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Effizient produziert – Rechtssicher zugestellt
Wenn öffentliche Verwaltungen Bescheide rechtssicher zustellen müssen, kommt in fast allen Fällen der Postzustellungsauftrag (PZA) zum Einsatz. Dieses besondere Zustellverfahren ist in der Zivilprozessordnung geregelt und dient dem gerichtsfesten Nachweis, dass ein Schriftstück ordnungsgemäß zugegangen ist. Im Unterschied zu einem Einschreiben reicht hier nicht allein der Nachweis über Einlieferung oder Übergabe aus. Vielmehr dokumentiert eine Postzustellungsurkunde verbindlich, wann und in welcher Form die Zustellung erfolgt ist. Diese Urkunde wird vom Zusteller ausgefüllt und an die absendende Behörde zurückgesandt. Sie enthält unter anderem Angaben zum Zustelldatum, zur Art der Zustellung sowie zur empfangenden Person und stellt damit einen belastbaren Beleg für mögliche spätere Verfahren dar. Für die Sachbearbeitung in den Verwaltungen…
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Neue Möglichkeiten im virtuellen Bauamt
Nach intensiver Vorbereitung stellte die ITEBO 2025 alle 58 Kunden des virtuellen Bauamts ITeBAU auf die neue Dalux-Plattform um. Mit der Umstellung auf die Dalux-Plattform eröffnen sich für alle ITeBAU-Kunden zahlreiche neue Möglichkeiten: bessere Kommunikation, kollaboratives Arbeiten und digitale Tools, die den Arbeitsalltag erleichtern. Behörden und Projektbeteiligte können Unterlagen weiterhin in der Plattform austauschen, Bearbeitungsstände gemeinsam einsehen und Aufgaben effizient koordinieren. Ein neues Highlight ist der BIM Viewer, der es ermöglicht, Baugenehmigungen noch schneller und transparenter zu prüfen – ein großer Schritt in Richtung zukunftsfähiger, digitaler Prozesse. Rückblick: Migration erfolgreich abgeschlossen Innerhalb weniger Monate wurden ca. 245.000 Baugenehmigungsprozesse mit 8,5 Mio. Dokumenten von der bisherigen Oracle-basierten conjectPM-Plattform auf Dalux migriert. „Die Migration…
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OpenR@thaus erleichtert die digitale Bürgerinformation
Mit OR-Zustellung Basis erweitert OpenR@thaus sein digitales Serviceangebot und schafft neue Möglichkeiten für eine proaktive, sichere und medienbruchfreie Kommunikation zwischen Verwaltung, Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen. Aushänge oder Mitteilungen im Amtsblatt sind ein bewährtes Mittel in der Verwaltung, um Bürgerinnen und Bürger zu erreichen, und dienen der Rechtswirksamkeit von öffentlichen Bekanntmachungen. Das Leben der Bürgerinnen und Bürger spielt sich jedoch zunehmend im digitalen Raum ab. Johannes Kaiser, Projektleiter OpenR@thaus, betont: „Um Informationen heute effektiv zu vermitteln, braucht es digitale Lösungen – genau hier setzt das neue Modul OR-Zustellung an und bietet Verwaltungen die besten Voraussetzungen.“ Das neue Modul erlaubt die Kommunikation direkt aus dem Serviceportal, ohne das Bürgerinnen und…
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Wahlen. Sicher. Reibungslos.
Doch rund um die Wahlen geschieht weit mehr – sowohl in den Verwaltungen als auch bei der ITEBO, wo die umfangreichen Vorbereitungen bereits etwa neun Monate im Voraus beginnen. Deswegen war die vorgezogene Bundestagswahl 2025 so sportlich und eine großartige Leistung aller Beteiligten. Das Outputmanagement der ITEBO erstellt die Wahlbenachrichtigungen, das Team Datenschutz und Informationssicherheit unterstützt bei der Berufung der Wahlvorstände und der Servicedesk überwacht am Tag der Wahl die Übertragung der Daten an weitere Dienste. Unschlagbare Kombination: VOIS & Outputmanagement Wer VOIS und das ITEBO Outputmanagement kombiniert, hat sogar die Möglichkeit, Dokumentenprozesse vollständig zu automatisieren und den Postversand der Wahlbenachrichtigungen für Verwaltungen nahtlos zu optimieren. Das Outputmanagement übernimmt den Druck…
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Serviceportal OpenR@thaus ermöglicht Zustellfiktion
Das Serviceportal OpenR@thaus kombiniert ab sofort zentrale Vorteile des BundID Postfachs mit den bewährten Funktionen seines eigenen Postfachsystems. Das Onlinezugangsgesetzt (OZG) regelt in §9 die sogenannte Zustellfiktion, d.h. dass Bescheide der Verwaltung auch elektronisch über eine Nutzerkonto zugestellt werden können. Der elektronische Bescheid gilt, analog zum postalischen Bescheid, am vierten Tag nach der Bereitstellung zum Abruf als bekannt gegeben. Technisch wird diese Zustellfiktion durch das Postfach der BundID abgesichert, dieses erfüllt alle technischen Voraussetzungen wie bspw. die Nutzeridentifikation. „Das Postfach der BundID ermöglicht die rechtssichere Zustellung, hat aber keine Möglichkeit, mit den Bürgerinnen und Bürgern zu kommunizieren“, erläutert Johannes Kaiser, Projektleiter OpenR@thaus. „Hier kommt das Postfach unseres Serviceportals ins Spiel:…
