Background Checks in der Schweiz: Was HR-Teams 2025 wissen müssen

Rechtlicher Rahmen: OR und DSG als Fundament

Die Grundlage bildet Art. 328b des Obligationenrechts (OR): Arbeitgeber dürfen Daten über Bewerber ausschliesslich verarbeiten, wenn diese die Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen oder zur Durchführung des Arbeitsvertrags erforderlich sind. Ergänzt wird dieser Rahmen durch das revidierte Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG), das seit September 2023 in Kraft ist und Transparenz, Zweckbindung sowie Datensicherheit erheblich stärkt.

Das Verhältnismässigkeitsprinzip ist dabei zentraler Massstab jeder Überprüfung: Umfang und Art des Checks müssen stets in einem angemessenen Verhältnis zur ausgeschriebenen Position stehen. Ein pauschaler Background Check für alle Mitarbeitenden ist unzulässig.

Die zentralen Prüfbausteine

Ein professioneller Background Check ist modular aufgebaut und umfasst je nach Stelle und Risikoprofil unterschiedliche Komponenten:

• Identitätsprüfung: Abgleich von Ausweisdokumenten, vergleichbar mit der Kontoeröffnung bei einer Bank.
• Strafrechtliche Überprüfung: Privatauszug oder Sonderprivatauszug aus dem Strafregister, je nach Funktion und Zielgruppe.
• Finanzielle Integrität: Betreibungsregisterauszüge, besonders relevant bei Positionen mit Budget- oder Zeichnungsbefugnis.
• CV-Verifizierung: Bestätigung von Bildungsabschlüssen direkt bei der ausstellenden Institution.
• Referenzprüfung: Telefonische Gespräche mit ehemaligen Vorgesetzten – nur mit ausdrücklicher Einwilligung des Kandidaten.

Erweiterte Due Diligence für High-Risk-Positionen

Bei Führungspositionen (C-Level, Verwaltungsrat) und Stellen mit erweiterten Zugriffsrechten oder Budgetverantwortung sind weitergehende Prüfungen erforderlich. Diese Enhanced Due Diligence umfasst den Abgleich mit Sanktionslisten (SECO, OFAC, EU), Reputationsanalysen in globalen Medien, Prüfung auf Interessenkonflikte sowie die Analyse des digitalen Fussabdrucks (OSINT).

Make or Buy: Inhouse oder Outsourcing

Professionelle Screening-Provider verfügen über Zugang zu globalen Datenbanken, mehrsprachige Kompetenzen für internationale Bildungsabgleiche und gewährleisten DSG-Konformität durch standardisierte Prozesse und zertifiziertes Personal. Für die meisten Unternehmen ist das Outsourcing schneller, effektiver und wirtschaftlicher als eine reine Inhouse-Lösung. Entscheidend bei der Providerwahl sind Serverstandort (idealerweise Schweiz oder EU), ISO-27001-Zertifizierung und ein transparenter Kandidatenprozess.