Impulse aus Forschung, Wissenschaft und Praxis – Innovationen im klinischen Workflow-Management Im Gesundheitswesen werden die Begriffe Effektivität und Effizienz im Kontext von Workflow-Management, Prozessoptimierung und Versorgungssteuerung häufig verwendet, jedoch nicht immer trennscharf voneinander abgegrenzt. Diese Unschärfe ist nicht nur semantisch relevant, sondern hat unmittelbare Auswirkungen auf die Bewertung von Versorgungsqualität und die Gestaltung klinischer Prozesse. Wenn Effektivität und Effizienz vermischt werden, besteht die Gefahr, Verbesserungen im System anhand falscher Maßstäbe zu bewerten oder falsche Schlussfolgerungen über Ursache und Wirkung zu ziehen. Effektivität beschreibt im klinischen Kontext die medizinische Angemessenheit und Zielerreichung einer Maßnahme. Im Mittelpunkt steht die Frage, welche diagnostischen, therapeutischen und pflegerischen Schritte bei einem konkreten Krankheitsbild notwendig sind,…

  Mitteilungen aus Bildung und Wissenschaft – Die Geheimnisse von Workflow-Management Die Einführung neuer Software im Gesundheitswesen wird häufig mit erheblichen Herausforderungen in Verbindung gebracht: komplexe IT-Integrationen, lange Implementierungszeiten, Inkompatibilitäten mit bestehenden Systemen sowie hoher technischer und finanzieller Aufwand. Das Institut für Workflow-Management im Gesundheitswesen (IWiG) zeigt mit der webbasierten Lösung ClipMed, dass digitale Transformation heute deutlich einfacher, schneller und wirtschaftlicher umgesetzt werden kann. ClipMed wird als vollständige betriebswirtschaftliche Anwendung flexibel für einen definierten Zeitraum bereitgestellt und ist unmittelbar einsatzbereit. Gesundheitseinrichtungen profitieren dadurch von einer bedarfsgerechten und zeitlich anpassbaren Nutzung – ohne aufwändige lokalen Installationen oder zusätzliche Hardware. Für den Zugriff genügt ein internetfähiger Rechner. Komplexe Integrationsprozesse in bestehende IT-Systeme…

Impulse aus Forschung, Wissenschaft und Praxis – Innovationen im klinischen Workflow-Management Prozessoptimierung wird im Gesundheitswesen noch immer häufig mit Personalabbau gleichgesetzt. Dieses Verständnis greift zu kurz. Moderne Prozessoptimierung verfolgt ein anderes Ziel: Mitarbeitende von unnötigen Belastungen zu entlasten, Ressourcen sinnvoll einzusetzen und mehr Zeit für patientennahe Kernaufgaben zu schaffen. Es geht nicht darum, weniger Menschen einzusetzen – sondern Arbeit intelligenter zu organisieren. Gerade in Kliniken entstehen im Alltag zahlreiche Tätigkeiten, die wenig zur eigentlichen Wertschöpfung beitragen: unnötig suchen, laufen, telefonieren, nachfragen, warten, etwas holen, doppelt machen oder korrigieren. Diese Reibungsverluste kosten Zeit, Energie und Motivation. Gleichzeitig erhöhen sie den wirtschaftlichen Druck auf Einrichtungen, die ohnehin vor Herausforderungen wie Fachkräftemangel, demografischer…

Mitteilungen aus Bildung und Wissenschaft – Die Geheimnisse von Workflow-Management In vielen Einrichtungen des Gesundheitswesens besteht die Annahme, dass die Einführung von Workflow-Management mit hohem Aufwand, komplexen Methoden und schwer umsetzbaren Veränderungen verbunden ist. Gerade im ohnehin stark belasteten Klinikalltag erscheint eine systematische Optimierung von Prozessen häufig als zusätzliche Herausforderung. Doch diese Einschätzung ist ein weit verbreiteter Irrtum. Das Institut für Workflow-Management im Gesundheitswesen (IWiG) zeigt, dass modernes Workflow-Management heute deutlich einfacher und praxisnäher umgesetzt werden kann als vielfach angenommen. Digitale Lösungen mit einem standardisierten Handlungsmuster ermöglichen eine klare, nachvollziehbare und strukturierte Vorgehensweise, die Einrichtungen Schritt für Schritt durch Veränderungsprozesse führt. „Viele Organisationen verbinden Workflow-Management noch immer mit komplizierten Projekten,…

. Impulse aus Forschung, Wissenschaft und Praxis – Innovationen im klinischen Workflow-Management Prozessoptimierung in Kliniken endet nicht mit der Umsetzung von Maßnahmen. Der entscheidende Schritt folgt danach im Rahmen einer systematischen Evaluation. Denn erst die kontinuierliche Überprüfung zeigt, ob gesetzte Ziele tatsächlich erreicht werden und ob eingeleitete Maßnahmen die gewünschte Wirkung entfalten. Im Workflow-Management Life Cycle der IWiG-Hochschulforschung bildet die Evaluation den abschließenden Meilenstein. Sie knüpft direkt an die Umsetzung über WiG-Boards an und überführt Prozessveränderungen in messbare Ergebnisse. Die zentrale Fragestellung lautet: Greifen die Maßnahmen – und leisten sie einen nachweisbaren Beitrag zur Verbesserung von Qualität, Zeit und Kosten? Grundlage hierfür sind Kennzahlenberichte, die Prozessevaluation objektiv und vergleichbar machen.…

