„Es ist leichter, Probleme zu lösen, als mit ihnen zu leben.“

Im aktuellen Interview: Victoria Völker, Leiterin operatives Management – Referentin der Geschäftsführung seit 9 Jahren Teil der GFaI.

Woran arbeitest du aktuell oder in den vergangenen Jahren bei der GFaI, und welchen Beitrag leistest du damit zur angewandten Forschung?

Meine Tätigkeit in der GFaI ist vielseitig und leistet einen indirekten Beitrag zur Forschung. Ziel meiner Arbeit ist es, administrative Prozesse in der Verwaltung sowie für die Bereichsleitungen und wissenschaftlichen Mitarbeitenden effizienter und digitaler zu gestalten. Insbesondere in den Bereichen Personalangelegenheiten, Dienstreisen und weiteren organisatorischen Themen schaffe ich Strukturen, die es ermöglichen, den Fokus stärker auf die Forschungsarbeit zu legen und den administrativen Aufwand zu reduzieren.

Durch optimierte Prozesse erhalten zum Beispiel die Bereichsleitenden und das Projektmanagement eine bessere Übersicht über personelle Ressourcen und können wissenschaftliche Mitarbeitende gezielter in Projekten einsetzen. Einen wesentlichen Beitrag dazu leistet die neue Personalsoftware, die im vergangenen Jahr eingeführt wurde. Aktuell arbeite ich daran, weitere Workflows zu implementieren, um insbesondere die On- und Offboarding-Prozesse aufwandsärmer zu gestalten. Zudem führe ich das Modul „Personalentwicklung“ ein, dass die Bereichsleitenden bei Mitarbeitergesprächen, Zielvereinbarungen und der individuellen Entwicklung ihrer Teams unterstützt.

Auch im Bereich Dienstreisen bietet die Software eine deutliche Entlastung: Die Beantragung und Abrechnung von Reisekosten werden vereinfacht und transparenter gestaltet. Dadurch können sich wissenschaftliche Mitarbeitende stärker auf ihre Reisen zu Projektpartnern konzentrieren, anstatt sich mit bürokratischen Abläufen auseinanderzusetzen.

Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf der Digitalisierung in der Buchhaltung. In diesem Jahr haben wir ein Projekt gestartet, um den Rechnungseingang innerhalb der GFaI zu digitalisieren und dadurch mehr Transparenz, Struktur und Effizienz zu schaffen.

Die Einführung neuer Softwarelösungen vereinfacht viele Prozesse, erfordert jedoch zugleich eine klare Dokumentation. Daher erarbeite ich gemeinsam mit den Bereichsleitenden ein Bereichsleiter-Handbuch. Dieses bündelt relevante Prozesse – für Personal, Buchhaltung sowie rund um personalbezogene Themen – und dient sowohl der Standardisierung als auch der Unterstützung für neue Bereichsleitende beim Einstieg in ihre Aufgaben.

Was ist dir in deiner Rolle als Führungskraft besonders wichtig im Umgang mit deinem Team – (gerade im Forschungsumfeld)?

Seit Juli letzten Jahres trage ich die Führungsverantwortung für einen Teil der Mitarbeitenden in der Verwaltung (Office Management, Buchhaltung und Personal). Besonders wichtig ist mir dabei eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe, geprägt von Wertschätzung, Offenheit und Vertrauen. Ich schätze es sehr, dass wir Herausforderungen transparent ansprechen und gemeinsam Lösungen entwickeln können.

Ein zentrales Anliegen ist es mir, die individuelle Motivation und Weiterentwicklung jeder einzelnen Person zu fördern. Mir ist wichtig, ein Arbeitsumfeld zu gestalten, in dem das Team gerne zur Arbeit kommt, sich mit seinen Aufgaben identifiziert und Freude an der eigenen Tätigkeit hat – auch wenn dies angesichts mancher Herausforderungen nicht immer selbstverständlich ist.

Was macht aus deiner Sicht die Arbeit bei der GFaI attraktiv – insbesondere für Frauen in der Forschung (und Verwaltung)?

