Schluss mit dem Papierkram: So gewinnen ManagerInnen die Kontrolle über Routineaufgaben zurück.

Vom Papierchaos zur Echtzeit-Kontrolle

Für viele ManagerInnen ist es ein tägliches Ärgernis: Kritische Routineaufgaben werden zwar durchgeführt, die Dokumentation erfolgt jedoch auf Klemmbrettern, in Notizbüchern oder auf losen Zetteln. Qualitätsaudits für die ISO-9001-Zertifizierung, wöchentliche Inventuraufgaben oder gesetzlich geforderte Zustandskontrollen werden so zu einem unproduktiven Papiertiger. "Die gesammelten Informationen sind oft erst Tage später verfügbar und eine systematische Auswertung, um wiederkehrende Probleme zu erkennen, ist kaum möglich", erklärt Malte Burkert, einer der beiden Gründer und Geschäftsführer der WAPP GmbH. Dieses Problem betrifft alle Branchen: Baufirmen kämpfen mit lückenhaften Bautagesberichten, Industriebetriebe mit der Nachverfolgung von Audit-Ergebnissen und Unternehmen mit Außendienst mit verspätet eintreffenden Arbeitsnachweisen, die eine schnelle Rechnungsstellung blockieren.

Die Lösung: Fokus auf radikale Einfachheit

Anstatt eine weitere komplexe Projektmanagement-Software zu entwickeln, ging die WAPP GmbH den entgegengesetzten Weg. "Unser Ziel war es, ein Werkzeug zu schaffen, das so einfach ist, dass es kein IT-Projekt und keine langen Schulungen braucht", so Geschäftsführer Mirco Stickan. Mit ProduQt können Unternehmen ihre individuellen Checklisten und Formulare mit wenigen Klicks selbst erstellen. Dabei stehen alle notwendigen Funktionen zur Verfügung: von einfachen Ja/Nein-Fragen über die Erfassung von Texten und Messwerten bis hin zur Aufnahme von Fotos und dem Einholen einer digitalen Unterschrift. Sehr praktisch ist auch, dass dabei QR- oder Barcodes verwendet, Scanner und Labeldrucker genutzt und Daten mit GPS-Standorten angereichert werden können.

Die Mitarbeiter im Feld oder in der Halle nutzen die intuitive Smartphone-App, um ihre Aufgaben abzuarbeiten. Die Ergebnisse werden sofort an ein zentrales Web-Portal übermittelt, wo ManagerInnen sie in Echtzeit einsehen und auswerten können. Bei Abweichungen oder erfassten Mängeln können automatisch Folgeaufgaben generiert, zugewiesen und per Email versendet werden. Das Portal erzeugt dort, wo gewünscht, automatisch PDF-Reports und kann auch Daten mit bereits vorhandenen ERP- oder CRM-Systemen austauschen.

Praxistest bestanden: Erfolgreicher Start im Einzelhandel

Dass der Ansatz funktioniert, beweisen erste Kunden. Ein Textileinzelhändler aus Bielefeld nutzt ProduQt seit dem Start mit vier Nutzerinnen, um tägliche Prozesse in seinen Stores zu digitalisieren – von der Reklamationserfassung bis zur Qualitätssicherung. Dank Funktionen wie Bilderfassung und digitaler Unterschrift konnte die Zettelwirtschaft komplett eliminiert werden. Das Feedback spricht für sich: "Ich hätte nicht gedacht, dass wir tatsächlich alles damit abgebildet bekommen", so ein erster Anwender. Besonders die einfache Handhabung und die übersichtlichen Auswertungen im Portal überzeugten.

Über die WAPP GmbH

Hinter ProduQt steht die WAPP GmbH, ein etabliertes Software-Unternehmen mit 19 Mitarbeitenden an den Standorten Bielefeld und Dortmund. Seit 2016 entwickelt das Team um die Gründer Malte Burkert und Mirco Stickan digitale Lösungen und mobile Apps für den Mittelstand. Mit ProduQt startet das Unternehmen nun sein erstes eigenes SaaS-Produkt (Software as a Service) und schafft sich damit ein zweites strategisches Standbein neben dem erfolgreichen Dienstleistungsgeschäft.

Weitere Informationen finden Sie unter https://www.produqt.io.