KI im Einkauf: Wie Karl Pichler AG den Holzhandel mit der numi solutions GmbH digitalisiert

„Als Geschäftsführer habe ich durch erhöhte Transparenz einen besseren Überblick über den Einkauf gewonnen, wodurch Effizienz gesteigert, Lieferengpässe vermieden und Überkapazitäten reduziert wurden.“ – Christian Pichler, Geschäftsführer Karl Pichler AG

Herausforderungen im Einkauf des Holzhandels: Komplexität trifft manuelle Planung

Karl Pichler AG bewirtschaftet ein Sortiment von über 50.000 aktiven SKUs – Holz in unterschiedlichsten Dimensionen, Qualitäten und Bestelleinheiten wie Laufmeter, Quadratmeter oder Kubikmeter. Die Einkaufsplanung erfolgte bislang überwiegend manuell im bestehenden ERP-System, was mit erheblichem Zeitaufwand und Fehleranfälligkeit verbunden war.

Die Standard-ERP-Funktionalität konnte die spezifischen Anforderungen des Einkaufsprozesses nicht erfüllen: Artikel-Nachfolger-Beziehungen, mehrstufige Lageroptimierung und die Berücksichtigung von LKW-Kapazitäten blieben systemseitig unberücksichtigt. Das Ergebnis waren manuelle Bestellentscheidungen auf Basis von Erfahrungswissen – mit dem Risiko von Überbeständen auf der einen und Lieferengpässen auf der anderen Seite.

Die Lösung: KI-gestützte Bestandsplanung und Digitalisierung des Einkaufs

numi solutions hat die gesamte Einkaufs- und Bestandsplanung von Karl Pichler AG auf eine KI-gestützte Plattform gehoben. Die zentralen Bausteine der Lösung:

• KI-Prognosen für über 5.000 Artikel: Automatisierte Forecasterstellung mit KI – inklusive der intelligenten Zusammenführung von Vorgänger-Nachfolger-Beziehungen, sodass auslaufende Artikel nahtlos in die Nachfrageplanung der Nachfolgerartikel einfließen.
• Tagesaktuelle Bestellvorschläge: Das System generiert täglich optimierte Bestellvorschläge über alle Lagerorte hinweg – mit Berücksichtigung unterschiedlicher Bestelleinheiten (lfm, m², m³) und automatisch kalkulierten Sicherheitsbeständen auf Basis aktueller Forecast Genauigkeiten.
• Logistikoptimierung durch LKW-Auffüllung: Bei Teilbestellungen empfiehlt numi automatisch, welche zusätzlichen Artikel sinnvoll in eine LKW-Ladung ergänzt werden können – für maximale Transporteffizienz und reduzierte Logistikkosten.
• Automatisierte ERP-Integration: Bestätigte Bestellvorschläge werden per Knopfdruck direkt als Einkaufsbestellungen im ERP angelegt – ohne manuelle Dateneingabe. Bestandsparameter wie Sicherheitsbestand und Meldebestand werden täglich automatisch neu berechnet und ins ERP zurückgespielt.

Messbare Ergebnisse: 19 % besserer Lagerumschlag in 12 Monaten

Die Digitalisierung des Einkaufs bei Karl Pichler AG zeitigt bereits nach kurzer Laufzeit beeindruckende und konkret messbare Ergebnisse:

• +19 % Lagerumschlag innerhalb von 12 Monaten (von 2,1 auf 2,5) durch stetige KI-gestützte Bestandsoptimierung – weniger gebundenes Kapital, höhere Verfügbarkeit.
• 5–10 Stunden Zeitersparnis pro Woche und Anwender durch automatisierte Bestellvorschläge: Keine manuelle Erstellung von Bestellungen mehr notwendig – der Einkäufer konzentriert sich auf Ausnahmen und strategische Entscheidungen.
• Deutlich verbesserte Einkaufstransparenz: Geschäftsführung und Einkaufsteam arbeiten auf einer gemeinsamen Datenbasis – mit tagesaktuellen KPIs, proaktiven Alerts und datenunterstützten Entscheidungshilfen statt Bauchgefühl.
• Lieferengpässe weitgehend vermieden: Da Sicherheitsbestände laufend auf Basis aktueller Nachfragedaten neu berechnet werden, wird zeitnaher und bedarfsgerechter bestellt – für bessere Produktverfügbarkeit gegenüber den Kunden.

