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Stadt Ludwigsburg: Nachhaltigkeit im Einkauf durch DIWA
Lars Keller, Leiter des Bereichs Zentrale Beschaffung und Vergabe (ZBV) der Stadt Ludwigsburg, berichtete im September 2020 dem Gemeinderat über den weiten Weg von der eigenverantwortlichen, dezentralen Beschaffung, hin zur Steuerung eines zentralen Einkaufs für alle Organisationseinheiten. Rückblickend beschafften rund 200 Besteller C-Artikel bei vielen Lieferanten und erzeugten ein entsprechend großes Rechnungsaufkommenen. Wertvolle Bündelungseffekte, die zu Preisvorteilen geführt hätten, gingen in der Vergangenheit oft verloren. Das Potential von Rahmenverträgen konnte, geschuldet dezentraler Ressourcenverwaltung, nicht voll ausgeschöpft werden. Durch die Verteilung auf viele Budgets und Lieferanten war die Erarbeitung belastbarer Leistungsverzeichnisse für Ausschreibung und Vergabe kaum möglich. Darüberhinaus sollten Aspekte der Nachhaltigkeit fest in den Einkauf etabliert werden. Bereits 2014 hatte…
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Kommunale Dachverbände, Kreisverwaltungen, Städte und Gemeinden digitalisieren Einkauf
Corona macht deutlich; die Digitalisierung von Prozessen in der Verwaltung ist systemrelevant; Versäumnisse rächen sich. Gut, wenn es bewährte Praxisbeispiele gibt, die mit hoher Übertragbarkeit punkten. So profitieren Kommunale Dachverbände, Städte und Kreisverwaltungen von ihren langen Erfahrungen im Umgang mit dem digitalen Einkauf. Was rückblickend unter rein wirtschaftlichen Aspekten auf den Weg gebracht wurde, erweist sich heute unter strategischen Gesichtspunkten von Vorteil. Sei es die Verknüpfung des e-Einkaufs mit der elektronischen Abrechnung, oder die Neuausrichtung des Einkaufes zu mehr Nachhaltigkeit und Regionalität. In Trägerschaft kommunaler Dachverbände entwickeln sich landesweite Einkaufsverbünde, die ihre Mitglieder in Sachen e-Ausschreibung und e-Vergabe entlasten. Darüber hinaus bewähren sich landesweite Einkaufsverbünde in Krisenzeiten. So hat „KoPart“,…
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Polizei Berlin realisiert eWarenhaus für Land Berlin
Polizei Berlin ist mit ca. 26.000 Mitarbeitenden die größte Verwaltungseinheit des Landes Berlin. Entsprechend nimmt Digitalisierung bei der Berliner Polizei einen hohen Stellenwert ein. Als Vorreiter erschließt und ertüchtigt die Polizei Berlin digitale Verfahrensabläufe, um diese für Bezirke und andere Verwaltungseinheiten des Landes Berlin zur Verfügung zu stellen. Experten der Polizei Berlin haben die Notwendigkeit des digitalen Einkaufes erkannt. Die bis dato praktizierte “analoge” Beschaffung erwies sich als aufwändig und nicht zukunftsfähig. Anfang 2019 wurde man Im Rahmen eines Kongresses auf eine landesweite Einkaufslösung (KOKA RLP) aufmerksam. Das Modell basierte auf dem Zusammenspiel zwischen Kommunalem Dachverband, zugehörigen Mitgliedern, sowie TEK-SERVICE AG, als Technologie- und Servicedienstleister. “Im Grunde sahen wir darin…
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Digitalisierter Einkauf in der Verwaltung
E-Government meint die Vereinfachung, Durchführung und Unterstützung von Prozessen zwischen Verwaltungen /Organisationen, oder in der Kommunikation zwischen Bürger und Unternehmen. Die Beschreibung klingt theoretisch und trocken. Die Wissensdatenbank des BMWI (KOINNO) macht das Thema jedoch an Hand von bewährten Praxisbeispielen greifbar. So informiert KOINNO ganz aktuell über den landesweiten, strategischen Angang der KoPart, Einkaufsgensossenschaft und Tochter des Städte- und Gemeindebundes in NRW. Im Oktober 2020 haben Vergabeexperten des kommunalen Dachverbandes Laptops für Schulen EU weit ausgeschrieben. Sehr früh konnten damit Schüler in NRW mit dringend benötigten Laptops für das Homeschooling ausgestattet werden. Die landesweite Steuerung wurde durch den webbasierenden Katalogeinkauf (TEK-Portal) möglich. Näheres hierzu:www.koinno-bmwi.de/informationen/praxisbeispiele/detail/pandemiebedingte-beschaffung-von-laptops-und-tablets-fuer-schulen-in-nrw/ Auch in Sachen Arbeitserleichterung punktet der…
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Laptops und Tablets für Schulen in NRW
Allianzen im Einkauf machen in wirtschaftlicher, strategischer und qualitativer Hinsicht Sinn. Ganz besonders bewähren sie sich in Zeiten der Krise. Ein schönes Beispiel hierfür ist „KoPart“, die landesweite Einkaufsgenossenschaft des Städte- und Gemeindebundes NRW. Bereits 2015, nur wenige Monate nach dem Start in 2014, wurden durch KoPart für ihre Mitglieder, Städte und Gemeinden in NRW, Refuge – Rahmenverträge am Markt abgeschlossen. Matratzen, Bodenschutz, Mobiliar, Hausrat und viele andere dringend für die Flüchtlingsunterbringung benötigen Güter waren damit landesweit und zeitnah über das Einkaufsportal der TEK-SERVICE AG aus Lörrach in Baden-Württemberg abrufbar. Seither werden Sortimente systematisch entwickelt, gebündelt und durch KoPart ausgeschrieben. Einkauf, Ausschreibung und Vergabe sind eng miteinander verzahnt. Das ist…
