Meldungen aus Bildung und Wissenschaft – Die Geheimnisse von Workflow-Management Das Institut für Workflow-Management im Gesundheitswesen (IWiG) hat sich darauf spezialisiert, durch gezielte Prozessoptimierungen die Effizienz in Klinken zu steigern. Das Konzept zur Prozessoptimierung des IWiG ist ein ganzheitlicher Ansatz, um nachhaltige Verbesserungen in der Patientenversorgung zu erzielen. Ein Beispiel zeigt, wie ineffiziente Prozesse zu Kommunikationsproblemen und Verzögerungen führen können: Patienten, die auf eine nicht-invasive Beatmung (NIV) angewiesen sind, erhalten in regelmäßigen Abständen stationäre Kontrollen. Halbjährlich erfolgt dabei eine gründliche Überprüfung der Beatmungsgeräte, Masken und des Zubehörs. Die notwendigen Folgeverordnungen werden in Papierform erstellt und zur weiteren Bearbeitung an das Stationssekretariat übergeben. Dr. Müller, ein Facharzt für Pneumologie, erstellt…

. Mitteilungen aus Bildung und Wissenschaft – Die Geheimnisse von Workflow-Management Das Institut für Workflow-Management im Gesundheitswesen (IWiG) setzt sich dafür ein, dass Kliniken durch effizientere Informations- und Kommunikationsregeln ihre Prozesse kontinuierlich verbessern können und reibungslose, fließende Abläufe erhalten. Ein Beispiel zeigt die Konsequenzen ineffizienter Abläufe: Frau Müller von der Klinikverwaltung möchte einen neuen Vertrag an das Stationssekretariat senden. Dieser Vertrag soll der Geschäftsführung zur Kenntnisnahme vorgelegt werden. Beim Versuch, das Dokument in das Content Management-System (CMS) der Klinik zu importieren, stellt Frau Müller fest, dass der Scanner defekt ist. Statt den Vertrag schnell zu digitalisieren, muss Frau Müller nun auf manuelle Methoden zurückgreifen. Sie erstellt eine Kopie und verschickt…

Mitteilungen aus Bildung und Wissenschaft – Die Geheimnisse von Workflow-Management In vielen Kliniken sind die Prozesse kaum standardisiert, was zu ineffizienten Abläufen und Stress beim Klinikpersonal führt. Zeitfresser wie unnötig suchen, laufen, telefonieren, nachfragen, warten, etwas holen, doppelt machen oder korrigieren sind dabei besonders belastend. Aktuelle Workflow-Management Projekte in unseren Partnerklinken zeigen, dass die Problematik für eine gute Zusammenarbeit vor allem bei der Information und Kommunikation. Ein Beispiel: Die Patientenakte eines Notfalls wird von der zentralen Notaufnahme (ZN) nicht an die Station Innere Medizin weitergeleitet. Der Stationsarzt Dr. Meier kann den Konsilschein für eine internistisch angeforderte Angiographie nicht ausfüllen. Die Stationspflegekraft Susanne ruft bei Petra vom Zentralen Patientenmanagement (ZPM) an,…

Meldungen aus Bildung und Wissenschaft – Die Geheimnisse von Workflow-Management Die prästationäre Aufnahme von Patienten stellt einen zentralen Prozess in Kliniken dar, der jedoch häufig nicht optimal abläuft. In einem Projekt mit unserer Partnerklinik wurde der folgende Ablauf dokumentiert: Die Pflegekräfte stellen zunächst alle Unterlagen zusammen und kennzeichnen diese mit einem auffälligen orangefarbenen Bogen, um ihre Bedeutung sofort ersichtlich zu machen. Anschließend werden die Dokumente in einer Mappe in das Fach "Prä-stationäre/ geplante Patienten" einsortiert und am Nachmittag verteilt. Die Pflegekraft auf der zuständigen Station nimmt die Dokumente mit Übergabeprotokoll zur Weiterverarbeitung entgegen. Im Rahmen des Projekts identifizierte die Klinik mehrere Optimierungspotenziale. Zum Beispiel führte die Anordnung vieler übereinander liegender…

Mitteilungen aus Bildung und Wissenschaft – Die Geheimnisse von Workflow-Management In modernen Kliniken werden Prozesse immer komplexer und erfordern effiziente Abläufe, um die Zufriedenheit der Patienten sicherzustellen. Das Institut für Workflow-Management im Gesundheitswesen (IWiG) weist auf die Notwendigkeit hin, Lösungen zu entwickeln, die sicherstellen, dass nicht wertschöpfende Tätigkeiten minimiert werden. Aktuelle Workflow-Management Projekte in Klinken zeigen, wie wichtig klare Verantwortlichkeiten und eine geregelte berufsgruppenübergreifende Zusammenarbeit sind. In einem typischen Szenario werden CDs vom Patienten oder externen Einrichtungen (z.B. Radiologiepraxen) an die Klinik übergeben. Diese CDs werden zum Einlesen an die beteiligten Abteilungen weitergeleitet. Nach dem Einlesen werden sie dort in die jeweiligen Ablagefächer gelegt, um sie dem Patienten anschließend zurückzugeben.…

