Mitteilungen aus Bildung und Wissenschaft – Die Geheimnisse von Workflow-Management Fehlende Patientenunterlagen bei der Aufnahme, zu viele oder zu wenige Informationen bei der Übergabe zum Schichtwechsel, fehlende Abstimmung von gemeinsamen Terminkalendern – Pflegekräfte kennen diese Situationen nur zu gut. Zeitanalysen zeigen: Ein erheblicher Teil des Arbeitstages geht nicht in die Patientenversorgung, sondern in Dokumentations- und Korrekturarbeiten. Etwa 20% der Zeit entfällt auf administrative oder indirekte Aufgaben – Zeit, die für Patient:innen fehlt. Die Ursachen liegen selten bei Einzelpersonen. Meist sind es Schwachstellen in den Prozessen: Prozessunterbrechungen: Geplanter Ablauf – Multidisziplinäre Tumorkonferenz soll anhand aktueller Labor- und Bilddaten Entscheidungen treffen. Unterbrechung – Laborwerte wurden noch nicht freigegeben. Fall kann nicht wie…

Mitteilungen aus Bildung und Wissenschaft – Die Geheimnisse von Workflow-Management In Kliniken entstehen an den Schnittstellen zwischen Pflege, ärztlichem Dienst, Verwaltung und IT häufig Redundanzen. Diese binden Ressourcen, erschweren die Patientenbetreuung und belasten die Teams. Es kommt zu nicht wertschöpfenden Tätigkeiten wie unnötig suchen, laufen, telefonieren, nachfragen, warten, etwas holen, doppelt machen oder korrigieren. Das Institut für Workflow-Management im Gesundheitswesen (IWiG) hat solche Reibungsverluste systematisch untersucht und begleitet Kliniken dabei, die eigene Prozesslandschaft zu durchleuchten und zu entlasten. Hierzu hat das IWiG hat ein digitales praxiserprobten Analyse- und Visualisierungsmodell entwickelt, mit dem Zeitfresser wie Doppelarbeiten identifiziert und Ursachen sichtbar gemacht werden – nicht abstrakt, sondern praxisnah und teamorientiert. Das Besondere:…

Mitteilungen aus Bildung und Wissenschaft – Die Geheimnisse von Workflow-Management Jeden Tag doppelte Wege – weil etwas fehlt. Medikamente, Material, Geräte. Was wie Routine wirkt, ist in Wahrheit gut getarnte Verschwendung. Ein stiller Zeitfresser – tägliche, unsichtbar, subtil, aber messbar. Zeit, die für die eigentliche Versorgung fehlt, und einer der Gründe, warum Fachkräfte sich gestresst, überlastet und frustriert fühlen. Das IWiG zeigt Kliniken, wo genau diese Zeitfresser entstehen. Und wie Teams ihre Abläufe nicht länger verwalten, sondern Schritt für Schritt besser gestalten: Mit einem praxiserprobten, digitalen Konzept. Mit messbaren Zielen und mit Werkzeugen, die Mitarbeitende direkt am Arbeitsplatz einsetzen, um ihre Abläufe zu analysieren, bewerten und zu verbessern – im…

  Mitteilungen aus Bildung und Wissenschaft – Die Geheimnisse von Workflow-Management Warten wirkt harmlos. Aber das Gegenteil ist er Fall. Es ist nicht wertschöpfende Zeit. Verlorene Minuten. Versorgungszeit, die verrinnt – leise, aber stetig.  „Warten ist keine Pause. Es ist Stillstand unter Anspannung“, sagt Prof. Dr. Michael Greiling vom Institut für Workflow-Management im Gesundheitswesen (IWiG). „Und dieser Zustand lähmt nicht nur die Versorgung, sondern auch die Menschen, die täglich versuchen, ihr Bestes zu geben.“ In vielen Kliniken ist Warten alltäglich und wird als gegeben hingenommen. Doch Zeitfresser sind kein Schicksal, sondern das Ergebnis über Jahre gewachsener Prozesse, die nie gezielt hinterfragt wurden. Die Gestaltung von Abläufen beginnt mit der Frage:…

  Mitteilungen aus Bildung und Wissenschaft – Die Geheimnisse von Workflow-Management Im Zimmer des Patienten summt ein leises Schweigen, Maria ist bereit, doch das Mull lässt sich nicht zeigen. Der Wagen ist leer, die Arbeit stoppt, die Uhr an der Wand aber läuft ungehindert und flott. „Kein Problem“, denkt Maria, „das hol ich im Lager!“ Der Weg dorthin, er wird schwer wie ein Karren im Schlager. Im Regal herrscht gähnende Leere und Not, kein Mull, keine Rolle – nur der Puls pocht im Takt der Uhrzeit knallrot. Also greift sie zum Telefon, ruft Petra herbei, „Hast du Mull? Ich brauch’s dringend, sonst ist der Verband nicht dabei!“ Doch Petra, auch…

