. Impulse aus Forschung, Wissenschaft und Praxis – Innovationen im klinischen Workflow-Management Viele Optimierungsprojekte scheitern nicht an fehlendem Engagement, sondern an unklaren Zielen. In der Praxis werden häufig Aufgaben formuliert wie „Prozess verbessern“, „Kosten senken“, aber keine präzisen Ziele definiert. Das Problem: Ohne klares Ziel bleibt unklar, woran Erfolg gemessen wird – und Verbesserung wird zum Zufallsprodukt. Die Prozessoptimierung braucht deshalb konkret formulierte, messbare Ziele. Hier setzt die SMART-Methode an: Ziele sind spezifisch, messbar, akzeptiert, ealistisch und terminiert. Sie schaffen Klarheit darüber, was erreicht werden soll, woran Fortschritt erkennbar ist und bis wann Ergebnisse vorliegen müssen. Richtig angewendet, wirken SMART-Ziele wie ein Navigationssystem: Sie geben Richtung, ermöglichen Steuerung über Kennzahlen…

. Mitteilungen aus Bildung und Wissenschaft – Die Geheimnisse von Workflow-Management Erfolg im Unternehmen heißt, kontinuierliche Verbesserung zum zentralen Bestandteil der Unternehmenskultur zu machen. In Zeiten steigender Arbeitsbelastung und zunehmender Komplexität ist die Art und Weise, wie Vorgesetzte im Verbesserungsprozess führen ausschlaggebend dafür, ob Veränderungsprozesse langfristig funktionieren oder scheitern. Dabei gilt: Es reicht nicht, theoretische Soll-Prozesse zu betrachten – entscheidend sind die realen Ist-Prozesse im Klinikalltag. Wie lange dauern Übergaben tatsächlich? Wo entstehen Wartezeiten? Wie oft müssen Mitarbeitende nach Informationen fragen oder Material suchen? Die Klinikleitung trägt die Verantwortung, Abläufe kritisch zu hinterfragen, Impulse zu setzen und Rahmenbedingungen zu schaffen, die Teams befähigen, praktikable und zukunftsfähige Lösungen umzusetzen. Prof. Dr.…

. Impulse aus Forschung, Wissenschaft und Praxis – Innovationen im klinischen Workflow-Management Viele Kliniken arbeiten täglich an der Optimierung ihrer Abläufe – und stoßen dennoch an Grenzen. Der Grund ist häufig derselbe: Prozesse sind nicht ausreichend transparent. Nicht wertschöpfende Tätigkeiten wie unnötig suchen, laufen, telefonieren, nachfragen, warten, etwas holen, doppelt machen oder korrigieren werden oft nicht wahrgenommen und können sich zu erheblichen Belastungen für Mitarbeitende und Organisation summieren. Im Unterschied zum modellierten Prozessmapping-Ansatz werden häufig eher pragmatische Ansätze gewählt und Dokumentationen als textbasierte Erhebungen durchgeführt, die auf Interviewfragen und Freitextdokumentation basieren. Dieser Zugang kann hilfreich sein, um erste Eindrücke und Erfahrungen zu sammeln. Für die Ableitung eines belastbaren Soll-Prozesses ist…

. Mitteilungen aus Bildung und Wissenschaft – Die Geheimnisse von Workflow-Management Komplexe Abläufe, hoher Abstimmungsaufwand und fehlende Transparenz erschweren in vielen Kliniken fundierte Entscheidungen zur Prozessverbesserung. Häufig fehlt es an klaren Methoden, um Schwachstellen systematisch zu erkennen und gezielt zu beheben. Unsere Erfahrung zeigt, es ist nicht möglich, alle Methoden und Techniken zu beherrschen. Kliniken müssen sich auf ein Handlungsmuster konzentrieren, das nachhaltig wirkt. Welche Prinzipien, Verfahren und Werkzeuge geeignet sind, zeigt ein Online-Vortrag des Instituts für Workflow-Management im Gesundheitswesen (IWiG) an der APOLLON Hochschule der Gesundheitswirtschaft am 21. April 2026. Unter dem Titel „Mehr Zeit für Patienten, weniger Belastung für Mitarbeitende – Arbeitsbedingungen mit Workflow-Management und digitalen Werkzeugen verbessern“…

Impulse aus Forschung, Wissenschaft und Praxis – Innovationen im klinischen Workflow-Management In komplexen Organisationen wie Kliniken entstehen täglich zahlreiche Abweichungen im Arbeitsablauf. Doch nicht jeder Fehler hat die gleiche Bedeutung. Manche verursachen nur geringe Reibungsverluste, andere beeinträchtigen Qualität, Sicherheit oder Effizienz erheblich. Die zentrale Frage lautet daher: Welche Probleme verdienen zuerst unsere Aufmerksamkeit? Die Antwort liefert eine strukturierte Priorisierung. Denn Verbesserungsarbeit wird erst dann wirksam, wenn sie sich auf die Ursachen konzentriert, die den größten Einfluss auf das Gesamtergebnis haben. Genau hier setzt die Fehler-Möglichkeits- und Einfluss-Analyse (Failure Mode and Effects Analysis – FMEA) an. Die FMEA ist ein etabliertes methodisches Instrument, um potenzielle Fehler systematisch zu identifizieren, ihre Ursachen…

