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Innovation trifft Praxis
Innovative Ideen entstehen durch Ausprobieren – doch erst mit der richtigen Unterstützung werden daraus tragfähige Services. Die Zusammenarbeit zwischen der kommunalen Verwaltung und IT-Dienstleistern wie ITEBO wird so zum strategischen Erfolgsfaktor. Die digitale Verwaltung ist längst kein Zukunftsprojekt mehr, sondern Teil des operativen Alltags. Doch während vor allem große Verwaltungen häufiger über ausreichend Ressourcen verfügen, um neue Ideen zu entwickeln und erste Pilotprojekte zu starten, stoßen kleinere Verwaltungen schnell an ihre Grenzen. Gerade dann, wenn es darum geht, innovative Ansätze in tragfähige, vergabekonforme und skalierbare Services zu überführen, kommt der richtige Partner ins Spiel. Vom Experiment zur praxistauglichen Lösung Landkreise gelten vielerorts als Innovationstreiber: Sie erproben neue Technologien, testen Chat- oder Voicebots,…
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Copilot und der Datenschutz
Der Einsatz von KI-gestützten Anwendungen wie Microsoft Copilot wird in unserer digitalen Welt zunehmend zur Normalität. Mithilfe erweiterter KI versteht Copilot Fragen und Anforderungen, bietet direkte Antworten, hilft beim Schreiben und erstellt sogar Bilder. Auch Kommunen stellen sich vermehrt mit Copilot zukunftsorientiert auf. Mit der Einführung wird der moderne Arbeitsplatz komplettiert. In diesem Zusammenhang ist es ausgesprochen wichtig, dass vor, während und nach der Implementierung auch diverse datenschutzrechtliche Aspekte beachtet werden. Unter anderem spielen Themen wie die Gewährleistung einer datenschutzfreundlichen Verarbeitung, die Wirksamkeit der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung, der mit dem Einsatz einhergehende Datentransfer in die Vereinigten Staaten von Amerika sowie die Einhaltung des Grundsatzes der Transparenz und Rechenschaftspflicht hierbei eine große…
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KI in der Verwaltung
Mit Microsoft Copilot steht den Mitarbeitenden ein leistungsstarkes Werkzeug zur Seite, das nicht nur Informationen liefert, sondern aktiv bei der Arbeit unterstützt. Doch wie bei jedem Werkzeug gilt: Die Wirkung entfaltet sich erst durch den richtigen Umgang. Genau hier setzt der „Copilot-Workshop“ der ITEBO an. Copilot – Mehr als nur ein smarter Assistent Copilot ist ein KI-gestützter Begleiter, der bei komplexen Aufgaben unterstützt, Texte formuliert, Daten analysiert, Zusammenfassungen erstellt, kreative Ideen liefert und sogar bei der Bürgerkommunikation hilft. Im Workshop werden unter anderem konkrete Anwendungsfälle für die Verwaltung besprochen. „Richtig eingesetzt, kann Copilot meine Mails vorsortieren, die To-Do-Listen überwachen und auch Abstimmungsbedarf mit KollegInnen erkennen“, erklärt Jasmin Diekmeier aus dem Team Cloudtechnologien. „Damit habe ich einen leistungsfähigen digitalen…
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Change-Management für die Einführung von M365
Jede größere Veränderung in einer Verwaltung erfordert eine sensible Herangehensweise, um sie erfolgreich umzusetzen. Ein bedeutender Faktor sind die Menschen. Sie müssen in den Change-Prozess eingebunden und durch klare Kommunikation und Schulungen unterstützt werden. Nur so kann die Unsicherheit der Mitarbeitenden verringert werden. Sie sollten verstehen, warum etwas abgelöst wird und wie es ihre Arbeit beeinflusst. Nur so können Verwaltungen flexibel auf die sich ständig ändernde Geschäftswelt reagieren. Wer die Einführung von M365 mit der ITEBO beginnt, kann ein umfassendes Change-Management beauftragen. Ziel ist es, die Mitarbeitenden für die digitale Transformation zu begeistern, zu befähigen und nachhaltig zu motivieren. In interaktiven Workshops werden gemeinsam mit Key-Usern und Führungskräften die passenden Strukturen, Prinzipien…
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Mit der Datenschutz-Folgenabschätzung für M365 auf der sicheren Seite