Die Arbeit in der Verwaltung ist äußerst vielfältig und abwechslungsreich. Besonders schätze ich die Möglichkeit, mit meiner Tätigkeit eine spürbare Wirksamkeit zu erzielen und gemeinsam mit dem Team ein attraktiveres und zukunftsfähiges Arbeitsumfeld zu gestalten. Ich bringe viele Ideen ein und habe einen starken Antrieb, Prozesse kontinuierlich zu verbessern. Das fordert mitunter alle Beteiligten heraus – insbesondere dann, wenn ich erneut Veränderungsvorschläge einbringe. Umso mehr weiß ich es zu schätzen, dass sowohl die Geschäftsführung und Bereichsleitungen diese Entwicklungen unterstützen als auch das Team konstruktiv und geschlossen an Veränderungsprozessen mitwirkt. Genau dieses gemeinsame Engagement ist entscheidend für erfolgreiche Weiterentwicklung – und bereitet mir große Freude.

Der Leitsatz „Es ist leichter, Probleme zu lösen, als mit ihnen zu leben“ (zugeschrieben Albert Einstein) beschreibt dabei sehr treffend meine persönliche Haltung.

Im Forschungsalltag habe ich weniger direkte Berührungspunkte mit unseren wissenschaftlichen Mitarbeitenden. Umso mehr ist für mich der jährlich stattfindende Girls’ Day ein besonderes Highlight. Seit einigen Jahren beteiligen wir uns an diesem bundesweiten Aktionstag, bei dem Mitarbeitende aus Verwaltung und Forschung eng zusammenarbeiten und gemeinsam ein abwechslungsreiches Programm für interessierte Schülerinnen aus Grund- und weiterführenden Schulen gestalten.

Gerade dieses Format zeigt eindrucksvoll, wie wertvoll und wichtig die bereichsübergreifende Zusammenarbeit ist. Es stärkt den Austausch, fördert das gegenseitige Verständnis und macht den Girls’ Day zu einem rundum gelungenen Event.

Abschließend möchte ich erwähnen, dass sich bereits seit vielen Jahren eine engagierte Gruppe aus Forschungs- und Verwaltungsmitarbeitenden der Organisation von Teamevents widmet. Im vergangenen Jahr haben wir diesem langjährigen Engagement einen offiziellen Namen „GFaI Event Innovators“ vergeben. Dieses Team organisiert bereichsübergreifende Veranstaltungen für alle Mitarbeitenden – sowohl aus der Forschung als auch aus der Verwaltung – und schafft damit bewusst Gelegenheiten für Austausch und Begegnung außerhalb des Arbeitsalltags.

Ziel ist es, Verbundenheit zu fördern, das gegenseitige Kennenlernen zu stärken und ein vertrauensvolles, vorurteilsfreies Miteinander zu unterstützen. Ein solches Arbeitsumfeld bildet aus unserer Sicht eine wichtige Grundlage für kreative Zusammenarbeit und erfolgreiche wissenschaftliche Arbeit.

Welches persönliche Statement oder welche Botschaft möchtest du (anlässlich des Internationalen Frauentags) jungen Frauen mit Interesse an Forschung und Wissenschaft mitgeben?

Ich bewundere junge Mädchen, die Mathematik, Physik oder Informatik als ihre Lieblingsfächer bezeichnen – und dabei auch noch echte Freude daran haben. Für mich persönlich traf das damals nicht zu; ich habe meinen beruflichen Weg im kaufmännischen Bereich eingeschlagen. Und genau das zeigt: Jeder Mensch ist individuell, mit ganz eigenen Stärken, Interessen und Talenten.

Bleibt neugierig, seid mutig und glaubt an euch selbst – dann stehen euch viele Wege offen. Vielleicht führt euch einer davon auch zur GFaI. Wir bieten verschiedene Möglichkeiten, erste Einblicke zu gewinnen – zum Beispiel durch Schüler- und Pflichtpraktika sowie Werkstudententätigkeiten in unseren Forschungsbereichen.