Vorbereitung ist die halbe Miete: SAP-Datenarchivierung bei der Migration zu SAP® RISE und SAP® S/4HANA

SAP ist der Quasistandard im Bereich ERP. Von den 91 % der Unternehmen, die in einer Trendstudie¹ angeben, ein ERP-System als Kernelement ihrer IT-Infrastruktur zu nutzen, setzen 97 % auf SAP. Drei Viertel hiervon nutzen wiederum SAP S/4HANA. Der Trend geht hierbei klar zu SaaS und Cloudcomputing-Angeboten. Laut einer SAP Community-Umfrage² wollen 75 % der befragten Unternehmen bis 2027 zumindest auf eine hybride Systemlandschaft umstellen. Damit bestätigt SAP den allgemeinen Trend: Laut Bitkom³ nutzen heute bereits neun von zehn Unternehmen Cloud Computing, wenn auch bisher nur 11 % im Rahmen einer „Cloud only“-Strategie. Die Gründe für eine Entscheidung zugunsten von Cloud-Lösungen sind vielfältig. Insbesondere versprechen sich Unternehmen hiervon eine Kostenreduzierung, die Ausweitung der Digitalisierung interner Prozesse und einen Zuwachs an IT-Sicherheit. Darüber hinaus bieten Cloud-Lösungen aber auch die Möglichkeit, den eigenen CO₂-Footprint zu verbessern, Kooperationen mit anderen Unternehmen zu erleichtern und den Weg zur Nutzung neuer Technologien zu ebnen. Gleichzeitig bestehen in vielen Unternehmen weiterhin Berührungsängste. Laut genannter Bitkom-Umfrage benennen 65 % der befragten Unternehmen einen Mangel an fachlich qualifiziertem Personal, 53 % fehlende Zeit und 52 % die hohe Komplexität des Migrationsprozesses als Gründe den Schritt in die Cloud hinauszuzögern.

SAP S/4HANA und RISE with SAP, der Schritt in die Zukunft des ERP

Als Nachfolger des noch heute vielgenutzten SAP ERP Central Component (SAP ECC) bietet SAP S/4HANA seit 2015 auf Basis der In-Memory-Datenbank SAP HANA Anwendern eine moderne integrierte ERP-Lösung für die effiziente und flexible Verwaltung von Geschäftsprozessen. Die Voraussetzung ist, dass das jeweilige SAP System auf SAP HANA Datenbanktechnologie läuft.

Bereits bei der Planung dieses Prozesses empfiehlt sich eine präzise Konzeptionierung, um den Transformationsprozess sowie die langfristige Nutzung der RISE-Lösung schnell, effizient und sicher zu gestalten und nicht zuletzt die langfristigen Kosten niedrig zu halten.

Mehr Effizienz und Sicherheit durch SAP-Datenarchivierung

Grundsätzlich wird bei der Arbeit mit SAP als ERP-System zwischen zwei Arten von Daten unterschieden: Stammdaten und Bewegungsdaten. Während Stammdaten, wie zum Beispiel Kreditoren, Debitoren und Materialien längerfristig unverändert genutzt und entsprechend hochverfügbar gehalten werden müssen, unterliegen mit den Stammdaten verknüpfte aktive Bewegungsdaten, wie zum Beispiel offene Posten, Kundenaufträge oder Bestellungen,  regelmäßigen Veränderungen. Darüber hinaus sammeln sich jedoch langfristig auch große Mengen an inaktiven Bewegungsdaten, zum Beispiel aus zurückliegenden, bereits abgeschlossenen Aufträgen. Als In-Memory-Datenbank sind diese Daten im RAM (Hauptspeicher) gespeichert, woraus mit wachsender Datenmenge die Kostenstruktur der Landschaft stark beansprucht werden kann.

Im Falle einer Migration auf SAP in einer Cloud-Variante entscheidet die Menge der Daten nicht zuletzt über die erforderliche Größe und damit die Kosten der im Rahmen der Verlagerung der SAP Landschaft zu SAP RISE. Abhängig von der Größe der SAP Datenbank liegt das Einsparpotenzial durch eine SAP-Archivierung bei bis zu 40 %.

Um die Menge der zur Migration anstehenden Daten möglichst gering zu halten, empfiehlt sich die Archivierung inaktiver Bewegungsdaten. Eine Löschung kommt grundsätzlich zwar auch in Frage, darf jedoch nur im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften zu Aufbewahrungsfristen (z.B. HGB oder AO) erfolgen. Inaktive Stammdaten müssen hingegen nicht archiviert werden, sondern können bis zu einer endgültigen Löschung, die ebenfalls spätestens nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist erfolgen kann bzw. im Falle personenbezogener Daten erfolgen muss, archiviert werden.

