozesse. Unklare Zuständigkeiten können zu Verzögerungen, Abstimmungsproblemen oder rechtlichen Risiken führen. Dieser Artikel beleuchtet, welche Rollen im Vertragsmanagement relevant sind, welche Aufgaben sie übernehmen und wie Unternehmen durch klar definierte Prozesse Effizienz und Sicherheit gewinnen können. Bedeutung klarer Rollen im VertragsmanagementVertragsmanagement ist ein durchgehender Prozess, der von der Vertragserstellung über Prüfung und Freigabe bis zur Archivierung reicht. Häufig sind mehrere Abteilungen beteiligt, darunter Einkauf, Vertrieb, Fachbereiche, Rechtsabteilung, Controlling und Buchhaltung. Fehlen klare Verantwortlichkeiten, entstehen Lücken, Missverständnisse und doppelte Arbeit. Auch die Einhaltung von…
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5 Stolperfallen im Vertragsmanagement mit SAP
5 Stolperfallen im Vertragsprozess und wie Sie diese mit SAP vermeiden Verträge sind das Fundament jeder geschäftlichen Zusammenarbeit. Dennoch laufen in vielen Unternehmen Vertragsprozesse nicht reibungslos. Unklare Zuständigkeiten, manuelle Arbeitsschritte oder übersehene Fristen führen zu Verzögerungen, höherem Aufwand und finanziellen Risiken. Mit einem klar definierten Vertragsmanagementprozess und den passenden Werkzeugen lassen sich diese Probleme vermeiden. SAP bietet dafür die ideale Basis. Im Folgenden zeigen wir fünf typische Stolperfallen und wie sie mit einer integrierten SAP-Lösung gezielt umgangen werden können. 1. Fehlende Prozessstruktur In vielen Unternehmen fehlt eine einheitliche Vorgehensweise für die Vertragserstellung und Bearbeitung. Unterschiedliche Vorlagen, individuelle Freigaben und unklare Abläufe erschweren die Arbeit. Ein digitaler Vertragsworkflow in SAP mit…
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SAP Rahmenvertrag als Schlüssel zur Kostenoptimierung im strategischen Einkauf
Rahmenverträge wie Master-Vendor-Verträge, Kontrakt- oder Rahmenwerkverträge sind im strategischen Einkauf unverzichtbar. Sie ermöglichen, einmal ausgehandelte Konditionen effizient auf eine Vielzahl von Bestellungen oder Projekten anzuwenden, Prozesse zu standardisieren und Lieferantenbeziehungen besser zu steuern. Ein Rahmenvertrag regelt wiederkehrende Bestellungen über einen definierten Zeitraum. Zentrale Konditionen wie Preise, Liefermengen, Laufzeiten und Vertragsbedingungen werden einmalig festgelegt, wodurch Unternehmen deutlich effizienter arbeiten können. Alle relevanten Informationen sind zentral im SAP-System hinterlegt und jederzeit abrufbar, was die Bearbeitung von Bestellungen schneller und regelkonformer macht. Die Nutzung von Rahmenverträgen in SAP bietet zudem eine optimierte Preis- und Mengenkontrolle. Verbindliche Fristen und Konditionen reduzieren Risiken und ermöglichen nachhaltige Kosteneinsparungen. Gerade in komplexen Beschaffungsprozessen zeigen sich Einsparpotenziale, wenn…
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Universitätsklinikum Bonn optimiert Vertragsmanagement mit SAP-Integration von networker, solutions GmbH
Das Universitätsklinikum Bonn (UKB) ist eine der größten medizinischen Einrichtungen der Region mit rund 8.000 Mitarbeitenden und einer Vielzahl komplexer Abläufe. Zwischen Forschung, Lehre und Patientenversorgung ist die Verwaltung von Verträgen eine besonders anspruchsvolle Aufgabe. Denn hinter den Kulissen spielen sich oft zeitraubende Abstimmungsprozesse ab: Verschiedene Fachbereiche und Kliniken müssen bei Vertragsfragen miteinander kommunizieren, Zustimmungen einholen und dabei stets den Überblick über Kosten und Compliance behalten. Bis vor Kurzem bedeutete das für das UKB vor allem eines: viel Aufwand und wenig Transparenz. Vertragsdokumente wurden vielfach manuell bearbeitet, Informationen fehlten oder waren schwer zugänglich. Insbesondere bei Drittmittelverträgen, die unterschiedliche Anforderungen erfüllen müssen. Die daraus resultierenden Verzögerungen erschwerten nicht nur die Entscheidungsfindung,…
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Mit Volltextsuche in SAP schneller zu den richtigen Vertragsinhalten
Verträge in SAP effizient durchsuchen wie bei Google: Die networker solutions GmbH zeigt, wie das mit der SAP-Vertragsmanagementlösung CUNO/4 und integrierter KI-Volltextsuche funktioniert. Ob Einkauf, Legal oder Compliance, wer in Vertragsdokumenten nach Klauseln, Fristen oder Sonderregelungen sucht, kennt das Problem langer Suchzeiten, unübersichtlicher PDFs und fehlender Struktur. Wichtige Informationen bleiben oft verborgen oder werden zu spät gefunden. Die Lösung von networker solutions integriert sich nahtlos in bestehende SAP-Systeme. Dokumente werden automatisch analysiert und indiziert, sodass Nutzer relevante Inhalte schnell und kontextsensitiv finden. Die KI erkennt auch unterschiedliche Formulierungen und juristische Zusammenhänge, sodass Anwender gezielt nach Themen wie Rabattregelungen, Lieferbedingungen oder Verlängerungsklauseln suchen können. Praxisbeispiele zeigen den Mehrwert: Produkthaftungsklauseln finden: Die…
