Impulse aus Forschung, Wissenschaft und Praxis – Innovationen im klinischen Workflow-Management In vielen Organisationen wird Workflow-Management noch immer als technisches Hilfsmittel (IT-Unterstützung) oder reines Effizienzprojekt (z. B. Prozessdokumentation) verstanden. Doch dieser Blick greift zu kurz. In einer Arbeitswelt, die von Zeitdruck, Fachkräftemangel und steigender Komplexität geprägt ist, entscheidet nicht mehr eine einzelne Maßnahme, sondern die Qualität der Arbeitsabläufe über Leistungsfähigkeit und Zukunftssicherheit. Workflow-Management setzt genau dort an, wo im Alltag die meiste Zeit verloren geht. Zeitfresser wie unnötig suchen, laufen, telefonieren, nachfragen, warten, etwas holen, doppelt machen oder korrigieren sind keine Ausnahme, sondern vielerorts ein häufig beobachtetes Phänomen. Durch klar definierte Arbeitsschritte und abgestimmte Prozesse lassen sich diese Reibungsverluste…

. Mitteilungen aus Bildung und Wissenschaft – Die Geheimnisse von Workflow-Management Pharmaunternehmen benötigen für Market-Access-Strategien, Preis- und Erstattungsverhandlungen, HTA Bewertungen sowie die strategische Planung neuer Therapien mehr als den Nachweis von Wirksamkeit und Sicherheit. Entscheidend ist auch, wie Therapien im klinischen Alltag tatsächlich eingesetzt werden und welche Auswirkungen sie auf Abläufe, Ressourcen und Wirtschaftlichkeit in Krankenhäusern haben. Informationen zu Einsatzhäufigkeit, personellem Aufwand, Prozessvarianten oder ökonomischen Effekten sind in der Praxis jedoch häufig nur fragmentarisch verfügbar. Die Softwarebasierte Prozessuale Gesundheitsökonomische Analyse (SPGA) setzt genau an dieser Stelle an. Im Unterschied zu herkömmlichen Kosten- und Versorgungsstudien betrachtet SPGA nicht primär Abrechnungsdaten oder proportionale Kostentreiber, sondern die realen klinischen Abläufe. Pharmaunternehmen erhalten damit…

Impulse aus Forschung, Wissenschaft und Praxis – Innovationen im klinischen Workflow-Management Warum beschäftigen wir uns mit Workflow-Management? Weil Organisationen – insbesondere im Gesundheitswesen – Menschen brauchen, die sich bewusst damit auseinandersetzen, wie Arbeit bestmöglich fließt: Wer tut was, wann, wie und womit? Und vor allem: Warum genau so und nicht anders? In einer zunehmend komplexen Arbeitswelt entstehen Ineffizienzen selten aus mangelndem Engagement, sondern aus unklaren Abläufen. Mitarbeitende verbringen täglich wertvolle Zeit mit Tätigkeiten, die keine Wertschöpfung erzeugen: unnötig suchen, laufen, telefonieren, nachfragen, warten, etwas holen, doppelt machen oder korrigieren. Diese Zeit fehlt dort, wo sie am dringendsten benötigt wird – für die wirklich wichtigen Aufgaben. Workflow-Management setzt genau hier an.…

Mitteilungen aus Bildung und Wissenschaft – Die Geheimnisse von Workflow-Management Steigende Kosten, moderne Therapien und tiefgreifende Strukturreformen erhöhen den Druck auf Krankenhäuser, Kostenträger und Industrie, komplexe Entscheidungen auf einer fundierten ökonomischen Grundlage zu treffen. Herkömmliche Kosten-Kalkulationsverfahren liefern hierfür jedoch häufig nur eingeschränkt aussagekräftige Ergebnisse. Mit der Softwarebasierten Prozessualen Gesundheitsökonomischen Analyse (SPGA) stellt das Institut für Workflow-Management im Gesundheitswesen (IWiG) eine innovative Methode vor, die Kosten dort abbildet, wo sie tatsächlich entstehen: im klinischen Versorgungsprozess. Im Gesundheitswesen kommen bislang vor allem Zuschlagskalkulationen (InEK-Kalkulation), DRG-Kalkulationen oder Cost-of-Illness-Studien zum Einsatz. Diese Verfahren liefern wichtige Informationen und beantworten spezifische Fragestellungen – etwa zur durchschnittlichen Kostenbelastung eines Krankheitsbildes oder zur Erlösverteilung innerhalb eines Vergütungssystems. Sie…

  Impulse aus Forschung, Wissenschaft und Praxis – Innovationen im klinischen Workflow-Management Kliniken stehen heute unter einem enormen Veränderungsdruck. Fachkräftemangel, steigende Qualitätsanforderungen, zunehmende Regulierung und knappe Ressourcen prägen den Alltag. In diesem Umfeld reicht es nicht mehr aus, einzelne Prozesse punktuell zu optimieren. Gefragt ist ein ganzheitlicher Ansatz, der Effizienz, Qualität und Zusammenarbeit gleichermaßen in den Blick nimmt. Genau hier wird Workflow-Management zu einer strategischen Notwendigkeit. Workflow-Management sollte in Kliniken als ein nachhaltiges Konzept zur systematischen Identifikation und Eliminierung nicht wertschöpfender Tätigkeiten in den Arbeitsabläufen verstanden werden. Unnötige Wege, Doppelarbeiten, Medienbrüche oder Abstimmungsschleifen binden wertvolle Zeit – Zeit, die in der Patientenversorgung fehlt. Ein konsequent umgesetztes Workflow-Management setzt an diesen…