Meldungen aus Bildung und Wissenschaft – Die Geheimnisse von Workflow-Management Die Prozessoptimierung in Kliniken ist ein fortlaufender und komplexer Vorgang, der eine strukturierte und methodische Herangehensweise erfordert. Ein Lenkungskreis übernimmt in Workflow-Management Projekten als übergeordnetes Gremium zielrelevante Steuerungsaufgaben, die entscheidend für den Erfolg und die Effizienz der Implementierung, zum Beispiel die Definition von Zielen und Meilensteinen oder die Festlegung von Qualitätsstandards. Er setzt sich in der Regel aus dem Auftraggeber, Fachexperten, der Geschäftsführung und Stakeholdern wie beispielsweise Mitarbeitenden aus den Bereichen Medizin, Technik und Verwaltung zusammen und unterstützt das Tagesgeschäft des Projektleiters aus einer neutralen Perspektive. Der Lenkungskreis trifft weitreichende Entscheidungen zu strategischen Fragestellungen, beispielsweise zur Auswahl relevanter Optimierungsprojekte als…

Mitteilungen aus Bildung und Wissenschaft – Die Geheimnisse von Workflow-Management Der verantwortliche Workflow-Manger steht in ständigem Kontakt mit den verschiedenen Teams, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden ihre Erfahrungen einbringen können. Dies geschieht durch regelmäßige Teamsitzungen und persönliche Gespräche. Verbesserungsvorschläge des Teams werden kontinuierlich gesammelt und bewertet. Nach der Priorisierung leitet der Workflow-Manager gute Ideen zur Entscheidung an die Geschäftsleitung weiter. Ein wichtiger Erfolgsaspekt ist das Engagement des Workflow-Management Teams. In vereinbarten Treffen werden gemeinsam Schwachstellen in den bestehenden Abläufen identifiziert, Optimierungsvorschläge erarbeitet und Maßnahmen entwickelt. Die Teammitglieder informieren den Workflow-Manager über Fortschritte, Risiken und Abweichungen vom Soll-Ist-Zustand. Ein kontinuierliches Feedback ist essentiell, um den Projektfortschritt zu überwachen und gegebenenfalls Anpassungen…

. Meldungen aus Bildung und Wissenschaft – Die Geheimnisse von Workflow-Management Das Institut für Workflow-Management im Gesundheitswesen (IWiG) möchte die Aufmerksamkeit auf eine entscheidende Rolle in Workflow-Management-Projekten lenken: den Projektsponsor. Im Gegensatz zu der häufigen Annahme, dass Sponsoring hauptsächlich finanzielle Unterstützung bedeutet, geht es bei Projektsponsoring im Workflow-Management vor allem um Herzblut, Motivation und Expertise. Ein Projektsponsor brennt für das Thema, hat wie ein Unternehmer ein eigenes Interesse an den Ergebnissen des Projekts, ist dessen treibende Kraft und Förderer. Er unterstützt den Erfolg des Projekts und begleitet die Einhaltung der strategischen Ausrichtung sowie die Bereitstellung der notwendigen Ressourcen. Der Projektsponsor ist an der Projektplanung, der Finanzierung und an der reibungslosen…

. Mitteilungen aus Bildung und Wissenschaft – Die Geheimnisse von Workflow-Management Die Ausbildung von Ärztlichem Dienst, Pflege- und Funktionsdienst berücksichtigt die Fertigkeiten im Bereich Prozessmanagement in nicht ausreichender Form. In vielen Kliniken fehlen Menschen mit der notwendigen Kompetenz und Ausbildung zur Umsetzung von Workflow-Management. Ein Workflow-Manager muss über die Fähigkeit verfügen, aus zahlreichen Methoden die passenden auszuwählen und erfolgversprechend einzusetzen. Die täglichen Routinen aufzugeben ist oft nicht einfach, daher braucht ein Workflow-Manager neben fachlichen Qualifikationen auch Geduld sowie eine hohe Frustrations- und Ambiguitätstoleranz. Er verdeutlicht die Notwendigkeit zu Veränderungen und sorgt dafür, dass Verbesserungen von den Mitarbeitenden auch als solche wahrgenommen werden. So sehen diese, dass sich etwas bewegt und…

Meldungen aus Bildung und Wissenschaft – Die Geheimnisse von Workflow-Management Ein zentrales Problem bei der Umsetzung von Prozessmanagement im Klinikalltag ist ein oft nicht vorhandenes Rollenkonzept. In vielen Kliniken sind Kompetenzbereiche, insbesondere für Prozessoptimierungen, nicht eindeutig zugeordnet. Wer ist verantwortlich für die Vermeidung von unnötigen Zeitfressern in der Klinik wie suchen, laufen, telefonieren, nachfragen, warten, etwas holen, doppelt machen oder korrigieren? Ein Rollenkonzept im Kontext der Veränderung von Prozessen bezeichnet die strukturierte Zuweisung von spezifischen Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Befugnissen zu definierten Rollen innerhalb einer Organisation. Dieses Konzept stellt sicher, dass alle Beteiligten ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten klar verstehen, was die Transparenz, Effizienz und Zielgerichtetheit bei Prozessveränderungen erhöht. Die Rollen, als…