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    eEinkauf in der Verwaltung: Wollen ist eine Sache; Machen ist krasser

    Man ist es in Deutschland gewohnt, sich in EU Studien im hinteren Ranking wiederzufinden. Warum eigentlich? Es gibt bundesweit genügend Praxisbeispiele, die ein ganz anderes Licht auf „technikaffine“ Verwaltungen und deren innovative Entscheider werfen; ausgesprochen kreativ und seit vielen Jahren erfolgreich. So haben sich landesweite Einkaufsgemeinschaften seit 10 Jahren etabliert. Wo der Fokus zunächst auf vergaberechtlichen, oder wirtschaftlichen Aspekten lag, zeigten sich wenig später weitere Mehrwerte. Vor dem Hintergrund eines sich zunehmend verstärkenden Personalmangels, rückte das Thema Arbeitsentlastung in den Vordergrund. Und wie sehr das schnelle, entschlossene Handeln einer landesweiten Einkaufsgemeinschaft gerade in Krisenzeiten von Vorteil sein würde, konnte niemand voraussehen. Aber auch „bottom up“ zeigen findige Köpfe in Rathäusern…

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    KoPart: Kombination von Ausschreibung & Marktplatz

      Durch eEinkauf: Kombination von Rahmenverträgen & Marktplatz KoPart, ist die landesweite kommunale Einkaufsgenossenschaft des Städte- und Gemeindebundes NRW. Arbeitsteilig übernehmen Experten der KoPart die Ausschreibungsmodalitäten und stellen die Vergabeergebnisse über das landesweite KoPart Einkaufsportal zur Verfügung. Über 100 Verwaltungen schätzen den komfortablen Abruf aus mehr als 50 gebündelten und ausgeschriebenen Rahmenverträgen seit Langem. Das Geschäftsmodell der KoPart erwies sich insbesondere in Krisenzeiten als robust und verlässlich. So konnte KoPart reaktionsschnell Rahmenverträge über Laptops für das Homeschooling von Schülern bereitstellen, oder für die Ausrüstung von Hilfskräften in den Überschwemmungsgebieten sorgen. Trotz aller Vorteile; die Erfahrungen zeigten auch ein anderes Bild. Im Rahmen unterschiedlicher Schwellenwerte entscheiden Mitarbeiter von Verwaltungen am Arbeitsplatz…

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    eEinkauf – Strategie ohne Alternative: Krisenbewährt, effizient, vergabekonform

    Erfolgreiche digitale Einkaufsstrategien der öffentlichen Hand, die aus der Zusammenarbeit mit dem Dienstleistungsunternehmen TEK-SERVICE AG resultieren, gibt es bundesweit nicht nur auf Regionalebene, sondern auch jeweils landesweit, im „XXL Format“. Experten der kommunalen Organisationen KoPart eG, KommKa RP, sowie Polizei Land Berlin berichten über Erfahrungen landesweiter Strategien zur Krisenbewältigung, Personalknappheit, oder Pionierleistungen in Sachen eRechnung. Die Fragen stellte Monika Schmidt von der TEK-SERVICE AG Monika Schmidt: KoPart eG ist Einkaufsgenossenschaft des StGB NRW. Seit 2014 bieten Sie Ihren Mitgliedern die Möglichkeit, über den „elektronischen Katalogeinkauf“ von landesweit gebündelten und ausgeschriebenen Rahmenverträgen zu partizipieren. Welche Mehrwerte ergeben sich seither für Ihre Mitglieder? Dr. Ralf Togler|Vorstandsvorsitzender der KoPart eG: als Einkaufsgenossenschaft bietet die…

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    Smart Country Convention Berlin: eWarenhaus Berlin ist Best Practice zur Digitalisierung von Einkaufsprozessen

