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Serviceportal OpenR@thaus ermöglicht Zustellfiktion
Das Serviceportal OpenR@thaus kombiniert ab sofort zentrale Vorteile des BundID Postfachs mit den bewährten Funktionen seines eigenen Postfachsystems. Das Onlinezugangsgesetzt (OZG) regelt in §9 die sogenannte Zustellfiktion, d.h. dass Bescheide der Verwaltung auch elektronisch über eine Nutzerkonto zugestellt werden können. Der elektronische Bescheid gilt, analog zum postalischen Bescheid, am vierten Tag nach der Bereitstellung zum Abruf als bekannt gegeben. Technisch wird diese Zustellfiktion durch das Postfach der BundID abgesichert, dieses erfüllt alle technischen Voraussetzungen wie bspw. die Nutzeridentifikation. „Das Postfach der BundID ermöglicht die rechtssichere Zustellung, hat aber keine Möglichkeit, mit den Bürgerinnen und Bürgern zu kommunizieren“, erläutert Johannes Kaiser, Projektleiter OpenR@thaus. „Hier kommt das Postfach unseres Serviceportals ins Spiel:…
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Kommunalwahl 2026 – Entlastung von Behörden in der Wahlvorbereitung
Immer mehr Bürgerinnen und Bürger entscheiden sich dafür, die Möglichkeit der Briefwahl zu nutzen. Wegen der Covid-19-Pandemie verstärkte sich dieser Trend zur Bundestagswahl 2021 deutlich: Mit 47,3 Prozent machte fast die Hälfte der Wählerinnen und Wähler von der Briefwahl Gebrauch. 2025 schwächte sich dieser Trend ein wenig ab, blieb aber mit 37,0 Prozent trotz der kurzen Zeiträume für die Briefwahl weiterhin auf einem sehr hohen Niveau. Was für die Bürgerinnen und Bürger sehr komfortabel ist, verursacht jedoch in den an den Wahlvorbereitungen beteiligten Behörden einen enormen Mehraufwand. Diesen können Kommunen mit der Online-Anwendung OLIWA – dem Online-Wahlschein – deutlich reduzieren. Enormer Aufwand für die Antragsbearbeitung der Briefwahlunterlagen Für die Bürgerinnen…
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Moderner Arbeitsplatz
UCC macht Arbeitsplätze flexibel und ortsunabhängig Die Herausforderung im Kreis Paderborn war eine ungefähr 25 Jahre junge Telefonanlage. Sie tat ihren Dienst, das sogar sehr gut, aber es war an der Zeit, sie durch eine Lösung zu ersetzen, die den Anforderungen moderner, ortsunabhängiger Kommunikation und Zusammenarbeit gerecht wird. Mit diesen Anforderungen kam die Verwaltung auf die ITEBO-Unternehmensgruppe zu. Weitere Wünsche an die neue UCC-Lösung sind offene Schnittstellen und Integrationsmöglichkeiten. Stichwort UCC (Unified Communication and Collaboration): Für die digitale Zusammenarbeit innerhalb einer Verwaltung bietet die ITEBO die offene Plattform UCC, mit integrierter Telefonie, an. Durch ein flexibles Baukastensystem sieht jeder Nutzende nur die individuell konfigurierte Benutzeroberfläche. So werden nur die Anwendungen…
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Chatbot Bad Essen ist online!
Die Gemeinde Bad Essen stand vor der Herausforderung, die Qualität der Bürgerservices bei steigendem Personalbedarf aufrechtzuerhalten und einen Einstieg beim Thema KI zu finden. Nach intensiven Überlegungen entschied sich die Verwaltung, einen Chatbot mit der ITEBO einzuführen. Nach einem Brainstorming innerhalb der Gemeinde stand schnell ein passender Name fest und „BE.RTI“ wurde geboren. Das Hauptziel war, den Bürger:innen rund um die Uhr Zugang zu wichtigen Informationen und Dienstleistungen zu bieten. Um die Implementierung des Chatbots vorzubereiten, wurden folgende Personen an einen Tisch geholt: Bürgermeister Timo Natemeyer, IT-Verantwortlicher Michael Reschke und Anne Schmidt, die den Chatbot pflegen wird. Nur so können alle Anforderungen der Gemeinde Bad Essen beachtet werden. Zusammen mit…
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In Teams zum digitalen kommunalen Arbeitsplatz
Thomas Malkowski beschreibt seine Rolle wie die eines Hausarztes. Der IT-Fachmann treibt seit vier Jahren die Digitalisierung der Verwaltung in Bad Bentheim voran. Die Kommune – oder Patientin, wie Malkowski sie bildhaft beschreibt – möchte weg von der alten Verwaltung. Um das zu erreichen, kommt zusätzlich die Fachärztin ITEBO ins Spiel. Gemeinsam erschaffen Hausarzt und Fachärztin den modernen kommunalen Arbeitsplatz für die Patientin. Die Medizin, mit der das gelingt, ist die Softwarelösung Microsoft 365. Digitaler kommunaler Dienstleister statt Papiertiger Die Stadt Bad Bentheim erarbeitete unter der Leitung von Thomas Malkowski in Workshops das Konzept für den modernen digitalen Arbeitsplatz: In den nächsten zwei Jahren werden die Abteilungen der Kommunalverwaltung sukzessive…
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Innovation trifft Praxis
