Erfahrungsbericht: Digitale Liegenschaftsverwaltung neu gedacht

Besonders umständlich war die Dokumentenerstellung: Für jeden einzelnen Mietvertrag mussten Schriftstücke separat erstellt und in einer komplexen Ordnerstruktur abgelegt werden. Rückfragen zu einem Vorgang konnten schnell zum Problem werden – vor allem, wenn die zuständige Sachbearbeitung nicht im Haus war. Ein spontaner Zugriff auf alle relevanten Informationen? Fehlanzeige.

Auch aussagekräftige Auswertungen oder Gesamtübersichten ließen sich nur mit erheblichem manuellem Aufwand erstellen. Selbst einfache Fragen wie „Wie hoch ist der aktuelle Leerstand?“ bedeuteten zusätzliche Arbeitsschritte und Zeitverlust, so Herr Gübert aus dem Amt für Soziales und Wohnen.

Mit der Einführung von synCAPITOL Liegenschaften hat sich dieses Bild grundlegend gewandelt.

Heute laufen viele Prozesse automatisiert und strukturiert im Hintergrund. Die Sollstellung wird direkt über eine Schnittstelle erzeugt, Dokumente entstehen auf Knopfdruck mithilfe intelligenter Vorlagen und integrierter Textersetzung. Statt mühsam Listen zu filtern, stehen aussagekräftige Berichte und Auswertungen jederzeit aktuell zur Verfügung.

Besonders spürbar ist die Entlastung im Arbeitsalltag: Informationen sind zentral verfügbar, Vertretungen können problemlos Vorgänge übernehmen, und Entscheidungsgrundlagen lassen sich in Sekundenschnelle abrufen.

Doch synCAPITOL unterstützt nicht nur bei Mieteinnahmen. Die Software deckt sämtliche Bereiche moderner Liegenschaftsverwaltung ab – von der Auftragsbearbeitung bis hin zur Zählerverwaltung. Prozesse greifen ineinander, Medienbrüche gehören der
  Vergangenheit an.

Das Fazit der Stadt Flörsheim am Main: Der Umstieg auf synCAPITOL Liegenschaften war ein entscheidender Schritt hin zu mehr Effizienz, Transparenz und Zukunftsfähigkeit in der kommunalen Verwaltung. Eine Lösung, die nicht nur Arbeit spart, sondern neue Handlungsspielräume schafft.

„Vor allem die Datenübernahme via Schnittstelle erspart uns viel manuellem Aufwand im Buchungsgeschäft,“ so Frau Wagner vom Amt für Finanzwirtschaft.