Vertragsmanagement effizient gestalten: Rollen, Verantwortlichkeiten und Prozesse

Verträge bilden die Grundlage fast aller geschäftlichen Beziehungen. Je mehr Verträge ein Unternehmen verwaltet, desto komplexer werden die zugrunde liegenden Prozesse. Unklare Zuständigkeiten können zu Verzögerungen, Abstimmungsproblemen oder rechtlichen Risiken führen.

Dieser Artikel beleuchtet, welche Rollen im Vertragsmanagement relevant sind, welche Aufgaben sie übernehmen und wie Unternehmen durch klar definierte Prozesse Effizienz und Sicherheit gewinnen können.

Bedeutung klarer Rollen im VertragsmanagementVertragsmanagement ist ein durchgehender Prozess, der von der Vertragserstellung über Prüfung und Freigabe bis zur Archivierung reicht. Häufig sind mehrere Abteilungen beteiligt, darunter Einkauf, Vertrieb, Fachbereiche, Rechtsabteilung, Controlling und Buchhaltung. Fehlen klare Verantwortlichkeiten, entstehen Lücken, Missverständnisse und doppelte Arbeit. Auch die Einhaltung von Fristen, Compliance-Vorgaben und Genehmigungsprozessen kann darunter leiden.

Zentrale Rollen und Aufgaben

Vertragsersteller: Initiiert den Prozess, definiert Inhalte und Anforderungen, nutzt Vorlagen in digitalen Systemen. Aufgaben: Formulierung der Vertragsgrundlagen, Auswahl geeigneter Vertragstypen, Abstimmung mit beteiligten Abteilungen.

Fachliche Prüfer: Prüfen Inhalte auf fachliche Richtigkeit und Umsetzbarkeit. Aufgaben: Bewertung fachlicher Risiken, Prüfung von SLAs, KPIs oder technischen Anhängen, Freigabeempfehlung.

Juristische Prüfung: Verantwortlich für rechtliche Korrektheit und Risikominimierung. Aufgaben: Prüfung der Klauseln, Formulierung rechtssicherer Bedingungen, Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.

Freigabeverantwortliche: Abhängig vom Vertragswert oder -risiko geben Führungskräfte oder Budgetverantwortliche die finale Freigabe. Aufgaben: Finanzielle und strategische Bewertung, Genehmigung oder Ablehnung, Dokumentation der Entscheidung.

Dokumentations- und Archivverantwortliche: Sichern die strukturierte Ablage und rechtskonforme Archivierung. Aufgaben: Zentrale Archivierung, Zugriffsregelung, Fristenüberwachung.

Controlling und Buchhaltung: Prüfen die Einhaltung von Zahlungs-, Abrechnungs- und Lieferbedingungen. Aufgaben: Überwachung der finanziellen Vertragsinhalte, Prüfung von Vertragsrechnungen, Reporting und Auswertungen.

Best Practices für ein erfolgreiches Rollenmodell

• Rollen frühzeitig definieren, systemgestützt und nachvollziehbar.
• Standardisierte Prozesse und digitale Workflows nutzen, um Schritte nicht zu vergessen.
• Rechte und Zugriffe systemseitig abbilden.
• Transparenz schaffen durch Statusübersichten und digitale Dashboards.
• Rollen, Verantwortlichkeiten und Freigaberegeln regelmäßig überprüfen und anpassen.

Fazit

Je mehr Verträge ein Unternehmen verwaltet, desto größer wird das Risiko für Unklarheiten. Eine systematische Organisation der Aufgaben im Vertragsmanagement reduziert Reibungsverluste, schafft Transparenz über den gesamten Lebenszyklus und unterstützt Compliance-Anforderungen. Digitale Lösungen wie CUNO/4 direkt in SAP ermöglichen die klare Zuordnung von Rollen, automatisieren Prozesse und sichern die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.

Unternehmen, die ihre Vertragsprozesse effizienter gestalten möchten, können sich in einer Live-Demo zeigen lassen, wie alle Rollen systemgestützt abgebildet und Prozesse optimiert werden können.