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Digitale Personalakte oder Papierakte?
In vielen mittelständischen Unternehmen gehören Papierakten noch immer zum Alltag. Arbeitsverträge, Zeugnisse, Gehaltsunterlagen und Bescheinigungen werden in Ordnern archiviert, abgeheftet und bei Bedarf mühsam gesucht. Doch die Anforderungen an Personalabteilungen haben sich verändert. Digitalisierung, Homeoffice, Fachkräftemangel und steigende Compliance-Anforderungen machen deutlich: Die klassische Papierakte stößt an ihre Grenzen. Gleichzeitig verschärfen gesetzliche Vorgaben den Handlungsdruck im Unternehmen. Ab dem 1. Januar 2027 müssen entgeltrelevante Unterlagen elektronisch und maschinell auswertbar vorgehalten werden. Unternehmen, die heute noch auf Papierakten setzen, sollten die verbleibende Zeit nutzen, um ihre HR-Prozesse zukunftssicher aufzustellen. Was ist eine digitale Personalakte? Die digitale Personalakte ist die elektronische Form der klassischen Personalakte. Sämtliche personalrelevanten Dokumente werden zentral, strukturiert und revisionssicher…
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Digitale Personalakte 2027: Weshalb Unternehmen jetzt gefordert sind
Die digitale Personalakte wird für Unternehmen in den kommenden Jahren zunehmend unverzichtbar. Neue gesetzliche Anforderungen, die elektronische Betriebsprüfung und steigende Erwartungen der Mitarbeitenden an digitale HR-Prozesse machen deutlich: Wer Personalakten frühzeitig digitalisiert, schafft nicht nur mehr Effizienz, sondern stellt auch die Weichen für eine rechtssichere und zukunftsfähige Personalarbeit. Dieser Artikel zeigt, warum das Thema ab 2027 besonders relevant wird und worauf Unternehmen jetzt achten sollten. Warum wird die digitale Personalakte ab 2027 besonders wichtig? Die rechtlichen Anforderungen an Arbeitgeber steigen kontinuierlich. Gleichzeitig erwarten Mitarbeitende digitale Prozesse, mobile Verfügbarkeit und schnelle Bearbeitungszeiten. Besonders relevant wird die Digitalisierung durch die Vorgaben der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) und die zunehmende elektronische Betriebsprüfung (euBP). Unternehmen müssen…
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Arbeitszeitreform 2026: Digitale Zeiterfassung – Pflicht mit System
Die verpflichtende Erfassung von Arbeitszeiten ist kein neues Thema mehr – sie ist das Ergebnis einer jahrelangen rechtlichen Entwicklung. Was lange vorbereitet wurde, ist inzwischen eindeutig: Arbeitgeber sind verpflichtet, Arbeitszeiten transparent, nachvollziehbar und belastbar zu dokumentieren. Der Fokus lag dabei ursprünglich auf dem Schutz der Gesundheit sowie der Begrenzung von Mehrarbeit. In der Praxis zeigt sich heute jedoch deutlich, dass diese Anforderungen ohne digitale Lösungen kaum noch umsetzbar sind. Den europäischen Rahmen setzte der Europäische Gerichtshof bereits im Mai 2019. Er stellte klar, dass Unternehmen in allen EU-Staaten Systeme benötigen, mit denen sich Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit zuverlässig erfassen lassen. Informelle Eigenaufzeichnungen oder rein gelebte Vertrauensarbeitszeit genügen diesen…
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HANSALOG erneut mit EcoZert-Nachhaltigkeitssiegel ausgezeichnet
Die HANSALOG GRUPPE aus Ankum wurde zum zweiten Mal in Folge mit dem Nachhaltigkeitssiegel EcoZert ausgezeichnet. Damit zählt das inhabergeführte Familienunternehmen erneut zum exklusiven Kreis von weniger als zehn Prozent aller deutschen Unternehmen, die die strengen Kriterien erfüllen. Das Zertifikat wird vom unabhängigen Institut Creditreform vergeben und bewertet die Bereiche Umwelt, Soziales und Unternehmensführung – kurz ESG (Environmental, Social, Governance). Mit 67 % liegt HANSALOG dabei deutlich über dem bundesweiten Benchmark von 58 % und unterstreicht seine starke Position als nachhaltig agierendes Unternehmen. Als erstes Softwareunternehmen überhaupt erhielt HANSALOG die begehrte Auszeichnung und bestätigt damit seinen Anspruch, zu den Vorreitern der Branche zu gehören. EcoZert bescheinigt dem Unternehmen nicht nur eine…
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Wichtige Änderungen im Zahlungsverkehr und beim ELSTER-Client
Ab Herbst 2025 treten wichtige gesetzliche Änderungen in Kraft, die Auswirkungen auf den Zahlungsverkehr und die Nutzung des ELSTER-Clients haben. Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick, was sich konkret ändert – und was dies in der Praxis bedeutet. Gesetzliche Änderungen im Zahlungsverkehr und bei Lohnsteuer-Anmeldungen Ab Herbst 2025 treten wichtige gesetzliche Änderungen in Kraft, die Auswirkungen auf den Zahlungsverkehr und die Nutzung des ELSTER-Clients haben. Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick, was sich konkret ändert – und was dies in der Praxis bedeutet. Auf dem Weg zur Umstellung möchten wir unsere Kunden bestmöglich begleiten: 1. Zahlungsverkehr – was ändert sich? Ab Oktober 2025: Banken müssen bei SEPA-Überweisungen prüfen, ob IBAN und Name des Empfängers zusammenpassen. Banken…