    Die Polizei Berlin ist zweitgrößte Arbeitgeberin im Land Berlin. Mit knapp 26.000 Mitarbeitenden bewegt sie ein jährliches Haushaltsbudget in Höhe von etwa 1,8 Milliarden Euro. Der Einkauf der Polizei Berlin mit einem unmittelbar beeinflussbaren Auftragsvolumen von etwas mehr als 125 Mio. Euro im Jahr hat einen hohen Einfluss auf die Ausschöpfung der verfügbaren Kosten-, Qualitäts- und Innovationspotentiale. Durch eine enge Verzahnung mit einsatztaktischen Erfordernissen der Zukunft versteht sich der Einkauf als Herzstück der Strategieentwicklung der Behörde und hat damit auch ein besonderes Augenmerk auf eine nachhaltige Beschaffungs-/Einkaufspraxis. Daneben gilt es im Einkauf Verfahrensabläufe zu digitalisieren. Hierbei ist ein wichtiger Prozess der Abruf von Artikeln aus den Rahmenverträgen des Sammelbestellverfahrens (SBV)…

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    eWarenhaus Berlin in der Praxis

    Im Rahmen des 4. VuBN-Webinar berichtete am 05.10.2023 der Projektleiter des eWarenhauses Berlin Achim Florin, Polizei Berlin unter dem Titel " eEinkauf – Rahmenverträge in Kombination mit Einzelbeschaffung – Geht das?" über Herangehensweisen, bereits Erreichtem und Zielen. Das Interesse war mit über 100 Anmeldungen groß. Das Fachgespräch wurde aufgezeichnet und steht zum Download bereit unter: https://register.gotowebinar.com/recording/1681039363962385667 Der Moderator Prof. Dr. Michael Broens | VUBN machte einleitend deutlich, wie unwirtschaftlich und zeitaufwändig die Bearbeitung eines Bestellvorgangs, im Verhältnis zu dessen Beschaffungswert ist. Die angeführten Vergleichswerte bezogen sich auf Kennzahlen der „freien Wirtschaft“. Mit hoher Wahrscheinlichkeit korrespondieren diese mit den Prozessen im Einkauf der öffentlichen Hand. Verschärfend kommen in der Verwaltung knappe,…

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    eWarenhaus Berlin: Kombination eProcurementlösung und Marktplatz

    Einkauf öffentliche Auftraggeber: Kombination eProcurementlösung und Marktplatz Die Digitalisierung von Einkaufsprozessen liefert Daten und ebnet den Weg zur e-Vergabe und e-Abrechnung. Mit ihr gehen Transparenz und Steuerungsmöglichkeiten einher. Einzig Einzelkäufe, die dezentral abgewickelt werden, bilden eine „Blackbox“. Sie sind dem Zentraleinkauf nicht bekannt, können nicht gebündelt und daher auch nicht ausgeschrieben werden. In Zusammenarbeit mit dem Einkaufsdienstleister TEK-SERVICE AG hat das eWarenhaus Berlin eine Lösung geschaffen, die die Kombination von ausgeschriebenen Rahmenverträgen mit Einzelbeschaffungen auf dem „Spotmarkt“ ermöglicht, ohne den Überblick zu verlieren. Die Einbindung eines Marktplatzes in das eWarenhaus Berlin hilft “Licht ins Dunkel zu bringen“, um zukünftig mehr Ausschreibungsgrundlagen für die e-Vergabe durch das Landesverwaltungsamt zu schaffen. Der…

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    eEinkauf der Verwaltung als Treiber für mehr Nachhaltigkeit

    Klimatische, politische und gesellschaftliche Herausforderungen zwingen Staat und Verwaltung zum radikalen Umdenken und sofortigen Handeln. Die Macht des Verbrauchers ist ein mächtiger Hebel, um das Ruder herumzureißen. Als größtem Auftraggeber in Deutschland kommt dem Einkauf der öffentlichen Hand daher eine besondere Rolle zu. Und das nicht erst seit gestern. Zahlen aus 2020 machen deutlich: durch konsequente Digitalisierung lassen sich Einkaufsprozesse der Verwaltung nicht nur effizient gestalten und steuern, sondern auch im Sinne der Nachhaltigkeit qualifizieren. Im Rahmen eines internationalen Kongresses https://www.idos-research.de/veranstaltungen/details/e-beschaffung-dialog-und-kooperation-als-treiber-nachhaltiger-oeffentlicher-beschaffung/ haben die Erfahrungen der Kommunalverwaltungen Städte Mainz, Erfurt, Tübingen und Kreis Groß Gerau überrascht. So startete Landeshauptstadt Erfurt 2011 ihre digitale Einkaufsstrategie. 2020 betrug das Jahresbeschaffungsvolumen bereits € 700…