Mitteilungen aus Bildung und Wissenschaft – Die Geheimnisse von Workflow-Management Eine zentrale Frage, die immer wieder gestellt wird, lautet: „Was genau haben wir eigentlich von einem SPGA-Projekt?“ SPGA liefert Antworten auf aktuelle Herausforderungen, bei denen herkömmliche Kalkulationsverfahren an ihre Grenzen stoßen: Ambulantisierung / §115b SGB V SPGA simuliert Ressourcenverbrauch und Erlöswirkungen – z. B. für neue §115b-Leistungen oder geplante tagesstationäre Umstellungen. Hybrid-DRGs SPGA berechnet verursachungsgerechte Kosten je Setting – stationär, ambulant oder sektorenübergreifend – zur strategischen Entscheidungsfindung. Leistungsgruppen & Strukturprüfungen (§136c SGB V, v. a. NRW) SPGA dokumentiert präzise die erbrachten Leistungsinhalte und die zugrundeliegenden Kernkompetenzen – inkl. Zeitbedarf und Personalstruktur. Pflegepersonaluntergrenzen (PPUGV) SPGA quantifiziert Pflegezeit je Fall – differenziert nach Tagen,…

  Impulse aus Forschung, Wissenschaft und Praxis – Innovationen im klinischen Workflow-Management Digitalisierung wird im Gesundheitswesen seit Jahren als entscheidender Faktor für die Zukunftsfähigkeit betrachtet. Doch trotz zahlreicher Initiativen, Investitionen und neuer IT-Anwendungen bleibt ein zentrales Problem bestehen: die Akzeptanz des klinischen Personals. Ärzt:innen, Pflegekräfte und Verwaltung arbeiten unter hohem Zeitdruck – und akzeptieren zu Recht keine Systeme, die ihren Arbeitsalltag zusätzlich belasten. Bereits eine Expertenbefragung des BMC aus dem Jahr 2020 identifizierte die Akzeptanz der Leistungserbringer:innen als größte Herausforderung der Digitalisierung. Diese Einschätzung ist heute aktueller denn je. Denn die Frage ist nicht ob digitalisiert wird, sondern wie sinnvoll diese Digitalisierung tatsächlich ist. „Es geht nicht nur darum, inwieweit…

Mitteilungen aus Bildung und Wissenschaft – Die Geheimnisse von Workflow-Management Wie aufwendig ist ein SPGA-Projekt für Kliniken wirklich? Eine Antwort auf diese zentrale Frage aus der Praxis: SPGA-Projekte sind klar strukturiert, zeitlich überschaubar und mit erprobten Formaten organisiert. Sie sind bewusst so konzipiert, dass sie sich effizient in den klinischen Alltag integrieren lassen. Das ist kein zusätzlicher Stress, sondern ein strukturierter, zeitlich begrenzter Prozess mit echtem Mehrwert. Die gesamte Projektlaufzeit liegt in der Regel bei vier bis acht Monaten, abhängig vom jeweiligen Krankheitsbild. Grundlage bilden die acht Meilensteine der SPGA, die von der Pfaddefinition über die Modellierung bis hin zur Qualitätssicherung reichen. Diese standardisierte Vorgehensweise sorgt für Transparenz, Planungssicherheit und…

Impulse aus Forschung, Wissenschaft und Praxis – Innovationen im klinischen Workflow-Management Mit dem Krankenhauszukunftsgesetz (KHZG) wollte die Bundesregierung bereits 2020 einen entscheidenden Digitalisierungsschub im Gesundheitswesen auslösen. Nun, fünf Jahre später, zeigt sich: Die Zeit der Förderprogramme ist vorbei, die Phase der Konsequenzen beginnt. Ab 2025 müssen Krankenhäuser nachweisbar digitale Dienste nach § 19 KHSFV bereitstellen – andernfalls drohen Abschläge von bis zu zwei Prozent je stationärem Fall. Für 2026 zeichnet sich ab, dass die digitale Grundversorgung nicht nur verpflichtend geprüft, sondern auch erstmals systematisch vergütungswirksam wird: Erfüllungsgrade werden bilanziert, Budgetverhandlungen mit Kostenträgern intensiviert und digitale Leistungsfähigkeit zunehmend in die Krankenhausfinanzierung integriert. Digitalisierung wird damit nicht nur Qualitätsmerkmal, sondern finanzieller und…

  Mitteilungen aus Bildung und Wissenschaft – Die Geheimnisse von Workflow-Management Unsere SPGA-Methode basiert auf dem Prinzip des Time-Driven Activity-Based Costing (TDABC) und auf über 20 Jahren Forschung zum Workflow-Management – dokumentiert in mehr als 50 Büchern und über 100 Fachartikeln. In dieser Zeit haben wir alle gängigen Verfahren zur Zeiterhebung praxisnah getestet. „Wie erfassen wir eigentlich die Zeiten je Aktivität?“ Das Ergebnis: Viele Verfahren sind theoretisch präzise, aber im klinischen Alltag nicht praktikabel. Daher setzen wir in der SPGA auf die Expertenschätzung im multiprofessionellen Team, ergänzt durch einen systematischen Vergleich mit über 250 bestehenden Projekten. SPGA bildet keine statistisch repräsentative Kohorte ab. Stattdessen arbeiten wir mit klar definierten, homogenen…