Insgesamt erfüllt die sachgerechte Archivierung von SAP-Daten verschiedene Anforderungen: sie unterstützt bei der Einhaltung von Aufbewahrungsfristen, sie ermöglicht eine revisionssichere und vor Manipulationen geschützte Aufbewahrung, unterstützt bei der Einhaltung individueller Compliance-Regeln und ermöglichen dabei eine bedarfsabhängige Wiederherstellung.

Für die eigentliche Transformation der Daten in RISE with SAP bedeutet die vorausgehende SAP-Archivierung hierfür geeigneter Daten vor allen Dingen eine Steigerung der Effizienz bei gleichzeitiger Minimierung der Kosten.

How to: Fünf Schritte einer individuellen SAP-Archivierungsstrategie

Der erste und grundlegende Schritt bei der Vorbereitung auf eine Datenmigration und die vorausgehende SAP-Datenarchivierung ist deren frühzeitige Planung und Konzeptionierung. Gerade wenn die erforderlichen Aufgaben parallel zum Tagesgeschäft bewältig werden müssen, können nur durch präzise Projektplanung Prozesse präzise aufeinander abgestimmt und Reibungsverluste vermieden werden.

In der praktischen Umsetzung steht die Datenanalyse an erster Stelle. Hierbei muss zum einen entschieden werden, welche SAP-Daten für die Archivierung vorgesehen werden und welche aktiven Daten durch Migration weiterhin in das System eingebunden bleiben. Hierbei kann DVM ein nützliches Tool darstellen.

Daten die zur Archivierung vorgesehen sind, sollten zuvor auf Konsistenz geprüft werden. Auch Dopplungen sollten im Interesse der Effizienz, gerade bei großen Datenbanken, vermieden werden.

Die Aufgabe der Datenprüfung, zum Beispiel auf Vollständigkeit und Duplikate, kann auch, zusammen mit dem gesamten Prozess der Archivierung, mit geeigneten Tools automatisiert werden. Hierbei kann neben der Datenvalidierung auch eine erste initiale Prüfung auf die korrekte Einhaltung von Fristen zur Aufbewahrung vollzogen werden, sodass zum Beispiel Daten, die bereits die Aufbewahrungsfrist überschritten haben, vor der Archivierung gelöscht werden.

Da die Archivierung und eine Migration Teil eines zumindest partiellen Systemwechsels sind, mit dem eine Veränderung etablierter Prozesse im Umgang mit Daten verbunden ist, müssen alle Anwender im Unternehmen angemessen informiert und bei Bedarf für zukünftige Aufgaben und neue Prozesse geschult werden. Insgesamt ist der Umstieg von einem On-Premise-System auf ein cloudbasiertes ERP immer auch eine Kommunikationsaufgabe. Gewachsene Strukturen sind meist über Jahre im Unternehmen verwurzelt, weshalb eine Veränderung auch auf Ablehnung und schlimmstenfalls auf Gegenwehr stoßen kann. Hier müssen die Businessowner und Mitarbeitenden frühzeitig eingebunden und vor allen Dingen durch konkreten Nutzen motiviert werden.

Auch über den erfolgreichen Abschluss des initialen SAP-Archivierungsprojektes hinaus sollte die übergeordnete Strategie regelmäßig auf Effizienz und Alltagstauglichkeit geprüft und bedarfsgerecht aktualisiert werden, um langfristig Prozesse aufeinander abzustimmen und Ressourcen optimal zu nutzen.  

SAP R(e)ISE: Workshop von entplexit schafft solide Entscheidungsgrundlage

Die Strategie und somit die Wahl für das zukünftige SAP-System ist eine insgesamt folgenschwere und damit nicht leichtfertig zu treffende Entscheidung. Eine Transformation und Verlagerung zu SAP RISE ist mit Aufwand und mit langfristig laufenden Kosten verbunden. Da unter diesen Umständen ein „Kennenlernen“ im laufenden Betrieb keine adäquate Entscheidung darstellt, gilt es, bereits im Vorfeld auf Detailebene zu prüfen und zu entscheiden, ob eine Verlagerung den eigenen Anforderungen und Voraussetzungen entspricht. Dies gilt ebenso, wenn eine SAP-Landschaft zu einen Dienstleister verlagert wird.