  Mitteilungen aus Bildung und Wissenschaft – Die Geheimnisse von Workflow-Management Steigende Arbeitsverdichtung, wachsender Dokumentationsaufwand und ineffiziente Abläufe bringen viele Einrichtungen im Gesundheitswesen an ihre Grenzen. Die Folgen sind deutlich spürbar: hohe Belastungen für Mitarbeitende und gleichzeitig immer weniger Zeit für die direkte Patientenversorgung. Darüber, wie sich die Situation der Pflege konkret und nachhaltig verbessern lässt, spricht Prof. Dr. rer. oec. Dipl. Soz.-Päd. Michael Greiling, Leiter des Instituts für Workflow-Management im Gesundheitswesen (IWiG) in seinem Online-Vortrag an der APOLLON Hochschule der Gesundheitswirtschaft am 21. April 2026. Unter dem Titel „Mehr Zeit für Patienten, weniger Belastung für Mitarbeitende – Arbeitsbedingungen mit Workflow-Management und digitalen Werkzeugen verbessern“ zeigt der Vortrag praxisnah, wie…

Impulse aus Forschung, Wissenschaft und Praxis – Innovationen im klinischen Workflow-Management Nicht jede Aktivität im Klinikalltag schafft echten Mehrwert. Tätigkeiten, die weder Patient:innen noch Mitarbeitenden unmittelbar nützen – wie unnötig suchen, laufen, telefonieren, nachfragen, warten, etwas holen, doppelt machen oder korrigieren – bezeichnen wir als Verschwendung. Sie verlangsamen Abläufe, erhöhen Kosten und mindern die Qualität der Versorgung. Die softwarebasierte prozessuale Wertschöpfungsanalyse (SWSA) macht diese Ressourcenverluste sichtbar. Mit strukturierten Analysen identifizieren Kliniken systematisch, welche Tätigkeiten Zeit und Energie kosten, ohne den gewünschten Nutzen zu erzeugen. Blind- und Fehlleistungen werden markiert, Schwachstellen wie schlecht kalkulierte Lagerbestände, Abfall, Unübersichtlichkeit oder Kommunikationsprobleme werden transparent, und Optimierungspotenziale klar erkennbar. Digitale Tools wie ClipMed OM unterstützen…

Impulse aus Forschung, Wissenschaft und Praxis – Innovationen im klinischen Workflow-Management Veränderung entfaltet nur dann Wirkung, wenn sie eine klare Richtung hat. Erst ein präzise definiertes Ziel macht die Hindernisse sichtbar, die zwischen Ist-Zustand und angestrebtem Soll-Zustand stehen. Diese Hindernisse sind keine Nebenschauplätze – sie markieren den eigentlichen Handlungsbedarf. Damit verschiebt sich die Perspektive. Es geht nicht mehr darum, was theoretisch möglich wäre, sondern darum, was konkret erforderlich ist, um Fortschritt zu erzielen. Zielorientierung schafft Priorität und Klarheit. Viele Kliniken formulieren ambitionierte Ziele. Doch häufig bleibt offen, in welche Richtung der Prozess konkret entwickelt werden soll. Ein wirtschaftlich besseres Ergebnis etwa kann durch höhere Erlöse oder durch geringere Kosten erreicht…

. Mitteilungen aus Bildung und Wissenschaft – Die Geheimnisse von Workflow-Management Krankenhäuser stehen unter wachsendem wirtschaftlichem und strukturellem Druck. Ambulantisierung, Fachkräftemangel, steigende Sachkosten und regulatorische Veränderungen verschärfen die Notwendigkeit, Abläufe effizient und transparent zu gestalten. In diesem Zusammenhang gewinnt das Thema Prozessmanagement zunehmend an Bedeutung. In vielen Einrichtungen werden klinische und administrative Prozesse systematisch beschrieben, Verantwortlichkeiten definiert und digitale Werkzeuge zur Unterstützung eingeführt. Diese Entwicklung ist ein wichtiger Schritt hin zu mehr Transparenz und organisatorischer Klarheit. Doch eine zentrale Frage bleibt häufig unbeantwortet: Welchen messbaren Beitrag leisten einzelne Prozesse tatsächlich zum wirtschaftlichen Ergebnis und zur Versorgungsqualität? „Prozessmanagement darf nicht bei der Struktur stehen bleiben“, betont Prof. Dr. Michael Greiling. „Entscheidend…