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Kommunalwahl 2026 – Entlastung von Behörden in der Wahlvorbereitung
Immer mehr Bürgerinnen und Bürger entscheiden sich dafür, die Möglichkeit der Briefwahl zu nutzen. Wegen der Covid-19-Pandemie verstärkte sich dieser Trend zur Bundestagswahl 2021 deutlich: Mit 47,3 Prozent machte fast die Hälfte der Wählerinnen und Wähler von der Briefwahl Gebrauch. 2025 schwächte sich dieser Trend ein wenig ab, blieb aber mit 37,0 Prozent trotz der kurzen Zeiträume für die Briefwahl weiterhin auf einem sehr hohen Niveau. Was für die Bürgerinnen und Bürger sehr komfortabel ist, verursacht jedoch in den an den Wahlvorbereitungen beteiligten Behörden einen enormen Mehraufwand. Diesen können Kommunen mit der Online-Anwendung OLIWA – dem Online-Wahlschein – deutlich reduzieren. Enormer Aufwand für die Antragsbearbeitung der Briefwahlunterlagen Für die Bürgerinnen…
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Moderner Arbeitsplatz
UCC macht Arbeitsplätze flexibel und ortsunabhängig Die Herausforderung im Kreis Paderborn war eine ungefähr 25 Jahre junge Telefonanlage. Sie tat ihren Dienst, das sogar sehr gut, aber es war an der Zeit, sie durch eine Lösung zu ersetzen, die den Anforderungen moderner, ortsunabhängiger Kommunikation und Zusammenarbeit gerecht wird. Mit diesen Anforderungen kam die Verwaltung auf die ITEBO-Unternehmensgruppe zu. Weitere Wünsche an die neue UCC-Lösung sind offene Schnittstellen und Integrationsmöglichkeiten. Stichwort UCC (Unified Communication and Collaboration): Für die digitale Zusammenarbeit innerhalb einer Verwaltung bietet die ITEBO die offene Plattform UCC, mit integrierter Telefonie, an. Durch ein flexibles Baukastensystem sieht jeder Nutzende nur die individuell konfigurierte Benutzeroberfläche. So werden nur die Anwendungen…
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Chatbot Bad Essen ist online!
Die Gemeinde Bad Essen stand vor der Herausforderung, die Qualität der Bürgerservices bei steigendem Personalbedarf aufrechtzuerhalten und einen Einstieg beim Thema KI zu finden. Nach intensiven Überlegungen entschied sich die Verwaltung, einen Chatbot mit der ITEBO einzuführen. Nach einem Brainstorming innerhalb der Gemeinde stand schnell ein passender Name fest und „BE.RTI“ wurde geboren. Das Hauptziel war, den Bürger:innen rund um die Uhr Zugang zu wichtigen Informationen und Dienstleistungen zu bieten. Um die Implementierung des Chatbots vorzubereiten, wurden folgende Personen an einen Tisch geholt: Bürgermeister Timo Natemeyer, IT-Verantwortlicher Michael Reschke und Anne Schmidt, die den Chatbot pflegen wird. Nur so können alle Anforderungen der Gemeinde Bad Essen beachtet werden. Zusammen mit…
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In Teams zum digitalen kommunalen Arbeitsplatz
Thomas Malkowski beschreibt seine Rolle wie die eines Hausarztes. Der IT-Fachmann treibt seit vier Jahren die Digitalisierung der Verwaltung in Bad Bentheim voran. Die Kommune – oder Patientin, wie Malkowski sie bildhaft beschreibt – möchte weg von der alten Verwaltung. Um das zu erreichen, kommt zusätzlich die Fachärztin ITEBO ins Spiel. Gemeinsam erschaffen Hausarzt und Fachärztin den modernen kommunalen Arbeitsplatz für die Patientin. Die Medizin, mit der das gelingt, ist die Softwarelösung Microsoft 365. Digitaler kommunaler Dienstleister statt Papiertiger Die Stadt Bad Bentheim erarbeitete unter der Leitung von Thomas Malkowski in Workshops das Konzept für den modernen digitalen Arbeitsplatz: In den nächsten zwei Jahren werden die Abteilungen der Kommunalverwaltung sukzessive…
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Innovation trifft Praxis
Innovative Ideen entstehen durch Ausprobieren – doch erst mit der richtigen Unterstützung werden daraus tragfähige Services. Die Zusammenarbeit zwischen der kommunalen Verwaltung und IT-Dienstleistern wie ITEBO wird so zum strategischen Erfolgsfaktor. Die digitale Verwaltung ist längst kein Zukunftsprojekt mehr, sondern Teil des operativen Alltags. Doch während vor allem große Verwaltungen häufiger über ausreichend Ressourcen verfügen, um neue Ideen zu entwickeln und erste Pilotprojekte zu starten, stoßen kleinere Verwaltungen schnell an ihre Grenzen. Gerade dann, wenn es darum geht, innovative Ansätze in tragfähige, vergabekonforme und skalierbare Services zu überführen, kommt der richtige Partner ins Spiel. Vom Experiment zur praxistauglichen Lösung Landkreise gelten vielerorts als Innovationstreiber: Sie erproben neue Technologien, testen Chat- oder Voicebots,…
