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Erst ausmisten, dann umziehen: Wie die SharePoint-Migration zum Neustart für Ihr Intranet wird
Wer ein bestehendes Intranet ablöst, trifft auf hunderte Seiten, Dokumente und Workflows. Werden sie ungeprüft übernommen, zieht der alte Ballast einfach mit um. Eine strukturierte Inventur, in der die Fachbereiche jeden Inhalt einer von drei Kategorien zuordnen, schafft Klarheit. Gleichzeitig ist die Migration der richtige Moment, um tief verschachtelte Strukturen durch eine schlanke, flache Architektur zu ersetzen. Wer schon einmal umgezogen ist, kennt die Versuchung: Die Kisten aus dem Keller werden einfach zugeklebt und in der neuen Wohnung wieder in den Keller gestellt. Aussortieren kann man doch später. Meist passiert genau das nicht und nach ein paar Jahren stehen dieselben Kisten ungeöffnet an einem neuen Ort. Bei Intranet-Projekten ist das…
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Das Intranet kommt zu den Menschen: Warum SharePoint erst im digitalen Arbeitsplatz seine Stärke entfaltet
Ein SharePoint Intranet, das nur über ein Lesezeichen im Browser erreichbar ist, geht im Arbeitsalltag schnell unter. Seine Stärke entfaltet es erst als Teil von Microsoft 365: mit News in Teams, wichtigen Mitteilungen direkt im Arbeitsfluss und Inhalten, die auch auf dem Smartphone funktionieren. Wer zusätzlich Quellsysteme wie HR-Software oder Ticketsysteme früh mit plant, spart Redaktionsaufwand und vermeidet doppelte Wahrheiten. Montagmorgen. Eine Kollegin öffnet Outlook, springt in einen Teams-Chat, prüft im Ticketsystem den Stand einer Anfrage, trägt im HR-Portal ihren Urlaub ein und lädt ein Dokument aus einer Bibliothek herunter. Und das Intranet? Das liegt in einem Browser-Tab, den sie heute noch nicht geöffnet hat. Dass dort seit Freitag eine…
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Nicht nur lesen, sondern mitreden: Warum ein SharePoint Intranet von Beteiligung lebt
Ein SharePoint Intranet, das nur Informationen ausspielt, bleibt ein digitaler Friedhof. Erst Kommentare, Reaktionen und Communities machen daraus einen Ort des Austauschs. Entscheidend sind dabei klare Spielregeln, sichtbare Führungskräfte als Vorbilder und ein Start, der von Anfang an lebendig wirkt, statt in leeren Arbeitsräumen zu verpuffen. Die Geschäftsführung veröffentlicht eine wichtige Neuigkeit im Intranet: eine neue Strategie, ein Rückblick auf das vergangene Quartal, eine Ankündigung zur nächsten Reorganisation. Die Aufrufzahlen sehen gut aus. Darunter bleibt es trotzdem still: kein Kommentar, keine Reaktion, keine Rückfrage. Gelesen wurde die Nachricht vielleicht, beantwortet hat sie niemand. Genau darin liegt der Unterschied zwischen einem Intranet, das informiert, und einem Intranet, das lebt. Viele Intranets…
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Barrierefreiheit ist kein Nachtrag: Warum ein SharePoint Intranet von Anfang an für alle gedacht werden muss
Barrierefreiheit ist im SharePoint Intranet keine Kür. Für öffentliche Stellen ist sie über die BITV 2.0 gesetzliche Pflicht, für B2C-Angebote teilweise über das BFSG, und für alle anderen Organisationen zumindest ein handfestes Qualitätsmerkmal. Entscheidend ist dabei weniger die Technik als die tägliche Redaktionsarbeit, orientiert an der WCAG 2.1. Denn barrierefrei sollten die Intranet-Seiten ebenso sein wie die Dokumente, die dort angehängt werden. Stellen Sie sich Kolleg:innen vor, die aufgrund einer starken Sehbeeinträchtigung mit einem Screenreader arbeiten. Sie öffnen die neue Intranet-Startseite, und die Software liest ihnen eine Reihe von Links vor, die alle gleich klingen: „Link. Link. Link.“ Welche Richtlinie sich dahinter verbirgt, wohin ein Bild führt, was ein Video…
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Bevor Sie über Navigation sprechen: Warum Ihre Intranet-Struktur eine Organisationsfrage ist
Fünf Mitarbeiter:innen, fünf verschiedene Abteilungen, eine Frage: Wo liegt im Intranet eigentlich die aktuelle Reisekostenrichtlinie? Wenn die Antworten stark auseinandergehen, liegt das selten am Inhalt, sondern an der SharePoint Intranet-Struktur dahinter. Eine Informationsarchitektur im Intranet, die sich am Organigramm orientiert, führt schnell zu digitalen Abteilungsgrenzen. Die geplante Navigation lässt sich schon vor dem technischen Aufbau mit Methoden wie Card Sorting und Tree-Testing auf ihre Findbarkeit im Intranet prüfen. Am Ende entscheidet diese Struktur sogar mit, wer im Unternehmen künftig Inhalte pflegen darf. Fragen Sie fünf Mitarbeiter:innen aus fünf verschiedenen Abteilungen, wo im Intranet die aktuelle Reisekostenrichtlinie liegt, und Sie bekommen mit hoher Wahrscheinlichkeit fünf unterschiedliche Antworten: von einem sicheren Klick…
