Impulse aus Forschung, Wissenschaft und Praxis – Innovationen im klinischen Workflow-Management Prozessoptimierung in Kliniken entfaltet ihren tatsächlichen Nutzen erst dann, wenn aus Analyseergebnissen konkrete, strukturierte und umsetzbare Maßnahmen abgeleitet werden. Genau an dieser Stelle setzt der 6. Meilenstein „Maßnahmen“ im von der IWiG-Hochschulforschung entwickelten Workflow-Management Life Cycle an. Während zuvor Verschwendung identifiziert, priorisiert, Prozesse visualisiert, Ziele definiert und Lösungen entwickelt wurden, stellt sich nun die entscheidende Frage: Wie werden diese Erkenntnisse in verbindliches Handeln überführt? Die Aufgabengenerierung setzt genau hier an. Ziel ist es, aus den zuvor erarbeiteten Lösungen strukturierte Maßnahmenpläne abzuleiten, die inhaltlich, zeitlich und organisatorisch eindeutig definiert sind. Prof. Dr. Michael Greiling, Leiter des Instituts für Workflow-Management im…

Mitteilungen aus Bildung und Wissenschaft – Die Geheimnisse von Workflow-Management Die Digitalisierung bietet große Chancen für das Gesundheitswesen – diese werden in der Praxis jedoch oft noch nicht konsequent genutzt. Ein Grund dafür: Digitale Lösungen werden häufig eingeführt, ohne bestehende Prozesse im Vorfeld grundlegend zu hinterfragen – mit der Folge, dass ineffiziente Abläufe lediglich digital abgebildet werden. Dabei ist zu berücksichtigen, dass digitale Systeme in der Regel bereits bestimmte Abläufe, Eingabestrukturen und Reihenfolgen von Tätigkeiten vorgeben. Diese wirken faktisch als prozessprägende Elemente, unabhängig davon, ob der Gesamtprozess bereits vollständig konzipiert ist. Vor diesem Hintergrund ist es aus wichtig, die aktuell im System abgebildeten Abläufe zunächst transparent als Ist-Stand zu erfassen. Wie Prozessorientierung im…

Impulse aus Forschung, Wissenschaft und Praxis – Innovationen im klinischen Workflow-Management „Veränderungen von Prozessen sind nur dann effektiv, wenn sie nachweislich den Nutzen für Patient:innen und Mitarbeitende steigern“, betont Prof. Dr. Michael Greiling, Leiter des Instituts für Workflow-Management im Gesundheitswesen (IWiG). In der Praxis zeigt sich jedoch häufig, dass Prozessoptimierungen zwar formal umgesetzt werden, der tatsächliche Mehrwert für die Betroffenen aber unklar bleibt. Der Grund liegt meist in unvollständiger Transparenz der Abläufe und fehlender systematischer Berücksichtigung der Anforderungen aller internen und externen Kunden. Hier setzt die wissenschaftlich fundierte Methode des Quality Function Deployment (QFD) an. QFD ist eine methodische Vorgehensweise, die es ermöglicht, Prozessverbesserungen exakt auf die Anforderungen von Mitarbeitenden…

  Mitteilungen aus Bildung und Wissenschaft – Die Geheimnisse von Workflow-Management Angesichts des anhaltenden Fachkräftemangels im Gesundheitswesen wird die Verbesserung der Arbeitsbedingungen zu einer zentralen Zukunftsaufgabe. Hohe Arbeitsbelastung, fehlende Zeit für Patientinnen und Patienten sowie mangelnde Wertschätzung führen zunehmend zu Unzufriedenheit – mit spürbaren Folgen für Motivation, Gesundheit und Personalbindung. Nur wenn es gelingt, Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten und Mitarbeitende aktiv einzubinden, können Kliniken ihre Attraktivität steigern und qualifiziertes Personal langfristig halten. Wie Arbeitsbedingungen im Gesundheitswesen nachhaltig verbessert werden können, zeigt ein Online-Vortrag des Instituts für Workflow-Management im Gesundheitswesen (IWiG) an der APOLLON Hochschule der Gesundheitswirtschaft am 21. April 2026. Unter dem Titel „Mehr Zeit für Patienten, weniger Belastung für…

. Impulse aus Forschung, Wissenschaft und Praxis – Innovationen im klinischen Workflow-Management Viele Optimierungsprojekte scheitern nicht an fehlendem Engagement, sondern an unklaren Zielen. In der Praxis werden häufig Aufgaben formuliert wie „Prozess verbessern“, „Kosten senken“, aber keine präzisen Ziele definiert. Das Problem: Ohne klares Ziel bleibt unklar, woran Erfolg gemessen wird – und Verbesserung wird zum Zufallsprodukt. Die Prozessoptimierung braucht deshalb konkret formulierte, messbare Ziele. Hier setzt die SMART-Methode an: Ziele sind spezifisch, messbar, akzeptiert, ealistisch und terminiert. Sie schaffen Klarheit darüber, was erreicht werden soll, woran Fortschritt erkennbar ist und bis wann Ergebnisse vorliegen müssen. Richtig angewendet, wirken SMART-Ziele wie ein Navigationssystem: Sie geben Richtung, ermöglichen Steuerung über Kennzahlen…