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Nachhaltigkeit durch e-Einkauf in der Verwaltung
Zahlreiche Statements von Landräten, Bürgermeistern und Oberbürgermeistern machen deutlich: Man meint es ernst mit der nachhaltigen Beschaffung in Deutschland. Zielstellungen werden ausgegeben, Vorgaben erlassen. Doch es ist ein weiter Weg vom Wunsch bis zur Realisation. Personal- und Zeitressourcen sind erheblich. Messbare Effekte lassen sich nur schwer dokumentieren. Überzeugungsarbeit dauert eben. Doch es geht auch anders; Rathäuser, Kreisverwaltungen und Kommunale Dachverbände machen es vor. So hatte die Kreisverwaltung Groß-Gerau noch bis 2014 mit den negativen Effekten dezentraler Ressourcenverwaltung und papiergestützter Beschaffung zu kämpfen – Transparenz und Steuerungsmöglichkeiten waren nicht gegeben. „Bei einer Kreisverwaltung mit 1.200 Mitarbeitern, 16 Fachbereichen, 45 Schulen sowie zwei Eigenbetrieben stoßen papiergestützte Beschaffungsabläufe generell an ihre Grenzen“, berichtet…
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Gemeinde- und Städtebund RLP: Digitalisierung vom Einkauf bis zur Abrechnung
Mainz 2020: Seit 18. April 2020 ist die nächste Stufe der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (ERechV) in Kraft getreten. Ab dann müssen auch Landesbehörden und kommunale Verwaltungen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Erhebungen des Bundesinnenministeriums gehen bei der elektronischen Rechnungsstellung von einem jährlichen Einsparpotenzial von rund zwei bis fünf Milliarden Euro aus. Der Bund für Materialwirtschaft und Einkauf bewertet die Kosten eines Bestellvorgangs mit € 100. Es sind schon gewaltige Kennzahlen: Dass sich die Umstellung auf die digitale Rechnungsstellung lohnt, zeigen Erhebungen des Bundesinnenministeriums im Rahmen des Leitfadens „Elektronische Rechnung in der öffentlichen Verwaltung“. Man geht von einem jährlichen Einsparpotenzial von…
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Landesweiter, gemeinsamer Einkauf in Zeiten von Corona
Ganz konkret gilt dies für die landesweiten Einkaufsverbünde des Städte- und Gemeindebundes in NRW, (StGB NRW), sowie des Gemeinde- und Städtebundes in RLP.(GStB RLP). Durch den digitalisierten Einkauf der kommunalen Dachverbände werden seit Jahren vergaberechtliche und wirtschaftliche Aspekte für die mehr als 100 Mitglieder erschlossen. In Zeiten der Krise schaffen Dachverbände damit erstaunliche Mehrwerte. Was 2014, bzw. 2016 als Idee Formen annahm, hat sich heute als feste Größe unter mehr als 100 Gemeinden, Städten und Kreisverwaltungen in NRW und RLP etabliert. Seither bieten die kommunalen Dachverbände StGB NRW und GStB RLP für ihre Mitglieder jeweils landesweite Einkaufsgemeinschaften an. Insbesondere der elektronische Katalogeinkauf, KoPart in NRW und KOKA in RLP, bildet…
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KoPart eG: landesweite erfolgreiche kommunale Einkaufsgemeinschaft in NRW
Was 2014 als Idee Formen annahm, hat sich heute als feste Größe unter Städten und Gemeinden in NRW etabliert. Auf Anregung und mit Unterstützung des Städte- und Gemeindebundes NRW 2012 gegründet, bietet die KoPart ein breites Dienstleistungsspektrum. Dies reicht von Einzelbeschaffungen aller Art (z. B. Straßenbeleuchtung, Reinigungsleistungen, Feuerwehrfahrzeuge) über den Betrieb eines elektronischen Beschaffungssystems bis hin zur kompletten Übernahme der Vergabestelle einer Kommune. Insbesondere das elektronische Beschaffungssystem der KoPart, der elektronische Katalogeinkauf, bildet die Vorteile einer individuellen und bedarfsgerechten Beschaffung ab. Durch die konsequente Digitalisierung der Prozesse von der Vergabe bis zum Einkauf und die Mengenbündelung mehrerer öffentlicher Auftraggeber ergeben sich schlanke Prozessabläufe und Wirtschaftlichkeitsvorteile für alle Beteiligten. Neben strategischen…
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Erfurt macht e-Business in der Region möglich
Stand bei der Stadtverwaltung Erfurt 2011 der Aspekt Wirtschaftlichkeit von Einkauf und Vergabe, sowie zeitnaher Zugriff auf die Ergebnisse von Vergaben für den operativen Einkauf im Fokus, so gewinnen heute strategische Aspekte, wie Regionalität, Nachhaltigkeit (in ökologischer und sozialer Ausrichtung) zunehmend an Stellenwert. Die Landeshauptstadt Erfurt hat sich 2011 für die Digitalisierung von Verfahrensabläufen im Einkauf entschieden. Bis zu diesem Zeitpunkt erfolgte der Einkauf mittels Papierkatalogen, verbunden mit einem hohen Zeitaufwand für die ständige Aktualisierung bzw. Neuauflage der Papierkataloge. Transparenz und Steuerungsmöglichkeiten waren nicht gegeben. Durch die Implementierung der webbasierenden Dienstleistung der TEK-SERVICE AG, können seitdem autorisierte Mitarbeiter, über eine webbasierende Oberfläche, bestellen. Die Bestellungen basieren auf Grundlage der durch…