Mitteilungen aus Bildung und Wissenschaft – Die Geheimnisse von Workflow-Management Viele Einrichtungen im Gesundheitswesen sind überzeugt, ihre Abläufe im Griff zu haben. Der Betrieb läuft, die Versorgung ist sichergestellt, das Qualitätsmanagement etabliert. Doch genau hier liegt ein häufig unterschätztes Problem: Auch in stabilen Systemen gehen täglich wertvolle Zeit und Ressourcen verloren. Erfahrungen aus der Praxis sowie Erkenntnisse aus dem Prozessmanagement zeigen, dass selbst gut funktionierende Abläufe häufig unerkannte Ineffizienzen enthalten. Diese entstehen nicht durch einzelne große Fehler, sondern durch Zeitfresser im Alltag wie unnötig suchen, laufen, telefonieren, nachfragen, warten, etwas holen, doppelt machen oder korrigieren. Untersuchungen aus dem Lean Management zeigen, dass ein nicht unerheblicher Anteil der Arbeitszeit auf nicht…

Impulse aus Forschung, Wissenschaft und Praxis – Innovationen im klinischen Workflow-Management Viele Kliniken sind in der Analyse ihrer Prozesse bereits weit fortgeschritten. Schwachstellen sind identifiziert, Prioritäten gesetzt, Lösungen entwickelt. Und dennoch bleibt eine zentrale Herausforderung bestehen: die konsequente Umsetzung der Maßnahmen im Alltag. Genau an dieser Stelle entscheidet sich der Erfolg von Prozessoptimierung. Denn der eigentliche Mehrwert entsteht nicht in der Analyse, sondern in der strukturierten Überführung von Erkenntnissen in konkretes Handeln. Im Workflow-Life Cycle der IWiG-Hochschulforschung ist dieser Übergang klar definiert: Auf die Lösungsfindung folgt die Aufgabengenerierung in Form von Maßnahmenplänen – und anschließend deren Umsetzung. Die Aufgabengenerierung bildet dabei die Brücke zwischen Konzept und Praxis. Aus zuvor entwickelten…

Mitteilungen aus Bildung und Wissenschaft – Die Geheimnisse von Workflow-Management Arbeitsverdichtung, ein hoher Dokumentationsaufwand und ineffiziente Abläufe prägen vielerorts den Alltag im Gesundheitswesen. Die Folgen sind nicht nur eine hohe Belastung für Mitarbeitende, sondern auch erhöhte Risiken in der Patientenversorgung. Wie sich Arbeitsbedingungen verbessern und gleichzeitig Sicherheit sowie Patientenzufriedenheit steigern lassen, zeigt ein Online-Vortrag des Instituts für Workflow-Management im Gesundheitswesen (IWiG) an der APOLLON Hochschule der Gesundheitswirtschaft am 21. April 2026. Unter dem Titel „Mehr Zeit für Patienten, weniger Belastung für Mitarbeitende – Arbeitsbedingungen mit Workflow-Management und digitalen Werkzeugen verbessern“ wird praxisnah erläutert, wie ein systematisches Workflow-Management dazu beitragen kann, Prozesse nachhaltig zu optimieren und Risiken zu minimieren. Im Mittelpunkt…

Impulse aus Forschung, Wissenschaft und Praxis – Innovationen im klinischen Workflow-Management Prozessoptimierung in Kliniken entfaltet ihren tatsächlichen Nutzen erst dann, wenn aus Analyseergebnissen konkrete, strukturierte und umsetzbare Maßnahmen abgeleitet werden. Genau an dieser Stelle setzt der 6. Meilenstein „Maßnahmen“ im von der IWiG-Hochschulforschung entwickelten Workflow-Management Life Cycle an. Während zuvor Verschwendung identifiziert, priorisiert, Prozesse visualisiert, Ziele definiert und Lösungen entwickelt wurden, stellt sich nun die entscheidende Frage: Wie werden diese Erkenntnisse in verbindliches Handeln überführt? Die Aufgabengenerierung setzt genau hier an. Ziel ist es, aus den zuvor erarbeiteten Lösungen strukturierte Maßnahmenpläne abzuleiten, die inhaltlich, zeitlich und organisatorisch eindeutig definiert sind. Prof. Dr. Michael Greiling, Leiter des Instituts für Workflow-Management im…

Mitteilungen aus Bildung und Wissenschaft – Die Geheimnisse von Workflow-Management Die Digitalisierung bietet große Chancen für das Gesundheitswesen – diese werden in der Praxis jedoch oft noch nicht konsequent genutzt. Ein Grund dafür: Digitale Lösungen werden häufig eingeführt, ohne bestehende Prozesse im Vorfeld grundlegend zu hinterfragen – mit der Folge, dass ineffiziente Abläufe lediglich digital abgebildet werden. Dabei ist zu berücksichtigen, dass digitale Systeme in der Regel bereits bestimmte Abläufe, Eingabestrukturen und Reihenfolgen von Tätigkeiten vorgeben. Diese wirken faktisch als prozessprägende Elemente, unabhängig davon, ob der Gesamtprozess bereits vollständig konzipiert ist. Vor diesem Hintergrund ist es aus wichtig, die aktuell im System abgebildeten Abläufe zunächst transparent als Ist-Stand zu erfassen. Wie Prozessorientierung im…