Social OfficeNet Release 10: Neue Features für effizientes Wissensmanagement, Kommunikation und Kollaboration in der öffentlichen Verwaltung

Neue Formularanwendung: Modern, flexibel und logisch

• Die Ablösung des bisherigen Formularmoduls war ein zentrales Ziel dieses Releases. Die neue SON Formularanwendung basiert auf der bewährten Bibliothek survey.js und bietet einen komfortablen, visuellen Editor.
• Vielfältige Feldtypen: Freitextfelder, Auswahlmenüs, Datumsfelder, Dateianhänge oder Schlagworte lassen sich einfach aus einem intuitiven Baukasten anlegen.
• Struktur & Gestaltung: Fragen können auf mehrere Seiten und „Panels“ verteilt werden, um Formulare übersichtlich zu gestalten.
• Intelligente Logik: Bedingungen und Abhängigkeiten (z. B. „Zeige Frage B nur wenn Antwort A ‚Ja‘“) verkürzen den Weg für die Ausfüllenden.
• Effiziente Bearbeitung: Eingegangene Datensätze werden in einer filter- und sortierbaren Liste zusammengefasst. Berechtigte Bearbeiter können diese direkt abrufen.
• Automatische Benachrichtigung: Festlegungen, wer bei neuen Einsendungen per E-Mail informiert wird, minimieren Reaktionszeiten.

Geschäftsverteilungsplan (GVPlan): Transparenz in der Organisation

• Wer ist für was zuständig? Diese Frage beantwortet das integrierte Geschäftsverteilungsplan-Modul: Verknüpfung von Themen und Verantwortung: Über neue Verknüpfungsarten („ist verantwortlich“ / „wird verantwortet“) können Themen oder Aufgaben direkt mit Organisationseinheiten verknüpft werden.
• Übersichtliche Darstellung: Auf der jeweiligen Bereichsseite erscheint unter „Verknüpfte Bereiche“ eine optimierte Ansicht, die die zuständigen Personen klar benennt.
• Druckoptimiert: Der gesamte GVPlan kann in einer speziellen Ansicht gedruckt werden – ideal für physische Auslagen, Verteilung außerhalb des SON Portals oder offizielle Dokumentationen.

Seitenvorlagen: Konsistenz und Zeitersparnis

Bei der Erstellung neuer Portalseiten entfällt künftig viel manueller Aufwand. Mit den neuen Seitenvorlagen können häufig genutzte Seitenstrukturen einfach per Mausklick wiederverwendet werden:

• Wiederverwendbarkeit: Jede Seite kann (mit entsprechender Berechtigung) als Vorlage gespeichert werden – inklusive Metadaten wie Kategorien.
• Schnelle Erstellung: Beim Anlegen einer neuen Seite wählt man die passende Vorlage aus dem Dialog aus.
• Vorbelegung: Inhalte und Metadaten werden automatisch übernommen, sodass sofort mit der inhaltlichen Befüllung und spezifischen Anpassungen begonnen werden kann. Dies sorgt für ein einheitliches Look-and-Feel und reduziert Fehlerquellen.

Weitere nützliche Tools und Ergänzungen

Neben diesen neuen Features bringt das neue SON Release 10 weitere hilfreiche Funktionen mit sich:

• PDF-Anzeige: Bestehende PDF-Dokumente können nun direkt auf einer Portalseite per Viewer eingebettet werden.
• Rückmeldung an die Redaktion: Ein neues Widget ermöglicht Nutzenden, direkt auf einer Seite Feedback an die Redaktion zu senden, um einen direkten Dialog zur Qualitätsverbesserung der Inhalte zu ermöglichen.
• Smartere Buchbare Leistungen: Checklisten zur Terminvorbereitung, CSV-Export sowie automatische .ics-Kalendereinträge für Buchende und tägliche Übersichtsmails für Leistungserbringer sorgen für reibungslosere Abläufe.

Digitale Souveränität mit SON

SON ist mehr als nur eine Intranet-Lösung: Es ist eine flexible Grundlage für Wissens- und Informationsmanagement, Prozessunterstützung und vernetzte Zusammenarbeit in Behörden. Die Weiterentwicklung erfolgt dabei nicht isoliert, sondern im engen Dialog mit dem SON-Fachverbund. Hier bestimmen die Nutzenden selbst, welche Anforderungen priorisiert werden.

Die Software ist Eigentum des Bundes, was volle Kontrolle über Daten und Code gewährleistet. Sie wird bereits von über 40 Behörden erfolgreich eingesetzt – vom Bund bis hin zu Kommunen. SEITENBAU agiert seit über 20 Jahren als Entwicklungspartner und treibt die technische Exzellenz sowie die Barrierefreiheit der Plattform kontinuierlich voran.