Mitteilungen aus Bildung und Wissenschaft – Die Geheimnisse von Workflow-Management Was kostet Ihre Klinik 12 Minuten Pflegezeit – pro Kraft, jeden Tag und jeden Monat? Genau das verlieren viele Häuser – unbemerkt, aber konstant. Pflegekräfte, Ärzte und Verwaltung verlieren täglich wertvolle Zeit durch unnötige Telefonate Rückfragen, Nachverfolgungen und Kommunikationsprobleme. Was wie Alltag wirkt, ist in Wahrheit ein strukturelles Defizit: undefinierte Verantwortlichkeiten unklare Übergaben fehlende Informationsstandards. Diese Reibungsverluste summieren sich – auf große Summen, auf verlorene Pflege- und Behandlungszeit, auf Demotivation im Team. Das Institut für Workflow-Management im Gesundheitswesen (IWiG) macht unnötige Tätigkeiten sichtbar – und Workflow-Optimierung möglich. Wissenschaftlich fundiert, praxiserprobt – mit direktem Nutzen für Ihr Haus: Visualisierung und Analyse…

Mitteilungen aus Bildung und Wissenschaft – Die Geheimnisse von Workflow-Management Zehn Kilometer. Das ist in etwa die Distanz eines Volkslaufs. Oder der Weg, den Pflegekräfte in deutschen Kliniken pro Schicht zurücklegen. Nicht, um Leben zu retten – sondern auf der Suche nach Medikamenten, dem benötigten Gerät oder der fehlenden Information. „Laufen gilt als normal – dabei ist es in vielen Fällen oft auch Verschwendung“, sagt Prof. Dr. Michael Greiling vom Institut für Workflow-Management im Gesundheitswesen (IWiG). Was aussieht wie Engagement, ist in Wahrheit ein Alarmsignal. Diese Wege sind nicht geplant, sie entstehen durch unzureichend abgestimmte Prozesse. Fehlende Informationen, lückenhafte Kommunikation, schlechte Koordination und Synchronisation fordern ihren Preis: Zeit, Kosten und…

Мitteilungen aus Bildung und Wissenschaft – Die Geheimnisse von Workflow-Management Wenn Pflegende morgens auf Station gehen, beginnt der Tag oft mit Suchen: nach Materialien, nach Geräten, nach Dokumenten, nach Informationen. Nach irgendjemandem, der weiß, wo was ist. Und so geht der Tag dann immer weiter. Was wie ein kleines Problem klingt, ist in Wahrheit tägliche Realität – und ein massiver Zeitfresser. In deutschen Kliniken gehen jeden Tag unzählige Stunden verloren, weil Dinge nicht auffindbar sind, Abläufe improvisiert werden müssen oder Zuständigkeiten unklar bleiben. Es wird gesucht, gewartet, nachgefragt – und viel Schrottzeit in Kauf genommen. Dieses Problem kostet. Nicht nur Zeit und Geld – sondern auch Konzentration, Energie sowie Motivation.…

  Mitteilungen aus Bildung und Wissenschaft – Die Geheimnisse von Workflow-Management Das Institut für Workflow-Management im Gesundheitswesen (IWiG) weist in einem aktuellen Fachbeitrag auf die unterschätzte Rolle von Mitarbeitenden und Prozessen bei der digitalen Innovation im Krankenhaus hin. In der August-Ausgabe der Fachzeitschrift KU Gesundheitsmanagement beleuchtet Prof. Dr. Greiling, Wissenschaftlicher Leiter des IWiG, wie IT-gestütztes Ideenmanagement aus Alltagsbeobachtungen systematisch Verbesserungen erzeugt. Innovation ist mehr als Technologie „Nicht jede Innovation muss die Welt verändern – aber sie muss den Alltag verbessern“, so Prof. Greiling. Viele Krankenhäuser verbinden Innovation noch immer ausschließlich mit neuer Technik oder disruptiven Produkten. Dabei liegt ein großer Hebel oft in der Optimierung bestehender Prozesse. Gerade Prozessinnovationen –…

Mitteilungen aus Bildung und Wissenschaft – Die Geheimnisse von Workflow-Management Der Marktzugang für innovative Arzneimittel wird zunehmend an die wirtschaftliche Evidenz geknüpft. Krankenkassen und HTA-Gremien verlangen belastbare Daten zum tatsächlichen Ressourcenverbrauch. Das Institut für Workflow-Management im Gesundheitswesen (IWiG) begegnet dieser Herausforderung mit der SPGA-Methode (Softwarebasierte Prozessuale Gesundheitsökonomische Analyse), die pharmazeutischen Unternehmen eine valide Grundlage für Preisverhandlungen und Erstattungsentscheidungen bietet. SPGA macht echte Kostentreiber sichtbar SPGA basiert auf dem Ansatz des Time-Driven Activity-Based Costing (TDABC) und ermöglicht eine detaillierte Kostenanalyse einer homogenen, typischen Patientengruppe für ein ausgewähltes Krankheitsbild. Im Vergleich zu klassischen Kalkulationsmethoden identifiziert die SPGA verursachungsgerechte Kostentreiber entlang der betrachteten Prozesse, zeigt präzise, wie sich Kosten über die Versorgungskette verteilen…