Dokumentenautomatisierung mit KI: Der nächste Schritt in der Digitalisierung des Einkaufs

Neben der automatisierten Bestandsplanung bietet numi solutions einen weiteren Hebel zur Effizienzsteigerung im Einkauf: die vollautomatische Verarbeitung eingehender Dokumente. Im Holzhandel und Großhandel entstehen täglich Dutzende von Dokumenten, die manuell ins ERP übertragen werden müssen – Auftragsbestätigungen von Lieferanten, Eingangsrechnungen, Kundenaufträge und Angebotsanfragen. Diese Routinearbeit bindet wertvolle Kapazitäten im Einkauf und in der Sachbearbeitung.

Mit dem numi Document AI Modul lassen sich eingehende E-Mails und PDFs vollautomatisch auslesen, validieren und direkt ins ERP übernehmen. Der Workflow ist einfach: Dokument weiterleiten oder hochladen – KI extrahiert die relevanten Daten, zeigt einen Accuracy Score an – und bei 100 % Genauigkeit läuft der gesamte Prozess automatisch durch, ohne manuellen Review-Schritt. Die wichtigsten unterstützten Anwendungsfälle:

• Auftragsbestätigungen (PO-Confirmations): Liefertermine und -mengen aus eingehenden Auftragsbestätigungen werden automatisch gelesen und bestehende Einkaufsbestellungen im ERP aktualisiert – ohne manuelle Dateneingabe.
• Rechnungsautomatisierung: Eingangsrechnungen werden per E-Mail oder PDF-Upload verarbeitet. Die KI erkennt Rechnungspositionen, Mengen, Preise und Lieferantendaten und übergibt diese strukturiert ans ERP – für schnellere Rechnungsprüfung und weniger manuelle Eingabe.
• Kundenaufträge und Angebotsautomatisierung: Eingehende Kundenbestellungen werden automatisch interpretiert – Positionen, Mengen, Artikelnummern und Kundendaten erkannt – und direkt als Kundenauftrag im ERP angelegt. Das spart Sachbearbeitungszeit und reduziert Übertragungsfehler.

Schnelle Implementierung: Erste Ergebnisse bereits in der ersten Woche

Ein weiterer Vorteil des numi-Ansatzes: kurze Time-to-Value. Bereits in der ersten Woche – noch vor der vollständigen ERP-Integration – konnten erste Supply-Chain-KPIs analysiert und Verbesserungshebel identifiziert werden. Der Implementierungsansatz folgt einem dreistufigen Modell: Initiales Set-up mit Analyse der aktuellen Bestandsperformance (Woche 1–2), Implementierung und Feinjustierung der Optimierungslogik auf die spezifischen Geschäftsanforderungen (Woche 3–6), gefolgt von Go-live und kontinuierlicher Verbesserung im Tagesgeschäft. Schnittstellen zur Rückspielung von Bestellungen und Aktionen ins ERP werden parallel aufgebaut.

Fazit: Digitalisierung Einkauf als Wettbewerbsvorteil im Handel

Das Beispiel Karl Pichler AG zeigt, dass KI im Einkauf kein Zukunftsthema mehr ist – sondern heute schon handfeste Wettbewerbsvorteile schafft. Ein um 19 % gesteigerter Lagerumschlag, 5–10 Stunden Zeitersparnis pro Einkäufer und Woche sowie eine deutlich verbesserte Verfügbarkeit gegenüber Kunden: Das sind keine theoretischen Versprechen, sondern gemessene Ergebnisse nach 12 Monaten Laufzeit.

Für Unternehmen im Holzhandel, Baustoffhandel und anderen Handelsbranchen mit hoher Sortimentskomplexität bietet numi solutions eine sofort einsetzbare KI-Plattform für Supply-Chain-Planung im Handel – von der Nachfrageprognose über automatisierte Bestellvorschläge bis hin zur intelligenten Dokumentenverarbeitung.

Unternehmen können numi über eine Demo kennenlernen oder einen kostenlosen Tool-Zugang über die Website anfragen.