Pflegesoftware: Was sie wirklich können muss

Was ist Pflegesoftware? Und warum brauchen ambulante Pflegedienste sie?

Pflegesoftware ist eine digitale Komplettlösung für ambulante Pflegedienste, Intensivpflegedienste und Betreuungsdienste. Eine Branchensoftware für die Pflege vereint alle zentralen Arbeitsbereiche: Tourenplanung, Dienstplanung, Pflegedokumentation, Patientenverwaltung und Abrechnung.

Moderne Branchensoftware für Pflege liegt in der Cloud und ist von überall erreichbar. Pflegekräfte arbeiten mobil per App, Leitungen behalten die Übersicht. Der Vorteil gegenüber klassischen Abrechnungszentren: Pflegedienste rechnen selbst ab und behalten die Kontrolle über ihre Daten.

Im Laufe der nächsten Jahre wird die vollelektronische Abrechnung über die Telematikinfrastruktur (TI) verpflichtend. Pflegedienste müssen sich digitalisieren, und das möglichst ohne hohe Investitionskosten. Doch was macht eine gute, zukunftsgewandte und doch bezahlbare Pflege-Software aus?

1. Tourenplanung: Effizienz und Wirtschaftlichkeit

Tourenplanung ist die Einsatzplanung der Pflegekräfte: Wer fährt wann zu welchem Patienten? Tourenplanung optimiert Routen, Zeiten und Auslastung und hat direkten Einfluss auf die Wirtschaftlichkeit.

Fachkräfte sind knapp, jede Minute zählt. Ineffiziente Routen bedeuten verschwendete Fahrzeit und höhere Kosten. Eine gute Pflegesoftware bietet:

• Touren per Drag & Drop einfach und unkompliziert planen
• Automatische Tourenvorschläge
• Kostenampel zur Wirtschaftlichkeitsprüfung
• Plausibilitätsprüfung bei Zuordnungen

Je intelligenter die Planung, desto weniger Aufwand entsteht. Die DMRZ Tourenplanung beispielsweise rechnet Fahrtwege und Leistungswerte automatisch gegeneinander und zeigt sofort, ob eine Tour rentabel ist. Alle Touren sind in der Pflege-App jederzeit einsehbar – auch bei spontanen Änderungen in Echtzeit.

2. Dienstplanung: Mehr als nur Schichtpläne

Eine digitale Dienstplanung verwaltet Schichten, Arbeitszeitkonten und Urlaubstage. Sie stellt sicher, dass genug Personal verfügbar ist und gesetzliche Vorgaben eingehalten werden.

Pflegedienste arbeiten mit unterschiedlichen Arbeitsmodellen: Vollzeit, Teilzeit, Minijobs, befristete Verträge. Ohne digitale Dienstplanung verlieren Leitungen schnell den Überblick. Moderne Pflegesoftware bietet eine Dienstplanung per Drag & Drop, automatische Berechnung von Arbeitszeiten und ein digitales Wunschbuch für Schichtwünsche.

Dienstpläne sollten mobil einsehbar sein, damit Pflegekräfte jederzeit wissen, wann sie arbeiten. Die Dienstplanung in der Pflegesoftware von DMRZ zeigt Mitarbeitenden ihren Plan bis zu elf Wochen im Voraus in der App. Änderungen werden in Echtzeit übertragen. Die Verknüpfung mit der Tourenplanung verhindert automatisch Einsätze während Urlaubszeiten.

3. Pflegedokumentation: Digital, lückenlos, rechtssicher

Die Pflegedokumentation ist die lückenlose Dokumentation aller Pflegeleistungen und umfasst Formulare wie die Strukturierte Informationssammlung (SIS), Leistungsnachweise, Wunddokumentation und Medikamentenpläne.

So eine Pflegedokumentation ist gesetzlich vorgeschrieben und muss bei Prüfungen durch den Medizinischen Dienst (MD) vorgelegt werden. Wer ohne passende Software dokumentiert, verliert täglich Zeit durch Nacharbeit im Büro. Gute Pflegesoftware ermöglicht digitale Pflegedokumentation direkt beim Patienten per Tablet oder Smartphone. Eingaben werden automatisch in alle relevanten Dokumente übertragen.

Eine Funktion zum Fotografieren von Papierdokumenten spart zusätzlich Zeit. Die Pflegesoftware von DMRZ bietet über 30 Formulare sowie eine Fotofunktion, die Papierdokumente fotografiert und automatisch dem richtigen Patienten zuordnet.

„Eine gute Pflegesoftware muss drei Dinge leisten: Zeit sparen, Fehler vermeiden und die Pflegekräfte entlasten. Bei DMRZ haben wir genau das im Fokus, und das schon seit 2009“, erklärt Daniel Filter, Produktexperte Pflege bei DMRZ. Pflegekräfte dokumentieren direkt bei den Patientinnen und Patienten vor Ort – ohne Nacharbeit.

4. Abrechnung: Selbst abrechnen statt Abrechnungszentrum

Die erbrachten Pflegeleistungen müssen mit Pflege- und Krankenkassen, privaten Kostenträgern und Privatpersonen abgerechnet werden. Praktisch ist, wenn das direkt über eine Software für Pflegeeinrichtungen geht – per Selbstabrechnung. Das bedeutet: Pflegedienste rechnen direkt aus der Software ab, ohne ein teures Abrechnungszentrum.