Mit dem SAP RISE Workshop beantwortet entplexit die zentralen Fragen zu Beginn der Reise zu RISE with SAP und begleitet Unternehmen bei allen erforderlichen Schritten auf dem Weg dorthin. Im Rahmen eines individuellen eintägigen Workshops analysieren die Experten des unabhängigen IT-Beratungsunternehmens das vorhandene ERP-System und identifizieren Optimierungspotenzial. Der SAP Gold-Partner entplexit benennt konkretes Optimierungspotenzial und berät zur Planung und Durchführung der Migration zu RISE with SAP. Über den Workshop hinaus unterstützt entplexit bei SAP Betriebstätigkeiten, dem täglichen SAP-Archivbetrieb und der langfristigen Wartung der SAP-Archivsysteme, auch durch den entplexit SAP Archive Managed Service (SaaS).

"Der Workshop hat uns sehr geholfen zu verstehen, was typische Leistungen von RISE sind und wo sich für uns, als Unternehmen, Lücken in der Betreuung ergeben“, beschreibt ein Teilnehmer seine Eindrücke nach Teilnahme an einem entplexit-Workshop. „So können wir uns besser vorbereiten und haben ein besseres Gefühl. Wir wissen, was auf uns zukommt."

Use Case SAP-Datenarchivierung: Optimierung ermöglicht Mehrwert ohne zusätzliche Kosten

Welches Potenzial in der Datenarchivierung tatsächlich steckt, demonstriert das Beispiel eines international erfolgreichen Unternehmens aus der pharmazeutischen Industrie. Das Unternehmen mit weltweit etwa 160.000 Mitarbeitenden nutzt SAP S/4HANA und verschiedene SAP Module wie Financial Accounting (FI), Controlling (CO), Materials Management (MM) und Sales & Distribution (SD).

Die Analyse der Prozesse durch entplexit offenbarte auf Anhieb einigen Optimierungsbedarf. Der gesamte Komplex SAP-Datenarchivierung war beim Umstieg des Konzerns auf S/4HANA augenscheinlich nicht ausreichend berücksichtigt worden. Vorhandene Regeln zur Datenarchivierung erwiesen sich als historisch gewachsen und nicht flächendeckend einheitlich implementiert. Darüber hinaus stand das international tätige Unternehmen vor der Herausforderung, zum Teil sehr unterschiedliche landesspezifische Regelungen und aus ihnen resultierende Archivierungsanforderungen berücksichtigen zu müssen.

Mit der Zielsetzung, den Datenbestand zu reduzieren und damit den RAM-Bedarf in SAP S/4HANA zu optimieren, dabei die Datenarchivierungsregeln zu harmonisieren und eine regelmäßige Datenarchivierung zu etablieren, begann entplexit mit der umfassenden Systemoptimierung. Hierbei galt es, die neu zu organisierende SAP-Datenarchivierung an der SAP HANA Technologie auszurichten und dabei die Compliance-Anforderungen der verschiedenen Länder zu berücksichtigen. Hierfür mussten geeignete SAP-Archivierungsobjekte konzeptioniert und eingeführt sowie vorhandene analysiert und konsolidiert werden.

Im Ergebnis ist es entplexit gelungen, die gesamte SAP-Datenarchivierung des Kunden zu aktualisieren, zu erweitern und zu optimieren. Hieraus resultierte eine imposante Entlastung der RAM-Nutzung von rund 40 %. Besonders beeindruckend, nicht zuletzt für den Kunden, ist hierbei die Tatsache, dass durch die Optimierung Ressourcen freigesetzt werden konnten, die ohne zusätzliche Investitionen die Einführung neuer HANA-Funktionalitäten erlaubten.

Die beschriebene Ausgangssituation ist kein Einzelfall, ebenso wenig das Potenzial einer gezielten Optimierung der SAP-Datenarchivierung. Unternehmen, die etablierte Prozesse auf ihre Tauglichkeit und Effizienz prüfen und gegebenenfalls optimieren möchten können von einer Teilnahme am entplexit-Workshop ebenso profitieren, wie solche, die sich bereits vor oder in einem konkreten Transitionsprozess in die Cloud befinden und hier von Anfang an die Weichen stellen möchten, um das Potenzial kosteneffizient und mit geringstmöglichem Aufwand maximal auszuschöpfen. Weiterführende Informationen zum entplexit-Workshop sowie die Möglichkeit zur Kontaktaufnahme und Anmeldung bietet die entplexit-Website.

Quellen:

¹ https://www.computerwoche.de/article/2830574/SAP-s-4hana-ist-das-mass-der-dinge.html

² https://it-onlinemagazin.de/SAP-cloud-erp-nur-ein-drittel-der-kunden-will-mitziehen/

³ https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Cloud-Nutzung-wird-rasant-zunehmen