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    Stadt Lörrach: eEinkauf in Kombination mit eAbrechnung – leicht gemacht

    Stadt Lörrach praktiziert den e-Einkauf seit dem Jahr 2000. Die Stadt, mit ca. 45 Tsd. Einwohnern und 600 Mitarbeitern ist damit Pionier in der digitalen Abwicklung öffentlicher Aufträge. Mit Unterstützung des externen Dienstleistungsunternehmens TEK-SERVICE AG ordern autorisierte Besteller der Stadt im "Lörracher Einkaufsportal" auf Grundlage ausgeschriebener Rahmenverträge. Der Zentraleinkauf Lörrach kümmert sich im Vorfeld um die Ausschreibung und Vergabe. Im Verbund mit Stadt Schopfheim lassen sich Bündelungseffekte erzielen, die sich aus den durch die TEK erzeugten Leistungsbeschreibungen ergeben. Daten des Einkaufs als Grundlage für Ausschreibung und Abrechnung Bereits 2014 deuteten verwaltungsinterne Erhebungen auf erhebliche Aufwände in der Rechnungsverarbeitung hin, weshalb sich die Verantwortlichen für das von TEK-SERVICE AG angebotene Gutschriftverfahren,…

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    Durch den e-Einkauf Defizite kompensieren

    Deutlich wird das im Einkauf von Verwaltungen, die auf die Technologie und Services des externen Dienstleisters TEK-SERVICE AG vertrauen. Die Effekte sind verblüffend. So unterstützen die aus dem e-Einkauf erzeugten Leistungsverzeichnisse die Ausschreibungsvorbereitungen von Verwaltungen enorm. Was zuvor mehr als 6 Wochen der manuellen Aufbereitung in Anspruch nahm, liegt heute auf „Zuruf“ als bearbeitbare Datei auf dem Tisch. Landesweite Einkaufsgemeinschaften haben sich seit Jahren unter wirtschaftlichen und vergaberechtlichen Aspekten bewährt. In Krisenzeiten haben sich landesweite Einkaufsgemeinschaften von Verwaltungen als wendig und robust erwiesen. Auf Grund umfassender Transparenz lassen sich Sortimente darüber hinaus sukzessive, unter Aspekten der Nachhaltigkeit qualifizieren. Die Einbindung von EU Marktplätzen wird möglich. Das ist nicht nur DSGVO…

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    eWarenhaus Berlin: auf Prozess und Strategie kommt es an!

      Strategischer Einkauf eWarenhaus Berlin 2019 stand für das eWarenhaus Berlin die Digitalisierung der Bestellabrufe im Vordergrund. Heute ist es längst das Mittel der Wahl, um strategische Mehrwerte zu realisieren. So ist die Kombination von Rahmenverträgen und Marktplatznutzung möglich. Ebenso lässt sich der regionale Einzelhandel in das eWarenhaus einbinden. Die landesweite Mengenerhebung für anstehende Ausschreibungen gestaltet sich einfach und entlastet alle Akteure. Zu Beginn stand für das eWarenhaus im Land Berlin die Einbindung autorisierter Besteller aller abrufberechtigten Dienststellen, ausgeschriebener Kataloge, sowie das „Onboarding“ der zugehörigen Lieferanten im Vordergrund. Heute greifen viele Dienststellen und nahezu alle Berliner Bezirke über das eWarenhaus auf ca. 50 Kataloge zu. Möglich wurde dieses Projekt durch…

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