Impulse aus Forschung, Wissenschaft und Praxis – Innovationen im klinischen Workflow-Management „Veränderungen von Prozessen sind nur dann effektiv, wenn sie nachweislich den Nutzen für Patient:innen und Mitarbeitende steigern“, betont Prof. Dr. Michael Greiling, Leiter des Instituts für Workflow-Management im Gesundheitswesen (IWiG). In der Praxis zeigt sich jedoch häufig, dass Prozessoptimierungen zwar formal umgesetzt werden, der tatsächliche Mehrwert für die Betroffenen aber unklar bleibt. Der Grund liegt meist in unvollständiger Transparenz der Abläufe und fehlender systematischer Berücksichtigung der Anforderungen aller internen und externen Kunden. Hier setzt die wissenschaftlich fundierte Methode des Quality Function Deployment (QFD) an. QFD ist eine methodische Vorgehensweise, die es ermöglicht, Prozessverbesserungen exakt auf die Anforderungen von Mitarbeitenden…

  Mitteilungen aus Bildung und Wissenschaft – Die Geheimnisse von Workflow-Management Angesichts des anhaltenden Fachkräftemangels im Gesundheitswesen wird die Verbesserung der Arbeitsbedingungen zu einer zentralen Zukunftsaufgabe. Hohe Arbeitsbelastung, fehlende Zeit für Patientinnen und Patienten sowie mangelnde Wertschätzung führen zunehmend zu Unzufriedenheit – mit spürbaren Folgen für Motivation, Gesundheit und Personalbindung. Nur wenn es gelingt, Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten und Mitarbeitende aktiv einzubinden, können Kliniken ihre Attraktivität steigern und qualifiziertes Personal langfristig halten. Wie Arbeitsbedingungen im Gesundheitswesen nachhaltig verbessert werden können, zeigt ein Online-Vortrag des Instituts für Workflow-Management im Gesundheitswesen (IWiG) an der APOLLON Hochschule der Gesundheitswirtschaft am 21. April 2026. Unter dem Titel „Mehr Zeit für Patienten, weniger Belastung für…

. Impulse aus Forschung, Wissenschaft und Praxis – Innovationen im klinischen Workflow-Management Viele Optimierungsprojekte scheitern nicht an fehlendem Engagement, sondern an unklaren Zielen. In der Praxis werden häufig Aufgaben formuliert wie „Prozess verbessern“, „Kosten senken“, aber keine präzisen Ziele definiert. Das Problem: Ohne klares Ziel bleibt unklar, woran Erfolg gemessen wird – und Verbesserung wird zum Zufallsprodukt. Die Prozessoptimierung braucht deshalb konkret formulierte, messbare Ziele. Hier setzt die SMART-Methode an: Ziele sind spezifisch, messbar, akzeptiert, ealistisch und terminiert. Sie schaffen Klarheit darüber, was erreicht werden soll, woran Fortschritt erkennbar ist und bis wann Ergebnisse vorliegen müssen. Richtig angewendet, wirken SMART-Ziele wie ein Navigationssystem: Sie geben Richtung, ermöglichen Steuerung über Kennzahlen…

. Mitteilungen aus Bildung und Wissenschaft – Die Geheimnisse von Workflow-Management Erfolg im Unternehmen heißt, kontinuierliche Verbesserung zum zentralen Bestandteil der Unternehmenskultur zu machen. In Zeiten steigender Arbeitsbelastung und zunehmender Komplexität ist die Art und Weise, wie Vorgesetzte im Verbesserungsprozess führen ausschlaggebend dafür, ob Veränderungsprozesse langfristig funktionieren oder scheitern. Dabei gilt: Es reicht nicht, theoretische Soll-Prozesse zu betrachten – entscheidend sind die realen Ist-Prozesse im Klinikalltag. Wie lange dauern Übergaben tatsächlich? Wo entstehen Wartezeiten? Wie oft müssen Mitarbeitende nach Informationen fragen oder Material suchen? Die Klinikleitung trägt die Verantwortung, Abläufe kritisch zu hinterfragen, Impulse zu setzen und Rahmenbedingungen zu schaffen, die Teams befähigen, praktikable und zukunftsfähige Lösungen umzusetzen. Prof. Dr.…

. Impulse aus Forschung, Wissenschaft und Praxis – Innovationen im klinischen Workflow-Management Viele Kliniken arbeiten täglich an der Optimierung ihrer Abläufe – und stoßen dennoch an Grenzen. Der Grund ist häufig derselbe: Prozesse sind nicht ausreichend transparent. Nicht wertschöpfende Tätigkeiten wie unnötig suchen, laufen, telefonieren, nachfragen, warten, etwas holen, doppelt machen oder korrigieren werden oft nicht wahrgenommen und können sich zu erheblichen Belastungen für Mitarbeitende und Organisation summieren. Im Unterschied zum modellierten Prozessmapping-Ansatz werden häufig eher pragmatische Ansätze gewählt und Dokumentationen als textbasierte Erhebungen durchgeführt, die auf Interviewfragen und Freitextdokumentation basieren. Dieser Zugang kann hilfreich sein, um erste Eindrücke und Erfahrungen zu sammeln. Für die Ableitung eines belastbaren Soll-Prozesses ist…