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E-Rechnung – wer jetzt umstellt, gewinnt
Unabhängig von der Größe eines Unternehmens spielt die effiziente Rechnungsstellung eine zentrale Rolle im Finanzalltag. E-Rechnungen und moderne Fakturierungssoftware helfen dabei, Zahlungsströme transparent zu gestalten – sowohl bei ausgehenden als auch bei eingehenden Rechnungen. In diesem Beitrag erfahren Sie, was sich hinter dem Begriff „E-Rechnung“ verbirgt, welche Vorteile digitale Fakturierung mit sich bringt und wie Sie Ihre Rechnungsprozesse mit der passenden Software nachhaltig optimieren können. E-Rechnungspflicht und Fakturierungssoftware Die Zeit der Papierrechnungen und PDF-Anhänge geht zu Ende. Seit dem 1. Januar 2025 ist die elektronische Rechnung im B2B-Bereich Pflicht – und das nicht nur irgendwie digital, sondern im genormten Format nach EU-Vorgabe. Was kompliziert klingt, ist in Wirklichkeit ein Weckruf: Die Digitalisierung…
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Schwerbehinderten-Ausgleichsabgabe – das ändert sich 2025
Immer Ende März wird die Meldung fällig, ob und wie viele schwerbehinderte Menschen in Unternehmen mit mehr als 20 Mitarbeitern angestellt sind. Ist die vorgeschriebene Anzahl unterschritten, wird eine Schwerbehindertenabgabe fällig. Ob Sie betroffen sind, mit welcher Höhe Sie rechnen müssen und was sich in 2025 ändert, erfahren Sie in diesem Artikel. Wenn Ihr Unternehmen mehr als 20 Mitarbeiter beschäftigt, wird ein Beitrag zur Teilhabe schwerbehinderter Menschen am Arbeitsleben erwartet. Geregelt ist dies im Neunten Sozialgesetzbuch. Es schreibt eine Zahl von „jahresdurchschnittlich“ zu besetzenden Arbeitsplätzen oder eine Prozentzahl vor, die Pflichtarbeitsplätze. Wenn die Quote nicht erreicht ist, wird eine Schwerbehinderten-Ausgleichsabgabe an das zuständige Integrationsamt fällig. Die eingenommenen Beträge sollen ein…
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E-Rechnungen – eine echte Entlastung für Ihre FiBu
. In den Folgejahren wird die gesamte Rechnungstellung digitalisiert. Wie die Anforderungen aussehen, warum eine gesendete PDF nicht ausreicht, welche Vorteile das bringt und worauf sie achten müssen, betrachtet dieser Beitrag. Ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung: Die E-Rechnungspflicht. Sie geht auf eine EU-Richtlinie aus dem Jahr 2010 und die E-Rechnungsverordnung aus dem Jahr 2017 zurück. Dort wurde zunächst der Rechnungsverkehr zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern geregelt – seit 2020 ist dort die E-Rechnung Pflicht. Als Datenmodell dient eine Beschreibung der erfassten Informationen (EN 16931 für die Belegerstellung), die Daten liegen in einer strukturierten XML-Datei und können elektronisch ausgelesen und archiviert werden. X-Rechnung ist das reine XML-Format, gut geeignet für…
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COSMO CONSULT und HANSALOG vereinbaren Zusammenarbeit
Der Digitalisierungsspezialist COSMO CONSULT und die auf Lösungen für das Finanz- und Personalwesen spezialisierte HANSALOG Gruppe werden künftig eng zusammenarbeiten. Eine entsprechende Vertragsvereinbarung haben beide Unternehmen kürzlich unterzeichnet. COSMO CONSULT nimmt ab sofort das HR-Entgelt- und Management-System HANSALOG VISION in sein Portfolio auf. Die innovative Cloud-Lösung bereichert das Angebot rund um das ERP-System Microsoft Dynamics 365 Business Central. Für die Kunden der COSMO CONSULT-Gruppe ist das eine gute Nachricht: Sie profitieren vom breiten Spektrum der Lösungen und von durchgängig digitalen Prozessen in der Personalabrechnung und im Personalmanagement. HANSALOG VISION ist eine moderne All-in-One-Lösung, die vom Recruiting über Zeitwirtschaft bis hin zur Entgeltabrechnung alle Aspekte des Personalmanagements abdeckt. Mit Self-Service-Portalen, der…
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Zusammenarbeit von reteach und HANSALOG im Bereich digitale Weiterbildung
Neben der Gewinnung und Verwaltung von Arbeitskräften ist die Personalentwicklung ein entscheidendes Element im Employee Life Cycle. An dieser Stelle bilden HANSALOG und reteach eine wichtige Symbiose. Mit einer Lernplattform treibt reteach die Digitalisierung im Bereich Weiterbildung und Unterweisungen im Mittelstand voran, während HANSALOG sich mit einer All-in-One HR-Software auf die Automatisierung von HR-Prozessen spezialisiert hat. Die digitale Lernplattform von reteach bietet nun eine direkte Integration zur All-in-One HR-Software von HANSALOG und umgekehrt. Dank dieser Integration werden Stammdaten von Mitarbeitenden zuerst aus HANSALOG an reteach übertragen und anschließend alle Informationen zu Lernerfolgen, Zertifikaten und abgeschlossenen Kursen der User automatisch zurück in das System von HANSALOG gespielt. “Durch die Zusammenarbeit und…