. Mitteilungen aus Bildung und Wissenschaft – Die Geheimnisse von Workflow-Management Erfolg im Unternehmen heißt, kontinuierliche Verbesserung zum zentralen Bestandteil der Unternehmenskultur zu machen. In Zeiten steigender Arbeitsbelastung und zunehmender Komplexität ist die Art und Weise, wie Vorgesetzte im Verbesserungsprozess führen ausschlaggebend dafür, ob Veränderungsprozesse langfristig funktionieren oder scheitern. Dabei gilt: Es reicht nicht, theoretische Soll-Prozesse zu betrachten – entscheidend sind die realen Ist-Prozesse im Klinikalltag. Wie lange dauern Übergaben tatsächlich? Wo entstehen Wartezeiten? Wie oft müssen Mitarbeitende nach Informationen fragen oder Material suchen? Die Klinikleitung trägt die Verantwortung, Abläufe kritisch zu hinterfragen, Impulse zu setzen und Rahmenbedingungen zu schaffen, die Teams befähigen, praktikable und zukunftsfähige Lösungen umzusetzen. Prof. Dr.…

. Impulse aus Forschung, Wissenschaft und Praxis – Innovationen im klinischen Workflow-Management Viele Kliniken arbeiten täglich an der Optimierung ihrer Abläufe – und stoßen dennoch an Grenzen. Der Grund ist häufig derselbe: Prozesse sind nicht ausreichend transparent. Nicht wertschöpfende Tätigkeiten wie unnötig suchen, laufen, telefonieren, nachfragen, warten, etwas holen, doppelt machen oder korrigieren werden oft nicht wahrgenommen und können sich zu erheblichen Belastungen für Mitarbeitende und Organisation summieren. Im Unterschied zum modellierten Prozessmapping-Ansatz werden häufig eher pragmatische Ansätze gewählt und Dokumentationen als textbasierte Erhebungen durchgeführt, die auf Interviewfragen und Freitextdokumentation basieren. Dieser Zugang kann hilfreich sein, um erste Eindrücke und Erfahrungen zu sammeln. Für die Ableitung eines belastbaren Soll-Prozesses ist…

. Mitteilungen aus Bildung und Wissenschaft – Die Geheimnisse von Workflow-Management Komplexe Abläufe, hoher Abstimmungsaufwand und fehlende Transparenz erschweren in vielen Kliniken fundierte Entscheidungen zur Prozessverbesserung. Häufig fehlt es an klaren Methoden, um Schwachstellen systematisch zu erkennen und gezielt zu beheben. Unsere Erfahrung zeigt, es ist nicht möglich, alle Methoden und Techniken zu beherrschen. Kliniken müssen sich auf ein Handlungsmuster konzentrieren, das nachhaltig wirkt. Welche Prinzipien, Verfahren und Werkzeuge geeignet sind, zeigt ein Online-Vortrag des Instituts für Workflow-Management im Gesundheitswesen (IWiG) an der APOLLON Hochschule der Gesundheitswirtschaft am 21. April 2026. Unter dem Titel „Mehr Zeit für Patienten, weniger Belastung für Mitarbeitende – Arbeitsbedingungen mit Workflow-Management und digitalen Werkzeugen verbessern“…

Impulse aus Forschung, Wissenschaft und Praxis – Innovationen im klinischen Workflow-Management In komplexen Organisationen wie Kliniken entstehen täglich zahlreiche Abweichungen im Arbeitsablauf. Doch nicht jeder Fehler hat die gleiche Bedeutung. Manche verursachen nur geringe Reibungsverluste, andere beeinträchtigen Qualität, Sicherheit oder Effizienz erheblich. Die zentrale Frage lautet daher: Welche Probleme verdienen zuerst unsere Aufmerksamkeit? Die Antwort liefert eine strukturierte Priorisierung. Denn Verbesserungsarbeit wird erst dann wirksam, wenn sie sich auf die Ursachen konzentriert, die den größten Einfluss auf das Gesamtergebnis haben. Genau hier setzt die Fehler-Möglichkeits- und Einfluss-Analyse (Failure Mode and Effects Analysis – FMEA) an. Die FMEA ist ein etabliertes methodisches Instrument, um potenzielle Fehler systematisch zu identifizieren, ihre Ursachen…

  Mitteilungen aus Bildung und Wissenschaft – Die Geheimnisse von Workflow-Management Steigende Arbeitsverdichtung, wachsender Dokumentationsaufwand und ineffiziente Abläufe bringen viele Einrichtungen im Gesundheitswesen an ihre Grenzen. Die Folgen sind deutlich spürbar: hohe Belastungen für Mitarbeitende und gleichzeitig immer weniger Zeit für die direkte Patientenversorgung. Darüber, wie sich die Situation der Pflege konkret und nachhaltig verbessern lässt, spricht Prof. Dr. rer. oec. Dipl. Soz.-Päd. Michael Greiling, Leiter des Instituts für Workflow-Management im Gesundheitswesen (IWiG) in seinem Online-Vortrag an der APOLLON Hochschule der Gesundheitswirtschaft am 21. April 2026. Unter dem Titel „Mehr Zeit für Patienten, weniger Belastung für Mitarbeitende – Arbeitsbedingungen mit Workflow-Management und digitalen Werkzeugen verbessern“ zeigt der Vortrag praxisnah, wie…