. Mitteilungen aus Bildung und Wissenschaft – Die Geheimnisse von Workflow-Management Komplexe Abläufe, hoher Abstimmungsaufwand und fehlende Transparenz erschweren in vielen Kliniken fundierte Entscheidungen zur Prozessverbesserung. Häufig fehlt es an klaren Methoden, um Schwachstellen systematisch zu erkennen und gezielt zu beheben. Unsere Erfahrung zeigt, es ist nicht möglich, alle Methoden und Techniken zu beherrschen. Kliniken müssen sich auf ein Handlungsmuster konzentrieren, das nachhaltig wirkt. Welche Prinzipien, Verfahren und Werkzeuge geeignet sind, zeigt ein Online-Vortrag des Instituts für Workflow-Management im Gesundheitswesen (IWiG) an der APOLLON Hochschule der Gesundheitswirtschaft am 21. April 2026. Unter dem Titel „Mehr Zeit für Patienten, weniger Belastung für Mitarbeitende – Arbeitsbedingungen mit Workflow-Management und digitalen Werkzeugen verbessern“…

Impulse aus Forschung, Wissenschaft und Praxis – Innovationen im klinischen Workflow-Management In komplexen Organisationen wie Kliniken entstehen täglich zahlreiche Abweichungen im Arbeitsablauf. Doch nicht jeder Fehler hat die gleiche Bedeutung. Manche verursachen nur geringe Reibungsverluste, andere beeinträchtigen Qualität, Sicherheit oder Effizienz erheblich. Die zentrale Frage lautet daher: Welche Probleme verdienen zuerst unsere Aufmerksamkeit? Die Antwort liefert eine strukturierte Priorisierung. Denn Verbesserungsarbeit wird erst dann wirksam, wenn sie sich auf die Ursachen konzentriert, die den größten Einfluss auf das Gesamtergebnis haben. Genau hier setzt die Fehler-Möglichkeits- und Einfluss-Analyse (Failure Mode and Effects Analysis – FMEA) an. Die FMEA ist ein etabliertes methodisches Instrument, um potenzielle Fehler systematisch zu identifizieren, ihre Ursachen…

  Mitteilungen aus Bildung und Wissenschaft – Die Geheimnisse von Workflow-Management Steigende Arbeitsverdichtung, wachsender Dokumentationsaufwand und ineffiziente Abläufe bringen viele Einrichtungen im Gesundheitswesen an ihre Grenzen. Die Folgen sind deutlich spürbar: hohe Belastungen für Mitarbeitende und gleichzeitig immer weniger Zeit für die direkte Patientenversorgung. Darüber, wie sich die Situation der Pflege konkret und nachhaltig verbessern lässt, spricht Prof. Dr. rer. oec. Dipl. Soz.-Päd. Michael Greiling, Leiter des Instituts für Workflow-Management im Gesundheitswesen (IWiG) in seinem Online-Vortrag an der APOLLON Hochschule der Gesundheitswirtschaft am 21. April 2026. Unter dem Titel „Mehr Zeit für Patienten, weniger Belastung für Mitarbeitende – Arbeitsbedingungen mit Workflow-Management und digitalen Werkzeugen verbessern“ zeigt der Vortrag praxisnah, wie…

Impulse aus Forschung, Wissenschaft und Praxis – Innovationen im klinischen Workflow-Management Nicht jede Aktivität im Klinikalltag schafft echten Mehrwert. Tätigkeiten, die weder Patient:innen noch Mitarbeitenden unmittelbar nützen – wie unnötig suchen, laufen, telefonieren, nachfragen, warten, etwas holen, doppelt machen oder korrigieren – bezeichnen wir als Verschwendung. Sie verlangsamen Abläufe, erhöhen Kosten und mindern die Qualität der Versorgung. Die softwarebasierte prozessuale Wertschöpfungsanalyse (SWSA) macht diese Ressourcenverluste sichtbar. Mit strukturierten Analysen identifizieren Kliniken systematisch, welche Tätigkeiten Zeit und Energie kosten, ohne den gewünschten Nutzen zu erzeugen. Blind- und Fehlleistungen werden markiert, Schwachstellen wie schlecht kalkulierte Lagerbestände, Abfall, Unübersichtlichkeit oder Kommunikationsprobleme werden transparent, und Optimierungspotenziale klar erkennbar. Digitale Tools wie ClipMed OM unterstützen…