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Bevor die erste Seite online geht: Wer bei Ihrem Intranet schreibt, freigibt und wieder löscht
Die meisten Intranets verwahrlosen nicht wegen der Technik, sondern weil niemand für Pflege und Redaktion zuständig ist. Eine klare Rollenverteilung und eine ehrliche Content-Diät verhindern, dass aus einem frischen Intranet in wenigen Monaten ein digitaler Friedhof wird. Ein Intranet startet fast immer mit Schwung: neues Design, durchdachte Struktur, eine Projektleitung, die jede Seite einmal persönlich freigegeben hat. Ein Jahr nach Go-live sieht die Realität oft anders aus. Handbuchseiten mit Stand von vor zwei Jahren, News-Beiträge, die niemand mehr aktualisiert, FAQ-Seiten mit längst überholten Antworten. Die Technik hat sich in der Zwischenzeit nicht verändert. Was fehlt, ist eine Antwort auf eine unbequeme Frage: Wer ist eigentlich zuständig, wenn der Projektabschluss längst…
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Bevor Sie über Funktionen sprechen: Warum Ihr Intranet zuerst die Mitarbeiter:innen kennen muss
Die meisten Intranet-Projekte starten mit einer Frage, die schon in die falsche Richtung führt: „Welche Struktur brauchen wir?" Die entscheidende Frage kommt erst viel später, wenn überhaupt, zur Sprache: „Was müssen unsere Mitarbeitenden im Alltag erledigen, und wo bremst sie das Intranet dabei aus?" Ein Intranet aus IT-Sicht wird selten geliebt Wenn ein neues Intranet entsteht, sitzen oft die falschen Personen zu lange allein am Tisch: IT, Kommunikation, vielleicht die Geschäftsleitung. Entschieden wird im Lenkungskreis, über Menschen, die im Projekt selbst nicht vorkommen: die Servicetechnikerin im Außendienst, der neue Mitarbeiter in den ersten 90 Tagen, die Führungskraft in der Verwaltung. Ihre Arbeitsrealität taucht in Anforderungslisten meist nur als Annahme auf,…
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Ergobaby arbeitet mit automatisierter Archivierung, während Endnutzer:innen wie gewohnt auf ihre Dateien zugreifen
Ergobaby hat seinen zusätzlichen SharePoint-Online-Speicher mit der Archivierungslösung ShArc um 61 Prozent reduziert. Bereits innerhalb der ersten zwei Wochen in denen das Tool im Einsatz war, lagerte das Unternehmen 6 TB Daten aus. Manuelle Archivierungs-Workflows und IT-Tickets für das Wiederherstellen von Dateien gehören damit der Vergangenheit an. Über Ergobaby Ergobaby ist ein global tätiger Hersteller moderner, ergonomischer Babytragen. Das Unternehmen hat seinen Hauptsitz in Los Angeles und verkauft in über 50 Ländern seine hochwertigen Produkte. SharePoint Online ist die zentrale Ablage für Marketing-Assets wie Videos, Bilder, Präsentationen und Produktmaterialien. Wachsende Speicherkosten nach der SharePoint-Migration Um Kosten zu sparen, hatte Ergobaby seine Daten über mehrere Jahre von einem Drittanbieter-Dienst nach SharePoint…
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Bevor Sie über Layouts sprechen: Warum Ihr Intranet zuerst ein Zielbild braucht
Ohne klares Zielbild verlieren sich Intranet-Projekte schnell in Diskussionen über Layouts und Farben, statt die eigentliche Frage zu klären: Wozu dient das Intranet überhaupt? Ein wirksames Zielbild wird im Präsens formuliert, aus Teamsicht, mit zwei bis drei messbaren Kennzahlen als Erfolgsmaßstab. So wird es zum Fundament, an dem sich alle weiteren Entscheidungen im Projekt orientieren, statt einmal beschlossen und dann vergessen zu werden. Drei Stunden Workshop, und am Ende wird noch immer über die Farbe der Startseite diskutiert. Kommt Ihnen das bekannt vor? Genau das passiert, wenn ein Intranet-Projekt mit Layouts statt mit einer Frage beginnt: Wozu gibt es dieses Intranet überhaupt? Soll es vor allem informieren, vernetzen, Wissen transparent…
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Versionsverwaltung für die SharePoint-Archivierung
Mit der neuen Funktion „Version Retention and Cleanup“ erweitert ShArc seine Möglichkeiten zur kontrollierten Verwaltung von SharePoint-Versionen. Ziel ist es, ausschließlich die tatsächlich benötigten Dateiversionen vorzuhalten. Dadurch werden Speicherplatz sowie Kosten reduziert, ohne Compliance-Anforderungen zu gefährden. Eine Übersicht aller ShArc Features finden Sie hier: layer2-sharc.com/features Versionen reduzieren, ohne Compliance zu verletzen Die Versionierung in SharePoint ist ein zentrales Element moderner Zusammenarbeit. Änderungen an einem Dokument erzeugen regelmäßig neue Versionen. Über die Zeit entstehen dadurch umfangreiche Versionshistorien, die oftmals unbemerkt einen erheblichen Anteil des gesamten SharePoint-Speichers belegen. In vielen Enterprise-Umgebungen übersteigt der Speicherbedarf der Versionshistorie sogar den der aktiven Dateien. Mit der ShArcs Version-Retention-Funktion lässt sich exakt festlegen, wie viele Dokumentenversionen…