Regelmäßig erfordert der Einsatz von M365 die Durchführung einer Abschätzung der Folgen der vorgesehenen Verarbeitungsvorgänge für den Schutz personenbezogener Daten (Datenschutz-Folgenabschätzung, DSFA). Diese beinhaltet die ausführliche Betrachtung der aktuellen Rechtslage, der Vertragswerke sowie der geplanten Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Einsatz von M365. Primär sollen hierdurch Risiken beim Einsatz von M365 erkannt und umfangreiche Maßnahmen zur Minimierung dieser Risiken identifiziert werden. Diese Maßnahmen setzen sich zusammen aus: technischen Maßnahmen, z. B. Einsatz von Verschlüsselungslösungen organisatorischen Maßnahmen, z. B. Auswahl datenschutzfreundlicher Konfigurationseinstellungen vertraglichen Maßnahmen, z. B. Beschränkung der Offenlegung von personenbezogenen Daten Anschließend erfolgt im Rahmen der DSFA eine Bewertung des Restrisikos bei vollständiger Implementierung der identifizierten Maßnahmen. Was wir mitnehmen Eine…
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Innovative Verwaltung
In jeder Verwaltung stehen regelmäßig Herausforderungen rund um die Modernisierung der IT-Infrastruktur an. Sei es das Ablaufen einer Office-Lizenz, das dringend eine Lösung erfordert, oder die Notwendigkeit, mit den aktuellen Trends Schritt zu halten. Doch wie geht man am besten vor? Mitte Oktober wurde der Support von Office 2016, 2019, Exchange 2016/2019 und Windows 10 eingestellt. Mit Microsoft 365 gibt es diese Herausforderungen nicht mehr. Mit der Cloud-Lösung nutzen Verwaltungen immer die aktuellste Version und das Gesamtpakt ist noch dazu individuell veränderbar. „Die IT in vielen Verwaltungen muss sich tatsächlich weiterentwickeln, um den ständig wachsenden Anforderungen gerecht zu werden“, berichtet Roman Gervelmeyer, Teamleiter für Cloudtechnologien bei der ITEBO. „Diese Anforderungen beziehen sich…
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Neuer Partner für KI-gestützte Sitzungsprotokollierung: SpeechMind
Wir freuen uns, mit SpeechMind einen innovativen neuen Partner in unserem Netzwerk begrüßen zu dürfen. Das Unternehmen entwickelt KI-basierte Lösungen zur automatisierten Protokollierung von Sitzungen und bringt damit frischen Schwung in den kommunalen Sitzungsdienst. Mehr als 100 Kommunen setzen es bereits bundesweit ein. Besonders bemerkenswert: SpeechMind wurde vom Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung ausgewählt, an einer Pilotphase im Rahmen des „Agentic AI Hub“ teilzunehmen. In diesem Programm arbeiten ausgewählte Startups gemeinsam mit Kommunalverwaltungen daran, konkrete Lösungen für die digitale Staatsmodernisierung zu testen und weiterzuentwickeln. Im Rahmen dieser Pilotprojekte wird unter anderem erprobt, wie KI die Protokollierung politischer Sitzungen effizient unterstützen kann. Ziel ist es, den Arbeitsaufwand für Schriftführerinnen und Schriftführer…
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Es ist vollbracht – unser Outputmanagement ist umgezogen!
Nach intensiver Planung und monatelanger Vorbereitung sind wir stolz, unseren Umzug in neue, großzügigere Räumlichkeiten bekannt zu geben. Ab sofort finden Sie uns an unserer neuen Adresse: Hettlicher Masch 12A in Osnabrück. Das Outputmanagement hat sich von 650qm auf 970qm vergrößert. Spürbar mehr Raum bietet der neue Standort für eine moderne Produktion und effiziente Abläufe für Druckstraßen, Kuvertiermaschinen und Papierlager. Dazu können sich jetzt auch die Mitarbeitenden aus dem Team von Bernhard Hehmann auf mehr Raum bewegen. Durch den Umzug konnte die ITEBO nicht nur die Produktionsfläche erheblich vergrößern, sondern auch in modernste Technik investieren: Ein neuer Farbdrucker sorgt ab sofort für noch schnellere und präzisere und vor allen Dingen…
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Vielfältige Anwendungsbereiche für die Künstliche Intelligenz
Eine Umfrage der ITEBO im Rahmen einer Veranstaltung kommt zu dem Ergebnis: 38% der befragten Verwaltungen nutzen bereits Künstliche Intelligenz im Arbeitsalltag. Während diese Verwaltungen bereits Copilot, ChatGPT oder RPA (Robot Process Automation) einsetzen, stehen 62% der Kunden noch ganz am Anfang. In der Umfrage der ITEBO war die meistgenannte Aufgabe, die die Verwaltungsangestellten an die KI übertragen möchten, die Recherche und Informationsbeschaffung. Aber auch Dokumentenerstellung (Word, PowerPoint) und Datenanalyse (Excel) stehen hoch im Kurs. Die Unterstützungsmöglichkeiten durch KI sind vielfältig. Mit Blick auf die häufigsten Anwendungsfälle hat die ITEBO verschiedene Lösungen im Fokus. Aufgaben wie Terminplanung und E-Mail- bzw. Kalenderverwaltung kann Microsoft Copilot bereits heute sehr gut. „Einen freien…