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Checkliste Vertragsmanagement: So finden Unternehmen die passende SAP-Vertragsmanagementlösung
Verträge sind das Rückgrat jeder Geschäftsbeziehung, ob mit Kunden, Lieferanten oder intern. Doch in vielen Unternehmen sind Vertragsprozesse noch immer unübersichtlich und fehleranfällig. Verträge verschwinden in E-Mails oder verteilt auf verschiedenen Ablagen, Fristen gehen verloren und Compliance-Risiken werden oft zu spät erkannt. Die Digitalisierung verändert das Vertragsmanagement grundlegend. Moderne Software ersetzt Papierakten und chaotische Excel-Listen, sorgt für mehr Transparenz, Effizienz und Rechtssicherheit. Besonders für Unternehmen mit SAP-Systemen bietet sich eine zentrale, digitale Vertragsverwaltung direkt im SAP an. Für reibungslose Abläufe und bessere Kontrolle. Warum ist ein zentrales Vertragsmanagement in SAP heute so wichtig? Verträge regeln nicht nur rechtliche Rahmenbedingungen, sie beeinflussen auch Geschäftsprozesse und finanzielle Entscheidungen. Ein integriertes Vertragsmanagement schafft…
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Elektronisch unterschreiben direkt in SAP
. So machen Sie Ihre Prozesse schneller, klarer und durchgängig digital In vielen Unternehmen laufen SAP-Prozesse längst digital. Doch an einer Stelle gerät der digitale Fluss immer wieder ins Stocken: bei der Unterschrift. Verträge, Bestellungen oder Freigaben müssen oft noch ausgedruckt, manuell unterzeichnet und anschließend wieder eingescannt werden. Das kostet Zeit, schafft Medienbrüche und verursacht zusätzlichen Aufwand. Die Herausforderung Selbst moderne SAP-Systeme arbeiten an dieser Stelle noch analog. Dokumente werden aus dem System exportiert, per E-Mail verschickt oder sogar per Post versendet. Bis eine Unterschrift vorliegt, vergehen oft Tage. Wer mehrere Beteiligte oder externe Partner einbinden muss, verliert schnell den Überblick. Gleichzeitig fehlt häufig die rechtliche Sicherheit bei eingescannten oder…
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Elektronische Rechnungen im B2B-Geschäft – Jetzt gesetzeskonform in SAP umsetzen
Ab 2025 müssen Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. Ab 2027 sind viele Unternehmen verpflichtet, diese Rechnungen auch elektronisch zu versenden. Ein einfaches PDF per E-Mail reicht nicht mehr aus. Stattdessen müssen Rechnungen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format wie XRechnung oder ZUGFeRD vorliegen. Unternehmen stehen daher vor der Herausforderung, ihre Prozesse rechtssicher und effizient anzupassen. Viele Firmen nutzen SAP als zentrales ERP-System. Doch die Standardfunktionen reichen oft nicht aus, um die neuen Anforderungen an E-Rechnungen vollständig abzudecken. Die Lösung „SAP DRC Invoice“ ist zwar ein erster Schritt, aber häufig nicht tief genug integriert und erfordert zusätzliche Services. Das sorgt für Aufwand und Kosten. Hier setzt die SAP-integrierte…
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Automatisierte Vertragsabrechnung direkt in SAP: Mehr Effizienz mit CUNO/4 von networker, solutions
Wiederkehrende Leistungen aus Miete, Wartung oder SaaS-Modellen stellen viele Unternehmen bei der Rechnungsstellung vor Herausforderungen: Manuelle Prozesse, verstreute Vertragsdaten und fehlende Transparenz führen zu hohem Aufwand und Fehlern in der Abrechnung. Die Lösung: eine durchgängige Faktura-Software, die Vertragsmanagement und Rechnungsstellung direkt im SAP-System verbindet. Genau hier setzt CUNO/4 von networker, solutions an. Die SAP-integrierte Lösung automatisiert die Abrechnung von Verträgen regelbasiert und revisionssicher – von der Vertragserstellung bis zur fakturierten Leistung. Fristen, Staffelpreise oder Indexanpassungen werden systemgestützt berücksichtigt, die Daten bleiben zentral im SAP verankert. Das Ergebnis: mehr Transparenz, weniger Aufwand und eine deutlich höhere Prozesssicherheit. SAP allein reicht oft nicht aus. Zwar bietet SAP bereits Module zur Verwaltung und…
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Verträge im Griff: DATEV setzt auf SAP-integrierte Lösung
Die DATEV eG ist eines der größten Softwarehäuser und IT-Dienstleister Europas. Nach der erfolgreichen Einführung eines IT-Asset-Managements mit SAP hat das Unternehmen auch das Vertragsmanagement modernisiert. Ziel war es, Daten aus unterschiedlichen Systemen zusammenzuführen und die Qualität der Prozesse zu verbessern. Bis zu diesem Schritt wurden Verträge an verschiedenen Stellen verwaltet. Eine einheitliche Übersicht über Laufzeiten, Fristen und Vertragskosten war kaum möglich. Mit dem neuen System sollten Verträge zentral im SAP-Umfeld verwaltet und mit relevanten Objekten wie Bestellungen, Rechnungen oder IT-Assets verknüpft werden. Gleichzeitig galt es, manuelle Doppeleingaben zu vermeiden und die Abläufe effizienter zu gestalten. Das Projekt wurde mit der Lösung CUNO/4 umgesetzt. Verträge, etwa für IT-Dienstleistungen, Software oder…