Innovative Ideen entstehen durch Ausprobieren – doch erst mit der richtigen Unterstützung werden daraus tragfähige Services. Die Zusammenarbeit zwischen der kommunalen Verwaltung und IT-Dienstleistern wie ITEBO wird so zum strategischen Erfolgsfaktor. Die digitale Verwaltung ist längst kein Zukunftsprojekt mehr, sondern Teil des operativen Alltags. Doch während vor allem große Verwaltungen häufiger über ausreichend Ressourcen verfügen, um neue Ideen zu entwickeln und erste Pilotprojekte zu starten, stoßen kleinere Verwaltungen schnell an ihre Grenzen. Gerade dann, wenn es darum geht, innovative Ansätze in tragfähige, vergabekonforme und skalierbare Services zu überführen, kommt der richtige Partner ins Spiel. Vom Experiment zur praxistauglichen Lösung Landkreise gelten vielerorts als Innovationstreiber: Sie erproben neue Technologien, testen Chat- oder Voicebots,…
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Copilot und der Datenschutz
Der Einsatz von KI-gestützten Anwendungen wie Microsoft Copilot wird in unserer digitalen Welt zunehmend zur Normalität. Mithilfe erweiterter KI versteht Copilot Fragen und Anforderungen, bietet direkte Antworten, hilft beim Schreiben und erstellt sogar Bilder. Auch Kommunen stellen sich vermehrt mit Copilot zukunftsorientiert auf. Mit der Einführung wird der moderne Arbeitsplatz komplettiert. In diesem Zusammenhang ist es ausgesprochen wichtig, dass vor, während und nach der Implementierung auch diverse datenschutzrechtliche Aspekte beachtet werden. Unter anderem spielen Themen wie die Gewährleistung einer datenschutzfreundlichen Verarbeitung, die Wirksamkeit der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung, der mit dem Einsatz einhergehende Datentransfer in die Vereinigten Staaten von Amerika sowie die Einhaltung des Grundsatzes der Transparenz und Rechenschaftspflicht hierbei eine große…
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KI in der Verwaltung
Mit Microsoft Copilot steht den Mitarbeitenden ein leistungsstarkes Werkzeug zur Seite, das nicht nur Informationen liefert, sondern aktiv bei der Arbeit unterstützt. Doch wie bei jedem Werkzeug gilt: Die Wirkung entfaltet sich erst durch den richtigen Umgang. Genau hier setzt der „Copilot-Workshop“ der ITEBO an. Copilot – Mehr als nur ein smarter Assistent Copilot ist ein KI-gestützter Begleiter, der bei komplexen Aufgaben unterstützt, Texte formuliert, Daten analysiert, Zusammenfassungen erstellt, kreative Ideen liefert und sogar bei der Bürgerkommunikation hilft. Im Workshop werden unter anderem konkrete Anwendungsfälle für die Verwaltung besprochen. „Richtig eingesetzt, kann Copilot meine Mails vorsortieren, die To-Do-Listen überwachen und auch Abstimmungsbedarf mit KollegInnen erkennen“, erklärt Jasmin Diekmeier aus dem Team Cloudtechnologien. „Damit habe ich einen leistungsfähigen digitalen…
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Change-Management für die Einführung von M365
Jede größere Veränderung in einer Verwaltung erfordert eine sensible Herangehensweise, um sie erfolgreich umzusetzen. Ein bedeutender Faktor sind die Menschen. Sie müssen in den Change-Prozess eingebunden und durch klare Kommunikation und Schulungen unterstützt werden. Nur so kann die Unsicherheit der Mitarbeitenden verringert werden. Sie sollten verstehen, warum etwas abgelöst wird und wie es ihre Arbeit beeinflusst. Nur so können Verwaltungen flexibel auf die sich ständig ändernde Geschäftswelt reagieren. Wer die Einführung von M365 mit der ITEBO beginnt, kann ein umfassendes Change-Management beauftragen. Ziel ist es, die Mitarbeitenden für die digitale Transformation zu begeistern, zu befähigen und nachhaltig zu motivieren. In interaktiven Workshops werden gemeinsam mit Key-Usern und Führungskräften die passenden Strukturen, Prinzipien…
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Mit der Datenschutz-Folgenabschätzung für M365 auf der sicheren Seite
Regelmäßig erfordert der Einsatz von M365 die Durchführung einer Abschätzung der Folgen der vorgesehenen Verarbeitungsvorgänge für den Schutz personenbezogener Daten (Datenschutz-Folgenabschätzung, DSFA). Diese beinhaltet die ausführliche Betrachtung der aktuellen Rechtslage, der Vertragswerke sowie der geplanten Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Einsatz von M365. Primär sollen hierdurch Risiken beim Einsatz von M365 erkannt und umfangreiche Maßnahmen zur Minimierung dieser Risiken identifiziert werden. Diese Maßnahmen setzen sich zusammen aus: technischen Maßnahmen, z. B. Einsatz von Verschlüsselungslösungen organisatorischen Maßnahmen, z. B. Auswahl datenschutzfreundlicher Konfigurationseinstellungen vertraglichen Maßnahmen, z. B. Beschränkung der Offenlegung von personenbezogenen Daten Anschließend erfolgt im Rahmen der DSFA eine Bewertung des Restrisikos bei vollständiger Implementierung der identifizierten Maßnahmen. Was wir mitnehmen Eine…
