Digitaler Vorsprung aus der Datenflut: Wie KI in agorum core Geschäftsprozesse beschleunigt

1. Intelligente Dokumentenklassifizierung: Automatisiert. Präzise. Revisionssicher.

Eingehende Dokumente, ob als Scan, E-Mail-Anhang oder Upload, werden von ALBERT automatisiert gelesen und klassifiziert. Die KI erkennt Typ, Inhalt und Kontext eines Dokuments, analysiert Schlagworte und strukturgebende Elemente. Ergebnis: Rechnungen, Verträge oder technische Zeichnungen landen direkt im richtigen Akt. Sogar feingranular nach Projekt, Mandant oder Kostenstelle sortiert. Die Metadaten-Extraktion läuft gleichzeitig: Zahlungsfristen, Bestellnummern oder Ansprechpartner werden ausgelesen, verschlagwortet und abteilungsübergreifend bereitgestellt. Für IT-Abteilungen bedeutet das: weniger Pflegeaufwand bei der Archivierung, höchste Nachvollziehbarkeit und eine drastische Reduktion von Fehlerquellen.

2. Automatisierte Rechnungsverarbeitung: Vom Posteingang zur Freigabe in Minuten

ALBERT extrahiert nicht nur Belegdaten, sondern gleicht sie mit bestehenden Bestellungen, Lieferscheinen oder ERP-Einträgen ab. Rechnungen werden so automatisch validiert und an entsprechende Workflows übergeben, inklusive Eskalation bei Unstimmigkeiten oder fehlenden Prüfungen. Dubletten werden erkannt, Plausibilitätschecks laufen in Echtzeit. Für die Finanzabteilung heißt das: Medienbrüche, manuelle Korrekturschleifen und lästige Rückfragen gehören der Vergangenheit an. Die Prozessverantwortlichen profitieren von vollständiger Transparenz und lückenloser Dokumentation über jede Workflow-Stufe hinweg.

3. Vertragsmanagement: Risiken erkennen, Fristen steuern, Compliance sichern

Verträge sind zentrale Wissens- und Risikoobjekte im Unternehmen. ALBERT liest Verträge, erkennt Laufzeiten, kritische Klauseln, Verlängerungsoptionen und Risiken durch KI-gestützte Textanalyse. Fristenmonitoring und automatische Erinnerungsfunktionen werden nahtlos integriert und so geht kein Termin mehr unter. Für Compliance-Verantwortliche wird die Einhaltung regulatorischer Vorgaben aktiv unterstützt, etwa durch automatische Kennzeichnung von Datenschutzklauseln oder Reporting relevanter Vertragsänderungen. So entsteht ein aktives, steuerbares Vertragsarchiv statt einem passiven Datengrab.

4. Intelligente Suche & Knowledge Extraction: Schneller finden, besser entscheiden

Der Großteil des Unternehmenswissens schlummert in unstrukturierten Daten. ALBERT durchsucht nicht nur Metadaten, sondern erschließt Volltexte, E-Mails und sogar komplexe Zusammenhänge zwischen Dokumenten. Die semantische Suche erkennt Synonyme, thematische Ähnlichkeiten und bietet intelligente Vorschläge. Beispielsweise erhält die Entwicklungsabteilung nicht nur das Lastenheft, sondern auch relevante Dialoge aus E-Mail-Verkehr, technische Anhänge aus früheren Projekten und alle relevanten Compliance-Notizen. Der Suchprozess wird zum aktiven Wissensmanagement, Silos lösen sich auf.

5. Automatischer E-Mail-Workflow: Kontextbezogene Zuordnung und Aufgaben-Trigger

Täglich landen unzählige E-Mails in den zentralen Postfächern. ALBERT analysiert Inhalt, Anhänge und Absender, weist Korrespondenz selbstständig den richtigen Vorgängen zu, verschlagwortet projekt- und sachbezogen und kann Aufgaben im Ticketsystem oder Prozess-Tool automatisch anlegen. Insbesondere in serviceorientierten Bereichen entfällt der manuelle Übertrag ins DMS oder ERP sowie das fehleranfällige Weiterleiten in die Organisation. IT und Fachbereiche sparen bei konstanter Sicherstellung der Nachvollziehbarkeit und Compliance Zeit.

6. Automatisiertes Auslesen von Formularen mit KI-Unterstützung (DocForm)

Ob Quittungen, Lieferscheine oder Produktionsprotokolle: ALBERT erkennt vordefinierte sowie neue Formulartypen, liest Daten positionsgenau aus, gleicht sie mit Referenzdatensätzen ab und stößt Folgeprozesse direkt an. Durch Machine Learning verbessert sich die Erkennungsrate permanent, selbst bei individualisierten oder handschriftlichen Formularen.

Fazit für IT Entscheider:
Die Integration von ALBERT in agorum core transformiert Informationsmanagement von einer reaktiven Pflicht zu einem proaktiven, datengetriebenen Wettbewerbsvorteil. Automatisierung, Fehlerreduktion und Transparenz werden nicht nur versprochen, sondern messbar erreicht. Für IT-Teams und Fachbereiche heißt das: Freiraum für Innovation und Decision Support, während Routinejobs im Hintergrund autonom ablaufen.