Digitalisierung mit System: Rösl GmbH & Co. KG setzt auf WDV2024 TEAM

Zielsetzung: Prozesse durchgängig digitalisieren

In enger Zusammenarbeit mit PRAXIS EDV-Betriebswirtschaft- und Software-Entwicklung AG wurde 2020 das Projekt zur Einführung der Branchenlösung WDV2024 TEAM gestartet. Martin Erler, IT-Verantwortlicher der Rösl GmbH & Co. KG, nennt als zentrale Ziele die Ablösung von Einzellösungen, insbesondere im Angebots-, Auftrags- und Rechnungswesen, sowie die Integration der Waagesoftware und Buchhaltung. Man wollte eine durchgängige, papierlose Prozesskette vom Angebot über Disposition bis zur Archivierung. Im Fokus war dabei die Digitalisierung von Hoflisten, Kippenbuch und Lieferscheinen.

Geschäftsführerin Monika Rösl ergänzt: „Statt drei unterschiedlicher Systeme mit Einzelkomponenten sollte die WDV2024 TEAM als führendes System etabliert werden – mit zentraler Stammdatenpflege, einheitlicher Schnittstelle zu DATEV und durchgängig digitalen Abläufen. Zahlreiche Technologien wurden dazu eingeführt, u. a. ein Eingangsrechnungsworkflow, das PxDatawarehouse, ein Intercompany-Modul für die konzerninterne Verrechnung sowie die PxP-Auftrags-App und das Handelsmodul.“

Warum die Entscheidung zugunsten der Branchenlösung WDV2024 TEAM von PRAXIS fiel? „Wir haben Kolleginnen und Kollegen mit unterschiedlichen Verantwortlichkeiten in den Entscheidungsprozess mit eingebunden. Aus jedem Bereich unseres Unternehmens nahmen Mitarbeiter bei den entsprechenden Präsentationen teil. So haben wir gemeinsam festgestellt, dass die PRAXIS EDV-Lösungen den Bedürfnissen der Firma Rösl am besten entsprechen“, erinnert sich Monika Rösl. „Dies hat auch den großen Vorteil gehabt, dass bei der anschließenden Software-Einführung eine breite Akzeptanz der Neuerungen bestand. Denn die Technologien wurden niemandem übergestülpt“. Des Weiteren sagt die Geschäftsführerin über die Entscheidung zugunsten der WDV2024 TEAM: „Andere Branchen-IT-Anbieter verlangten, dass wir unsere Prozesse an ihre Software anpassen. Bei PRAXIS war es dagegen ein echtes Aufeinander-Zugehen.“

Umsetzung: Mobile Prozesse und intelligente Verknüpfungen

Martin Erler sagt über die Neuerungen: „Ein Herzstück der Einführung war die Mobile Hofliste im Werk Friedrich-Zeche Regensburg. Über Tablets an den Radladern wird nun die Anlieferung und Verladung digital erfasst – inklusive Fotos, GPS-Daten und Bemerkungen. Die Fahrer erhalten präzise Anweisungen, und der Wäger sieht bereits beim Auswiegen alle relevanten Zusatzinformationen. Medienbrüche werden so vollständig vermieden. Mit dem Yard Checker wissen Maschinenführer zudem jederzeit, welche Fahrzeuge sich im Werk befinden und welches Material sie kippen. Abweichungen zwischen Herkunftsnachweis und tatsächlichem Material können lückenlos dokumentiert werden. Das neue Kippenbuch ersetzt dabei das frühere Papierarchiv durch ein vollständig digitales System – rechtssicher, nachvollziehbar und suchfähig.“

Disposition und Kundenportal: Alles digital, alles transparent

Beate Volkmann, Vorstand der PRAXIS EDV-Betriebswirtschaft- und Software-Entwicklung AG erklärt weitere Bestandteile des Projektes Digitalisierung und Automatisierung bei der Rösl GmbH & Co. KG: „Für die Disposition wurde die PxP Auftrags-App eingeführt. Damit erhalten LKW-Fahrer ihre Transportaufträge direkt aufs Mobilgerät – inklusive digitaler Unterschrift und Echtzeit-Kommunikation. Lieferscheine müssen nicht mehr physisch übergeben werden. Im neu geschaffenen Kundenportal stehen Lieferscheine und Rechnungen digital im PDF/A-3- und ZUGFeRD-Format bereit. Kunden können ihre Dokumente jederzeit abrufen und verwalten. Auch Statistiken und Auswertungen sind über das Portal einsehbar.“

Herausforderungen und konkrete Verbesserungen im Tagesgeschäft

„Bei jedem Projekt kommt es zu unerwarteten Hindernissen“ betont Beate Volkmann „Deshalb sind gute Abstimmung und Kommunikation so wichtig. Dies war mit dem Rösl-Team jederzeit gegeben.“ Martin Erler erinnert sich, dass man extra Arbeitskräfte befristet eingestellt habe, mit der Aufgabe, Kunden „abzutelefonieren“ um deren Daten für die Stammdatenpflege in der WDV2024 TEAM auf den neuesten Stand zu bringen. Außerdem weist er darauf hin, dass es sehr wichtig sei, das Waage-Personal gut zu schulen, damit alles rund laufe.

Laut Monika Rösl sprechen die Ergebnisse trotz der gängigen Herausforderungen für sich: deutlich effizientere Abläufe, keine doppelten Erfassungen, spürbar weniger Arbeitsschritte. Auch Reklamationen von Kundenseite gehören der Vergangenheit an. Die Einführung digitaler GPS-gestützter Einbaunachweise reduzierte den Papierbedarf massiv.

„Früher wurde vieles über Funk oder Handy geregelt – heute läuft das zentral und medienbruchfrei. Ein Tablet auf dem Radlader oder im LKW reicht“, beschreibt Martin Erler die Veränderung. „Wir haben dank der Beratung von PRAXIS EDV auch den einen oder anderen Zusatztipp im Bereich Prozessmanagement und Unternehmensstruktur bekommen. Zum Beispiel ist durch die Benennung von Hauptverantwortlichen für jeden Bereich heute das Wissen im Unternehmen breit verteilt. Auch die Einarbeitung neuer Mitarbeiter hat sich dadurch deutlich vereinfacht.“

Monika Rösl ist sich sicher: „Mit der Einführung von WDV2024 TEAM hat Rösl nicht nur die Digitalisierung entscheidend vorangetrieben, sondern auch die Grundlage für weiteres Wachstum geschaffen. Durchgängige Prozesse, weniger manuelle Eingriffe und eine deutlich verbesserte Kommunikation zwischen Wägern, Radladerfahrern, Disponenten und Kunden machen den Unterschied.“

„Die Lösung von PRAXIS hat unsere täglichen Abläufe spürbar erleichtert. Vor allem in der Disposition sparen wir enorm viel Zeit und erhöhen gleichzeitig die Transparenz und Dokumentationssicherheit“, so die Geschäftsführerin. Trotzdem seien Digitalisierung und Automatisierung ein laufender Prozess: „Wir sind weit gekommen, aber fertig sind wir noch nicht.“ Die nächste Stufe mit der „Waage Generation II“ sei noch für dieses Jahr geplant.