Denn klassische Abrechnungszentren sind teuer und nehmen Pflegediensten die Kontrolle über ihre Daten. Selbstabrechnung per DTA (Datenträgeraustausch) hingegen ist günstiger und transparenter. Suchst du eine Branchensoftware für Pflegeeinrichtungen, die auch Abrechnung beherrschen soll, dann achte darauf, dass eine automatische Plausibilitätsprüfung und ein professionelles Vertragsmanagement integriert sind.

Je enger Planung und Selbstabrechnung verzahnt sind, desto weniger Aufwand entsteht. Die DMRZ Pflegesoftware verbindet beides in einem System: Abrechnungsfälle werden automatisch aus der Leistungsplanung erstellt. Die Rückläuferquote liegt bei unter 0,02 %.

5. Pflege-Software als App: Mobil arbeiten im Pflegealltag

Pflege-Software sollte auch eine mobile Anwendung ermöglichen – speziell für die Pflegefachkräfte, die häusliche Pflege machen. Eine solche App ermöglicht mobile Leistungserfassung, Toureneinsicht und Dokumentation, und zwar direkt beim Patienten zuhause.

Ambulante Pflegedienste arbeiten komplett mobil: beim Patienten, im Auto, zwischen den Einsätzen. Software, die nur im Büro funktioniert, ist realitätsfern. Gute Pflegesoftware bietet eine App mit Offline-Fähigkeit, Echtzeit-Synchronisation und einfache Bedienung.

Empfehlenswert ist eine solche App, die ohne Zusatzkosten verfügbar ist. Beispielsweise die DMRZ Pflege-App zeigt Touren, Patientendaten und Aufgaben in Echtzeit an. Dank der Fotofunktion können Verordnungen, Befunde und Dokumentationsformulare digital erfasst werden und automatisch den richtigen Patienten zugeordnet werden. Und ab sofort beinhaltet die Pflege-App auch die Möglichkeit, dass die Pflegebedürftigen auf dem Smartphone digital unterschreiben können. Dadurch können Einsetze papierlos belegt werden. Ein wichtiger Schritt in Richtung der papierlosen, vollelektronischen Abrechnung.

6. Datensicherheit: Vertrauen ist die Basis

Datensicherheit bedeutet, dass Patientendaten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Datensicherheit umfasst DSGVO-Konformität, verschlüsselte Datenübertragung und Serverstandort in Deutschland.

Pflegedienste arbeiten mit hochsensiblen Gesundheitsdaten und Datenschutzverletzungen können zu hohen Bußgeldern führen. Branchensoftware für Pflege muss über eine sogenanntes C5-Testat des BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik ) verfügen. Dieses C5-Testat garantiert unter anderem:

• Physische Sicherheit der Rechenzentren
• Netzwerksicherheit und Verschlüsselung
• Anwendungssicherheit und Zugriffskontrollen

Das C5-Testat ist der höchste Sicherheitsstandard für Cloud-Anbieter in Deutschland. Selbstverständlich hat die Pflege-Software von DMRZ ein solches C5-Testat – als einer der wenigen Anbieter von Online-Software im Gesundheitswesen.

Kurz & klar: Die wichtigsten Fragen über Pflegesoftware

• Was kostet Pflegesoftware? Pflegesoftware sollte ohne hohe Anschaffungskosten verfügbar sein. Monatliche Abomodelle mit transparenten Preisen sind für Pflegedienste bevorzugt. Die DMRZ-Pflegesoftware bietet drei Tarife ab 59,99 € pro Monat – ohne Anschaffungskosten, ohne Installation und ohne Extrakosten für Mitarbeiter-Accounts.
• Brauche ich technisches Know-how? Moderne Software für Pflegeeinrichtung sollte auch für Pflegekräfte ohne IT-Vorkenntnisse intuitiv bedienbar sein. Gute Anbieter bieten persönlichen Support mit kurzen Reaktionszeiten. (DMRZ bietet Support von geschultem Fachpersonal mit garantierten Reaktionszeiten von 3 bis 24 Stunden.)
• Wie lange dauert die Einrichtung? Cloud-basierte Pflegesoftware ist sofort startbereit. Das Gute an DMRZ: Wir unterstützen bei der Erstkonfiguration und hinterlegen alle Rahmenverträge automatisch.

Wir fassen zusammen: Was macht eine gute Pflegesoftware aus?

Software für die Pflege vereint Funktionen wie Tourenplanung, Dienstplanung, Pflegedokumentation, Patientenverwaltung und Abrechnung in einem System. Pflegesoftware spart Zeit, vermeidet Fehler und entlastet Pflegekräfte. Entscheiderinnen und Entscheider sollten vor allem auf Funktionsumfang, Benutzerfreundlichkeit, mobile Nutzbarkeit, Datensicherheit und transparente Kosten achten.

Du möchtest wissen, ob DMRZ zu deinem Pflegedienst passt?

Daniel Filter ist dein Ansprechpartner für die Pflegesoftware von DMRZ. Von der Abrechnung über die Pflegesoftware-Funktionen bis hin zum gemeinsamen Testen: Daniel hilft dir, herauszufinden, ob unsere Pflegesoftware genau das ist, was du brauchst. Buch dir direkt einen digitalen Beratungstermin.

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